Physische Belege (Posteingang)

Empfehlungen

Der physische Posteingang ist der Ort, an dem die elektronischen Belege landen, wenn diese z. B. an die im Feld E-mail til Fysiske bilag unter Firma/Firmaoplysninger angegebene E-Mail-Adresse gesendet werden. Lesen Sie mehr unter Unternehmensdaten. Sobald ein Beleg einer Buchung oder Ähnlichem zugeordnet wurde, wird er aus dem Posteingang entfernt.

Hinweis! Der physische Posteingang ist nicht für die Aufbewahrung von Belegen gedacht. Die Idee ist, dass man die elektronischen Belege den Datensätzen im Zusammenhang mit der Buchung zuordnet, wodurch sie aus dem Posteingang entfernt werden. Alternativ verschiebt man Belege aus dem Posteingang in die Dokumentenarchive an anderen Stellen im System, verschiebt die Belege in eine andere Finanzbuchhaltung in Uniconta oder löscht den Beleg, sofern er überhaupt nicht gebucht und/oder gespeichert werden soll.

Belege, die nur von bestimmten Personen eingesehen werden dürfen, können über die Schaltfläche Kopier/Flyt vedhæftede filer in die Firmadokumenter verschoben werden. Firmadokumente können über die Benutzerrechte so eingeschränkt werden, dass sie nur für ausgewählte Benutzer in der Finanzbuchhaltung sichtbar sind.

Sollten Belege vorhanden sein, die nicht in andere Teile von Uniconta verschoben werden sollen, so sollten diese mit Hilfe der Schaltfläche Vom posteingang entfernen aus dem Posteingang entfernt werden. Dann können die Belege unter Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag eingesehen und angezeigt werden. Lesen Sie mehr hier.
Alternativ können die Belege mit Hilfe der Schaltfläche Slet aus dem Posteingang gelöscht werden.

Videos zum Posteingang

Beleg in den Posteingang übertragen:

Belege im Posteingang mit Datensätzen verknüpfen:

Buchung der digitalen Belege im Posteingang:

Beleg aus dem Posteingang verschieben:

Beleg in den Dokumentenordner verschieben (Beispiel mit Buchungsbeschreibung)

Der Posteingang wird zur Erfassung von Daten auf physischen Belegen verwendet, die in Uniconta gesendet oder geladen wurden
Lesen Sie mehr darüber, wie Belege im Posteingang erfasst werden

Nach dem Laden werden Daten entweder im Posteingang oder in den Journalen hinzugefügt. Alle im Posteingang erfassten Daten werden in das Journal übertragen (es sei denn, das Feld "Warten" in der Zeile ist aktiviert).

Physische Belege werden bei der Buchung aus dem Posteingang entfernt. Dies ist erst nach dem Drücken von AKTUALISIEREN sichtbar. Löschen Sie keine Belege aus dem Posteingang, bevor Sie AKTUALISIEREN gedrückt haben.

Derselbe Beleg kann NICHT zweimal übertragen werden. Wenn der Beleg NICHT übertragen werden kann, ist das Feld "Warten" aktiviert oder der Beleg befindet sich bereits in einem NICHT gebuchten Journal. Sehen Sie sich das Feld "Overført til kladde" an, hier sollte ein Häkchen gesetzt sein.

Um die Registrierung zu erleichtern, kann der geladene Beleg in einem separaten Bildschirm angezeigt werden. Z.B. auf einem anderen Bildschirm. Klicken Sie auf 'Anzeigen' oder F7, um den Beleg anzuzeigen. Der angezeigte Beleg ist der Beleg, auf dem sich der Cursor befindet.

Der Posteingang synchronisiert die Anzeige des Belegs selbst, wenn der Cursor bewegt wird. Dadurch kann in der Liste der Belege geblättert und gleichzeitig der Beleg angezeigt werden. Daten können pro Zeile hinzugefügt werden.

Der Posteingang zeigt die hochgeladenen Belege an, die nicht gebucht wurden. Die Belege können einem Journal zugeordnet sein, aber noch nicht gebucht sein. Sehen Sie sich das Feld "Overført til kladde" an. Wenn der Beleg in das Journal übertragen wurde, ist dieses Feld aktiviert.

Registrierung von Daten im Posteingang

Wenn Sie elektronische Belege an Ihre Finanzbuchhaltung mailen, können Sie im Mailtext Werte über den Beleg "Faktura", "Dato", "Beløb", "Kreditor", "Projekt", "Art" und "Arbejdsområde" hinzufügen.
Wird wie z.B. “Faktura <fakturanummer>”, “Beløb <beløb>” geschrieben, so werden die Felder mit den eingegebenen Werten ausgefüllt. Lesen Sie mehr hier

Beschreibung der Felder

Feld	Beschreibung
Eindeutige Kennung	Eine eindeutige ID für den Beleg. Wird verwendet, um den Beleg in Uniconta zu identifizieren.
Overført til kladde	Wenn ein Beleg in das Journal übertragen wurde, befindet sich der Beleg weiterhin im physischen Posteingang, aber dieses Feld ist aktiviert.
Lieferantenkonto	Eventuelles Lieferantenkonto, das im Feld Modkonto in der Journalzeile importiert wird. Das ist clever, so haben Sie sofort Ihren Lieferanten in der Buchungsjournalzeile.
Udgiftskonto	Wird ausgefüllt, wenn die Ausgabe auf ein Konto im Kontenplan gebucht werden soll
Kategorie	Kann über das Projekt ausgefüllt werden. Wenn die Art im Kontenplan auf "Udgiftskontoen" gesetzt ist, wird das Feld automatisch ausgefüllt.
Arbeitsbereich	Kann über das Projekt ausgefüllt werden. Lesen Sie mehr hier.
Faktura	Die Rechnungsnummer wird in das Buchungsjournal übernommen und bei der Buchung der Zahlung (Ausgleich), Buchungslisten, Suche usw. verwendet.
Beleg	Wenn Sie auf dem physischen Beleg ”bogføringsdato und bilag” ausfüllen und speichern, wird der Beleg automatisch dem gebuchten Beleg zugeordnet. Wenn Sie speichern und aktualisieren drücken, verschwindet der Beleg in der Übersicht. Es wird 30 Tage vor und 60 Tage nach dem Erstellungsdatum des Belegs gesucht.
Betrag	Soll-Beträge werden ohne Vorzeichen eingegeben. Haben-Beträge mit Minuszeichen.
Genehmigende Person (Name) oder Genehmigende Person (Login-ID)	Wenn der Beleg vor dem Import in das Journal genehmigt werden soll, geben Sie entweder den Namen oder die Login-ID der genehmigenden Person an. Hinweis: Wenn dem Beleg eine Projektnummer mit einem Verantwortlichen für das Projekt zugewiesen wird, wird dieser Mitarbeiter automatisch als Genehmigende Person für den Beleg festgelegt (es sei denn, die Genehmigende Person wurde bereits z. B. von der Mitarbeiterkarte, manuell oder über die Kreditorenkarte ausgefüllt).
Godkendt	Hier wird angegeben, ob ein Beleg genehmigt wurde.
Bogføringsdato	Buchungsdatum, das in das Buchungsjournal übertragen werden soll.
Belegdatum	Datum auf dem Dokument, d.h. das Rechnungsdatum. Oft wird dieses Datum nur eingegeben, wenn die Rechnung mit einem anderen Datum als dem Rechnungsdatum gebucht werden soll, beispielsweise wenn das Rechnungsdatum der 15.07.2024 ist, die Rechnung aber am 01.08.2024 gebucht werden soll, da die Finanzbuchhaltung für den Monat Juli möglicherweise abgeschlossen und geschlossen ist.Das Belegdatum bildet die Grundlage für die Berechnung des Fälligkeitsdatums/Zahlungsdatums. D.h. wenn das Belegdatum = 15.07.2024 und die Zahlungsbedingung auf dem Kreditor Netto8dg. ist, wird das Fälligkeitsdatum als 23.07.24 berechnet, auch wenn der Datensatz mit dem 01.08.24 als Datum gebucht wird.
Betalingskonto	Wenn Sie einen Beleg direkt auf ein Zahlungskonto buchen möchten, wählen Sie hier die Kontonummer aus. Hinweis: Es werden zwei Zeilen im Buchungsjournal erstellt, eine für die Buchung und eine für die Zahlung.
Bestellnummer	Wenn Sie einen Beleg als physischen Beleg auf den Buchungen einer Bestellung haben möchten, müssen Sie eine Bestellnummer in das Feld Bestellnummer eingeben. Holen Sie sich ggf. das Feld Bestellnummer in Ihren Bildschirm, wenn Sie es nicht sehen können, mit Hilfe der Schaltfläche Layout auf dem Band. Hinweis! Wenn Sie in diesem Feld eine Bestellnummer eingeben/auswählen, werden die Werte aus den Feldern Belegdatum und Faktura automatisch in die Felder Rechnungsdatum und Rechnungsnummer auf der Bestellung kopiert, wenn diese nicht bereits auf der Bestellung ausgefüllt sind. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Physischen Beleg an Bestellung anhängen weiter unten in diesem Artikel.
Absender	Der Absender wird mit Informationen über die E-Mail-Adresse oder den Mitarbeiter ausgefüllt, der den Beleg gesendet hat. Hinweis! Wenn im Feld kein Absender angezeigt wird, kann dies daran liegen, dass der Beleg über die Upload-App gesendet wurde, das Feld Mitarbeiter in der Upload-App beim Senden des Belegs jedoch nicht ausgefüllt wurde.
Referenz	Wird im Zusammenhang mit der Ablösung von Zeilen von Uniconta Scan oder Paperflow ausgefüllt. Wenn ein Beleg abgelöst wurde, erhält das Feld einen Wert.
Zahlung	Version-94: Wird verwendet, um die Zahlungsbedingung für den Beleg anzugeben. Wenn im Feld eine Zahlungsbedingung ausgewählt wird, wird diese bei der Übertragung in das Journal verwendet. Wenn keine Zahlungsbedingung angegeben wird, wird die Zahlungsbedingung verwendet, die auf dem Kreditor ausgewählt ist.
Forfaldsdato	Version-94: Wird verwendet, um ein Fälligkeitsdatum auf dem Beleg anzugeben.

Beschreibung der Schaltflächen

Kopieren

Es ist möglich, einen physischen Beleg zu kopieren, und das kann praktisch sein, wenn mehrere Genehmigende Personen für denselben Beleg angegeben werden sollen. Das könnte z.B. ein PBS-Beleg sein. Beim Kopieren werden die folgenden Felder zurückgesetzt: genehmigt, Genehmigende Person, Faktura, Bestellnummer, Projekt, Lieferantenkonto, Betrag, Paperflow und in Journal übertragen.

Löschen

Sie können Belege im Posteingang löschen, wenn z.B. ein Beleg versehentlich an den Posteingang gesendet wurde.

Beachten Sie jedoch, dass Sie den Beleg nicht löschen können, wenn ein Beleg aus dem Posteingang in ein Buchungsjournal übertragen wurde, ohne dass das Journal gebucht wurde.
Löschen Sie zuerst die Zeile im Journal oder entfernen Sie den Link zum physischen Beleg in der Zeile im Journal, und dann können Sie den Beleg anschließend im Posteingang löschen.
Beachten Sie auch, dass die Belege im Posteingang automatisch aus dem Posteingang entfernt werden, wenn z.B. die Buchung im Buchungsjournal gebucht wird. D.h. sobald der Beleg einem gebuchten Beleg zugeordnet ist, werden sie nicht mehr im Posteingang angezeigt. Mit anderen Worten, es ist nicht beabsichtigt, dass man die Belege im Posteingang manuell löscht, es sei denn, sie hätten von vornherein nicht in den Posteingang geladen werden sollen.

Vom posteingang entfernen

Die physischen Belege sind mit einer Markierung versehen, ob sie im Posteingang angezeigt werden sollen oder nicht. Wenn wir ein Kassenjournal buchen, dem physische Belege beigefügt sind, entfernen wir diese Markierung, dass das Dokument im Posteingang angezeigt werden soll.

”Vom posteingang entfernen”: Hierdurch kann man es selbst aus der Anzeige im Posteingang entfernen. Danach befindet sich der Beleg nur noch im Archiv Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag.

Unter Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag besteht auch die Möglichkeit, einen Beleg wieder im Posteingang anzeigen zu lassen, indem die Schaltfläche ”Vis i indbakken” verwendet wird. Lesen Sie mehr hier.

Ordner im Posteingang

Der Posteingang enthält Ordner, in denen man die physischen Belege ablegen kann, bevor sie gebucht werden und aus dem Posteingang verschwinden.
Wenn man Physische Belege (Posteingang) öffnet, werden alle Belege im Ordner 'Alle' angezeigt. D.h. alle Belege, die sich in den Ordnern befinden: Posteingang, warten auf genehmigung, genehmigt, abgelehnt, im wartezustand usw.

Eigene Ordner (in diesem Bildschirm als Benutzerordner 1-5 angezeigt) können erstellt werden, indem auf das Ordnersymbol in der 'Ordner'-Übersicht geklickt wird. Achtung! Ein Ordner kann nicht wieder gelöscht werden, wenn sich Belege darin befinden.

Man kann entweder:

einen Beleg aus der Übersicht in einen Ordner ziehen, den man möchte, oder;
das Feld 'Ordner' auswählen (lesen Sie über Layouts hier) und den Ordner aus dem Dropdown-Menü auswählen. Siehe den Screenshot hier unten:

Die Namen dieser Ordner können nicht geändert werden.

Man kann die Schaltfläche 'Ordner anzeigen' 'Ordner ausblenden' auf dem Band verwenden, um diese Ordner ein- und auszuschalten.

Physische Belege in das Buchungsjournal übertragen

Sie können physische Belege direkt aus dem Posteingang in ein Buchungsjournal übertragen. Für jeden physischen Beleg wird eine neue Journalzeile erstellt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Overfør til kladde- im Band.

Vor der Übertragung wird geprüft, ob einige der Belege bereits vorhanden sind, und wenn ein Treffer gefunden wird, wird die Übertragung abgebrochen, damit ein evtl. Duplikat gelöscht werden kann. Diese Kontrolle wird von dem Parameter "kontroller om fakturanummer er benyttet" auf dem Journal gesteuert, das für die Übertragung ausgewählt wurde.

Danach müssen Sie angeben:

Kladde	Das Buchungsjournal, in dem sich der physische Beleg befindet.
Datum	Datum auf den Zeilen im Buchungsjournal. Wenn nichts angegeben wird, wird das Buchungsdatum aus dem physischen Beleg bzw. das Datum auf dem physischen Beleg verwendet.
Beløb	Soll oder Haben. Wenn Soll ausgewählt wird, wird der Betrag aus dem physischen Posteingang in die Soll-Spalte im Buchungsjournal übertragen, und das Kostenkonto wird als Konto sowie das Kreditoren- oder Zahlungskonto als Gegenkonto übertragen. Wenn Haben ausgewählt wird, wird der Betrag aus dem physischen Posteingang in die Haben-Spalte im Buchungsjournal übertragen, und das Kostenkonto wird als Gegenkonto sowie das Kreditoren- oder Zahlungskonto als Konto übertragen.
Übertragen	Alle, Aktueller datensatz oder nur genehmigte. Wenn das Feld Genehmigt nicht im Physische Belege Posteingang angezeigt wird, kann es über die gestaltung des Bildschirms eingefügt werden.
Tildel bilagsnummer	Wenn das Journal, in das Belege übertragen werden, nicht mit automatischer zuordnung der belegnummer eingerichtet ist, können Sie hier ein Häkchen setzen und eine belegnummer hinzufügen lassen.

Gehen Sie zum Journal und drücken Sie auf Buchen. Die Buchungen werden nun gebucht und die Belege sollen nun auf gebuchten Datensätzen angezeigt werden.

HINWEIS: Drücken Sie auf 'Aktualisieren', wenn Sie gebucht haben und die Belege immer noch im Posteingang angezeigt werden. Danach werden sie verschwinden.

Buchen

Sie können Belege direkt ohne ein Buchungsjournal buchen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen im Band.

Wählen Sie aus, welches Buchungsjournal verwendet werden soll. Buchungszeilen, die sich bereits im Journal befinden, werden nicht berührt.
In Økonomi/Rapporter/Bogførte kladder wird das ausgewählte Journal angezeigt.

In einkauf übertragen

Wenn der Beleg eine OIO-Datei ist, kann der Beleg direkt in den Einkauf übertragen werden. Lesen Sie mehr hier

Version-94 Alle Belege können Einkäufe erstellen/aktualisieren. Es muss mindestens Lieferantenkonto ausgefüllt sein, um Einkäufe erstellen zu können. Die Felder, die im Einkauf aktualisiert werden, sind: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Rechnungsbetrag, Währung, Projekt, Zahlungsmethode, IBAN, Kostenkonto, Dim1, Dim2, Dim3, Dim4 und Dim5.

Wenn bereits ein Einkauf vorhanden ist, der zu der im Posteingang empfangenen Einkaufsrechnung gehört, wird das Feld Bestellnummer eingefügt, und in diesem Feld wird diese Bestellnummer ausgewählt/eingegeben. Wenn der Einkauf gebucht wird, wird der Beleg aus dem Posteingang mit dieser Bestellnummer automatisch den Finanzbuchungen zugeordnet und verschwindet aus dem Posteingang.

Wenn Sie im Posteingang mehrere Einkaufsrechnungen haben, die zu derselben Bestellung gehören, ist es im Prompt, der bei der Buchung der Einkaufsrechnung angezeigt wird, möglich, zwischen diesen physischen Belegen im Dropdown-Feld rechts neben dem Feld Fysiske bilag.
Wenn Sie die Schaltfläche mit dem Pfeil rechts neben dem Feld Fysiske bilag wählen, können Sie die physischen Belege aus dem Posteingang auswählen, auf denen Sie denselben Kreditor wie auf der Bestellung ausgewählt haben, und die gleichzeitig dieselbe Bestellnummer im Posteingang wie auf der Bestellung haben oder wenn das Feld Bestellnummer im Posteingang leer ist.

Wenn Sie keinen physischen Beleg auswählen, wählt das System automatisch den ersten physischen Beleg im Posteingang aus, auf dem die Bestellnummer mit dem Einkauf übereinstimmt, den Sie gerade buchen.

prüfen, ob beleg bereits vorhanden ist

Prüfen Sie, ob der Beleg bereits zuvor gebucht wurde oder mehrfach im Physische Belege (Posteingang) liegt. Die Funktion untersucht, ob derselbe Beleg bereits zuvor auf demselben Kreditor vorhanden ist. Es wird ein neues Register geöffnet, wenn ein Treffer gefunden wird, der identische(n) Beleg(e) anzeigt.

Sitz erstellen

Belege können mit der Schaltfläche Opret kuvert in einem Sitz zusammengefasst werden.

Wählen Sie die Schaltfläche Opret kuvert
Wählen Sie die Dateien aus, die dem Sitz hinzugefügt werden sollen
Klicken Sie auf 'Weiter' und benennen Sie den Sitz in der unteren linken Ecke
Klicken Sie auf 'Abschließen'
Der Sitz liegt nun als neue Zeile in der Belegliste und kann ausgewählt und z.B. an eine Buchungszeile in einem Journal angehängt werden. Lesen Sie mehr hier.

Größe der Dokumente

Dateien über 1 MB werden automatisch komprimiert.
Wenn Uniconta Upload verwendet wird, achten Sie darauf, nur das Wichtige mitzubekommen.
Beschneiden Sie das Bild und sorgen Sie für ausreichend Licht, damit das weiße Papier nicht grau wird.

Lesen Sie hier mehr darüber, wie groß die hochgeladenen Dokumente sein dürfen:
https://www.uniconta.com/da/unipedia/vedhaeftede-filer/#5

Wenn das Bild per E-Mail von einem Mobiltelefon übertragen wird, sollte die Größe des Bildes nicht reduziert werden.

Behalten Sie immer die Originalgröße bei, da eine Reduzierung/Komprimierung die Qualität beeinträchtigt.

Pdf-Werkzeuge

PDF in mehrere PDFs aufteilen (Split PDF)

Es ist möglich, eine PDF-Datei im physischen Posteingang aufzuteilen/splitten. Wenn Sie z. B. einen Beleg mit 30 Seiten haben, der in 30 verschiedene Belege aufgeteilt werden soll (30 neue Belege im physischen Posteingang erstellen), kann dies auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Beide werden unten beschrieben:

Im Menü können Sie PDF-Werkzeug/PDF in mehrere PDFs aufteilen wählen.
Im Menü können Sie Hinzufügen wählen.

Beispiel mit PDF in mehrere PDFs aufteilen:

Beispiel für die Aufteilung mit der Schaltfläche PDF in mehrere PDFs aufteilen:

Gehen Sie zu Finanzbuchhaltung/Physische Belege (Posteingang)
Übertragen Sie die gewünschte PDF-Datei in den Physischen Beleg (Posteingang).
Wenn Sie Änderungen an den Belegtexten vorgenommen haben, sollten Sie vor dem Aufteilen der PDF-Datei auf Speichern klicken.
Markieren Sie den Beleg, der aufgeteilt werden soll.
Klicken Sie auf PDF-Werkzeug/PDF in mehrere PDFs aufteilen. Nun sehen Sie eine Übersicht über das Dokument mit den vielen Seiten.
Es gibt mehrere verschiedene Möglichkeiten, eine PDF-Datei aufzuteilen.
- Wenn alle Seiten aufgeteilt werden sollen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten, Aufteilen (eine PDF pro Seite), und alle Seiten werden gesplittet.
- Wenn Sie die PDF-Datei in zwei PDF-Dateien aufteilen möchten und 10 Seiten haben, klicken Sie auf die Seite, die die erste Seite in der zweiten PDF-Datei sein soll. Wählen Sie z. B. Seite 6 des 10-seitigen Dokuments aus, woraufhin es in 1-5 und 6-10 aufgeteilt wird.
- Es ist auch möglich, 1,2,3,4,5-10 in das Textfeld über den Dokumenten zu schreiben, und es teilt die Dokumente in 5 Dokumente, Seite 1 und Seite 2 und Seite 3 und Seite 4 und Seite 5-10.

Klicken Sie auf Aufteilen (eine PDF pro Seite) oder Split.
Sie werden gefragt: „Soll der Datensatz gelöscht werden?“

Wenn Sie Ja wählen, wird das Original-PDF-Dokument gelöscht, während die neuen Dokumente erstellt werden.
Wenn Sie Nein wählen, verbleibt das Original-PDF-Dokument im Posteingang, während die neuen Dokumente erstellt werden, sodass anschließend die aufgeteilten PDF-Dateien sowie das Originaldokument vorhanden sind. Dies kann relevant sein, wenn Sie den Originalbeleg für etwas anderes verwenden möchten oder ihn erst zu einem späteren Zeitpunkt löschen möchten.

Beispiel für die Aufteilung mit der Schaltfläche 'Hinzufügen':

- Gehen Sie zu Finanzbuchhaltung/Physische Belege (Posteingang)
- Klicken Sie auf Hinzufügen
- Setzen Sie ein Häkchen bei PDF in mehrere PDFs aufteilen.
- Drücken Sie auf Durchsuchen.
- Wählen Sie die Datei aus.
- Füllen Sie ggf. weitere Informationen im Formular aus.
- Klicken Sie auf Speichern
- Der Beleg wird nun automatisch aufgeteilt, sodass jede Seite in der PDF-Datei zu einer Zeile im Posteingang geworden ist.

Zusammenführen von zwei PDF-Dateien

In physischen Belegen können Sie nun zwei PDF-Belege zusammenführen. Dies geschieht, indem die eine PDF-Datei in die andere eingefügt wird. Da Sie nur eine Datei an einen Belegbuchung zuordnen können, können Sie mit dieser Funktion PDF-Dateien zu einer Datei zusammenführen, sodass mehrere PDF-Dateien zugeordnet werden können. Lesen Sie mehr in unseren 'Fragen und Antworten' hier.

Unter Physische Belege (Posteingang) Markieren Sie die PDF-Belege, die Sie zusammenführen möchten. Dies tun Sie, indem Sie [Strg] gedrückt halten und die PDF-Belege mit der Maus auswählen.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche PDF-Werkzeug/Zwei PDF-Dateien zusammenführen.

Danach öffnet sich ein neues Fenster mit den beiden ausgewählten PDF-Dateien. Wählen Sie zwischen Links Zusammenführen und Rechts Zusammenführen.

Links zusammenführen bedeutet, dass dies das erste Dokument in der Zusammenführung ist und die rechte Seite am Ende des linken Dokuments hinzugefügt wird.

Wenn Sie Rechts zusammenführen wählen, bedeutet dies, dass das rechte Dokument das erste Dokument in einer Zusammenführung ist und das linke Dokument am Ende des rechten Dokuments hinzugefügt wird.

Klicken Sie hier auf "Join" unten rechts.

Kopieren/Verschieben von Anhängen unter Physische Belege (Posteingang)

Belege im Physischen Beleg (Posteingang) können zu Kunde, Lieferant, Auftrag, Bestellung und Angebot kopiert oder verschoben werden.
Und der physische Beleg wird nun als zugeordnetes Dokument an der ausgewählten Stelle eingefügt.

Markieren/Kennzeichnen Sie den Beleg, der kopiert oder verschoben werden soll. Es kann nur 1 Beleg gekennzeichnet werden.

Wählen Sie im Menü Anhänge kopieren/verschieben.

Achtung! Ein Beleg, der zu einer Bestellung kopiert/verschoben wird, wird nicht in den Buchungen angezeigt. Siehe nächste Beschreibung in diesem Artikel unter 'Bestellnummer'.

Wählen Sie nun, ob kopiert oder verschoben werden soll.

Beim Kopieren verbleibt der Beleg im Posteingang und kann zu anderen Tabellen kopiert/verschoben werden.

Beim Verschieben verschwindet der Beleg aus dem Posteingang.

Wählen Sie nun den Typ aus – es kann Kunde, Lieferant, Auftrag, Bestellung oder Angebot ausgewählt werden.

Je nach Wahl des Typs können Sie nun in der Tabelle nachschlagen, die ausgewählt wurde, z. B. Kunde.

Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens oder der Konto des Kunden, und Uniconta startet nun die Suche in der Tabelle.

Wählen Sie den Kunde aus, zu dem der Beleg kopiert werden soll.

Der Beleg wird nun in die Tabelle kopiert/verschoben, die ausgewählt wurde.

Im Beispiel haben wir zum Kunde Storevangskolen kopiert, und wir können den Beleg nun über die Funktion Kunde/Kunde/Zugeordnete Dateien finden – wählen Sie Dokument.

An unternehmen verschieben

Belege im Physischen Beleg (Posteingang) können zu einem anderen Unternehmen verschoben werden.

Markieren/Kennzeichnen Sie den Beleg, der verschoben werden soll. Es kann nur 1 Beleg gekennzeichnet werden.

In der Liste wird das Unternehmen ausgewählt, zu dem der Beleg verschoben werden soll.

Physische Belege im Zusammenhang mit dem Import einer Datei in das Buchungsjournal zuordnen

Jeder physische Beleg hat ein Feld Eindeutige Kennung. Dies ist u. a. im Posteingang und in der Übersicht über physische Belege sichtbar:

Wenn Sie Kontoauszug importieren für das Buchungsjournal verwenden, können Sie vor dem Import eine Spalte in der Importdatei mit der Eindeutigen Kennung des zugehörigen physischen Belegs erstellen und ausfüllen.

Nach dem Import der Importdatei hat das Buchungsjournal automatisch den entsprechenden physischen Beleg anhand der Eindeutigen Kennung gefunden und ihn den Zeilen im Buchungsjournal zugeordnet. Wenn Sie die ID des physischen Belegs, der den Zeilen zugeordnet werden soll, bereits kennen, ist es am einfachsten, sie in der Importdatei vor dem Import zuzuordnen und auszufüllen, anstatt den Beleg nachträglich Zeile für Zeile im Buchungsjournal zu kennzeichnen.

Schnelle, einfache und intelligente Methode. Denken Sie daran, das Dateiformat zu korrigieren, damit es angibt, in welcher Spalte die Eindeutige Kennung angegeben ist. Sie müssen die ID nur für die Zeilen angeben, für die Sie die ID kennen. Den Rest können Sie nachträglich zuordnen.

Physischen Beleg zu einer Zeile im Buchungsjournal zuordnen

Im Buchungsjournal können Sie während der Eingabe eine Zeile aus dem Posteingang kennzeichnen, die dann der Zeile im Buchungsjournal zugeordnet wird.

Öffnen Sie das Buchungsjournal und erstellen Sie eine neue Zeile.
Klicken Sie auf das Symbol Physischer Beleg im Menüband im Journal.
Wählen Sie Zuordnen, wenn Sie einen Beleg aus dem Posteingang zuordnen möchten. Der Posteingang wird geöffnet:
Auf der linken Seite werden die Belege im Posteingang angezeigt, auf der rechten Seite eine Vorschau des Belegs. In der Übersicht zeigt die Spalte Zugeordnet, welche physischen Belege bereits zugeordnet, aber noch nicht gebucht wurden.
Markieren Sie den Beleg oder den Ordner mit mehreren Belegen, der zugeordnet werden soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche Zuordnen. Nun wird der Beleg/die Belege der aktuellen Zeile zugeordnet und automatisch ein Häkchen im Feld Physischer Beleg in der Zeile gesetzt. Wenn in der Zeile im Buchungsjournal nichts ausgefüllt ist, werden alle Daten aus dem Beleg im Posteingang übertragen. Wenn in der Zeile vor der Zuordnung etwas ausgefüllt ist, werden die Daten der Zeile nicht überschrieben.

Physische Belege zu mehreren Zeilen im Buchungsjournal zuordnen

Wenn Sie z. B. Kontoauszüge importieren oder Journalzeilen manuell eingeben und physische Belege elektronisch hochladen, gibt es eine Reihe von Journalzeilen und eine Reihe von physischen Belegen, die nachträglich zugeordnet werden müssen.

Dafür gibt es ein spezielles Bildschirmbild, in dem Sie oben die physischen Belege (die Sie importiert, gemailt oder gespeichert haben) und unten die Journalzeilen haben, die Sie von der Bank importiert oder manuell eingegeben haben. Nun ist es einfach, die Zeilen einzeln miteinander zu verknüpfen.

Wählen Sie Finanzbuchhaltung/Buchungsjournale und die Schaltfläche Physische Belege mit Journalzeilen verbinden im Menüband:
Oben (Physischer Beleg): Markieren Sie den physischen Beleg. Dann unten (Journalzeilen): Markieren Sie die Journalzeile, der der physische Beleg zugeordnet werden soll.
TIPP! Wählen Sie ggf. die Schaltfläche Zugeordnete Datei anzeigen im Menüband und ziehen Sie das Bild mit dem physischen Beleg auf einen anderen PC-Bildschirm. So können Sie von Zeile zu Zeile mit den physischen Belegen im oberen Teil des Bildschirmbilds zum Verbinden von Belegen springen, während sich das Bild Ihrer physischen Belege auf Ihrem anderen Bildschirm ändert, ohne dass Sie das Bildschirmbild mit dem Bild der physischen Belege öffnen/schließen müssen.
Klicken Sie auf das Symbol Zuordnen oben im Menüband. Danach werden der physische Beleg und die Journalzeile miteinander verknüpft.
Fahren Sie auf die gleiche Weise fort (markieren+zuordnen, markieren+zuordnen usw.) mit den restlichen Belegen, die mit Journalzeilen verknüpft werden sollen.

Physischen Beleg zu einer Bestellung zuordnen

Wenn Sie Ihren physischen Beleg einer Bestellung zuordnen möchten, sodass der Beleg bei der Buchung der Einkaufsrechnung der Buchung zugeordnet wird, müssen Sie in der Zeile im physischen Posteingang das Feld Bestellnummer mit der Bestellnummer und/oder das Feld Lieferantenkonto mit dem Lieferanten ausfüllen.

Wenn Sie Ihre Einkaufsrechnung über Bestellungen buchen, können Sie im Rechnungs-Prompt auswählen, welcher Beleg aus dem Posteingang den Finanzdatensätzen im Zusammenhang mit der Buchung der Einkaufsrechnung zugeordnet werden soll. Im Dropdown-Feld im Prompt können Sie zwischen den physischen Belegen wählen, bei denen das Feld Lieferantenkonto mit demselben Lieferanten ausgefüllt ist, der in der Bestellung ausgewählt wurde, und bei denen das Feld Bestellnummer im Posteingang entweder leer ist oder mit der aktuellen Bestellnummer ausgefüllt ist.

Wenn die Einkaufsrechnung gebucht wird, wird der ausgewählte Beleg aus dem Posteingang der Buchung zugeordnet und aus der Posteingangsübersicht entfernt.

Physischen Beleg zu einem gebuchten Datensatz zuordnen

Wenn Sie einen Beleg gebucht haben, ohne den physischen Beleg zugeordnet zu haben, oder weitere Belege hinzufügen möchten, können diese nachträglich hinzugefügt werden:

Suchen Sie die Buchung, der Sie einen physischen Beleg zuordnen möchten, z. B. unter Finanzbuchhaltung/Berichte/Buchungen.
Wählen Sie die Schaltfläche Belegbuchungen.
Wählen Sie die Schaltfläche Physischer Beleg/Zuordnen (Beachten Sie, dass es zwei Schaltflächen gibt, die Physischer Beleg heißen. Sie müssen die mit dem Pfeil auswählen, wo es Untermenüs gibt).
Eine Übersicht mit physischen Belegen im Posteingang wird geöffnet.
Markieren Sie den Beleg, der der aktuellen Buchung zugeordnet werden soll, und wählen Sie die Schaltfläche Zuordnen.
Markieren Sie ggf., ob der Datensatz allen Datensätzen in der Transaktion zugeordnet werden soll.
Wählen Sie, ob ein ggf. bereits vorhandener Beleg ausgetauscht oder ein neuer Beleg hinzugefügt werden soll.

Achtung! Beim Hinzufügen von Belegen zu einem gebuchten Datensatz werden Genehmigungen von vorhandenen physischen Belegen aufgehoben.

Genehmigung von physischen Belegen

In physischen Belegen (Posteingang) kann so eingerichtet werden, dass bestimmte Benutzer, die als "Genehmigende Person 1" oder "Genehmigende Person 2" ausgewählt sind, Belege genehmigen können. Sie können auch mithilfe von Standardwerten die Genehmigung erzwingen, bevor sie in das Journal übertragen werden.
Es ist möglich, sowohl eine Genehmigende Person 1 als auch eine Genehmigende Person 2 anzugeben. Beachten Sie! Es handelt sich nicht um eine hierarchische Genehmigung, d. h. die genehmigende Person 2 kann den Beleg vor der genehmigenden Person 1 genehmigen.
Wenn ein hierarchischer Genehmigungsprozess gewünscht wird, muss dies manuell erfolgen, indem nur eine genehmigende Person 1 angegeben wird, und wenn die genehmigende Person 1 den Beleg genehmigt hat, muss erst dann eine genehmigende Person 2 auf dem Beleg angegeben werden.

Sie können Belege genehmigen von:

- Finanzbuchhaltung/Physische Belege (Posteingang)
- Die Funktion „Genehmigen“ unter „Mein Profil“ in der oberen Leiste. Lesen Sie mehr hier.
- Von Ihrer E-Mail. Lesen Sie mehr hier.
- Unter Unternehmen/Mitarbeiter. Lesen Sie mehr hier.
- Über die Assistant-App (Mehr/Ausgaben/Beleg genehmigen)

Ein Mitarbeiter kann einen Beleg auf „Angenommen“, „Abgelehnt“ oder „Warten“ setzen. Je nachdem, was Sie wählen, verschiebt sich der Beleg in den Ordner mit dem gleichen Namen im Posteingang, sodass der Buchhalter sehen kann, was passiert ist.

Physische Belege haben zwei Datums-/Zeitfelder für „Genehmigt am“. Die genehmigende Person kann bei der Genehmigung einen Kommentar im Prozess hinzufügen, der im Feld „Notiz“ gespeichert wird. Bei der ersten Absendung kann keine Notiz hinzugefügt werden. Wenn Sie eine Notiz hinzufügen möchten, müssen Sie „E-Mail erneut an Genehmiger senden“ verwenden, lesen Sie hierunter mehr.

Erneutes Senden eines physischen Belegs

Unter der Schaltfläche Genehmigung im Posteingang können Sie den Punkt E-Mail erneut an Genehmiger senden wählen, wenn Sie die Anfrage zur Genehmigung erneut senden möchten. Damit kann der Buchhalter einen Mitarbeiter zur Genehmigung auffordern und eine zusätzliche Nachricht in die E-Mail schreiben. Hinweis! Wenn Sie eine Nachricht schreiben, wird die E-Mail mit "hoher" Priorität gekennzeichnet.
Beachten Sie! Diese E-Mail wird an die genehmigende Person gesendet, unabhängig davon, ob das Häkchen bei "E-Mail an genehmigende personen senden" beim Mitarbeiter gesetzt ist. Lesen Sie mehr hier.

Die genehmigende Person erhält eine E-Mail mit hoher Priorität, in der die eingegebene Notiz oben in der E-Mail angezeigt wird:

Notiz an den Buchhalter

Wenn der Beleg genehmigt wird, kann die genehmigende Person eine Notiz an den Buchhalter schreiben.

Diese Notiz wird im Notizfeld auf dem genehmigten Beleg gespeichert.

Löschen von genehmigten Belegen

Hinweis! Aus Sicherheitsgründen kann ein physischer Beleg, der gerade genehmigt wurde, nicht am selben Tag gelöscht werden, an dem er eingegeben wurde. Dies kann frühestens am nächsten Tag erfolgen.

Genehmigung ausstehend

Lesen Sie hier mehr über Genehmigung ausstehend hier.
Lesen Sie mehr über die Einrichtung von Mitarbeitern zur Verwendung von [Genehmigung ausstehend] hier.