Physische Anhänge (Posteingang)

Empfehlungen

Der physische Posteingang ist der Ort, an dem die elektronischen Anhänge landen, wenn sie an die E-Mail-Adresse gesendet werden, die im Feld E-Mail an physische Anhänge unter Unternehmen/Unternehmensinformationen angegeben ist. Lesen Sie mehr unter den Unternehmensinformationen. Wenn ein Anhang an einen Eintrag oder etwas anderes angehängt wird, wird er aus dem Posteingang entfernt.

Bitte beachten Sie! Physische Postfächer sind nicht für die Speicherung von Anhängen gedacht. Die Idee ist, dass Sie die elektronischen Anhänge an Artikel in der Buchhaltung anhängen, wodurch sie aus dem Posteingang entfernt werden. Alternativ können Sie Dokumente aus dem Posteingang in die Dokumentenarchive an anderer Stelle im System verschieben, die Dokumente in ein anderes Konto in Uniconta verschieben oder das Dokument löschen, wenn es überhaupt nicht gebucht und/oder gespeichert werden soll.

Anhänge, die nur von bestimmten Personen eingesehen werden können, lassen sich über die Schaltfläche Anhänge kopieren/verschieben in Firmendokumente verschieben. Firmendokumente können über Benutzerrechte so eingeschränkt werden, dass sie nur für ausgewählte Benutzer in den Konten sichtbar sind.

Wenn es Anhänge gibt, die Sie nicht in andere Bereiche von Uniconta verschieben möchten, sollten Sie diese über die Schaltfläche Aus dem Posteingang entfernen aus dem Posteingang entfernen. Die Anhänge können dann unter Finanzen/Berichte/Physische Anhänge eingesehen und angezeigt werden. Lesen Sie hier mehr. Alternativ können Sie Anhänge auch über die Schaltfläche Löschen aus dem Posteingang löschen.

Posteingang Videos

Übertragen Sie Anhänge in Ihren Posteingang:

Verknüpfen Sie Anhänge im Posteingang mit Datensätzen:

Einstellen von digitalen Quittungen in den Posteingang:

Anhänge aus dem Posteingang verschieben:

Anhänge in den Dokumentenordner verschieben (Beispiel mit Buchhaltungsbeschreibung)

Der Posteingang wird verwendet, um Daten zu physischen Dokumenten zu registrieren, die an Uniconta gesendet oder in Uniconta geladen werden Lesen Sie mehr darüber, wie Dokumente im Posteingang gesammelt werden

Nach dem Laden werden die Daten entweder im Posteingang oder in den Entwürfen hinzugefügt. Alle im Posteingang registrierten Daten werden in den Entwurf übertragen (es sei denn, das Feld "Ausstehend" in der Zeile ist markiert).

Physische Anhänge werden beim Posten aus dem Posteingang entfernt. Dies ist erst zu sehen, nachdem Sie auf UPDATE gedrückt haben. Löschen Sie keine Anhänge aus dem Posteingang, bevor Sie auf UPDATE drücken.

Das gleiche Dokument kann NICHT zweimal übertragen werden. Wenn das Dokument nicht übertragen werden kann, ist das Feld "Wartet" angekreuzt oder das Dokument befindet sich bereits in einem nicht gebuchten Entwurf. Siehe das Feld "In den Entwurf übertragen", das angekreuzt sein sollte.

Um die Registrierung zu erleichtern, kann der geladene Anhang in einem separaten Bildschirm angezeigt werden. Zum Beispiel auf einem anderen Bildschirm. Klicken Sie auf 'Anzeigen' oder F7, um den Anhang anzuzeigen. Der angezeigte Anhang ist der Anhang, auf dem sich der Cursor befindet.

Der Posteingang synchronisiert die Ansicht des Anhangs selbst, wenn der Cursor bewegt wird. So können Sie durch die Liste der Anhänge blättern und gleichzeitig den Anhang ansehen. Daten können pro Zeile hinzugefügt werden.

Der Posteingang zeigt die hochgeladenen Anhänge an, die noch nicht veröffentlicht wurden. Die Anhänge können in einem Entwurf angehängt, aber noch nicht versandt worden sein. Siehe das Feld "In den Entwurf übertragen". Wenn der Anhang in den Entwurf übertragen wurde, ist dieses Feld angekreuzt.

Registrierung von Daten im Posteingang

Wenn Sie elektronische Belege per E-Mail an Ihre Konten senden, können Sie Werte über den Beleg "Rechnung", "Datum", "Betrag", "Lieferant", "Projekt", "Typ" und "Arbeitsbereich" in den E-Mail-Text einfügen. wird z.B. geschrieben als "Rechnung <Rechnungsnummer>", "Betrag <Betrag>", dann werden die Felder mit den eingegebenen Werten gefüllt. Lesen Sie hier mehr

Beschreibung der Felder

Feld	Beschreibung des Feldes
Eindeutige ID	Ein eindeutiger Identifikator für das Dokument. Wird verwendet, um das Dokument bei Uniconta zu identifizieren.
In den Entwurf übertragen	Wenn ein Anhang in den Entwurf übertragen wird, befindet sich der Anhang immer noch im physischen Posteingang, aber dieses Feld ist markiert.
Konto des Verkäufers	Jedes Kreditorenkonto, das in das Feld Gegenkonto in der Wechselzeile importiert wird. Das ist clever, denn so haben Sie Ihren Kreditor sofort in der Buchhaltungsentwurfszeile.
Aufwandskonto	Auszufüllen, wenn der Aufwand auf ein Konto im Kontenplan gebucht werden soll
Kunst	Kann für ein Projekt ausgefüllt werden. Wenn der Typ im Kontenplan auf "Aufwandskonto" eingestellt ist, wird das Feld automatisch ausgefüllt.
Arbeitsbereich	Kann gegen Projekt ausgefüllt werden. Lesen Sie hier mehr.
Rechnungsnummer	Die Rechnungsnummer wird an das Buchhaltungsjournal weitergegeben und wird beim Buchen von Zahlungen (Ausgleich), beim Buchen von Listen, beim Suchen usw. verwendet.
Anhang	Tragen Sie das"Buchungsdatum und den Beleg" auf dem physischen Beleg ein und speichern Sie. Der Beleg wird automatisch an den gebuchten Beleg angehängt. Wenn Sie speichern und auf Aktualisieren drücken, verschwindet der Anhang in der Übersicht. Die Suche wird 30 Tage vorwärts und 60 Tage rückwärts ab dem Erstellungsdatum des Gutscheins durchgeführt.
Geldbetrag	Sollbeträge werden ohne Vorzeichen eingegeben. Kreditbeträge mit einem Minuszeichen.
Genehmigender (Name) oder Genehmigender (Login ID)	Wenn der Anhang genehmigt werden muss, bevor er in den Entwurf importiert wird, geben Sie entweder den Namen oder die Login-ID des Genehmigenden ein.
Genehmigt	Hier wird angezeigt, ob ein Anhang genehmigt wurde.
Buchungsdatum	Buchungsdatum, das in das Buchhaltungsjournal übertragen werden soll.
Datum des Dokuments	Datum auf dem Beleg, d.h. das Rechnungsdatum. Dieses Datum wird oft nur dann eingegeben, wenn die Rechnung mit einem anderen Datum als dem Rechnungsdatum gebucht werden soll, z.B. wenn das Rechnungsdatum der 15. Juli 2024 ist, die Rechnung aber am 1.8.2024 gebucht werden soll, da die Konten für den Juli möglicherweise bereits abgeschlossen sind und geschlossen wurden.Das Belegdatum bildet die Grundlage für die Berechnung des Fälligkeitsdatums/Zahlungsdatums. D.h. wenn das Belegdatum = 15. Juli 2024 und die Zahlungsbedingung beim Lieferanten Netto8dg. ist, wird das Fälligkeitsdatum als 23. Juli 24 berechnet, auch wenn der Artikel mit dem Datum 1/8 24 gebucht wird.
Zahlungskonto	Um eine Anlage direkt auf ein Zahlungskonto zu buchen, wählen Sie hier die Kontonummer aus. Hinweis: Es werden zwei Zeilen im Buchhaltungsjournal erstellt, eine für die Buchung und eine für die Zahlung.
Bestellnummer	Wenn Sie einen Beleg als physischen Beleg auf einem Bestelleintrag haben möchten, müssen Sie eine Einkaufsnummer in das Feld Einkaufsnummer eingeben. Wenn Sie es nicht sehen können, holen Sie das Feld Einkaufsnummer über die Schaltfläche Layout in der Multifunktionsleiste auf Ihren Bildschirm. Hinweis! Wenn Sie in diesem Feld eine Bestellnummer eingeben/auswählen, werden die Werte aus den Feldern Belegdatum und Rechnung automatisch in die Felder Rechnungsdatum und Rechnungsnummer der Bestellung kopiert, wenn sie nicht bereits in der Bestellung ausgefüllt sind. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Physische Anlage an die Bestellung anhängen weiter unten in diesem Artikel.
Sender	Absender wird mit Informationen über die E-Mail-Adresse oder den Mitarbeiter ausgefüllt, der den Anhang eingereicht hat. Hinweis! Wenn in dem Feld kein Absender zu sehen ist, kann es daran liegen, dass das Dokument über die Upload-App eingereicht wurde, das Feld Mitarbeiter in der Upload-App aber nicht ausgefüllt wurde, als das Dokument eingereicht wurde.
Referenz	Muss ausgefüllt werden, wenn Sie Zeilen von Uniconta Scan oder Paperflow abtrennen. Wenn ein Anhang abgetrennt wird, wird dem Feld ein Wert zugewiesen.
Zahlungsmöglichkeiten	Version-94: Wird verwendet, um die Zahlungsbedingung für den Beleg anzugeben. Wenn in dem Feld eine Zahlungsbedingung ausgewählt wird, wird diese bei der Übertragung auf den Entwurf verwendet. Wenn keine Zahlungsbedingung angegeben ist, wird die für den Lieferanten ausgewählte Zahlungsbedingung verwendet.
Fälligkeitsdatum	Version-94: Wird verwendet, um ein Fälligkeitsdatum für den Gutschein festzulegen.

Beschreibung der Schaltflächen

Kopieren Sie

Es ist möglich, einen physischen Gutschein zu kopieren. Dies kann nützlich sein, wenn Sie mehrere Genehmigende für denselben Gutschein angeben müssen. Es könnte sich zum Beispiel um einen PBS-Beleg handeln. Beim Kopieren werden die folgenden Felder zurückgesetzt: Genehmigt, Genehmigender, Rechnung, Einkaufsnummer, Projekt, Kreditorenkonto, Betrag, Paperflow und In Entwurf übertragen.

Löschen

Sie können Anhänge im Posteingang löschen, wenn z.B. ein Anhang versehentlich an den Posteingang gesendet wurde.

Beachten Sie jedoch, dass Sie eine Anlage nicht löschen können, wenn sie aus dem Posteingang in einen Buchungsentwurf übertragen wurde, ohne dass der Entwurf gebucht wurde. Löschen Sie zuerst die Zeile im Entwurf oder entfernen Sie die Verknüpfung mit der physischen Anlage in der Zeile im Entwurf, und danach können Sie die Anlage im Posteingang löschen. Beachten Sie auch, dass Anlagen im Posteingang automatisch aus dem Posteingang entfernt werden, wenn z. B. der Eintrag im Buchungsentwurf gebucht wird. Das bedeutet, dass die Anhänge, sobald sie mit einem gebuchten Anhang verknüpft sind, nicht mehr im Posteingang erscheinen. Mit anderen Worten: Sie sollten die Anhänge im Posteingang nicht manuell löschen, es sei denn, sie hätten gar nicht erst in den Posteingang geladen werden dürfen.

Aus dem Posteingang entfernen

Die physischen Anhänge sind mit der Angabe versehen, ob sie im Posteingang erscheinen sollen oder nicht. Wenn wir eine Kassenschublade mit physischen Anhängen buchen, entfernen wir diese Kennzeichnung, dass das Dokument im Posteingang angezeigt werden soll.

"Aus dem Posteingang entfernen": Damit können Sie ihn selbst aus der Posteingangsansicht entfernen. Danach wird der Anhang nur noch im Archiv Finanzen/Berichte/Physische Anhänge gespeichert.

Unter Finanzen/Berichte/Physikalische Anhänge ist es auch möglich, einen Anhang wieder im Posteingang anzuzeigen, indem Sie die Schaltfläche "Im Posteingang anzeigen" verwenden. Lesen Sie hier mehr.

Ordner im Posteingang

Der Posteingang enthält Ordner, in denen Sie die physischen Anhänge ablegen können, bevor sie gebucht werden und aus dem Posteingang verschwinden. Wenn Sie physische Anhänge (Posteingang) öffnen, werden alle Anhänge im Ordner 'Alle' angezeigt. Das heißt, alle Anhänge, die sich in folgenden Ordnern befinden: Posteingang, zur Genehmigung, genehmigt, abgelehnt, wartend, usw.

Benutzerdefinierte Ordner (in diesem Screenshot als Benutzerordner 1-5 dargestellt) können durch Klicken auf das Ordnersymbol in der Übersicht 'Ordner' erstellt werden. ACHTUNG! Ein Ordner kann nicht wieder gelöscht werden, wenn sich darin Anhänge befinden.

Sie können entweder:

Ziehen Sie einen Anhang aus der Übersicht in einen Ordner Ihrer Wahl, oder
Wählen Sie das Feld 'Ordner' (lesen Sie hier über Layouts ) und wählen Sie den Ordner aus dem Dropdown-Menü. Siehe den Screenshot unten:

Die Namen dieser Ordner können nicht geändert werden.

Mit der Schaltfläche 'Ordner anzeigen' 'Ordner ausblenden' in der Multifunktionsleiste können Sie diese Ordner ein- und ausschalten.

Übertragen Sie physische Eingänge in das Buchhaltungsjournal

Sie können physische Anhänge direkt aus dem Posteingang in einen Buchhaltungsentwurf übertragen. Für jeden physischen Anhang wird eine neue Entwurfszeile erstellt. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche In Entwurf übertragen.

Vor der Übertragung prüft das System, ob eine der Rechnungen bereits existiert. Wenn es eine Übereinstimmung findet, wird die Übertragung abgebrochen, so dass alle Duplikate gelöscht werden können. Diese Prüfung wird über den Parameter "Prüfen, ob Rechnungsnummer verwendet wird" auf dem Entwurf gesteuert, der für die Übertragung ausgewählt wurde.

Als nächstes müssen Sie angeben:

Entwurf	Der Buchhaltungsentwurf, in den der physische Beleg eingetragen wird.
Datum und Uhrzeit	Datum der Zeilen im Buchhaltungsjournal. Wenn nichts angegeben wird, wird das Buchungsdatum aus dem physischen Beleg oder das Datum auf dem physischen Beleg verwendet.
Geldbetrag	Lastschrift oder Gutschrift. Wenn Sie Soll wählen, wird der Betrag aus dem physischen Eingangskorb in die Spalte Soll im Buchhaltungsjournal übertragen, wobei das Aufwandskonto als Konto und das Kreditoren- oder Zahlungskonto als Gegenkonto übertragen wird. Wenn Sie Gutschrift wählen, wird der Betrag aus dem physischen Eingangskorb in die Gutschriftspalte des Buchhaltungsjournals übertragen, und das Aufwandskonto wird als Gegenkonto und das Kreditoren- oder Zahlungskonto als Konto übertragen.
Übertragen Sie	Alle, Aktuelle Mail oder Nur Genehmigt. Wenn das Feld Genehmigt nicht im Posteingang für physische Anhänge erscheint, kann es über die Bildschirmgestaltung eingefügt werden.
Anhangsnummer zuweisen	Wenn der Entwurf, an den Anhänge übertragen werden, nicht mit einer automatischen Zuweisung von Anhangsnummern eingerichtet ist, können Sie hier ein Häkchen setzen und eine Anhangsnummer hinzufügen lassen.

Rufen Sie den Entwurf auf und drücken Sie auf Posten. Die Einträge werden nun gepostet und die Anhänge sollten nun bei den geposteten Artikeln erscheinen.

HINWEIS: Drücken Sie auf 'Aktualisieren', wenn Sie gepostet haben und die Tickets noch im Posteingang erscheinen. Sie werden dann verschwinden.

Direkt buchen

Sie können Belege direkt außerhalb eines Buchungsjournals buchen. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Direkt buchen.

Wählen Sie den zu verwendenden Buchhaltungsentwurf aus. Buchungszeilen, die sich bereits im Entwurf befinden, sind davon nicht betroffen. Unter Finanzen/Berichte/Buchhaltungsentwürfe wird der ausgewählte Entwurf angezeigt.

Übergabe an den Einkauf

Wenn es sich bei dem Gutschein um eine OIO-Datei handelt, kann der Gutschein direkt an den Einkauf übertragen werden. Lesen Sie hier mehr

Version-94 Alle Gutscheine können Einkäufe erstellen/aktualisieren. Um Einkäufe erstellen zu können, muss mindestens ein Kreditorenkonto ausgefüllt werden. Die Felder, die bei einem Kauf aktualisiert werden, sind: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Rechnungsbetrag, Währung, Projekt, Zahlungsmethode, Zahlungs-ID, Ausgabenkonto, Dim1, Dim2, Dim3, Dim4 und Dim5.

Wenn bereits ein Kauf existiert, der zu der im Posteingang erhaltenen Kaufrechnung gehört, fügen Sie das Feld Kaufnummer ein und wählen/geben Sie diese Kaufnummer in diesem Feld ein. Wenn der Kauf gebucht wird, wird der Beleg aus dem Posteingang mit dieser Kaufnummer automatisch mit den Finanzunterlagen verknüpft und verschwindet aus dem Posteingang.

Wenn Sie mehrere Eingangsrechnungen im Posteingang haben, die zu derselben Bestellung gehören, können Sie in der Eingabeaufforderung, die beim Buchen der Eingangsrechnung erscheint, zwischen diesen physischen Belegen im Dropdown-Feld rechts neben dem Feld Physische Belegewählen. Wenn Sie die Schaltfläche mit dem Pfeil rechts neben dem Feld Physische Belege auswählen, können Sie die physischen Belege aus dem Eingangskorb auswählen, bei denen Sie denselben Lieferanten wie auf der Bestellung ausgewählt haben und die auch dieselbe Bestellnummer im Eingangskorb haben wie auf der Bestellung oder deren Feld Einkaufsnummer im Eingangskorb leer ist.

Wenn Sie keinen physischen Beleg auswählen, wählt das System automatisch den ersten physischen Beleg im Posteingang aus, der dieselbe Kaufnummer hat wie der Kauf, den Sie buchen.

Prüfen Sie, ob der Anhang bereits existiert

Prüfen Sie, ob der Beleg schon einmal gebucht wurde oder mehrfach im Physischen Beleg (Eingang) vorhanden ist. Die Funktion prüft, ob derselbe Beleg bereits für denselben Lieferanten existiert. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, wird eine neue Registerkarte geöffnet, die identische Belege enthält.

Umschlag erstellen

Mit der Schaltfläche Umschlag erstellen können Sie Anhänge in einem Umschlag zusammenführen.

Wählen Sie die Schaltfläche Umschlag erstellen
Wählen Sie die Dateien aus, die dem Umschlag hinzugefügt werden sollen
Klicken Sie auf 'Weiter' und benennen Sie den Umschlag in der unteren linken Ecke
Klicken Sie auf 'Fertigstellen'.
Der Umschlag ist jetzt eine neue Zeile in der Anhangsliste und kann ausgewählt und z.B. an eine Buchhaltungszeile in einem Entwurf angehängt werden. Lesen Sie hier mehr.

Größe der Dokumente

Dateien über 1 MB werden automatisch komprimiert. Wenn Sie Uniconta Upload verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie nur das Wichtigste einfügen. Schneiden Sie das Bild zu und sorgen Sie dafür, dass es hell genug ist, damit das weiße Papier nicht grau wird.

Lesen Sie hier mehr darüber, wie groß die Dokumente sein können, die Sie hochladen: https://www.uniconta.com/da/unipedia/vedhaeftede-filer/#5

Wenn das Bild per E-Mail von einem Mobiltelefon übertragen wird, sollten Sie es nicht verkleinern.

Behalten Sie immer die Originalgröße bei, da eine Verkleinerung/Komprimierung die Qualität beeinträchtigt.

Pdf-Tools

PDF in mehrere PDFs aufteilen (PDF aufteilen)

Es ist möglich, eine PDF-Datei im physischen Posteingang aufzuteilen. Wenn Sie z.B. einen Anhang mit 30 Seiten haben, der in 30 verschiedene Anhänge aufgeteilt werden muss (30 neue Anhänge im physischen Posteingang erstellen), können Sie dies auf zwei verschiedene Arten tun. Beide werden im Folgenden beschrieben:

Im Menü können Sie PDF-Werkzeug/PDF in mehrere PDFs aufteilen wählen
Im Menü können Sie Hinzufügen wählen

Beispiel mit PDF in mehrere PDFs aufteilen:

Beispiel für die Aufteilung mit der Schaltfläche PDF in mehrere PDFs aufteilen:

Gehen Sie zu Finanzen/Physische Dokumente (Posteingang)
Übertragen Sie das gewünschte PDF in den Physischen Anhang (Posteingang)
Wenn Sie Anlagentexte geändert haben, sollten Sie vor dem Aufteilen der PDF-Datei auf Speichern klicken.
Wählen Sie den zu teilenden Anhang aus.
Klicken Sie auf PDF-Werkzeug/PDF in mehrere PDFs aufteilen. Sie sehen nun eine Übersicht des Dokuments mit den vielen Seiten
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein PDF zu teilen
- Um alle Seiten aufzuteilen, klicken Sie unten auf die Schaltfläche Aufteilen (eine PDF pro Seite) und alle Seiten werden aufgeteilt.
- Wenn Sie die PDF-Datei in zwei PDF-Dateien aufteilen möchten und 10 Seiten haben, klicken Sie auf die Seite, die die erste Seite in der zweiten PDF-Datei sein wird. Wählen Sie z.B. Seite 6 des 10-seitigen Dokuments und es wird in 1-5 und 6-10 aufgeteilt.
- Sie können auch 1,2,3,4,5-10 in das Textfeld über den Dokumenten eingeben. Dadurch werden die Dokumente in 5 Dokumente aufgeteilt, Seite 1 und Seite 2 und Seite 3 und Seite 4 und Seite 5-10.

Klicken Sie auf Teilen (ein PDF pro Seite) oder Teilen
Sie werden gefragt: "Soll der Datensatz gelöscht werden?"

Wenn Sie Ja wählen, wird das ursprüngliche PDF-Dokument gelöscht, während die neuen Dokumente erstellt werden.
Wenn Sie Nein wählen, verbleibt das ursprüngliche PDF-Dokument im Posteingang, während die neuen Dokumente erstellt werden, so dass es die geteilten PDFs und das Originaldokument gibt. Dies kann von Bedeutung sein, wenn Sie den ursprünglichen Anhang für etwas anderes verwenden oder ihn erst zu einem späteren Zeitpunkt löschen möchten.

Beispiel für die Aufteilung mit der Schaltfläche 'Hinzufügen':

- Gehen Sie zu Finanzen/Physische Dokumente (Posteingang)
- Klicken Sie auf Hinzufügen
- Häkchen PDF in mehrere PDFs aufteilen
- Tippen Sie auf Durchsuchen
- Wählen Sie die Datei
- Füllen Sie alle weiteren Informationen in das Formular ein
- Klicken Sie auf Speichern
- Der Anhang wird jetzt automatisch aufgeteilt, so dass jede Seite der PDF-Datei zu einer Zeile im Posteingang wird.

Zwei PDFs zusammenführen

Bei physischen Anhängen können Sie jetzt zwei PDF-Anhänge zusammenführen. Dazu fügen Sie eine PDF-Datei in die andere ein. Da Sie nur eine Datei an einen Postanhang anhängen können, können Sie diese Funktion nutzen, um PDFs in einer Datei zusammenzuführen, so dass mehrere PDFs angehängt werden können. Lesen Sie mehr in unseren 'Fragen und Antworten' hier.

Wählen Sie unter Physische Anhänge (Posteingang) die PDF-Anhänge aus, die Sie zusammenführen möchten. Halten Sie dazu die [Strg]-Taste gedrückt und wählen Sie die PDF-Anhänge mit der Maus aus.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche PDF-Werkzeug/Zwei PDFs zusammenführen.

Es öffnet sich ein neues Fenster mit den beiden ausgewählten PDFs. Wählen Sie zwischen Links zusammenführen und Rechts zusammenführen.

Links zusammenführen bedeutet, dass dies das erste Dokument in der Zusammenführung sein wird und die rechte Seite am Ende des linken Dokuments hinzugefügt wird.

Wenn Sie die Option Rechts zusammenführen wählen, wird das rechte Dokument das erste Dokument in einem Zusammenführen sein und das linke Dokument wird am Ende des rechten Dokuments hinzugefügt.

Hier klicken Sie auf "Beitreten" in der unteren rechten Ecke.

Anhänge kopieren/verschieben unter Physische Anhänge (Posteingang)

Anhänge im physischen Anhang (Posteingang) können kopiert oder in Debitoren, Kreditoren, Kundenaufträge, Bestellungen und Angebote verschoben werden. . Der physische Anhang wird nun als Anhang an der ausgewählten Stelle eingefügt.

Wählen/Bestimmen Sie den zu kopierenden oder zu verschiebenden Anhang. Es kann nur 1 Anhang bestimmt werden.

Wählen Sie im Menü Anhänge kopieren/verschieben die Option Anhänge.

ACHTUNG! Ein Anhang, der in eine Bestellung kopiert/verschoben wird, erscheint nicht in den Buchungen. Siehe die nächste Beschreibung in diesem Artikel unter 'Bestellnummer'.

Wählen Sie nun, ob Sie kopieren oder verschieben möchten.

Mit Kopieren bleibt der Anhang im Posteingang und kann in andere Ordner kopiert/verschoben werden.

Verschieben wird den Anhang aus dem Posteingang entfernen.

Wählen Sie nun den Typ aus - Sie können Debtor, Creditor, Sales Order, Purchase Order oder Quote wählen.

Je nach ausgewähltem Typ können Sie nun in dem ausgewählten Verzeichnis nachsehen, z.B. Schuldner.

Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens oder des Kontos des Schuldners, und Uniconta beginnt nun mit der Suche im Verzeichnis.

Wählen Sie den Schuldner, auf den Sie das Dokument kopieren möchten.

Der Anhang wird nun in das ausgewählte Verzeichnis kopiert/verschoben.

Im Beispiel haben wir auf den Schuldner Storevangskolen kopiert und können nun die Anlage über die Funktion Schuldner/Schuldner/Anlagen - Dokument auswählen finden.

Wechsel zu einem anderen Unternehmen

Anhänge in Physische Anhänge (Posteingang) können in ein anderes Unternehmen verschoben werden.

Wählen/Bestimmen Sie den zu verschiebenden Anhang. Es kann nur 1 Anhang bestimmt werden.

Wählen Sie in der Liste das Unternehmen aus, in das Sie das Dokument verschieben möchten.

Anhängen von physischen Anhängen beim Importieren einer Datei in das Buchhaltungsjournal

Jeder physische Anhang hat ein Feld für eine eindeutige ID. Diese ist im Posteingang und in der Übersicht der physischen Anhänge sichtbar:

Wenn Sie für das Buchhaltungsjournal den Kontoauszug Lastschrift verwenden, können Sie vor dem Import eine Spalte in der Importdatei mit der eindeutigen ID des entsprechenden physischen Belegs erstellen und ausfüllen.

Nach dem Import der Importdatei hat das Buchhaltungsjournal anhand der eindeutigen ID automatisch den entsprechenden physischen Beleg gefunden und ihn den Zeilen im Buchhaltungsjournal zugeordnet. Wenn Sie die ID des physischen Belegs, der den Zeilen zugeordnet werden soll, bereits kennen, ist es am einfachsten, sie vor dem Import in die Importdatei einzutragen, anstatt den Beleg anschließend Zeile für Zeile in der Buchhaltungsschublade zu identifizieren.

Schnelle, einfache und intelligente Methode. Denken Sie daran, das Dateiformat zu korrigieren, um anzugeben, in welcher Spalte die Unique ID steht. Sie müssen die ID nur in den Zeilen eingeben, in denen Sie sie kennen. Den Rest können Sie später anhängen.

Physische Anlage an Zeile im Buchhaltungsjournal anhängen

In der Buchhaltungsschublade können Sie während der Eingabe eine Zeile aus dem Posteingang bestimmen, die dann an die Zeile in der Buchhaltungsschublade angehängt wird.

Öffnen Sie das Buchhaltungsjournal und erstellen Sie eine neue Zeile.
Klicken Sie auf das Symbol Physischer Anhang in der Multifunktionsleiste im Entwurf
Wählen Sie Anhängen, wenn Sie einen Anhang aus dem Posteingang anhängen möchten. Der Posteingang wird geöffnet:
Auf der linken Seite sehen Sie die Anhänge im Posteingang, auf der rechten Seite eine Vorschau des Anhangs. In der Übersicht zeigt die Spalte Angehängt an, welche physischen Anhänge bereits angehängt, aber noch nicht gebucht sind.
Wählen Sie den Anhang oder den Ordner mit mehreren Anhängen, den Sie anhängen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Anhängen. Der Anhang/die Anhänge wird/werden nun an die aktuelle Zeile angehängt und im Feld Physischer Anhang in der Zeile wird automatisch ein Häkchen gesetzt. Wenn in der Zeile im Buchhaltungsjournal nichts eingetragen ist, werden alle Daten aus dem Anhang in den Posteingang übertragen. Wenn in der Zeile vor dem Anhang etwas eingetragen ist, werden die Zeilendaten nicht überschrieben.

Physische Anhänge an mehrere Zeilen im Buchhaltungsjournal anhängen

Wenn Sie z.B. Bankkontoauszüge in das Buchhaltungsjournal importieren oder Wechselzeilen manuell eingeben und physische Belege elektronisch hochladen, gibt es eine Reihe von Wechselzeilen und eine Reihe von physischen Belegen, die anschließend abgeglichen werden müssen.

Dafür gibt es einen speziellen Bildschirm, auf dem Sie oben die physischen Belege (die Sie importiert, per E-Mail versandt oder gespeichert haben) und unten die Entwurfszeilen sehen, die Sie von einer Bank importiert oder manuell eingegeben haben. Jetzt ist es ganz einfach, die Zeilen einzeln miteinander zu verknüpfen.

Wählen Sie Finanzen/Buchhaltung und die Schaltfläche Physische Belege mit Entwurfszeilen verbinden auf dem Ribbon:
Oben (Physische Anlage): Wählen Sie die physische Anlage aus. Dann unten (Entwurfszeilen): Wählen Sie die Entwurfszeile, an die der physische Anhang angehängt werden soll. TIPP! Wählen Sie in der Multifunktionsleiste die Schaltfläche Anhang anzeigen und ziehen Sie das Bild mit dem physischen Anhang auf einen anderen PC-Bildschirm. Dann können Sie mit den physischen Anhängen im oberen Teil des Anhangsbildschirms von Zeile zu Zeile springen, während sich das Bild Ihrer physischen Anhänge auf Ihrem anderen Bildschirm ändert, ohne dass Sie den Bildschirm mit dem Bild der physischen Anhänge öffnen/schließen müssen.
Klicken Sie auf das Symbol Anhängen oben in der Multifunktionsleiste. Die physische Anlage und die Entwurfszeile sind nun miteinander verknüpft.
Fahren Sie auf die gleiche Weise (auswählen+anhängen, auswählen+anhängen usw.) mit den übrigen Anhängen fort, die mit Entwurfszeilen verknüpft werden sollen.

Fügen Sie der Bestellung eine physische Anlage bei

Wenn Sie Ihren physischen Beleg an eine Bestellung anhängen möchten, so dass beim Buchen der Einkaufsrechnung der Beleg an die Buchung angehängt wird, müssen Sie das Feld Einkaufsnummer mit der Einkaufsnummer und/oder das Feld Kreditorenkonto mit dem Kreditor in der Zeile im physischen Eingangskorb ausfüllen.

Wenn Sie Ihre Eingangsrechnung über Bestellungen buchen, können Sie in der Rechnungseingabeaufforderung auswählen, welcher Beleg aus dem Eingang mit den Finanzposten in Verbindung mit der Buchung der Eingangsrechnung verknüpft werden soll. Im Dropdown-Feld in der Eingabeaufforderung können Sie zwischen den physischen Belegen wählen, bei denen das Feld Kreditorenkonto mit demselben Kreditor ausgefüllt ist, der auch in der Bestellung ausgewählt wurde, und bei denen das Feld Einkaufsnummer im Eingang entweder leer oder mit der aktuellen Bestellnummer ausgefüllt ist.

Wenn die Eingangsrechnung gebucht wird, wird der ausgewählte Anhang aus dem Posteingang an die Buchung angehängt und aus der Posteingangsübersicht entfernt.

Legen Sie dem gebuchten Artikel einen physischen Beleg bei

Wenn Sie einen Gutschein gebucht haben, ohne den physischen Gutschein angehängt zu haben, oder wenn Sie weitere Gutscheine hinzufügen möchten, können Sie diese nachträglich hinzufügen:

Suchen Sie den Eintrag, an den Sie einen physischen Anhang anhängen möchten, z.B. unter Finanzen/Berichte/Buchungen
Wählen Sie die Schaltfläche Einträge auf Gutschein
Wählen Sie die Schaltfläche Physikalische Anlage (Beachten Sie, dass es zwei Schaltflächen mit der Bezeichnung Physikalische Anlage gibt. Sie müssen die Schaltfläche mit dem Pfeil auswählen, die Untermenüs enthält.)
Es öffnet sich eine Übersicht der physischen Anhänge im Posteingang
Wählen Sie den Anhang, den Sie an den aktuellen Eintrag anhängen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Anhängen
Kreuzen Sie bei Bedarf an, ob der Datensatz mit allen Datensätzen der Transaktion verknüpft werden soll.
Wählen Sie, ob Sie einen vorhandenen Anhang ersetzen oder einen neuen Anhang hinzufügen möchten.

ACHTUNG! Das Hinzufügen von Anhängen zu gebuchten Artikeln hebt die Genehmigungen von bestehenden physischen Anhängen auf.

Genehmigung von physischen Belegen

Bei physischen Anhängen (Posteingang) können Sie festlegen, dass bestimmte Benutzer, die als "Genehmigender 1" oder "Genehmigender 2" ausgewählt wurden, Anhänge genehmigen können. Sie können auch Standardwerte verwenden, um die Genehmigung zu erzwingen, bevor sie in den Entwurf übertragen wird. Es ist möglich, sowohl einen Genehmigenden 1 als auch einen Genehmigenden 2 anzugeben. Bitte beachten Sie! Es handelt sich hierbei nicht um eine hierarchische Genehmigung, d.h. Genehmiger 2 kann das Dokument vor Genehmiger 1 genehmigen. Wenn ein hierarchisches Genehmigungsverfahren gewünscht wird, muss dies manuell erfolgen, indem Sie nur einen Genehmiger 1 angeben. Wenn Genehmiger 1 das Dokument genehmigt hat, müssen Sie zunächst einen Genehmiger 2 für das Dokument angeben.

Sie können Dokumente aus genehmigen:

- Wirtschaft/Physische Anhänge (Posteingang)
- Funktion 'Autorisieren' unter 'Mein Profil' in der oberen Leiste. Lesen Sie hier mehr.
- Aus Ihrer E-Mail. Lesen Sie hier mehr.

Unter Unternehmen/Mitarbeiter. Lesen Sie hier mehr.

Ein Mitarbeiter kann einen Anhang auf "Genehmigt", "Abgelehnt" oder "Ausstehend" setzen. Je nachdem, was Sie wählen, wird der Anhang in den gleichnamigen Ordner im Posteingang verschoben, so dass der Buchhalter sehen kann, was passiert ist.

Physische Anhänge haben zwei Datums-/Zeitfelder für "Genehmigt am". Nach der Genehmigung kann der Genehmigende einen Kommentar hinzufügen, der im Feld "Notiz" gespeichert wird. Beim erstmaligen Senden können Sie keine Notiz hinzufügen. Wenn Sie eine Notiz hinzufügen möchten, müssen Sie "E-Mail an den Genehmigenden senden" verwenden, lesen Sie weiter unten.

Physisches Zubehör umverteilen

Mit der Schaltfläche "E-Mail an Genehmiger erneut senden" können Sie eine Genehmigungsanfrage erneut senden. Damit kann der Buchhalter einen Mitarbeiter zur Genehmigung anstupsen und eine zusätzliche Nachricht in die E-Mail schreiben. Wenn Sie eine Nachricht schreiben, wird die E-Mail mit einer "hohen" Priorität versehen.

Wenn Sie auf "E-Mail an Genehmiger senden" klicken, können Sie eine Notiz an den Genehmiger eingeben.

Der Genehmigende erhält eine E-Mail mit hoher Priorität, in der die eingegebene Notiz am Anfang der E-Mail steht.

Wenn der Anhang genehmigt wird, kann der Genehmigende eine Notiz an den Buchhalter schreiben.

Diese Notiz wird im Notizfeld des genehmigten Anhangs gespeichert.

Diese E-Mail wird an den Genehmigenden gesendet, unabhängig davon, ob die Option "E-Mail zur Genehmigung von Anhängen senden" bei dem Mitarbeiter aktiviert ist. Lesen Sie hier mehr.

Bitte beachten Sie! Aus Sicherheitsgründen kann ein physischer Anhang, der gerade genehmigt wurde, nicht am selben Tag gelöscht werden, an dem er eingegeben wurde. Dies kann frühestens am nächsten Tag geschehen.

Genehmigung ausstehend

Lesen Sie hier über ausstehende Genehmigungen. Lesen Sie hier mehr über die Einrichtung von Mitarbeitern für [ausstehende Genehmigungen] .