Die Einrichtung der Abgrenzung erfolgt unter Finanzbuchhaltung / Einrichtung / Verteilungen & Periodenabgrenzungen oder direkt auf einem Sachkonto unter Finanzbuchhaltung / Kontenplan.
Die Abgrenzung wird verwendet, wenn eine Buchung - z. B. Versicherung oder Miete - über z. B. ein halbes oder ganzes Jahr abgegrenzt werden soll, anstatt die gesamten Kosten in derselben Periode zu buchen.
Die Verteilung wird verwendet, wenn eine Buchung z. B. zwischen mehreren Abteilungen aufgeteilt werden soll - z. B. Miete, die zwischen den Abteilungen Verwaltung, Produktion und Lager aufgeteilt werden soll.
Lesen Sie mehr über Umlagen hier.
Video Abgrenzung und Verteilung
Sehen Sie sich hier ein Video über die Abgrenzung an.
Hinweis: Die Abgrenzung betrifft nur die Finanzbuchhaltung. Beispielsweise werden die gesamten Ausgaben/Einnahmen für ein Projekt auf einmal berücksichtigt, aber in der Finanzbuchhaltung kann es abgegrenzt sein.
Abgrenzungseinrichtung erstellen
- Wählen Sie Finanzbuchhaltung/Einrichtung/Verteilungen & Periodenabgrenzungen
- Wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen oder drücken Sie F2
- Geben Sie einen Namen ein, z. B. Versicherung, Miete oder z. B. eine Kontonummer
- Wählen Sie die Schaltfläche Speichern
- Wählen Sie die Schaltfläche Geteilte Zeilen
- Wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen oder drücken Sie F2 oder Strg+n
- Füllen Sie die Felder wie im Beispiel unten gezeigt aus und wählen Sie die Schaltfläche Speichern.
Eine Feldbeschreibung finden Sie unten.
Beschreibung der Felder (Geteilte Zeilen)
| Feldname | Beschreibung |
| Umlagekonto | Bei Abgrenzungen wird das Konto ausgewählt, auf dem die Ausgaben/Einnahmen gebucht werden sollen, z. B. das Versicherungskonto.
Hinweis! Dies setzt voraus, dass Sie das Abgrenzungskonto, das Sie im Feld Gegenkonto unten auswählen, in Ihrem Buchungsjournal als Konto eingeben. Bei Umlagen wird das Konto ausgewählt, das verteilt werden soll. |
| Buchungskürzel | Wählen Sie ggf. ein Buchungskürzel. Buchungskürzel werden unter Finanzbuchhaltung/Buchungsjournale/Schaltfläche Buchungskürzel erstellt und verwaltet |
| Modell | Wählen Sie, ob Sie eine Abgrenzung oder eine Verteilung erstellen möchten.
Die Abgrenzung wird verwendet, wenn eine Buchung - z. B. Versicherung oder Miete - über z. B. ein halbes oder ganzes Jahr abgegrenzt werden soll, anstatt die gesamten Kosten in derselben Periode zu buchen. Die Verteilung wird verwendet, wenn eine Buchung z. B. zwischen mehreren Abteilungen aufgeteilt werden soll - z. B. Miete, die zwischen den Abteilungen Verwaltung, Produktion und Lager aufgeteilt werden soll. |
| Zuweisung in Prozent | Bei Modell = Abgrenzung werden in diesem Feld meist 100 % ausgewählt, da in der Regel der gesamte Betrag abgegrenzt werden soll.
Bei Modell = Verteilung wird der Prozentsatz ausgewählt, der verteilt werden soll. Bei Verteilungen werden mehrere geteilte Zeilen mit unterschiedlichen Prozentsätzen erstellt. |
| Abgrenzungsperioden | Anzahl Monate/Perioden, über die abgegrenzt wird. jedoch maximal 120.
Hinweis: Das Feld kann leer gelassen werden, da die Anzahl der Perioden bei der Buchung anhand des eingegebenen Abgrenzungsdatum (Von) - Abgrenzungsdatum (Bis) berechnet wird |
| Jeder n-ter Tag im Monat | Wählen Sie das Periodenintervall für die Abgrenzung - z. B. Monatlich
|
| 1. des Monats | Markieren Sie dieses Feld, wenn Sie möchten, dass die Abgrenzungsbuchungen am 1. Tag des Monats gebucht werden.
Ohne Markierung dieses Feldes erfolgt die Abgrenzung stattdessen am letzten Tag des Monats. |
| Gegenkonto | Wählen Sie das Konto, auf dem Abgrenzungen gegen gebucht werden sollen, z. B. ein Bilanzkonto mit dem Namen Abgegrenzte Kosten, Vorausbezahlte Kosten oder Rechnungsabgrenzungsposten |
| Dimensionen | Bei der Verteilung können Sie in Ihren Dimensionsfeldern angeben, auf welche Dimension die Buchung verteilt werden soll. |
Abgrenzung von Kosten
Nachdem Sie eine Abgrenzungseinrichtung erstellt haben, können Sie in einem Buchungsjournal die Kosten eingeben, die abgegrenzt werden sollen. Sie müssen die Zeilen im Buchungsjournal unterschiedlich eingeben, je nachdem, wie Sie Ihre Abgrenzungseinrichtung erstellt haben. Sehen Sie sich die Beispiele unten an.
Beispiel 1 - Abgrenzung von Kosten (2 Zeilen)
Wenn Sie in der Abgrenzungseinrichtung ein Bilanzkonto als Umlagekonto und das Betriebskonto als Gegenkonto angegeben haben, müssen Sie 2 Zeilen im Buchungsjournal eingeben.
Wenn Sie z. B. eine Rechnung über Miete in Höhe von 10.000 + USt = 12.500 erhalten haben, die über 12 Monate abgegrenzt werden soll, wird eine Zeile im Buchungsjournal mit dem gesamten Kostenbetrag inkl. USt auf dem Kostenkonto eingegeben und gegen beispielsweise das Bankkonto gebucht.
Geben Sie eine zusätzliche Zeile mit dem Betrag exkl. USt auf dem Kostenkonto ein, diesmal im Haben, und füllen Sie die Felder Umlage, Abgrenzungsdatum (von) und Abgrenzungsdatum (bis) wie unten gezeigt aus:
TIPP! Wählen Sie ggf. die Schaltfläche Journal buchen und markieren Sie das Feld Simulation, damit Sie überprüfen können, ob die Abgrenzung auf dem gewünschten Konto und mit den richtigen Beträgen erfolgt, bevor Sie die eigentliche Buchung vornehmen.
Hinweis! Die Abgrenzung kann in die Zukunft erfolgen, wenn die Perioden unter den Geschäftsjahren als Offen, Nicht aktiv oder gesperrt gekennzeichnet sind.
Denken Sie daran, zu überprüfen, ob ein Geschäftsjahr für die Perioden erstellt wurde, in denen Sie abgrenzen möchten.
Beispiel 2 - Abgrenzung von Kosten (1 Zeile)
Wenn Sie Ihr Kostenkonto als Umlagekonto in der Abgrenzungseinrichtung und Ihr Bilanz-Umlagekonto als Gegenkonto angegeben haben, müssen Sie 1 Zeile im Buchungsjournal eingeben.
Wenn Sie z. B. eine Rechnung über Miete in Höhe von 10.000 + USt = 12.500 erhalten haben, die über 12 Monate abgegrenzt werden soll, wird eine Zeile im Buchungsjournal mit dem gesamten Kostenbetrag inkl. USt auf Ihrem Abgrenzungskonto eingegeben und beispielsweise das Bankkonto als Gegenkonto ausgewählt.
Füllen Sie die Felder Umlage, Abgrenzungsdatum (von) und Abgrenzungsdatum (bis) wie unten gezeigt aus:
Die Abgrenzung ergibt diese Datensätze
Abgrenzung von Umsatzerlöse
Im Auftragsmodul kann ein Auftrag so eingerichtet werden, dass er bei der Buchung nicht gelöscht wird, sodass er immer wieder in einem ausgewählten Intervall fakturiert werden kann.
Dies kann z. B. bei der Fakturierung von Abonnements verwendet werden. Auf dem Auftrag kann ein Abgrenzungscode gesetzt werden, wie man ihn aus dem Buchungsjournal kennt, sodass der Umsatzerlös abgegrenzt wird.
Abgrenzungseinrichtung
Erstellen Sie eine Abgrenzungseinrichtung wie oben beschrieben, in der Sie Ihr Erlöskonto im Feld Umlagekonto angeben, beispielsweise wie hier gezeigt:
Auftrag
Erstellen Sie einen Auftrag, in dem Sie ein Bilanzkonto als Erlöskonto im Auftrag angeben, sodass der Umsatzerlös aus dem Auftrag auf diesem Bilanzkonto gebucht wird.
Auf dem Auftrag müssen Sie auch die Felder Wiederkehrend ausfüllen und die Markierung in den Feldern Auftrag nach Rechnung löschen und Vollständig gelieferte Zeile löschen. entfernen
Füllen Sie auch das Feld Umlage mit der Abgrenzungseinrichtung aus, die Sie zur Abgrenzung Ihrer Umsatzerlöse erstellt haben.
Geben Sie Verkaufszeilen auf normale Weise ein
Tipp! Wählen Sie ggf. die Simulation der Buchung der Rechnung vor der eigentlichen Buchung, damit Sie sehen können, ob Ihre Abgrenzung korrekt eingerichtet ist.
Für weitere Erfassung siehe Buchung in Kassenbüchern
Abgrenzung einer gebuchten Ausgabe
Wenn Sie bereits eine Rechnung gebucht haben und feststellen, dass sie hätte abgegrenzt werden müssen, kann dies wie folgt geschehen:
Beispielsweise wurde ein Beitrag gebucht - dann kann man eine Journalzeile wie unten erstellen - denken Sie daran, dass der Betrag exkl. USt sein muss
und danach eine Abgrenzung, die wie folgt aussieht
Abgrenzungsbericht
Sie können einen Abgrenzungsbericht wie folgt erstellen:
-
- Wählen Sie das Dashboard-Symbol in der oberen linken Ecke:
- Suchen Sie den Bericht UCDK-std-Abgrenzung (Suchen Sie ggf. nach Abgrenzung im Suchfeld)
- Platzieren Sie den Cursor auf dem Bericht und wählen Sie die Schaltfläche Anzeigen
- Wählen Sie die Schaltfläche auf der rechten Seite des angezeigten Dashboard-Berichts, um die Datumsabgrenzung des Berichts zu ändern
Für weitere Tipps im Zusammenhang mit dem Bericht wird auf die Beschreibung verwiesen, die oben im Bericht angezeigt wird. - Wenn Sie den Bericht beispielsweise in Excel ausdrucken möchten, wählen Sie die Schaltfläche links neben der mit den Tropfen in der oberen rechten Ecke.
- Wählen Sie das Dashboard-Symbol in der oberen linken Ecke: