Gleichstellungen

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Dieser Artikel beschreibt verschiedene Optionen für die Verrechnung von offenen Posten bei Debitoren und Kreditoren.

Offene Aufzeichnung oder Bilanzmethode?

  Für jeden Schuldner oder Gläubiger können Sie im Feld Saldomethode auswählen, ob der Ausgleich nach "Offener Posten" oder "Saldo" erfolgen soll. Bei der Methode "Offene Post" werden ein oder mehrere Belege storniert, wenn eine Zahlung eingeht. Dies geschieht entweder durch einen manuellen Ausgleich oder einen automatischen Ausgleich, zum Beispiel durch Eingabe der Rechnungsnummer auf der Zahlung. Bei der Methode "Saldo" werden die Posten mit dem ältesten Saldo verrechnet, unabhängig davon, ob es sich bei einer Zahlung des Zahlers um die Bezahlung einer einzelnen oder mehrerer Rechnungen handelt. Das heißt, wenn Sie "Saldo" ausführen, gibt es im Prinzip keine Verrechnungen. Es gibt nur eine Summe der Posten. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Sie Rechnungen und Zahlungen saldieren müssen. Wenn Sie ein Konto mit mehr als 10.000 offenen Posten haben, ändert Uniconta die Saldomethode automatisch auf "Saldo". Wichtig! Sie können die Methode ändern, aber wenn Sie das tun, fangen Sie bei Null an. Wenn Sie also beispielsweise von Balance auf Open Mail umstellen, führt Uniconta ab Tag 1 einen automatischen Ausgleich durch.

Empfehlungen in Bezug auf Ausgleichszahlungen

Es wird nicht empfohlen, die Methode 'viele zu viele' oder den automatischen Ausgleich für 'Verschiedene' Forderungen oder Forderungskonten mit vielen kleinen/unspezifischen Posten zu verwenden. Das bedeutet, dass Sie nicht viele Einträge auswählen und erwarten können, dass diese ausgeglichen werden. Um einen korrekten Ausgleich zu erreichen, empfiehlt es sich, zuerst den Zahlungsposten zu markieren und dann die Rechnungen, die der Zahlung entsprechen. Der Grund dafür ist, dass Uniconta den Ausgleich nicht mehr durchführt, wenn der erste markierte Posten "aufgebraucht" ist. Lesen Sie hier weitere Tipps, wie Sie Schuldner und Gläubiger ausgleichen können ....

Manueller Abgleich

Wenn Einträge zu einem Debitoren oder Kreditoren nicht ausgeglichen/geschlossen sind, z.B. weil Sie dies beim Buchen der Zahlung vergessen haben, können Sie dies manuell über die Schaltfläche Einträge öffnen in der Debitoren- oder Kreditorenübersicht tun. Der Ausgleich kann durch einen Eins-zu-Eins-Ausgleich erfolgen, d.h. eine Zahlung wird mit einer Rechnung ausgeglichen. Lesen Sie dazu weiter unten mehr. Der Ausgleich kann auch durch einen Eins-zu-Viele-Ausgleich erfolgen, d.h. eine Zahlung wird mit mehreren Rechnungen ausgeglichen. Lesen Sie mehr darüber weiter unten. Beachten Sie! Beim Ausgleichen müssen die Beträge nicht genau übereinstimmen. Wenn sie nicht genau übereinstimmen, wird nur ein teilweiser Ausgleich durchgeführt und es bleibt ein Saldo auf einem der Posten nach dem Ausgleich übrig. Eins-zu-eins-Ausgleich Eins-zu-eins-Ausgleich ist z.B., wenn eine Zahlung mit einer Rechnung abgeglichen wird.
  • Wählen Sie die Schaltfläche Datensätze öffnen in der Schuldner- oder Gläubigerübersicht des Schuldners, bei dem Sie Einträge ausgleichen möchten.
  • Setzen Sie ein Häkchen in der Spalte Abrechnen neben der Zahlungsposition/Gutschrift
  • Setzen Sie ein Häkchen in der Spalte Begleichen neben der Rechnung, in der die Zahlung beglichen werden soll. Im Feld Summe im Menüband sehen Sie die Summe der beiden Beträge, die Sie ausgewählt haben.
  • Wenn Sie auf die Schaltfläche Einträge ausgleichen klicken, werden die Einträge ausgeglichen und die Einträge, die nicht mehr geöffnet sind, verschwinden vom Bildschirm. Wenn dies nicht geschieht, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren .
Eins-zu-viele-Ausgleich / Viele-zu-viele-Ausgleich Eins-zu-viele-Ausgleich ist z.B., wenn eine Zahlung gegen mehrere Rechnungen ausgeglichen wird. Viele-zu-viele-Ausgleich ist z.B., wenn mehrere Zahlungen gegen mehrere Rechnungen ausgeglichen werden. Der Ausgleich von eins zu vielen oder von vielen zu vielen erfolgt an der gleichen Stelle und auf die gleiche Weise wie der Ausgleich von eins zu eins. Es wird jedoch empfohlen, zuerst die Zahlungsposten/alle Zahlungsposten und Gutschriften und dann alle Rechnungen auszuwählen. Im folgenden Beispiel werden zuerst alle Zahlungsposten und stornierte Zinsposten ausgewählt: Hinweis! Der Betrag des ersten ausgewählten Zahlungspostens wird auf der Multifunktionsleiste neben 'Zahlung' angezeigt. Die anderen ausgewählten Artikel werden in der Multifunktionsleiste neben 'Rechnung' summiert (unabhängig davon, ob es sich um Zahlungs- oder Rechnungsartikel handelt usw.).

Teilweise Ausgleiche

Wenn Posten teilweise ausgeglichen wurden, können Sie sie immer noch unter Offene Posten einsehen. Im Feld Restbetrag sehen Sie den verbleibenden Betrag für den einzelnen Datensatz. Wenn Sie den teilweisen Ausgleich abbrechen möchten, können Sie die Schaltfläche Ausgleiche und dann die Schaltfläche Wieder öffnen wählen.

Teilweiser Ausgleich aus offenen Posten

Version-94 Unter den offenen Posten Schuldner und Gläubiger können Sie über das Layout ein Feld namens Teilweiser Ausgleich hineinziehen. Bei der Verrechnung können Sie auf den Rechnungen einen geringeren Betrag eingeben als den, mit dem die Rechnung offen ist, und so die Rechnung teilweise verrechnen lassen.

Ausgleich abbrechen

Wenn es Einträge zu einem Schuldner oder Gläubiger gibt, die fälschlicherweise ausgeglichen wurden, d.h. nicht mehr offen sind, kann der Ausgleich wieder aufgehoben werden. Dazu gehen Sie wie unten beschrieben vor:
  • Suchen Sie den aktuellen Schuldner oder Gläubiger in der Gläubigerübersicht unter Schuldner/Schuldner oder Gläubiger/Gläubiger
  • Wählen Sie die Schaltfläche Postings
  • Setzen Sie den Cursor auf den Datensatz, den Sie wieder öffnen möchten
  • Wählen Sie die Schaltfläche Offsets
  • Sie sehen nun einen Bildschirm mit einer Liste der Einträge, mit denen der aktuelle Posten verrechnet wird, d.h. es können mehrere Posten in der Liste angezeigt werden, zum Beispiel kann ein Zahlungsposten mit einer ganzen Reihe von Rechnungen verrechnet werden
  • Setzen Sie den Cursor auf den Eintrag in der Liste, den Sie abwählen möchten
  • Wählen Sie erneut die Schaltfläche Öffnen
  • Wiederholen Sie dies für die anderen Elemente in der Liste, wenn Sie alle Offsets entfernen möchten.

Ist der Artikel ausgeglichen oder nicht?

Unter der Schaltfläche Einträge bei einem Schuldner oder Gläubiger können Sie im Feld Offen sehen, ob ein Eintrag offen [markiert] oder geschlossen [nicht markiert] ist

Mit welchem Element wird der Ausgleich durchgeführt?

Wenn Sie sehen möchten, welche Rechnungen z.B. im Zusammenhang mit einer Zahlung ausgeglichen worden sind. Wenn Sie z.B. sehen möchten, welche Rechnungen im Zusammenhang mit einer Zahlung ausgeglichen wurden, können Sie dies unter den Debitoren-/Kreditorenbuchungen sehen, indem Sie die Schaltfläche Ausgleiche wählen.

Bereinigung von Offsets nach Konvertierungen

Prüfen Sie nach einer Konvertierung, ob alle Offsets wie gewünscht sind. Lesen Sie mehr darüber hier. Wenn alte Offsets bereinigt werden müssen, z.B. nach einer Konvertierung, und es als zu zeitaufwändig erachtet wird, Offsets manuell zu löschen und neue Offsets zu erstellen, kann ein Nullpunkt erstellt werden. Lesen Sie weiter unten mehr darüber.

Erstellen Sie einen Nullpunkt für Offsets. Ausgleiche

Wenn alte Aufrechnungen bereinigt werden müssen, z.B. nach einer Umstellung, und es als zu zeitaufwändig erachtet wird, Aufrechnungen manuell zu stornieren und neue Aufrechnungen zu erstellen, kann ein Nullpunkt im kumulierten Saldo des Schuldners/Kreditgebers erstellt werden, z.B. per 31-12-20xx. Alle Posten bis zu dem ausgewählten Datum werden nach folgendem Verfahren abgeglichen:
  • Suchen Sie den Saldo an diesem Datum über Einträge auf Debitoren/Kreditoren (vergessen Sie nicht, den Filter zu löschen). Verwenden Sie 'Filter', um einen Datumsbereich festzulegen. Fügen Sie die Spalten 'Betrag' und 'Betrag (Währung)' zu Ihrem Layout hinzu und summieren Sie sie am Ende der Einträge.
  • Betrag' und 'Betrag (Währung)' werden aus einem Buchhaltungsjournal auf das Debitoren-/Kreditorkonto mit umgekehrtem Vorzeichen mit dem Datum gebucht, z.B. 31-12-2022, so dass der Saldo auf dem Debitoren-/Kreditorkonto ab diesem Datum zurückgesetzt wird. Verwenden Sie das Sammelkonto als Gegenkonto. Geben Sie auch eine Zeile mit demselben Betrag, aber ohne das Gegenzeichen ein. In dieser Zeile muss das Datum der Tag danach sein, z.B. 01-01-2023. Das bedeutet, dass eine Zeile, die den Saldo zurücksetzt, und eine Zeile mit dem neuen offenen Saldo (Primärsaldo) eingegeben und im Buchhaltungsjournal gebucht werden müssen. Hinweis! Es ist wichtig, dass die erste Zeile im Buchhaltungsjournal die Zeile ist, in der der Saldo zurückgesetzt wird.
  • Wählen Sie nach der Buchung des Wechsels auf dem Debitoren-/Kreditoren-Konto die Schaltfläche Offene Posten, dann die Schaltfläche Alle wieder öffnen und die Position Wieder öffnen bis 0 Saldo
  • Dieser Lauf schließt alle Einträge bis zum Nullsaldo ab. Buchungen nach dem "Nullpunkt" müssen manuell ausgeglichen werden. Beim Ausgleichen bis zum Nullsaldo wird kein tatsächlicher Ausgleich durchgeführt, sondern die Posten bis zum Nullsaldo werden nicht zu den offenen Posten gezählt. Das bedeutet, dass es nicht möglich ist, nachträglich die Schaltfläche Ausgleiche in einem Schuldnerdatensatz zu wählen und zu sehen, mit welchem Datensatz bzw. welchen Datensätzen der aktuelle Datensatz ausgeglichen wurde. Wenn Sie sehen möchten, was ausgeglichen wird, sollten Sie den automatischen Ausgleich anstelle von Bis zum Saldo 0 wieder öffnen verwenden.

Beschreibung der Schaltflächen - Open Records

Beschreibung spezieller Schaltflächen in geöffneten Artikeln auf der Multifunktionsleiste
Schaltflächen Beschreibung der Schaltfläche
Offset-Einträge Wird verwendet, um die im Feld "Offset" markierten Einträge gegeneinander aufzurechnen.
Gleichstellungen Zeigt an, welche(r) Posten ausgeglichen wurde(n). Zum Beispiel bei einem teilweisen Ausgleich, bei dem ein Restbetrag verbleibt.
Physischer Beleg Zeigt den physischen Beleg für den ausgewählten Eintrag an
Buchungen auf Gutscheinen Zeigt Buchungen auf dem Beleg an
Als E-Mail senden Versenden von Mails mit der Kontierungsart Zinsen/Rückstände/Gebühren/Einzugsgebühren/Inkasso
Alles wieder öffnen Öffnet alle geschlossenen Einträge bis zu dem letzten Punkt, an dem die kumulierte Summe Null ist. Sie erhalten eine Bestätigung, wenn Sie alles wieder öffnen möchten. Wenn Sie "Alle wieder öffnen" ausführen, werden alle offenen Datensätze gelöscht und anschließend wiederhergestellt. Dadurch werden die eingegebenen Fälligkeitsdaten gelöscht. Neue Fälligkeitsdaten werden dann auf der Grundlage der Zahlungsbedingungen auf der Schuldner- oder Gläubigerkarte erstellt. HINWEIS: Es ist nicht notwendig, alles erneut zu öffnen, wenn einige Datensätze korrekt abgeglichen wurden. Sie können fortfahren, indem Sie einfach die offenen Datensätze abgleichen.
Automatische Entzerrung Gleicht alle offenen Posten aus. Sie erhalten eine Bestätigung, wenn Sie alles ausgleichen möchten. HINWEIS! Die Schaltfläche Automatisch ausgleichen versucht, ALLE offenen Posten auszugleichen. Sie kann in keiner Weise eingeschränkt werden (durch Filtern oder das Feld "Ausstehend"). Wir können das Ergebnis der automatischen Stornierung nicht garantieren. Die automatische Verrechnung ist nur ein "Versuch", offene Posten auszugleichen. Die automatische Verrechnung kann nach verschiedenen Prinzipien erfolgen, die Sie im Abschnitt "Unternehmensinformationen" der Konten auswählen. Lesen Sie hier mehr .