Unter dem Menüpunkt Unternehmen/Pflege/Gdpr-Einrichtung können Sie einen Bereinigungslauf durchführen, um inaktive Kunden und Lieferanten zu anonymisieren.
Die Anonymisierung erfolgt, indem Sie die Buchungen von inaktiven Kunden/Lieferanten auf ein anonymes Debitoren-/Kreditoren-Konto verschieben und dann die inaktiven Debitoren/Kreditoren löschen.
Auf diese Weise können Sie weiterhin alle Buchungen zu den inaktiven Debitoren/Kreditoren sehen und drucken. Der Verweis auf den Schuldner/Gläubiger in diesen Buchungen hat sich jedoch geändert und verweist nun auf den "GDPR-Schuldner/Gläubiger".
Einrichten
Wenn der Menüpunkt ausgewählt ist, müssen Sie zunächst eine Kontonummer für einen Debitoren (Kunden) und einen Kreditoren (Lieferanten) eingeben, auf die die inaktiven Kunden-/Lieferantendatensätze verschoben werden sollen. Es wird zum Beispiel empfohlen, ein Schuldner- und Gläubigerkonto mit der Kontonummer und dem Namen GDPR anzulegen und diese als anonymen Schuldner/Gläubiger zu verwenden. Geben Sie in das Feld Jahr die Anzahl der Jahre ein, die ein Schuldner/Kreditor inaktiv sein muss, bevor er gelöscht wird. Sie können keine Anzahl von Jahren eingeben, die weniger als 5 Jahre beträgt. Dies liegt daran, dass in Dänemark die Buchhaltungsdaten mindestens 5 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Wenn Ihr Unternehmen unter die neuen EU-Mehrwertsteuervorschriften (Mehrwertsteuer aus einer Hand) fällt, die am 1. Juli 2021 in Kraft treten, beachten Sie bitte, dass Sie Ihre Buchhaltungsdaten 10 Jahre lang aufbewahren müssen. WICHTIG! Die 5 Jahre werden ab dem heutigen Datum und 5 Jahre zurück berechnet. Hinweis! Debitoren und Kreditoren, die noch NICHT erfasst wurden, d.h. neu angelegte Debitoren/Kreditoren, werden nicht in den Bereinigungslauf einbezogen. Wenn Sie den Bereinigungslauf einleiten, können Sie die Simulation auswählen und so eine Liste der Debitoren/Kreditoren erhalten, die entfernt werden, bevor Sie die endgültige Bereinigung einleiten.
Aufräumarbeiten am Steuer
Um den eigentlichen Bereinigungslauf zu starten, müssen Sie die Einrichtung wie oben beschrieben abschließen und dann die Schaltfläche Aufräumen auf der Multifunktionsleiste. TIPP! Wenn Sie z.B. nur Ihre Schuldner anonymisieren möchten, füllen Sie einfach das Feld Anonymer Schuldner aus und lassen das Feld Anonymer Gläubiger leer. Wenn Sie die Schaltfläche Bereinigen wählen, erscheint eine Eingabeaufforderung, in der Sie "Ja" wählen können, um zu simulieren. Wenn Sie simulieren, wird eine Liste der Schuldner/Kreditoren angezeigt, die in den Bereinigungslauf einbezogen werden. Wenn der Bereinigungslauf ausgeführt wird, ohne dass Sie Ja zur Simulation gewählt haben , wird der Bereinigungslauf ausgeführt, nachdem Sie in der Eingabeaufforderung, die erscheint, wenn Sie erneut die Schaltfläche Bereinigen wählen, das Kontrollkästchen Simulation deaktivieren und OK wählen . Bitte beachten Sie, dass der Bereinigungslauf im Hintergrund auf dem Server läuft, während Sie mit anderen Aufgaben in Uniconta weiterarbeiten können. Es kann daher notwendig sein, im Schuldnerregister Aktualisieren usw. zu sagen, bevor Sie sehen können, dass die betroffenen Schuldner gelöscht wurden. Hinweis! Notizen und Anhänge zu den betroffenen Schuldnern/Kreditoren werden gelöscht. Wenn Sie also Notizen oder Anhänge erhalten möchten, müssen Sie diese manuell auf andere Weise speichern, BEVOR Sie den Bereinigungslauf ausführen. Hinweis! Wenn das Feld Erstellungsdatum bei Ihren Debitoren/Kreditoren leer ist oder wenn das Feld mit einem Datum ausgefüllt ist, das nicht älter ist als die Anzahl der Jahre, die Sie in der GDPR-Bereinigung angeben, wird der Kunde/Lieferant nicht gelöscht. Der Kunde/Lieferant wird nicht gelöscht. Das Feld Erstellungsdatum wird automatisch ausgefüllt, wenn neue Debitoren/Kreditoren in Uniconta erstellt werden. Wenn Sie von anderen Systemen zu Uniconta konvertieren, wird das Feld mit dem Datum des ältesten Datensatzes ausgefüllt. Beispiel für eine Schuldnerrechnung nach der Bereinigung: