Rechnungsvorschlag – Uniconta

Mithilfe von Rechnungsvorschlägen kann auf der Grundlage der Projektbuchungen eine Projektrechnung erstellt werden. Ein Rechnungsvorschlag fasst den tatsächlichen Verbrauch eines Projekts in einem Rechnungsvorschlag zusammen.

Videos zum Thema Rechnungsvorschläge

Video / Rechnungsvorschlag erstellen
Video / Akontorechnung erstellen
Video / Projektgutschrift erstellen

Rechnungsvorschlag erstellen

Rechnungsvorschläge können an folgenden Stellen erstellt werden:

Projekt/Projekt und die Schaltfläche Rechnungen/Rechnungsvorschlag erstellen
Projekt/Berichte/WIP und die Schaltfläche Rechnungsvorschlag erstellen
Projekt/Rechnungsvorschlag/Rechnungsvorschlag

Es wird empfohlen, die Rechnungsvorschläge entweder aus der Projektkartei oder über den WIP-Bericht zu erstellen, da dann bereits ein Teil der Informationen automatisch in den Rechnungsvorschlag eingetragen wurde.

Beim Erstellen des Rechnungsvorschlags können Sie einschränken, welche Buchungen aus dem Projekt Sie fakturieren möchten.
Wenn Sie im Feld Datum ein Datum angeben, wird dieses als Rechnungsdatum betrachtet, und es werden nur Projektbuchungen bis einschließlich diesem Datum fakturiert.

Art: Hier muss die zu fakturierende „Umsatzerlösart“ ausgewählt werden. Wenn keine Art ausgewählt wird, wird die erste eingerichtete Fakturierungsart (Umsatzerlöse) verwendet. Lesen Sie mehr unter Projektkategorien hier. Unter Projektkategorien kann eingerichtet werden, wie die Projektkategorien auf der Rechnung summiert werden sollen.

Es ist möglich, nur die Buchungen zu fakturieren, die sich auf eine Aufgabe beziehen. Es gibt zwei Möglichkeiten. Wenn im Dropdown-Feld Aufgabe eine Aufgabe ausgewählt wird, werden alle Buchungen für diese Aufgabe zur Fakturierung ausgewählt. Wenn im Dropdown-Feld Aufgabe keine Aufgabe ausgewählt wird, werden alle Buchungen zur Fakturierung ausgewählt. Buchungen können jederzeit unter Buchungsgrundlage ausgewählt oder abgewählt werden. Lesen Sie weiter unten in diesem Dokument.

Es kann gewählt werden, alles in einem Arbeitsbereich zu fakturieren. Es gibt zwei Möglichkeiten. Wenn ein Arbeitsbereich im Dropdown-Feld ausgewählt wird, werden alle Datensätze in diesem Arbeitsbereich zur Fakturierung ausgewählt. Wenn kein Arbeitsbereich im Dropdown-Feld ausgewählt wird, werden alle Datensätze zur Fakturierung ausgewählt. Datensätze können jederzeit unter Buchungsgrundlage ausgewählt oder abgewählt werden. Lesen Sie weiter unten in diesem Dokument.

Es wird nun ein Rechnungsvorschlag mit Bezug zu den Projektbuchungen erstellt.
Es können auch Akontorechnungen aus dem Projekt erstellt werden. Lesen Sie mehr über Akonto-Rechnungsvorschläge hier.

Sehen Sie sich das Video über „Auftrag erstellen / Endrechnung / Nach Verbrauch fakturieren“ an

Lesen Sie mehr über die Projektrechnung in Währung hier.

Eine eventuelle Preisberichtigung wird als Regulierung zum „Erwarteten Verkaufspreis“ auf das Projekt übertragen. Die Regulierung muss unter Projektkategorien eingerichtet werden. Lesen Sie mehr hier.

Beschreibung der Schaltflächen (Rechnungsvorschlag)

Schaltfläche	Beschreibung
Erstellen	Erstellt einen neuen Rechnungsvorschlag. Es wird empfohlen, diese aus Projekt oder WIP zu erstellen.
Bearbeiten	Bearbeitet den Rechnungsvorschlag
Rechnungsvorschlagzeilen	Zeigt die Zeilen an, die fakturiert werden
Rechnung erstellen	Erstellt eine Rechnung auf der Grundlage der Rechnungszeilen. Eine Rechnung kann simuliert und angezeigt werden, auch wenn der Benutzer keine Berechtigung zum Fakturieren hat. Die Funktion kann unter Profile aktiviert/deaktiviert werden.
Lieferschein erstellen	Nicht aktiv
Gebuchte Rechnungen	Zeigt die Rechnungen an, die für das Projekt gebucht wurden
Kontakte	Bearbeiten Sie die dem Debitor zugehörigen Kontakte
Debitor bearbeiten	Bearbeiten Sie den zur Rechnung gehörenden Debitor
Regulierungen	Lesen Sie unten
Buchungsgrundlage	Lesen Sie unten
Akzeptieren	Wenn unter Voreinstellungen festgelegt ist, dass Aufträge genehmigt werden müssen, kann die Rechnung hier genehmigt werden. Die genehmigende Person wird gestempelt.

Beschreibung der Felder (Rechnungsvorschlag)

Nachfolgend werden ausgewählte Felder im Rechnungsvorschlag beschrieben, d. h. im „Rechnungskopf“.

Feldname	Beschreibung
Lieferadresse	In diesem Feld können Sie eine Lieferadresse auswählen. Wenn das Feld ausgefüllt ist, wird standardmäßig die Lieferadresse aus der Lieferadressenkartei als Lieferadresse ausgedruckt.Sie können die Schaltfläche mit dem Pfeil rechts neben dem Feld auswählen, um die Informationen aus der Lieferadressenkartei in die Lieferadressfelder zu kopieren, sodass Sie diese hier ändern können. In diesem Fall müssen Sie lediglich den Wert aus dem Feld Lieferadresse entfernen, da sonst weiterhin die Informationen aus der zugrunde liegenden Tabelle ausgedruckt werden.Lesen Sie, welche Lieferadressen auf Rechnungen ausgedruckt werden hier.
Lief.- an Name, Lieferadresse 1 usw.	In diese Felder können Sie manuell eine Lieferadresse eingeben. Hinweis! Wenn Sie im Feld Lieferadresse eine Lieferadresse ausgewählt haben, werden die Informationen von dort auf den Ausdrucken verwendet.
Rechnungsrabatt %	Wenn für den Auftrag ein Rabatt für den gesamten Auftrag gewährt werden soll, kann der Satz hier eingegeben werden. ACHTUNG: Version-91 Wenn der Auftrag als Projektrechnung mit einer Umsatzerlösart fakturiert wird, ist es nicht möglich, mit einem Rechnungsrabatt zu fakturieren. Wird dies versucht, wird diese Meldung angezeigt.
Kategorie	Das Feld wird automatisch mit der Kategorie vom Typ Akonto oder Umsatzerlöse ausgefüllt, je nachdem, ob ein Akonto-Rechnungsvorschlag oder ein normaler Rechnungsvorschlag erstellt wurde, wenn der Rechnungsvorschlag aus der Projektkartei oder dem WIP-Bericht erstellt wird. Hinweis! Es ist nicht möglich, zu einer Akonto-Fakturierungsart zu wechseln, wenn unter der Schaltfläche Buchungsgrundlage Projektbuchungen angezeigt werden, d. h. wenn der Rechnungsvorschlag als normaler Rechnungsvorschlag erstellt wurde, können Sie ihn nicht in eine Akonto-Rechnung ändern. In diesem Fall sollten Sie Ihren Rechnungsvorschlag löschen und stattdessen einen Akonto-Rechnungsvorschlag erstellen.
Genehmigende Person, Angenommen und Genehmigt am	Diese Felder werden verwendet, um anzugeben, welcher Mitarbeiter den Rechnungsvorschlag genehmigen muss, bevor er gebucht werden kann. Wenn der Rechnungsvorschlag genehmigt wurde, können Sie sehen, wer den Vorschlag genehmigt hat und wann.Hinweis! Diese Felder werden nur angezeigt, wenn das Feld Aufträge genehmigen unter Unternehmen/Einrichtung/Voreinstellungen aktiviert ist.

Beschreibung der Schaltflächen (Rechnungszeilen)

Nachfolgend wird eine Auswahl der Schaltflächen auf dem Band unter den Rechnungsvorschlagzeilen beschrieben.

Schaltfläche	Beschreibung
Zeile hinzufügen	Fügt eine zusätzliche Zeile hinzu.
Zu Artikeln	Fügt eine Liste von Artikeln hinzu
Rechnung kopieren	Wird verwendet, um Rechnungszeilen aus einer zuvor gebuchten Rechnung in diesen Rechnungsvorschlag zu kopieren. Lesen Sie mehr darüber in einem separaten Punkt in diesem Artikel.
Angebotszeilen kopieren	Wird verwendet, um Zeilen aus einem Angebot in diesen Rechnungsvorschlag zu kopieren. Lesen Sie mehr darüber in einem separaten Punkt in diesem Artikel.
Budget kopieren	Wird verwendet, um Zeilen aus dem Budget in diesen Rechnungsvorschlag zu kopieren. Lesen Sie mehr darüber in einem separaten Punkt in diesem Artikel.
Buchungsgrundlage	Wird verwendet, um auszuwählen/abzuwählen, welche Projektbuchungen bei der Fakturierung dieses Rechnungsvorschlags als fakturiert markiert werden sollen. Es sind auch die ausgewählten Projektbuchungen, die die Grundlage für die Rechnungsvorschlagzeilen bilden, die das System automatisch erstellt. Lesen Sie mehr darüber in einem separaten Punkt in diesem Artikel.
Regulierungen	Wird verwendet, um eventuelle Über-/Unterdeckungen, auch Regulierungen genannt, pro Mitarbeiter oder auf mehrere Regulierungskategorien aufzuteilen. Lesen Sie mehr darüber in einem separaten Punkt in diesem Artikel.
Vorlagen	Sie können Zeilen im Bildschirm erstellen und diese als Vorlage speichern, die Sie dann wieder abrufen können, sodass Sie nicht immer wieder dieselben Rechnungsvorschlagzeilen eingeben müssen. Lesen Sie, wie die Vorlagen erstellt und verwendet werden hier. Hinweis! Wenn Sie Dimensionen verwenden, sollten Sie Vorlagen ohne Dimensionen erstellen, damit Sie die Dimensionsangabe nicht aus der Vorlage in die Rechnungsvorschläge kopieren, die Sie auf der Grundlage der Vorlage erstellen.

Wählen Sie Datensätze ab oder rufen Sie neue Datensätze in der Fakturierung ab (Buchungsgrundlage)

Buchungen können abgewählt und/oder neue in der Fakturierung abgerufen werden. Die Funktion ist nur verfügbar, solange das Bildschirmbild 'Auftrag' nicht bearbeitet wurde.

Drücken Sie auf 'Buchungsgrundlage', um Projektbuchungen abzuwählen und/oder abzurufen.

Drücken Sie auf [Projektbuchungen hinzufügen], um eventuell seit der Erstellung der Rechnung gebuchte Projektbuchungen abzurufen.

Wenn es Datensätze gibt, die nicht fakturiert werden sollen, entfernen Sie die Markierung bei den Datensätzen, die nicht fakturiert werden sollen.

Drücken Sie auf 'Auftrag wiederherstellen', um Buchungen in den Auftrag zu übertragen.

Regulierung und Vortrag

In diesem Bildschirmbild kann ausgefüllt werden, wie reguliert werden soll.

Soll dies im Projekt mit der Regulierung erfolgen, wie oben gezeigt, und/oder soll ein Teil der Regulierung in dasselbe oder ein anderes Projekt übertragen werden - ebenfalls wie oben gezeigt.

Es kann auch bestimmt werden, ob die Regulierung z. B. mit Mitarbeiter und/oder Dimension(en) gebucht werden soll

Hinweis! Wenn keine Regulierungskategorie standardmäßig festgelegt ist, erscheint eine Fehlermeldung, dass 'Art' fehlt. In diesem Fall muss das untenstehende Bildschirmbild ausgefüllt werden. Wenn eine Standardkategorie festgelegt ist, muss der Benutzer das Bildschirmbild nicht ausfüllen. Lesen Sie mehr unter Projektkategorien hier.

Akonto-Rechnungsvorschlag

Um eine korrekte Verbuchung und Rückbuchung der Akonto-Buchungen in der Finanzbuchhaltung sicherzustellen, kann unter Unternehmen/Einrichtung/Voreinstellungen eingerichtet werden, dass die Akontoartikelnummer erzwungen wird. Dies bedeutet auch, dass, wenn im Rechnungsvorschlag Akontozeilen erstellt wurden, diese fakturiert werden müssen. Es erscheint eine Fehlermeldung, wenn versucht wird, die Akontozeile(n) zu löschen oder im Betragsfeld zu ändern. Wenn die Akontozeilen entfernt werden sollen, muss dies über die Buchungsgrundlage erfolgen. Siehe direkt unten.

Rechnung kopieren

Hier ist es möglich, „alte“ Rechnungen in die laufende zu kopieren. Damit ist es möglich, die Fakturierung für Kunden zu vereinheitlichen.
ACHTUNG: Es wird nicht empfohlen, hier eine Gutschrift zu verwenden, es sei denn, die hier beschriebenen Regeln werden befolgt.

Es kann gewählt werden, ob die von Uniconta Projekt generierten Zeilen bei der Kopierung gelöscht oder beibehalten werden sollen.

Angebotszeilen kopieren

Hier ist es möglich, gespeicherte Angebote in die laufende Rechnung zu kopieren. Damit ist es möglich, leicht genau das zu fakturieren, was angeboten wurde.

Es kann gewählt werden, ob die von Uniconta Projekt generierten Zeilen bei der Kopierung gelöscht oder beibehalten werden sollen. Damit können beispielsweise Stunden nach Verbrauch und der Rest nach dem Angebot fakturiert werden

Budget kopieren

Hier ist es möglich, Vorkalkulationen/Projektbudgets in die laufende Rechnung zu kopieren. Damit ist es möglich, leicht das zu fakturieren, was angeboten wurde.

Es kann gewählt werden, ob nur Summenzeilen, die in der Vorkalkulation erstellt werden, oder ob alle Zeilen in der Vorkalkulation/im Projektbudget abgerufen werden sollen.

Wenn das ursprüngliche Projektbudget als „Ankerbudget“ gespeichert wurde, ist es möglich, die Rechnungszeilen aus dem „Ankerbudget“ zu erstellen und dadurch die Möglichkeit zu haben, mit einem „laufenden Budget“ zu arbeiten, das laufend geändert werden kann, ohne dass dies Auswirkungen auf die Rechnung hat. Wählen Sie das Budget aus, das als „Ankerbudget“ markiert ist.