Nicht immer liegt einem Einkauf eine Bestellung zugrunde. Vielleicht haben Sie telefonisch direkt ohne vorherige Bestellung bestellt, vielleicht wird Ihnen etwas geliefert, für das einfach keine Bestellung existiert.
So wie es Barverkäufe gibt, gibt es auch Barkäufe. Um Ihnen die Erstellung einer Bestellung im Nachhinein und die Durchführung des Fakturierungsprozesses zu ersparen, können Sie stattdessen die Kreditor Sofortrechnung verwenden, um Ihre Waren einfach und schnell auf Lager zu legen.
Wenn keine Lagerartikel involviert sind, können Sie die Einkaufsrechnung einfach im Buchungsjournal erfassen (verwenden Sie das Konto Kreditor und das Gegenkonto Finanzkonto), dann erhalten Sie die gleiche Funktionalität (Statistik, Zahlungsübersicht, Auslesen von Zahlungen usw.). Wenn Waren involviert sind, können Sie die Kreditor Sofortrechnung als Abkürzung verwenden, um Waren auf Lager zu legen, die nicht über eine Bestellung bestellt wurden.
Eine Sofortrechnung kann nicht gespeichert und später aktualisiert/rechnungsaktualisiert werden. Sie muss von Anfang bis Ende vollständig durchgeführt werden.
Wenn Sie das Fenster schließen und die Sofortrechnung verlassen, bevor sie rechnungsaktualisiert wurde, werden alle Daten gelöscht, und nichts wird gespeichert oder gebucht.
Erstellen Sie eine Kreditor Einkaufsrechnung
- Öffnen Sie Kreditor/Einkaufsrechnung und geben Sie den Kreditor im Feld Konto oben im Auftragskopf ein. Wenn der Kreditor nicht angelegt ist, können Sie über die Schaltfläche [+] das Konto im Kreditorenverzeichnis anlegen (oder die Schnellanlage über das + Pluszeichen links oben in der Kopfzeile verwenden oder Kreditor/Kreditor wählen, um einen neuen Kreditor anzulegen).
- In der Sofortrechnung können Sie dann direkt zu den Warenpositionen gehen und Ihre Einkäufe eingeben
- Die Überschriften Lieferadresse, Referenz, Auftrag und Dimensionen sind minimiert. Klicken Sie auf die Überschrift, um sie zu öffnen und Daten einzugeben, wenn Sie die Kreditorrechnung mit Informationen ergänzen möchten.
- Wenn Sie keine weiteren Informationen ergänzen, werden Stammdaten vom Kreditor verwendet, z. B. Zahlungsbedingungen, die wichtig sind, wenn Sie korrekte Zahlungsvorschläge erstellen möchten.
- Oben sehen Sie den Gesamtbetrag der Rechnung vor eventueller Mehrwertsteuer.
Wenn Sie alle Informationen eingegeben haben, muss die Rechnung erstellt werden. Eventuell mit vorheriger Simulation, um zu sehen, ob Sie alle Informationen korrekt eingegeben haben.
Simulieren Sie den Rechnungsvorschlag vor der Erstellung
Um zu überprüfen, ob Sie die richtigen Artikelnummern und Beträge eingegeben haben, können Sie die Einkaufsrechnung vor der Aktualisierung simulieren.
- Klicken Sie in der Sofortrechnung auf die Schaltfläche Rechnung(en) erstellen im Menüband. Setzen Sie ein Häkchen in das Feld Simulation.
- Für Kreditor können sowohl numerische als auch alphanumerische Zeichen in der Rechnungsnummer verwendet werden. Læs mere her.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um den Rechnungsvorschlag zu simulieren und zu öffnen. Durchsuchen Sie die Informationen und prüfen Sie, ob sie mit der Rechnung des Kreditors übereinstimmen. Sie können jederzeit zurückgehen, korrigieren und einen neuen Rechnungsvorschlag simulieren.
Rechnung erstellen
Wenn die Sofortrechnung mit der Rechnung des Kreditors übereinstimmt, muss die Rechnung erstellt und aktualisiert werden. Das ist das gleiche Verfahren wie bei der Simulation des Rechnungsvorschlags, außer dass jetzt kein Häkchen im Feld Simulation sein darf und das richtige Rechnungsdatum und die richtige Rechnungsnummer angegeben werden müssen.
Version-93 Wenn eine Rechnungsnummer angegeben wird, die keine Zahl enthält, wird die Rechnungserstellung abgelehnt und diese Fehlermeldung angezeigt.
Rechnung und Waren einsehen
Im Kreditor können Sie die Rechnung hier einsehen:
- Im Kreditor auf dem Kreditorenkonto: die Schaltflächen Rechnungen und Buchungen
- Im Kreditor/Berichte: Rechnungen und Buchungen.
Im Lager können Sie die Warenbuchungen hier einsehen:
- Im Lager auf dem Artikel: Buchungen und Verfügbar
- Im Lager/Berichte: Meldung, Buchungen und Verfügbar.