Empfangen Sie OIOUBL

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Uniconta kann so eingerichtet werden, dass es OIOUBL-Dokumente über das Nemhandel-Netzwerk empfängt. Die Dokumente werden direkt in die physische Anlage (Posteingang) geladen, mit Ausnahme von Auftrag, der als Kundenauftrag angelegt wird. Uniconta kann die folgenden Dokumente empfangen:

  • Rechnung
  • Gutschrift
  • Umzugsunternehmen
  • Bestellung
  • Quittung
  • Kontoauszüge
  • Angebotsspezifikation (UTS)

Der Empfang von OIOUBL ist Teil des Uniconta-Standardpakets

Einrichten des Empfangs

Der Einstieg ist ganz einfach, denn Sie können Ihr Unternehmen direkt von Uniconta aus für Nemhandel anmelden. Lesen Sie, wie es funktioniert ihre .

Empfang von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen

Die Dokumente Rechnung, Gutschrift und Mahnung werden automatisch in den physischen Posteingang geladen.

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für eine Rechnung, die über Nemhandel empfangen und in den Posteingang geladen wurde. Alle relevanten Felder werden mit den Informationen aus dem OIOUBL-Dokument ausgefüllt. Sie können die Rechnung einsehen, indem Sie auf die Schaltfläche 'Anzeigen' klicken.

Die Rechnung wird über ein Stylesheet angezeigt, das die Informationen in der OIOUBL xml-Datei in eine lesbare standardisierte Rechnung übersetzt.

Wenn die OIOUBL-Rechnung Anhänge oder externe Links enthält, werden diese durch Drücken der Pfeiltasten im Viewer angezeigt.

Eine Bestellung erhalten

Bestellungen, die über Nemhandel eingehen, werden automatisch als Debitorenauftrag angelegt. Diese Art von Kundenauftrag ist immer daran zu erkennen, dass ihm die Auftragsgruppe = OIOUBL zugeordnet ist. Das ursprüngliche Auftragsdokument (OIOUBL) wird im Auftragskopf als angehängtes Dokument gespeichert.

Schuldner anlegen Wenn ein OIOUBL-Auftrag eingeht, wird geprüft, ob der Schuldner in den Konten existiert. Es wird eine Suche mit der folgenden Priorisierung durchgeführt:

  • GLN-Nummer
  • CVR-Nummer

Wenn es keinen eindeutigen Schuldner gibt, aber mehrere Schuldner, die die oben genannten Kriterien erfüllen, wird die SupplierAssignedAccountId verwendet, wenn sie in der OIOUBL-Datei ausgefüllt ist (die ID wird weiter unten im Text erläutert).

Wenn der Schuldner nicht gefunden wird, wird automatisch ein Schuldner mit den im Auftrag angegebenen Informationen erstellt. Das Schuldnerkonto wird mit der CVR-Nummer angegeben, die Sie bei Bedarf jederzeit ändern können.

Ein Schuldner-Lieferkonto wird ebenfalls erstellt, wenn es im Bestellbeleg angegeben ist.

SupplierAssignedAccountId: Wird in der Regel verwendet, wenn ein Kunde mehrere Abteilungen hat und diese alle als Debitorenkonten in Uniconta angelegt werden. Viele Kunden haben eine eindeutige GLN-Nummer pro Abteilung und die Bestellung wird daher unter dem richtigen Kunden angelegt. Es gibt aber auch Kunden, die keine GLN-Nummer pro Abteilung haben. Hier können Sie mit SupplierAssignedAccountId nach den richtigen Debitorenkonten suchen. Der Wert in SupplierAssignedAccountId wird für die Suche nach einer Debitoren-Kontonummer verwendet.

 

Preisgestaltung Der Preis eines Artikels wird nach der Logik der manuellen Eingabe einer Zeile in einer Bestellzeile ermittelt. Alle in der OIOUBL-Datei angegebenen Preise werden nicht verwendet.

Lieferort (DeliveryLocation) Uniconta sucht nach einer DeliveryId (das Feld in OIOUBL Delivery.DeliveryLocation.ID). Sie wird hauptsächlich von Kunden verwendet, die bei Handelsketten einkaufen. Die ID ist normalerweise eine Filialnummer. Sie kann auch eine GLN-Nummer sein - lesen Sie weiter unten mehr.

Suche in den Feldern Code und Liefer-ID

Prüfen Sie dann, ob der aktuelle Schuldner eine Lieferadresse mit dieser ID hat. In unserem Beispiel ist dies Id = B91347. Unten sehen Sie die Lieferadresse in Uniconta. Die ID wird in den Feldern Code und Liefer-ID gesucht, und wenn es eine Übereinstimmung gibt, wird die Lieferadresse dem Kundenauftrag hinzugefügt.

Suche nach dem Feld GLN-Nummer

Das Feld GLN-Nummer wird ebenfalls durchsucht, wenn SchemeID = GLN. Es wird geprüft, ob der aktuelle Schuldner eine Lieferadresse mit dieser GLN-Nummer hat. In diesem Beispiel ist es GLN-Nummer = 5790000253692. Unten sehen Sie die Lieferadresse in Uniconta. Wenn es eine Übereinstimmung gibt, wird die Lieferadresse dem Kundenauftrag hinzugefügt.

 

Wenn eine Liefer-ID nicht angegeben ist oder in Uniconta nicht existiert, wird geprüft, ob der Abschnitt Adresse in der Datei ausgefüllt ist. Wenn eine Adresse gefunden wird, wird sie in die Lieferadresse auf dem Kundenauftrag eingefügt.

Sie können keinen Namen in einer OIOUBL-Adressklasse angeben. Ein möglicher Zustellungsname wird der Reihe nach in einem der folgenden Felder abgefragt:

  • Lieferung.lieferung.party.party.name.name
  • Lieferung.Lieferung.Ort.Adresse.Marke.Hinweis.
  • Lieferung.Lieferung.Ort.Adresse.id

Lieferpartei (DeliveryParty) DeliveryParty wird als Lieferkonto in Situationen verwendet, in denen BuyerCustomerParty und AccountingCustomerParty identisch sind oder keine AccountingCustomerParty angegeben ist.

BuyerCustomerParty wird in dieser Situation als das Rechnungskonto betrachtet.

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Informationen zum Entladen (Bestellung)

Hier ist eine ausgewählte Liste von Daten, die aus einer Bestellung extrahiert werden und wie Uniconta sie identifiziert.

Lieferdatum Das Lieferdatum kann im Auftragskopf oder in den Zeilen in OIOUBL angegeben werden.

Hier ist ein Beispiel für die Kopfzeile der Bestellung

Uniconta liest das Lieferdatum gemäß der folgenden Priorisierung und fügt das Datum in den Auftragskopf in Uniconta ein:

  • Gewünschter Lieferzeitraum.Startdatum
  • Spätester Liefertermin

Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Bestellzeile.

Uniconta liest das Lieferdatum gemäß der folgenden Priorisierung und fügt das Datum in die Bestellzeile in Uniconta ein:

  • Gewünschter Lieferzeitraum.Startdatum
  • Tatsächliches Lieferdatum

Ihre Referenz Version-94 Wenn der Kunde Informationen in das Feld Kundenreferenz eingegeben hat, werden diese in das Feld Ihre Referenz in der Kopfzeile des Kundenauftrags geladen.

Manuelles Laden von OIOUBL

OIOUBL-Dokumente können manuell in den physischen Posteingang geladen werden. Sie können wie alle anderen Dokumente hineingezogen werden. Es gibt einige Einschränkungen, wenn Sie auf diese Weise vorgehen. Die Informationen in der xml-Datei werden nicht automatisch gelesen. Dies geschieht nur, wenn die Rechnung an Indkøb übertragen wird. Bei der Übertragung an ein Buchhaltungsjournal werden die Informationen nicht gelesen.

Gläubiger erstellen

Wenn eine OIOUBL-Rechnung eingeht, wird geprüft, ob der Kreditor/Lieferant bereits in der Buchhaltung existiert. Es wird eine Suche nach der GLN-Nummer und/oder der CVR-Nummer durchgeführt.

Wenn die obige Suche mehr als einen Gläubiger findet, wird nach einer Übereinstimmung bei den Zahlungsinformationen gesucht. Ein Beispiel: Ein Unternehmen, das elektronische Rechnungen von verschiedenen Abteilungen versendet, aber nur eine CVR-Nummer angibt. In Uniconta sind alle Abteilungen des Unternehmens als Kreditoren und mit derselben CVR-Nummer eingerichtet (Hinweis: Dieses Unternehmen verwendet keine eindeutige GLN-Nummer pro Abteilung).

Daher wissen wir nicht, um welche Abteilung/welchen Gläubiger es sich handelt. Allerdings haben die Abteilungen unterschiedliche Zahlungsinformationen.

Auf einer elektronischen Rechnung sind x Zahlungsarten aufgeführt, die der Lieferant akzeptiert.

Unten sehen Sie ein Beispiel aus einer elektronischen Rechnung

Zahlungsmethode 1 ist die bevorzugte Zahlungsmethode des Anbieters, nach der also auch gesucht wird.

In diesem Beispiel ist es FIK71 - es wird jedoch nur nach der FI-Kreditorennummer 80807392 gesucht.

 

Wenn der Kreditor nicht gefunden wird, wird automatisch ein Kreditor mit den in der OIOUBL-Rechnung angegebenen Informationen erstellt. Das Kreditorenkonto wird mit der CVR-Nummer angegeben, die Sie bei Bedarf jederzeit ändern können.

 

Bestellung erstellen

Es wurde eine neue Schaltfläche 'Zum Kauf übertragen' hinzugefügt. Die Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn Sie AutoBanking aktiviert haben.

Nur xml-Dateien vom Typ OIOUBL Rechnung oder Gutschrift können eine Bestellung erzeugen, alle anderen Typen werden abgelehnt. Wenn die Spalte Einkaufsnummer bereits mit einer Nummer gefüllt ist, kann keine neue Bestellung erstellt werden.

Artikel Nummer Ein OIOUBL-Dokument vom Typ Rechnung oder Gutschrift kann drei Verweise auf eine Artikelnummer enthalten. Die Artikelnummer wird entsprechend der nachstehenden Prioritätenliste gesucht. Die Suche stoppt, wenn es eine Übereinstimmung gibt.

  • Empfänger-Artikelnummer (BuyersItemIdentification) Hier sucht Uniconta direkt in der Artikeltabelle.
  • Absender-Artikelnummer (SellersItemIdentification) (#1) In Uniconta wird nach der Artikelnummer gesucht, die im Feld 'Lieferanten-Artikelnummer' in der Artikeltabelle angegeben ist.
  • Artikelnummer des Absenders (SellersItemIdentification) (#2) In Uniconta wird die Artikelnummer in der Artikelnamengruppe gesucht. Es ist daher erforderlich, dass eine Artikelgruppe für den Lieferanten erstellt wurde.
  • Absender-Artikelnummer (SellersItemIdentification) (#3) Suchen Sie direkt in der Artikeltabelle. Es muss eine Übereinstimmung mit dem auf dem Artikel aufgeführten Lieferanten geben.
  • EAN-Nummer (StandardItemIdentification) (#1) Hier sucht Uniconta in der Artikeltabelle nach der angegebenen EAN-Nummer.
  • EAN-Nummer (StandardItemIdentification) (#2) (kommt in Version-94) Die Tabelle Einkaufskonten wird nach der angegebenen EAN-Nummer durchsucht. Hinweis: Die Suche erfolgt nur nach der EAN-Nummer und ist daher unabhängig von dem in der Tabelle angegebenen Lieferanten. Lesen Sie mehr über Einkaufskonten hier

Ein OIOUBL-Dokument vom Typ Bestellung kann drei Verweise auf eine Artikelnummer enthalten. Die Artikelnummer wird gemäß der unten stehenden Priorisierung gesucht. Die Suche stoppt, wenn es eine Übereinstimmung gibt.

  • Versender-Artikelnummer (SellersItemIdentification) Hier sucht Uniconta direkt in der Artikeltabelle.
  • Empfänger-Artikelnummer (BuyersItemIdentification) In Uniconta wird die Artikelnummer in der Artikel-Namensgruppe gesucht. Es ist daher erforderlich, dass für den Käufer eine Artikelgruppe erstellt wurde.
  • EAN-Nummer (StandardItemIdentification) Hier sucht Uniconta in der Artikeltabelle nach der angegebenen EAN-Nummer.

Wenn es nicht möglich ist, die Artikelnummer in Uniconta zu finden, lassen Sie die Artikelnummer in der Bestellzeile leer.

Das Feld Referenz wird mit der Artikelnummer des Lieferanten ausgefüllt, wenn diese in den Dokumenten Rechnung oder Gutschrift vorhanden ist. Für das Dokument Bestellung wird das Feld Referenz mit der Artikelnummer des Käufers ausgefüllt, wenn diese angegeben ist.

Kontaktperson/Ansprechpartner für die Lieferung

Wenn unter BuyerCustomerParty eine Kontaktperson angegeben ist, wird sie in den Kopf der Bestellung eingefügt. Wenn die Kontaktperson noch nicht existiert, wird sie mit Name, E-Mail und Mobiltelefon erstellt.

Wenn die Werte in den beiden grünen Feldern unten identisch sind, werden Telefon und E-Mail in der Kopfzeile der Bestellung unter Lieferadresse eingefügt. In diesem Fall wird die Kontaktperson nicht erstellt, da wir davon ausgehen, dass es sich um eine Kontaktperson für die Lieferung und nicht um eine Kontaktperson beim Empfänger der Bestellung handelt.

Entladeinformationen (Rechnung)

Hier ist eine Liste der spezielleren Daten, die abgetrennt werden können, und wie Uniconta sie identifizieren kann.

Rabatte (Kopfebene) Der gesamte Rabattbetrag des Dokuments ist die Summe aller Instanzen von AllowanceCharge auf Kopfebene, bei denen ChargeIndicator = false. Der Gesamtbetrag wird als Zeile in die Bestellung eingefügt, ohne Positionsnummer und mit Menge = -1. Der Text in der Bestellzeile = AllowanceChargeReason, wenn dieser leer ist, wird der Text 'Discount' geschrieben.

Unten finden Sie einen Rabatt von 18,79 DKK mit dem Text 'Online-Rabatt'.

Gebühren (Kopfebene) Der gesamte Gebührenbetrag des Dokuments ist die Summe aller Instanzen von AllowanceCharge auf Kopfebene, bei denen ChargeIndicator = true ist. Der Gesamtbetrag wird als Zeile ohne Positionsnummer in die Bestellung eingefügt. Der Text in der Bestellzeile = AllowanceChargeReason, wenn dieser leer ist, wird der Text 'Charge' geschrieben.

Nachfolgend finden Sie eine Gebühr von 7,50 DKK mit dem Text 'Verpackungsbeitrag'.

Unter Nummernserie für Kreditor können Sie eine Artikelnummer angeben, die für Gebühren verwendet werden kann, wenn Sie dies wünschen.

 

OrderReference Wenn die ID im Abschnitt OrderReference eingegeben wird, wird Uniconta in der folgenden Reihenfolge durchsucht. Die Suche stoppt, wenn es eine Übereinstimmung gibt. Dies gilt für die Dokumente Rechnungen und Gutschriften.

1. Suche Wenn Sie Waren bei Solar, Lemvig Müller usw. bestellen, können Sie in der Regel Informationen zum Kauf eingeben, die in OrderReference/ID angegeben sind. Wenn im Text ein Leerzeichen angegeben ist, wie im Beispiel unten, liest Uniconta den Text als "<Projektnummer> <Unsere Referenz>" Prüfen Sie zunächst, ob die Projektnummer 801000-18 in der Buchhaltung existiert. Wenn das Projekt existiert, geben Sie die Projektnummer ein und fügen den Rest des Textes in das Feld 'Unsere Referenz' in der Kopfzeile der Bestellung ein. Wenn das Projekt nicht existiert oder kein Leerzeichen angegeben ist, fahren Sie mit der Suche in '2te Suche' fort.

2. Suche Suchen Sie nach Kundenauftrag, Projekt oder Einkaufsbestellung in dieser Reihenfolge.

Die Auftragsreferenz (die Auftragsnummer des Käufers) wird in das Feld Referenz im Physischen Eingangskorb eingefügt.

Kundenauftrag Wenn es einen Kundenauftrag mit der betreffenden ID gibt, fügen Sie ihn in die Kopfzeile der Bestellung ein.

Projekt Wenn es ein Projekt mit dieser ID gibt, wird es dem physischen Eingangskorb und der Kopfzeile der Bestellung hinzugefügt. Das Projekt muss eine der folgenden Phasen haben (Erstellt, Angebot, Genehmigt und In Bearbeitung)

Bestellung Wenn es eine Bestellung mit der entsprechenden ID gibt, wird sie in den physischen Posteingang eingefügt, wenn der Lieferant in der OIOUBL-Datei mit dem in der Bestellung angegebenen übereinstimmt. Die Bestellung wird mit den folgenden Informationen aktualisiert, wenn sie nicht bereits in der Bestellung eingetragen sind:

  • Rechnungsbetrag (Uniconta prüft, ob die Summe der registrierten Einkaufszeilen dem Gesamtrechnungsbetrag in der OIOUBL-Rechnung entspricht)
  • Die OIOUBL-Rechnung wird der Bestellung beigefügt (physischer Anhang)
  • Liefertermin
  • Memo
  • Unsere Referenz
  • Ihre Referenz

CustomerReference Wenn der Lieferant Informationen in das Feld CustomerReference eingegeben hat, werden diese in das Feld Notizen im physischen Eingangskorb geladen und in das Feld Kommentare im Kopf der Bestellung übertragen.

AdditionalDocumentReference (Angehängte Dokumente) Der Absender hat die Möglichkeit, in einer OIOUBL Dokumente anzuhängen, wie Sie es von E-Mails kennen. Dabei kann es sich um interne, in die OIOIUBL-Datei eingebettete Dokumente oder Verweise auf externe Dokumente handeln. Es werden alle Dokumente angezeigt.

Die internen Dokumente können einen der folgenden Typen haben

  • PDF
  • JPEG
  • TIFF
  • PNG
  • XLSX
  • CSV
  • XLSX
  • ODS

Die externen Dokumente sind nicht auf die oben genannten Typen beschränkt, aber in der Regel handelt es sich um einen der oben genannten Typen. Die externen Dokumente werden in Uniconta über einen externen Link (URL) geöffnet. könnte zum Beispiel die Originalrechnung sein, die der Lieferant auf seinem eigenen Server abgelegt hat. Sie können zwischen den Dokumenten blättern, indem Sie die Schaltflächen Vorherige/Nächste drücken.

AdditionalDocumentReference (Projektnummer) Uniconta sucht in AdditionalDocumentReference nach der Projektnummer. Wenn eine Projektnummer in OrderReference gefunden wird, wird sie mit dieser ID überschrieben. cbc:ID = Projektnummer cbc:DocumentTypeCode = ZZZ cbc:DocumentType = Projekt oder Projekt

Die Projektnummer kann derzeit nur auf Kopfebene gelesen werden.

Die Projektnummer wird dann in den physischen Posteingang und in die Kopfzeile der Bestellung eingefügt.

Rechnungsbetrag Der Rechnungsbetrag inkl. MwSt. wird in das Feld Rechnungsbetrag im Kopf der Bestellung eingefügt. Uniconta prüft dann, ob die Summe der geladenen Einkaufszeilen mit dem Rechnungsbetrag in diesem Feld übereinstimmt.

 

Zahlungsmethoden (e-Rechnung)

Die in der elektronischen Rechnung angegebenen Zahlungsarten werden unterschiedlich gehandhabt, je nachdem, ob das Modul 'Creditor Approve Bank Details' aktiviert ist. Lesen Sie hier mehr über dieses Modul.

Neuer Lieferant (Modul nicht aktiviert) Der Lieferant existiert nicht in Uniconta und wird erstellt. Die Bankverbindung des Lieferanten wird nicht aktualisiert. Die erste Zahlungsmethode aus der e-Rechnung wird in die Felder Zahlungsmethode und Zahlungs-ID im Physischen Eingangskorb eingefügt.

Bestehender Lieferant - mit Bankverbindung (Modul nicht aktiviert) Die Felder Zahlungsmethode und Zahlungs-ID im Physischen Eingangskorb werden mit der Bankverbindung des Lieferanten aktualisiert. Die Bankverbindung in der elektronischen Rechnung wird nicht verwendet.

Bestehender Lieferant - ohne Bankverbindung (Modul nicht aktiviert) Die erste Zahlungsmethode aus der e-Rechnung wird in die Felder Zahlungsmethode und Zahlungs-ID im Physischen Eingangskorb eingefügt. Beim Lieferanten wird nichts aktualisiert.

Neuer Lieferant (Modul aktiviert) Der Lieferant existiert nicht in Uniconta und wird erstellt. Alle Zahlwege in der e-Rechnung werden unter Bankverbindung des Lieferanten angelegt. Der erste Zahlweg aus der e-Rechnung wird beim Lieferanten als Standard eingefügt. Der Standard-Zahlweg des Kreditors wird im Physischen Eingangskorb festgelegt.

Bestehender Lieferant - mit Bankverbindung (Modul aktiviert) Wenn der Parameter 'e-Rechnung - Bankverbindung des Lieferanten aktualisieren' unter Einstellungen aktiviert ist, wird die Bankverbindung aktualisiert, wenn es einen Unterschied zwischen dem, was auf dem Lieferanten steht, und dem, was in der e-Rechnung steht, gibt.

Die Standardzahlungsmethode des Gläubigers ist im Physischen Eingangskorb angegeben.

Wenn der Parameter 'e-Rechnung - Bankverbindung des Lieferanten aktualisieren' unter Einstellungen nicht aktiviert ist, wird die Standardzahlungsmethode des Lieferanten im Physischen Eingangskorb eingestellt.

Wenn der Standardzahlweg keine Zahlungs-ID hat, wird der erste Zahlweg aus der elektronischen Rechnung in den physischen Eingangskorb eingefügt.

Bestehender Lieferant - ohne Bankverbindung (Modul aktiviert) Wenn der Parameter 'E-Rechnung - Bankverbindung des Lieferanten aktualisieren' unter Einstellungen aktiviert ist, werden alle Zahlungsarten in der E-Rechnung unter Bankverbindung des Lieferanten erstellt.

Die Standardzahlungsmethode des Gläubigers ist im Physischen Eingangskorb angegeben.

Wenn der Parameter 'e-Rechnung - Bankverbindung des Lieferanten aktualisieren' unter Einstellungen nicht aktiviert ist, wird die erste Zahlungsmethode aus der e-Rechnung in den physischen Posteingang eingefügt.

 

Angebotsspezifikation (UTS)

Versorgungsunternehmen, wie z.B. Telefongesellschaften und Energieversorger, senden oft eine Spezifikation der Versorgungsrechnung als neues Dokument. Das Dokument heißt UTS - Utility Transfer Statement.

Im obigen Beispiel ist eine Rechnung von Norlys Energi A/S eingegangen und eine Spezifikation der Rechnung ist ebenfalls eingegangen.

Kontoauszug (Erklärung)

Erhalten Sie die Kontoauszüge Ihrer Lieferanten direkt in Ihrem Posteingang. Um Kontoauszüge zu erhalten, muss dies im Nemhandelsregisteret aktiviert werden.

Dies können Sie unter Unternehmensinformationen tun. Lesen Sie einfach ihre .

Der einzige Zweck des Kontoauszugs besteht darin, einen Überblick über die finanziellen Forderungen und Transaktionen zwischen einem Kunden und einem Lieferanten zu geben. Kontoauszüge können nicht als Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen verwendet werden.