Abstimmungen – Uniconta

Dieser Artikel beschreibt verschiedene Möglichkeiten im Zusammenhang mit Abstimmungen von offenen Posten auf Kunden und Lieferanten.

Offener Posten oder Saldomethode?

Auf dem einzelnen Kunde oder Lieferanten kann im Feld Saldometode gewählt werden, ob die Abstimmung nach „Offener Posten“ oder „Saldo“ erfolgen soll.

Bei der „Offener Posten“-Methode werden ein oder mehrere Belege ausgeglichen, wenn eine Zahlung eingeht. Dies geschieht entweder durch manuellen Ausgleich oder durch einen automatischen Ausgleich, beispielsweise durch Angabe der Rechnungsnummer auf der Zahlung.

Bei der „Saldo“-Methode werden Posten aus dem ältesten Saldo ausgeglichen, ohne Rücksicht darauf, ob eine Zahlung von der Seite des Einzahlers eine Zahlung für eine einzelne oder mehrere Rechnungen ist. D. h., wenn „Saldo“ ausgeführt wird, gibt es im Prinzip keine Abstimmungen. Dann gibt es nur eine Summe der Posten. Auf diese Weise muss man nicht dasitzen und Rechnungen mit Zahlungen ausgleichen.

Wenn ein Konto mehr als 10.000 offene Posten hat, ändert Uniconta die Saldomethode automatisch in „Saldo“.

Wichtig!
Die Methode kann geändert werden, aber wenn dies geschieht, wird von vorne begonnen. D. h., wenn z. B. von Saldo zu Offener Posten gewechselt wird, führt Uniconta einen automatischen Ausgleich ab Tag 1 durch.

Empfehlungen im Zusammenhang mit Abstimmungen

Es wird nicht empfohlen, die Methode „Viele zu viele“ oder den automatischen Ausgleich für das „Sonstiges“-Kundenkonto oder Kundenkonten mit vielen kleinen/unspezifischen Posten zu verwenden. D. h., dass man nicht eine Menge von Buchungen auswählen und erwarten kann, dass diese ausgeglichen werden.

Um eine korrekte Abstimmung zu erreichen, wird empfohlen, zuerst den Zahlungsposten und dann die Rechnungen zu markieren, die der Zahlung entsprechen. Dies liegt daran, dass Uniconta die Durchführung der Abstimmung stoppt, wenn der erste markierte Posten „verbraucht“ ist.

Lesen Sie hier weitere Tipps zum Ausgleichen von Kunde und Lieferant....

Manueller Ausgleich

Wenn Buchungen auf einem Kunde oder Lieferanten nicht ausgeglichen/geschlossen sind, wenn Sie z. B. vergessen haben, dies im Zusammenhang mit der Buchung der Zahlung zu tun, dann ist es möglich, dies manuell über die Schaltfläche Offene Posten aus der Kunden- oder Lieferantenübersicht zu tun.
Die Abstimmung kann durch eine Eins-zu-Eins-Abstimmung erfolgen, d. h. bei der eine Zahlung mit einer Rechnung ausgeglichen wird. Lesen Sie hierzu mehr unten.
Die Abstimmung kann auch durch eine Eins-zu-viele-Abstimmung erfolgen, d. h. z. B. eine Zahlung, die mit mehreren Rechnungen ausgeglichen wird. Lesen Sie auch hierzu mehr unten.

Hinweis! Bei der Abstimmung müssen die Beträge nicht genau übereinstimmen. Wenn sie nicht genau übereinstimmen, wird nur ein Teilausgleich vorgenommen und es bleibt ein Restbetrag auf einem der Posten nach der Abstimmung übrig.

Eins-zu-Eins-Abstimmung
Die Eins-zu-Eins-Abstimmung erfolgt z. B. bei der Abstimmung einer Zahlung, die mit einer Rechnung ausgeglichen wird.

Wählen Sie die Schaltfläche Offene Posten aus der Kunden- oder Lieferantenübersicht auf dem Kunde, bei dem Sie Buchungen ausgleichen möchten
Setzen Sie ein Häkchen/eine Markierung in der Spalte Ausgleichen neben dem Zahlungsposten/der Gutschrift
Setzen Sie ein Häkchen/eine Markierung in der Spalte Ausgleichen neben der Rechnung, in der die Zahlung ausgeglichen werden soll.
Im Feld Summe auf dem Band können Sie die Summe der beiden Beträge sehen, die Sie markiert haben.
Wählen Sie die Schaltfläche Buchungen ausgleichen und dann werden die Posten ausgeglichen und die Posten, die dann nicht mehr offen sind, verschwinden vom Bildschirm.
Wählen Sie ggf. die Schaltfläche Aktualisieren, wenn Sie nicht der Meinung sind, dass dies geschieht.

Eins-zu-viele-Abstimmung / Viele-zu-viele-Abstimmung
Eine Eins-zu-viele-Abstimmung erfolgt z. B. bei der Abstimmung einer Zahlung gegen mehrere Rechnungen.
Eine Viele-zu-viele-Abstimmung erfolgt z. B. bei der Abstimmung mehrerer Zahlungen gegen mehrere Rechnungen.

Die Abstimmung von Eins zu viele oder Viele zu viele erfolgt am selben Ort und auf dieselbe Weise wie die Eins-zu-Eins-Abstimmungen.
Es wird jedoch empfohlen, zuerst den Zahlungsposten/alle Zahlungsposten sowie die Gutschriften zu markieren und dann alle Rechnungen.
Im folgenden Beispiel sind alle Zahlungsposten und zurückgeführten Zinsposten zuerst markiert:

Hinweis! Der Betrag auf dem ersten Zahlungsposten, der markiert wird, wird auf dem Band neben 'Zahlung' angezeigt.
Die übrigen Posten, die markiert werden, werden auf dem Band neben 'Rechnung' summiert (unabhängig davon, ob es sich um Zahlungs- oder Rechnungsposten usw. handelt)

Teilausgleiche

Wenn Posten teilweise ausgeglichen sind, können sie weiterhin unter Offene Posten angezeigt werden. Im Feld Restbetrag können Sie den Restbetrag auf dem einzelnen Posten sehen.
Wenn Sie den Teilausgleich aufheben möchten, können Sie die Schaltfläche Abstimmungen und danach die Schaltfläche Wieder öffnen wählen.

Teilweiser Ausgleich von offenen Posten

Version-94 Unter Kunde und Lieferant offene Posten kann man ein Feld über das Layout ziehen, das Teilweiser Ausgleich heißt.
Wenn man ausgleicht, kann man auf den Rechnungen einen geringeren Betrag eingeben, als mit dem die Rechnung offen ist, und dadurch Rechnungen teilweise mit den gewünschten Beträgen im selben Bildschirm ausgleichen.

Teilweiser Ausgleich:

Wichtig:

Der Ausgleichsbetrag wird in der Währung der Buchung eingegeben.
Es darf kein teilweiser Ausgleich auf dem Zahlungsposten ausgefüllt werden, nur die Rechnungen, die teilweise ausgeglichen werden sollen.

Nach teilweisem Ausgleich:

Ausgleich aufheben

Wenn es Buchungen auf einem Kunde oder Lieferanten gibt, die fälschlicherweise ausgeglichen wurden, d. h. nicht mehr offen sind, dann kann der Ausgleich wieder aufgehoben werden. Dies geschieht wie unten beschrieben:

Suchen Sie den aktuellen Kunde oder Lieferant in der Lieferantenübersicht unter Kunde/Kunde oder Lieferant/Lieferant
Wählen Sie die Schaltfläche Buchungen
Platzieren Sie den Cursor auf dem Posten, den Sie wieder öffnen möchten
Wählen Sie die Schaltfläche Abstimmungen
Es wird nun ein Bildschirm mit einer Liste der Buchungen angezeigt, mit denen der aktuelle Posten ausgeglichen ist, d. h. es können gut mehrere Posten auf der Liste angezeigt werden, da ein Zahlungsposten z. B. mit einer ganzen Reihe von Rechnungen ausgeglichen sein kann
Platzieren Sie den Cursor auf dem Posten auf der Liste, auf dem Sie den Ausgleich aufheben möchten
Wählen Sie die Schaltfläche Wieder öffnen
Wiederholen Sie dies ggf. für die übrigen Posten auf der Liste, sofern Sie alle Ausgleiche entfernen möchten.

Ist der Posten ausgeglichen oder nicht?

Unter der Schaltfläche Buchungen auf einem Kunde oder Lieferant können Sie im Feld Offen sehen, ob eine Buchung Offen [Markiert] oder Geschlossen [Unmarkiert] ist

Mit welchem Posten wurde ausgeglichen?

Wenn Sie sehen möchten, welche Rechnungen z. B. im Zusammenhang mit einer Betatalung ausgeglichen wurden, dann kann dies unter den Buchungen auf Kunden/Lieferanten durch Auswahl der Schaltfläche Abstimmungen angezeigt werden.

Aufräumen in Ausgleichen nach Konvertierungen

Nach einer Konvertierung muss überprüft werden, ob alle Ausgleiche wie gewünscht sind. Lesen Sie hierzu mehr hier.

Nullpunkt im Zusammenhang mit Ausgleichen erstellen

Wenn alte Ausgleiche aufgeräumt werden sollen, z. B. nach einer Konvertierung, und es wird geschätzt, dass es zu zeitaufwendig wäre, Ausgleiche manuell aufzuheben und neue Ausgleiche zu erstellen, dann kann ein Nullpunkt im kumulierten Saldo des Kunde/Lieferant z. B. zum 31.12.20xx gebildet werden.
Alle Posten bis zum gewählten Datum werden durch Anwendung des folgenden Verfahrens ausgeglichen:

Suchen Sie den Saldo an diesem Datum über Buchungen auf Kunde/Lieferant (Denken Sie daran, den Filter zu löschen).
Verwenden Sie 'Filtern', um ein Datumsintervall anzugeben.
Fügen Sie die Spalten 'Betrag' und 'Betrag (Währung)' zu Ihrem Layout hinzu und summieren Sie diese am Ende der Buchungen.
„Betrag“ und „Betrag (Währung)“ werden aus einem Buchungsjournal auf das Kunden-/Lieferantenkonto mit umgekehrtem Vorzeichen mit dem Datum, z. B. 31.12.2022, gebucht, sodass der Saldo auf dem Kunde/Lieferant zum diesem Datum auf Null gesetzt wird. Verwenden Sie das Summenkonto als Gegenkonto.
Geben Sie auch eine Zeile mit demselben Betrag, jedoch ohne umgekehrtes Vorzeichen ein. Auf dieser Zeile muss das Datum der folgende Tag sein, d. h. z. B. 01.01.2023.
D. h., dass im Buchungsjournal eine Zeile eingegeben und gebucht werden muss, die den Saldo auf Null setzt, und eine Zeile mit dem neuen offenen Saldo (Eröffnungssaldo).
Hinweis! Es ist wichtig, dass die erste Zeile im Buchungsjournal die Zeile ist, die den Saldo auf Null setzt.
Nach der Buchung des Journals müssen Sie auf dem Kunden-/Lieferantenkonto die Schaltfläche Offene Posten und danach die Schaltfläche Alles wiederöffnen und den Punkt wiederöffnen, bis 0-saldo
wählen
Dieser Kilometerabrechnung schließt alle Posten bis zum Nullsaldo. Buchungen nach dem „Nullpunkt“ müssen manuell ausgeglichen werden.Hinweis! Wenn bis zum 0-Saldo ausgeglichen wird, wird kein eigentlicher Ausgleich vorgenommen, aber die Posten bis zum Nullsaldo werden nicht in offenen Posten mitgezählt. Das bedeutet, dass es anschließend nicht möglich ist, auf einer Kundenbuchung die Schaltfläche Abstimmungen zu wählen und zu sehen, mit welchem/welchen Posten der aktuelle Posten ausgeglichen ist.
Wenn Sie gerne sehen möchten, was was ausgleicht, dann müssen Sie stattdessen automatischer ausgleich anstelle von wiederöffnen, bis 0-saldo verwenden.

Beschreibung der Schaltflächen – Offene Posten

Beschreibung der speziellen Schaltflächen in offenen Posten auf dem Band

Schaltflächen	Beschreibung
Buchungen ausgleichen	Wird verwendet, um die im Feld „Ausgleichen“ markierten Posten gegeneinander auszugleichen.
Abstimmungen	Zeigt an, mit welchem Posten ausgeglichen wurde. Z. B. bei einem Teilausgleich, bei dem ein Restbetrag vorhanden ist.
physischer beleg	Zeigt den physischen Beleg für die gewählte Buchung an
belegbuchungen	Zeigt Buchungen auf dem Beleg an
als e-mail senden	Absender-E-Mails mit der Kontierungsart Zinsen/Mahnung/Gebühr/Inkassogebühr/Inkasso
Alles wiederöffnen	Öffnet alle geschlossenen Buchungen bis zum letzten Punkt, an dem die kumulierte Summe Null ist. Man erhält eine Bestätigung, ob man alles wiederöffnen möchte. Wenn ein „Alles wiederöffnen“ erstellt wird, werden alle offenen Posten gelöscht und dann wiederhergestellt. Dadurch werden eingegebene Fälligkeitsdaten gelöscht. Dann werden neue Fälligkeitsdaten aus den Zahlungsbedingungen auf der Kunden- oder Kreditorenkarte erstellt. HINWEIS: Es ist nicht notwendig, alles wiederzueröffnen, wenn einige Posten korrekt ausgeglichen sind. Man kann fortfahren, nur die Posten auszugleichen, die offen sind.
automatischer ausgleich	Gleicht alle offenen Posten aus. Man erhält eine Bestätigung, ob man alles ausgleichen möchte. HINWEIS! Die Schaltfläche automatischer ausgleich versucht, ALLE offenen Posten auszugleichen. Es kann in keiner Weise eingeschränkt werden (durch Verwendung von Filterung oder des Felds „Wartet“).HINWEIS! Wir können das Ergebnis von automatischen Ausgleichen nicht garantieren. Der automatische Ausgleich ist nur ein „Versuch“, offene Posten auszugleichen.Es kann ein automatischer Ausgleich nach verschiedenen Prinzipien vorgenommen werden, die unter den „Unternehmensdaten“ des Rechnungswesens ausgewählt wurden. Lesen Sie mehr hier.