In Uniconta können wir unsere eigene Graph/SMTP-Sendung für den Versand verschiedener Dokumente einrichten, wie z. B. Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Bestellungen, Genehmigungen und vieles mehr.
Die E-Mail-Einstellungen können an zwei Stellen in Uniconta vorgenommen werden. Der eine Ort ist unter Unternehmen, wo Sie eine oder mehrere Graph/SMTP-Einstellungen einrichten können, die dann unter Kunde verwendet werden können. Von hier aus ist es auch möglich, eine E-Mail-Einstellung von einem anderen Unternehmen zu kopieren.
Der andere Ort ist unter Kunde, wo Sie auch eine SMTP-Einstellung einrichten können. Diese muss jedoch pro E-Mail-Einstellung erstellt werden, weshalb wir empfehlen, die E-Mail-Einstellung unter Unternehmen zu verwenden.
Versand von E-Mails über Microsoft Graph. Microsoft Graph ist die Microsoft-API, die es ermöglicht, mit verschiedenen Microsoft-Produkten von anderen Anwendungen aus zu kommunizieren. Wir haben Uniconta als Anwendung im Microsoft Graph-Universum registriert und genehmigt bekommen. Sie können hier mehr über Microsoft Graph lesen: Microsoft Graph overview - Microsoft Graph | Microsoft Learn
Es ist daher jetzt möglich, Uniconta E-Mails im Namen von Ihnen und anderen in Ihrer Organisation senden zu lassen. Alle E-Mails werden von dem Konto gesendet, das Sie wünschen. D.h. es gibt keinen Unterschied, ob Sie selbst eine E-Mail über Ihr Outlook senden oder Uniconta dies für Sie erledigen lassen. Die E-Mail befindet sich in Ihrem Ordner "Gesendete Objekte" und die Antwort des Empfängers auf die E-Mail landet in Ihrem Posteingang.
Einstellungen von E-Mail unter Unternehmen
Diese Funktion ist der Beginn einer Erweiterung der E-Mail-Einstellungen und -Möglichkeiten in Uniconta. Dies wird neue E-Mail-Funktionen in Uniconta ermöglichen.
Gehen Sie zu Firma/Einrichtung/E-Mail Einstellungen
Beschreibung des Menüs
| Schaltflächen | Beschreibung |
| Hinzufügen | Eine neue E-Mail-Einstellung hinzufügen
Hier kann man zwischen SMTP und MS Graph wählen Hinweis! Wenn Sie eine Einrichtung ohne SMTP und Graph wünschen, wählen Sie SMTP und füllen Sie die Felder unter dem SMTP-Abschnitt nicht aus. |
| Bearbeiten | Eine bestehende E-Mail-Einstellung bearbeiten |
| Kopieren | Eine bestehende E-Mail-Einstellung kopieren |
| Von einem anderen Unternehmen kopieren | Eine bestehende Einrichtung von einem anderen Unternehmen kopieren. |
| Genehmigungseinstellungen | Hier wählen Sie, welche E-Mail-Einstellungen Sie zum Versenden von Genehmigungs-/Erinnerungs-E-Mails verwenden möchten |
| Anhänge | Es ist möglich, ein oder mehrere Dokumente an die erstellte E-Mail-Einstellung anzuhängen.
Die angehängten Dokumente werden zusammen mit dem aktuellen Dokument versendet, für das die E-Mail-Einstellung eingerichtet ist. Z.B. Lieferbedingungen zusammen mit einer Rechnung. |
Beschreibung der Felder
| Feldname | Beschreibung |
| Beschreibung | |
| Art | Welchen Versand möchten Sie verwenden?
|
| Nummer | Benennen Sie die E-Mail-Einstellungen mit einer Nummer |
| Name | Benennen Sie die E-Mail-Einstellungen mit einem aussagekräftigen Namen |
| Sprache | Da die E-Mail-Einstellung unter Unternehmen eine Grundeinstellung für die E-Mail-Einstellung unter Kunde ist, sollten Sie Sprache=Standard wählen, da Sie die Sprache unter der Kunde-E-Mail-Einstellung festlegen. |
| Standard | Setzen Sie ein Häkchen in das Feld Standard, um anzuzeigen, dass diese E-Mail-Einstellung verwendet werden soll, wenn nichts anderes auf Kunde/Lieferant angegeben ist. Wählen Sie nur eine E-Mail-Einstellung als Standard. |
| Kommentar | Beschreiben Sie ggf. wofür diese Einrichtung verwendet wird. |
| SMTP - Host | Wenn Sie SMTP in Art wählen, werden die SMTP-Felder angezeigt.
Die SMTP-Felder werden in einem anderen Artikel beschrieben, der hier gelesen werden kann: Wenn diese Felder leer gelassen werden, sendet Uniconta mit Hilfe des Unicontamail-Servers. |
| E-Mail-Einstellungen | |
| E-Mail Absender | |
| E-Mail vom Mitarbeiter senden | |
| CC an Absender | |
| Senden an | |
| CC | |
| Bcc | |
| Betreff der E-Mail | |
| HTML | |
| HTML-Editor öffnen | |
| Unicode | |
| Sonderzeichen entfernen | |
| PDFs zusammenfügen | Wenn Sie Graph verwenden, haben Sie die Möglichkeit, ein Häkchen bei PDFs zusammenfügen zu setzen. Das bedeutet, dass die Dokumente, die an eine Bestellung angehängt werden, in Verlängerung des gesendeten Dokuments zusammengefügt werden, z.B. die Rechnung, wenn sie an den Kunden gesendet wird. Es ist nicht möglich, angehängte Dateien unter den E-Mail-Einstellungen zusammenzufügen, sie werden neben z.B. der Rechnung beigefügt. |
| Felder hinzufügen | |
| Text der E-Mail | |
Wenn z.B. immer Graph/SMTP verwendet werden soll, können Sie sich darauf beschränken, eine Graph/SMTP-Einrichtung zu erstellen, und unter Kunde/Einrichtung/E-Mail-Einstellungen kann auf diese Einrichtung mit Graph/SMTP verwiesen werden. So kann eine Graph/SMTP-Einrichtung für alle Ihre E-Mail-Sendungen verwendet werden.
Alle anderen Elemente wie Absender, Bcc usw. können ebenfalls hier eingerichtet und als Standard in den "E-Mail-Einstellungen" unter Kunde verwendet werden
Lesen Sie mehr über die Einrichtung der SMTP-Informationen selbst hier...
Lesen Sie mehr über die Einrichtung von Microsoft Graph selbst hier...
Lesen Sie mehr über die E-Mail-Einstellungen im Kunde-Modul hier...
Lesen Sie mehr über die E-Mail-Einstellungen ohne SMTP und Graph hier...
Genehmigungseinstellungen
Lesen Sie hier, wie Sie einen Genehmigungsablauf in Uniconta einrichten...
Anhänge
Wenn Sie das CRM-Modul verwenden und eine E-Mail an eine E-Mail-Liste senden möchten, können Sie in dieser Einrichtung eine Reihe von E-Mail-Texten erstellen, die dann im CRM für den Versand ausgewählt werden können.
Das Feld Nummer kann 10 Ziffern enthalten und ist alphanumerisch.
Der eigentliche Versand wird im CRM unter der Funktion Kampagne erstellt.
Beispiele 1:
Sie möchten vierteljährliche Newsletter über CRM erstellen.
Erstellen Sie nun eine Einrichtung z.B. Newsletter 1 mit dem Namen Newsletter 1. Quartal. Erstellen Sie den E-Mail-Text im Abschnitt E-Mail-Einstellungen
Diese Einrichtung kann nun im CRM-Modul über die Funktion Kampagne ausgewählt und an die erstellte E-Mail-Liste versendet werden
Beispiel 2:
Sie wünschen eine Kampagne für ein neues Produkt mit beigefügtem Produktblatt im PDF-Format.
Erstellen Sie nun eine Einrichtung z.B. Kampagne 1 mit dem Namen Kampagne Produkt NN. Erstellen Sie den E-Mail-Text wie oben beschrieben.
Hängen Sie nun das PDF-Dokument über das Übersichtsfenster und die Funktion Anhänge an.
Danach die gleiche Vorgehensweise wie in Beispiel 1.