Bei Verwendung von Artikelnamengruppen ist es möglich, längere Artikelnamen/Beschreibungen zu erstellen oder Artikelnamen/Beschreibungen in eine andere Sprache zu übersetzen.
Artikelnamengruppen bieten außerdem die Möglichkeit, das externe artikelnummer des Lieferanten oder kunden hinzuzufügen, sodass diese in Bestellungen oder Aufträge verwendet werden können.
Wenn Sie in den Auftragszeilen das Feld Kunde/Lieferantenartikelnummer hinzufügen, können Sie Ihr eigenes artikelnummer nachschlagen, indem Sie das externe artikelnummer des Kunden in dieses Feld eingeben. Diese Funktion erfordert, dass der Punkt Kunde/Lieferantenartikelnummer unter Firma/Einrichtung/Module konfigurieren aktiviert ist und dass das Feld Kunde/Lieferantenartikelnummer in den Zeilen der Artikelnamengruppe ausgefüllt ist.
Wählen Sie Lager/Einrichtung/Artikelnamengruppen
Hinweis! Dieser Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn das Feld 'Kunde/Lieferantenartikelnummer' unter Firma/Einrichtung/Module konfigurieren markiert ist. Artikelnamengruppen sind mit anderen Worten Teil des Logistik-Moduls.
Wo werden Artikelnamengruppen verwendet?
- Die langen Artikelnamen/Beschreibungen werden auf den Verkaufs- und Einkaufsdokumenten verwendet.
- Das externe artikelnummer des Kunden wird auf den Verkaufsdokumenten und das lieferanten artikelnummer auf den Einkaufsdokumenten verwendet.
- Im Feld Kunde/Lieferantenartikelnummer auf Auftrags-/Bestellzeilen kann das eigene artikelnummer mithilfe einer Suche nach dem Kunden-/Lieferantenartikelnummer gefunden werden.
- Artikelnamen/Beschreibungen in einer anderen Sprache werden sowohl auf den Verkaufs- als auch auf den Einkaufsdokumenten verwendet.
Hinweis: Artikelnamengruppen werden nur in Standardberichten (Beleglayouts oder Sonderberichte aus dem Berichtgenerator), nicht in eigenen Berichten verwendet, die im Berichtgenerator erstellt wurden.
Hinweis: Es können benutzerdefinierte felder für Artikelnamengruppen erstellt werden, diese dienen jedoch nur dem internen Gebrauch im Mandanten. Sie können diese nicht in den Berichten verwenden.
Hinweis: Die übersetzten Artikelnummern und Texte können nicht in Auftragszeilen in Uniconta angezeigt werden. Sie können diese erst sehen, wenn Sie eine Vorschau eines Dokuments, z. B. einer rechnung, anzeigen.
Erstellen Sie eine Artikelnamengruppe
Wählen Sie Lager/Einrichtung/Artikelnamengruppe
Klicken Sie im Menüband auf 'Datensatz hinzufügen', um eine oder mehrere Artikelnamengruppen zu erstellen.
Eine Artikelnamengruppe besteht aus Name und einer sprache. Das Feld Name kann 30 Zeichen enthalten und sprache wird aus einer Dropdown-Liste ausgewählt.
Version-91 Übernimmt von wird ausgefüllt, wenn Artikelnamen von einer anderen Liste übernommen werden sollen.
Klicken Sie im Menüband auf 'Speichern', um die eingegebenen daten zu speichern.
Um Artikel in Artikelnamengruppen zu verwenden, müssen diese der Artikelnamengruppe zugeordnet werden. Dies erfolgt durch Klicken auf 'Zeilen' im Menüband, siehe unten unter 'Artikel der Artikelnamengruppe zuordnen', siehe unten.
Artikel der Artikelnamengruppe zuordnen
Markieren Sie die gewünschte Artikelnamengruppe und klicken Sie auf 'Zeilen', um die Möglichkeit zu erhalten, die Artikel zuzuordnen, die in der erstellten Artikelnamengruppe verwendet werden sollen.
Klicken Sie auf 'Datensatz hinzufügen', um eine zeile zu erstellen
Wählen Sie den artikel im Dropdown-Menü im Feld 'Artikel' aus
Geben Sie das externe artikelnummer des Kunden oder lieferanten ein, falls dies verwendet werden soll.
Geben Sie eine Beschreibung des Artikels ein (diese wird auf rechnung für die kunden/lieferanten angezeigt, bei denen diese Artikelnamengruppe ausgewählt wurde)
Die Beschreibung kann eine längere Artikelbeschreibung mit bis zu 1.000 Zeichen sein, oder es kann sich um eine Übersetzung eines Artikels handeln.
Klicken Sie im Menüband auf 'Speichern', wenn alle artikel ausgewählt und beschrieben wurden.
HINWEIS: Wenn Sie viele Artikelnamen haben, die übersetzt oder anders beschrieben werden sollen, können diese in Uniconta importiert werden. Ihr partner kann Ihnen dabei helfen.
Ordnen Sie einem kunden/lieferanten eine Artikelnamengruppe zu
Um eine Artikelnamengruppe zu verwenden, muss diese dem Kunde und/oder dem Lieferant zugewiesen werden. Eine 'Artikelnamengruppe' kann direkt dem Kunde oder Lieferant zugewiesen werden, aber auch der Kundengruppe oder Lieferantengruppe, und nicht zuletzt auf dem Einkaufs-/Verkaufsauftrag selbst geändert werden.
HINWEIS: Die Hierarchie bei Verwendung der Artikelnamengruppe ist wie folgt: (im Folgenden für kunden beschrieben, gilt aber auch für lieferant)
- Wenn Sie die Artikelnamengruppe in der kundengruppe auswählen, wird diese für alle kunden verwendet, die dieser kundengruppe zugeordnet sind, wenn relevante dokumente (angebot, auftragsbestätigung, lieferschein oder rechnung) generiert werden.
- Wenn Sie eine Artikelnamengruppe für einen kunden auswählen, wird diese für diesen kunden bei der Generierung relevanter dokumente verwendet.
- Wenn Sie eine Artikelnamengruppe für einen kunden auswählen, dem auch eine Artikelnamengruppe in der kundengruppe zugewiesen ist, wird die zugewiesene Artikelnamengruppe vom kunden bei der Generierung relevanter dokumente verwendet.
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Zuweisung zu einem kunden. Die Zuweisung zu einem lieferant erfolgt auf die gleiche Weise, nur unter lieferant.
- Wählen Sie Kunde/Kunde
- Markieren Sie den gewünschten kunden und klicken Sie im Menüband auf 'Bearbeiten',
- Im Feld 'Artikelnamengruppe' wählen Sie die Artikelnamengruppe aus, die diesem kunden zugewiesen werden soll.
- Klicken Sie im Menüband auf 'Speichern'
Das Feld Kunde/Lieferantenartikelnummer
Auf Einkaufs- und Auftragszeilen gibt es ein Feld namens Kunde/Lieferantenartikelnummer.
Dieses Feld kann verwendet werden, um anhand des Artikels eines Kunden oder eines Lieferanten nach dem eigenen artikelnummer zu suchen.
Beispiel
Wenn eine Artikelnamengruppe namens Kunde X erstellt wird und in dieser Artikelnamengruppe Zeilen eingegeben werden, in denen das Feld Kunde/Lieferantenartikelnummer ausgefüllt ist, beispielsweise wie unten gezeigt, können Sie in einem auftrag den Wert 1234 in das Feld Kunde/Lieferantenartikelnummer in der Auftragszeile eingeben, und Uniconta füllt automatisch das Feld Artikelnummer mit artikelnummer 11-01 aus.
Auf Standard-Auftragsbestätigungen wird das externe artikelnummer des Kunden angezeigt.
Das Gleiche gilt für Bestellzeilen. D. h., wenn Sie eine Artikelnamengruppe mit einer Konfiguration wie der oben gezeigten erstellt und diese einem lieferant zugeordnet haben, können Sie das lieferanten artikelnummer in das Feld Kunde/Lieferantenartikelnummer in der Bestellzeile eingeben, und das System sucht automatisch, welches artikelnummer sich in Ihrem Artikelverzeichnis befindet.
D. h., dass es auf diese Weise einfacher ist, eine Eingangsrechnung von einem lieferant einzugeben.
Wird auf rechnung angezeigt
Die rechnung für den betreffenden kunden zeigt nun die bestellten artikel auf Englisch an.
EAN-Nummern und Artikelnamengruppen
Wenn Sie mehrere verschiedene EAN-Nummern für einen artikel angeben möchten, z. B. wenn der artikel je nach Einkaufsort unterschiedliche EAN-Nummern haben kann, können die verschiedenen EAN-Nummern für den artikel mithilfe der Artikelnamengruppen eingegeben werden.
Erstellen Sie eine Artikelnamengruppe pro EAN-Nummer unter Lager/Einrichtung/Artikelnamengruppe und geben Sie die verschiedenen EAN-Nummern ein, indem Sie die Schaltfläche sprache - artikelbeschreibung im gewünschten Artikelverzeichnis auswählen. Denken Sie daran, verschiedene Artikelnamengruppen in den Zeilen unter sprache-Artikelbeschreibungen auszuwählen, wie unten gezeigt:
Auf Auftrags- und Bestellzeilen können Sie dann das Feld EAN-Nummer einfügen und die EAN-Nummer des Artikels eingeben/scannen, um die Auftrags-/Bestellzeile mit Informationen über den artikel zu aktualisieren (artikelnummer, beschreibung, preis usw.).
Eine Suche nach der EAN-Nummer auf Auftrags- oder Bestellzeilen erfordert nicht, dass das Feld Artikelnamengruppe auf dem kunden/lieferant im Zusammenhang mit dem Auftrag/Einkauf ausgefüllt ist.
Wenn die Ursache für die verschiedenen EAN-Nummern unterschiedliche Farben oder ähnliches des Artikels sind, können stattdessen verschiedene EAN-Nummern pro variante mithilfe der Schaltfläche Variante-Detail in der Artikelübersicht angegeben werden.
Video zu Artikelnamengruppen
Im folgenden Video sehen Sie ein Beispiel dafür, wie Artikelnamengruppen in Uniconta verwendet werden können:
Video, das zeigt, wie Artikelnamengruppen verwendet werden können
Übernimmt von
Version-91 Wenn 'Übernimmt von' verwendet wird, werden nur die Artikelnamen erstellt, die sich von der ursprünglichen Liste unterscheiden.