Neues Geschäftsjahr, Jahresabschluss und Eröffnungsbuchungen erstellen

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Was ist beim Jahresabschluss zu tun?

Es gibt nur sehr wenige Dinge, die Sie in Uniconta beim Jahresabschluss tun müssen:

  • Nächstes Geschäftsjahr erstellen
  • Eröffnungsbuchungen erstellen
  • Auswahl des aktuellen Geschäftsjahres
  • Ggf. alte Perioden sperren

In die Rechnungslegung wie Abstimmungen, Abschreibungen usw. mischen wir uns nicht ein, aber am Ende dieses Artikels finden Sie Tipps zu folgenden Themen:

  1. Mehrere offene Geschäftsjahre
  2. Nachbuchungen
  3. Simulierte Finanzauswertungen anzeigen
  4. Eröffnungskonten im Kontenplan
  5. Finanzauswertungen drucken

Nächstes Geschäftsjahr erstellen

Neue Geschäftsjahre werden unter Finanzbuchhaltung/Einrichtung/Geschäftsjahre erstellt.

Wählen Sie die Schaltfläche Geschäftsjahr hinzufügen.

Die Felder Von Datum und Bis Datum werden automatisch mit dem ersten und letzten Datum für das nächste Geschäftsjahr (12 Monate) ausgefüllt.

Markieren Sie das Feld Aktuelles Geschäftsjahr und wählen Sie die Schaltfläche Speichern, um das Jahr zu erstellen.

Die übrigen Felder werden nachfolgend in den Abschnitten unten beschrieben.

Hinweis! Es ist nur möglich, Rechnungslegungsperioden mit vollen Monaten zu verwenden. D.h. es ist z.B. nicht möglich, ein Geschäftsjahr zu haben, das vom 16.06.xx bis zum 15.06.xx geht.

Wenn man sich ein halbes Jahr innerhalb der neuen Periode befindet, wird man gefragt, ob man Eröffnungsbuchungen für das neue Jahr erstellen möchte.

Eröffnungsbuchungen erstellen

Konto für die Umbuchung des Jahresergebnisses

Bevor Sie Eröffnungsbuchungen erstellen können, muss im Kontenplan definiert werden, auf welches Konto das Jahresergebnis umgebucht werden soll. Dies tun Sie, indem Sie 'Konto für die Umbuchung des Jahresergebnisses' im Feld Systemkonto auf dem gewünschten Konto im Kontenplan auswählen.

Das Jahresergebnis aus dem Betrieb wird normalerweise auf ein Bestandskonto in der Bilanz unter dem Eigenkapital umgebucht:

Eröffnungsbuchungen erstellen

Eröffnungsbuchungen werden unter Finanzbuchhaltung/Einrichtung/Geschäftsjahre erstellt, indem Sie die Schaltfläche auswählen Eröffnungsbuchungen erstellen.

In den Feldern Saldo (Beschreibung) und Nicht ausgeschüttete Gewinne (Beschreibung) können Sie den Text eingeben, der auf Ihren Eröffnungsbuchungen stehen soll, und zwar sowohl auf den Bilanzkonten als auch auf dem Konto, auf das das Jahresergebnis umgebucht wird.

In den Feldern Belegnummer und Nummernserie können Sie entweder die Belegnummer auswählen, mit der Ihre Eröffnungsbuchungen gebucht werden sollen, oder die Nummernserie, aus der automatisch eine Nummer abgerufen werden soll.

Es ist nicht erforderlich, diese Felder auszufüllen, um Eröffnungsbuchungen zu erstellen.

Wenn die Felder nicht ausgefüllt werden, werden die Eröffnungsbuchungen mit der Belegnummer 0 und einem automatisch generierten Text gebucht.

Beispiel für ausgefüllte Felder:

Wenn Eröffnungsbuchungen erstellt werden, werden die Salden auf Ihren Betriebskonten auf null gesetzt und das Jahresergebnis wird auf das Systemkonto Konto für die Umbuchung des Jahresergebnisses umgebucht, und die Salden auf den Bestandskonten werden als Eröffnungsbuchungen in das neue Jahr umgebucht. Wenn Sie möchten, dass der Eröffnungssaldo auf einem Bestandskonto auf ein anderes Konto umgebucht wird, z.B. 'Abschreibungen des Jahres' auf 'Abschreibungen Eröffnungsbilanz', dann lesen Sie den Abschnitt Eröffnungskonten im Kontenplan unten.

Wenn Sie kein Systemkonto für die Umbuchung des Jahresergebnisses erstellt haben, werden Sie gefragt, ob Sie es erstellen möchten. Sie wählen ein gewünschtes Konto in der Liste der Konten aus.

TIPP! Nachdem die Eröffnungsbilanz in einem Geschäftsjahr zum ersten Mal erstellt wurde, wird eine neue Eröffnungsbilanz automatisch erstellt, wenn im alten Jahr gebucht wird. Das heißt, Sie müssen nicht daran denken, wieder Eröffnungsbuchungen zu erstellen, wenn Sie Nachbuchungen von Ihrem Buchhalter gebucht haben. Das erledigt das System für Sie.

Hinweis! Haben Sie Änderungen vorgenommen, die neue Eröffnungssalden erfordern, z.B. ein Eröffnungskonto auf Konten im Kontenplan angegeben, müssen die Eröffnungssalden neu berechnet werden. Dies geschieht einfach, indem Sie zum zweitältesten Geschäftsjahr gehen und eine 'Eröffnungsbuchungen erstellen' ausführen. Uniconta berechnet nun die aktuelle Eröffnungsbilanz sowie die Eröffnungsbilanz in allen Folgejahren neu!

Dimensionen! Wenn Sie mit Dimensionen arbeiten, wird automatisch eine Eröffnungsbilanz pro Kombination der Rechnungslegungsdimensionen erstellt. Dies gilt standardmäßig nicht für alle Kontotypen. Z.B. werden keine Eröffnungsbuchungen auf umgebuchten Wechselkursdifferenzkonten, Umsatzsteuerkonten, auf dem umgebuchten Jahresergebnis und auf Bankkonten erstellt. Sie können Dimensionen in der Eröffnungsbilanzliste sehen, indem Sie die Dimensionsfelder abrufen (ALT+F). Unter den Firmeninformationen haben Sie die Möglichkeit anzugeben, dass eine Eröffnungsbilanz pro Dimension auch auf diesen Kontotypen erstellt werden soll. Lesen Sie mehr über verwendete Dimensionen im Kontenplan hier. Lesen Sie mehr über die Einrichtung von Dimensionen hier.

Menge! Wenn 'Menge' aktiviert ist, wird die Eröffnungsbilanz auf Bestandskonten für die Menge berechnet.

Hinweis! Wenn mehr als 25.000 Eröffnungsbuchungen erstellt werden, werden nur beim ersten Mal sofort Eröffnungsbuchungen für die Rechnungslegung erstellt. Anschließend geschieht dies nachts. Es können max. 1.000.000 Eröffnungsbuchungen erstellt werden.

Eröffnungsbuchungen anzeigen

Sie können die Eröffnungsbuchungen anschließend unter der Schaltfläche Eröffnungsbuchungen anzeigen, und sie werden auch auf verschiedenen Ausdrucken berücksichtigt, z.B. Kontoauszug.

Eine Eröffnungsbilanz kann unter Finanzbuchhaltung / Berichte / Finanzauswertungen gedruckt werden. Lesen Sie mehr hier.

 

Auswahl des aktuellen Geschäftsjahres

Nachdem Sie ein neues Geschäftsjahr erstellt und Eröffnungsbuchungen erstellt haben, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr neues Geschäftsjahr ein Häkchen im Feld Aktuelles Geschäftsjahr hat und dass es nur ein Geschäftsjahr gibt, das diese Markierung hat. Wählen Sie die Schaltfläche Bearbeiten, um dieses Feld zu ändern.

Das Feld Aktuelles Geschäftsjahr bestimmt:

  • Welche Zahlen im Kontenplan in den Spalten 'Aktuelles Jahr' und 'Letztes Jahr' angezeigt werden
  • Welche Eröffnungsbilanzzahl in einer Bankabstimmung angezeigt wird.

Hinweis! Wenn in einem neuen Jahr keine Eröffnungsbilanz erstellt wird und Sie trotzdem das Feld Aktuelles Geschäftsjahr im neuen Jahr markieren, wird keine 'Eröffnungsbilanz' in der Bankabstimmung angezeigt und die Spalte 'Summe' stimmt nicht.

Perioden im alten Jahr sperren

Um zu vermeiden, dass Sie versehentlich im alten Geschäftsjahr buchen, wird empfohlen, das alte Jahr zu sperren.

Wählen Sie die Schaltfläche Bearbeiten und ändern Sie das Feld Periodenstatus, Jahr auf 'Gesperrt'. Wenn Sie das Jahr auf Gesperrt oder Abgeschlossen setzen, werden alle Perioden im Jahr als gesperrt oder abgeschlossen betrachtet.

Wenn Sie nur bestimmte Monate im Geschäftsjahr sperren oder schließen möchten, können Sie stattdessen die Schaltfläche Periodenstatus pro Monat auswählen und dann Gesperrt im Feld Periodenstatus, Monat für die Monate auswählen. In dem Feld kann zwischen folgenden Optionen gewählt werden:

Periodenstatus (Sperrung) Jahr und Monate
Nicht aktiv Nicht aktiv, aber wenn Sie eine Buchung heutiges Datum (gemäß Ihrem PC) oder früher erstellen, wird die Buchung akzeptiert.

Perioden haben standardmäßig diese Auswahl.
Offen Offen für Buchungen
Gesperrt Gesperrt für Buchungen, aber Sie können den Status für das Jahr/die Periode ändern.
Abgeschlossen Vollständig für Buchungen geschlossen und Sie können den Status für das Jahr/die Periode überhaupt nicht ändern.

Hinweis! Eine geschlossene Periode kann nur von Uniconta Support wieder geöffnet werden.

Warum gibt es einen Periodenstatus für sowohl Jahr als auch Monate?

  • Sie können das Jahr auf Offen setzen, aber die Perioden auf Nicht aktiv. Dadurch können Buchungen in den Perioden erst gebucht werden, wenn Sie eine Buchung zum heutigen Datum (gemäß Ihrem PC) oder früher buchen.
  • Sie können das Jahr auf Offen setzen, aber frühere Perioden auf Gesperrt. Dadurch können Sie Buchungen in abgeschlossenen Umsatzsteuerperioden sperren.
  • Sie können das Jahr auf Gesperrt oder Abgeschlossen setzen, wodurch alle Perioden im Jahr gesperrt oder geschlossen sind, sodass Sie nicht jede Periode einzeln sperren oder schließen müssen.

Warum sollten alte Perioden geschlossen werden?

Alte Perioden MÜSSEN nicht unbedingt geschlossen werden, aber hier sind verschiedene Gründe aufgeführt:

  • Vermeiden Sie Buchungen nach der Abgabe an den Buchhalter: Wenn Sie die Buchhaltung an den Buchhalter abgegeben haben und ein neues Jahr begonnen haben, ist es praktisch, die Perioden im alten Jahr auf Gesperrt zu setzen. Es gibt nichts Schlimmeres für den Buchhalter, als wenn Sie in einem Jahr buchen, das der Buchhalter gleichzeitig für Sie abschließt.
  • Vermeiden Sie Buchungen in alten Perioden: Wenn Sie ein Geschäftsjahr abgeschlossen haben, können Sie die Perioden im abgeschlossenen Jahr sperren oder schließen, um zu vermeiden, dass mehr im alten Jahr gebucht wird.
  • Sperren Sie das gleiche Quartal des Vorjahres: Wenn Sie ein Jahr nicht schließen, sollten Sie, wenn Sie ein neues Quartal in einem Geschäftsjahr begonnen haben, das gleiche Quartal des Vorjahres auf Gesperrt setzen.
  • Sperren Sie das abgeschlossene Jahr: Wenn ein Geschäftsjahr abgeschlossen und versendet wurde, sollte das Jahr für weitere Buchungen gesperrt werden.

Mehrere offene Geschäftsjahre

Sie können problemlos im neuen Jahr buchen, während Sie das alte Jahr fertig buchen und abstimmen. Das heißt, Sie können problemlos mehrere offene Geschäftsjahre parallel betreiben. Das heißt, dass Sie sofort am 1. Januar mit der Fakturierung und Buchung des neuen Jahres beginnen können, auch wenn Sie noch nicht alle Belege für das alte Jahr erhalten und gebucht haben.

Das bedeutet auch, dass Sie, während Ihr Buchhalter Ihren Jahresabschluss abschließt, ruhig mit der Fakturierung und Buchung im neuen Jahr weiterarbeiten können, auch wenn das alte Jahr noch nicht abgeschlossen ist.

Nachbuchungen

Wenn Ihr Buchhalter/Buchhalter mit dem Jahresabschluss und eventuellen Nachbuchungen fertig ist, müssen diese eventuellen Nachbuchungen im Buchungsjournal wie alle anderen Belege gebucht werden.

Buchen Sie die Nachbuchungen im Buchungsjournal gemäß den Anweisungen. Simulieren Sie ggf. das Journal vor der Buchung und drucken Sie anschließend die Finanzauswertungen als simulierte Finanzauswertungen inkl. des Journals mit Nachbuchungen, um zu sehen, ob die Nachbuchungen mit den Finanzauswertungen des Buchhalters übereinstimmen.

Lesen Sie mehr über das Drucken von Finanzauswertungen hier.

Alte Geschäftsjahre löschen

Wenn Sie ein altes Geschäftsjahr löschen möchten, müssen Sie wie unten beschrieben vorgehen.

Hinweis! Wenn offene Posten auf Kunden und Lieferanten vorhanden sind, wird eine Nachricht angezeigt: „Das Jahr kann nicht gelöscht werden. Es gibt offene Transaktionen in Kunden oder Lieferanten in diesem Geschäftsjahr“, sodass Kunden- und Lieferantenbuchungen vor dem Löschen eines alten Geschäftsjahres ausgeglichen werden müssen.

Es wird eine zusätzliche Lizenz erhoben, wenn mehr als 11 Jahre Rechnungslegungsdaten in Uniconta gespeichert werden. Es kann daher empfohlen werden, alte Geschäftsjahre regelmäßig zu bereinigen.

  • Wählen Sie Finanzbuchhaltung/Einrichtung/Geschäftsjahre
  • Platzieren Sie den Cursor auf dem ältesten Jahr und wählen Sie die Schaltfläche Geschäftsjahr löschen.
    Hinweis! Es ist nur möglich, ein Geschäftsjahr gleichzeitig zu löschen. Das älteste Jahr muss zuerst gelöscht werden und es ist nur möglich, ein Geschäftsjahr zu löschen, das älter als fünf Jahre ist, es sei denn, das Jahr wird innerhalb von 15 Tagen nach einer Konvertierung gelöscht.
  • Schreiben Sie das Wort 'löschen' und wählen Sie die Schaltfläche OK
  • Das Geschäftsjahr wurde nun gelöscht.
  • Wiederholen Sie die oben genannten Punkte, falls mehrere Jahre gelöscht werden sollen.

Wenn Sie das älteste Geschäftsjahr löschen, werden sowohl die Sachkonto-, Kunden- als auch die Lieferantenbuchungen in diesem Geschäftsjahr gelöscht. Es werden automatisch Eröffnungsbuchungen erstellt, sodass die Salden in den Modulen Finanzbuchhaltung, Kunden und Lieferanten weiterhin gleich sind, auch wenn Buchungen gelöscht werden.

Wenn Sie auch die Rechnungen bereinigen möchten, wird empfohlen, eine DSGVO-Anonymisierung für Kunden/Lieferanten durchzuführen. Lesen Sie mehr darüber in diesem Artikel hier.

Wenn Sie das Anlagenmodul verwenden und Anlagenbuchungen im gelöschten Geschäftsjahr gebucht haben, werden diese Buchungen in die Anlagen-Eröffnungsbuchungen verschoben. D.h. dass diese Posten anschließend nur noch unter der Schaltfläche Eröffnungsbuchungen auf der Anlage zu sehen sind.
Auf diese Weise ist es weiterhin möglich zu sehen, wann die Anlage angeschafft wurde usw. Lesen Sie mehr über Eröffnungsbuchungen auf Anlagen hier.

Schaltflächen auf dem Menüband unter Geschäftsjahr

Menüpunkt Beschreibung
Geschäftsjahr hinzufügen Ermöglicht das Erstellen eines neuen Geschäftsjahres.
Bearbeiten Bearbeitet ein erstelltes Geschäftsjahr. U.a. Änderung des aktuellen Geschäftsjahres, ob die Periode offen oder geschlossen ist, sowie Änderung des Start- und Enddatums eines Geschäftsjahres. Lesen Sie hierzu mehr unten.

Hinweis! Es ist nur möglich, Geschäftsjahre zu löschen, die älter als 5 Jahre sind, und nur, wenn es keine Buchungen im Geschäftsjahr gibt.

Periodenstatus pro Monat Änderung des monatlichen Periodenstatus
Periodensalden neu prüfen Prüft die Summentabelle GLTransSum (Kontosalden im Kontenplan), sollte die Summentabelle einen Fehler melden, wird automatisch eine Neuberechnung der Periodensalden durchgeführt.

Geschäftsjahr löschen /
Buchungen löschen		 Mit dieser Schaltfläche können Sie alte Geschäftsjahre löschen. Lesen Sie mehr darüber oben im Abschnitt Geschäftsjahr löschen/stillegen.
Eröffnungsbuchungen erstellen Wählen Sie diese Option, um Eröffnungsbuchungen zu erstellen. Lesen Sie mehr oben.
Eröffnungsbuchungen entfernen Wenn Sie Ihre Eröffnungsbuchungen löschen, werden nicht mehr automatisch neue Eröffnungsbuchungen erstellt, wenn im alten Jahr gebucht wird. Es können jederzeit wieder neue Eröffnungsbuchungen erstellt werden, sodass diese anschließend wieder automatisch erstellt werden. Wenn Sie mit dem ältesten Jahr beginnen, berechnet Uniconta die aktuelle Eröffnungsbilanz sowie in allen Folgejahren neu.
Eröffnungsbuchungen Hier können Sie die Eröffnungsbuchungen sehen.

Start- und Enddatum des Geschäftsjahres bei Fehlern in Perioden korrigieren

Da Uniconta Eröffnungsbuchungen automatisch verwaltet, ist es einfach, das Start- und Enddatum eines Geschäftsjahres zu ändern, auch nachdem Sie gebucht und Eröffnungsbilanz erstellt haben.

Uniconta erstellt anschließend automatisch neue Eröffnungsbuchungen und löscht die alten vollständig.

Wenn die Perioden falsch erstellt wurden, z.B. ein Jahr in zwei Teilen erstellt wurde, müssen Sie Platz schaffen, um die Periode ändern zu können.

Vorgehensweise:

  • Gehen Sie zu Finanzbuchhaltung/Einrichtung/Geschäftsjahre und wählen Sie die Schaltfläche Bearbeiten.
  • Der Periodenstatus für das Jahr und die Monate muss 'offen' sein, bevor Sie die Daten der neuen Geschäftsjahre bearbeiten. Geben Sie die neuen Von- und Bis-Daten ein und wählen Sie die Schaltfläche Speichern.
  • Das Geschäftsjahr wird von oben nach unten geändert (neuestes Geschäftsjahr zuerst).
  • Die Von- und Bis-Daten des Geschäftsjahres werden einzeln geändert, zuerst Bis-Datum & Speichern, anschließend wird das Von-Datum korrigiert & Speichern

Beispiel für Fehler im Geschäftsjahr mit Lösung:

Geschäftsjahr Nr. 1 (01.10.2025 - 31.12.2025, hätte 01.01.2026 - 31.12.2026 sein sollen):

  • Korrigieren Sie zuerst das Bis-Datum (auf 31.12.2026)
  • Speichern
  • Korrigieren Sie anschließend das Von-Datum (auf 01.01.2026)
  • Speichern

Geschäftsjahr Nr. 2 (01.01.2025 - 30.09.2025, hätte 01.01.2025 - 31.12.2025 sein sollen):

  • Korrigieren Sie das Bis-Datum (auf 31.12.2025)
  • Speichern

 

Eröffnungskonten im Kontenplan

Auf einem Konto im Kontenplan können Sie das Eröffnungskonto angeben. Bei der Eröffnungsbilanz wird der Saldo des Kontos als Eröffnungsbuchung im nächsten Jahr auf das angegebene Eröffnungskonto umgebucht. Das heißt, dass Sie automatisch den Eröffnungssaldo von einem Konto auf ein anderes im Zusammenhang mit der Eröffnungsbilanzfahrt umgebucht bekommen. Sie müssen sich somit nicht mehr manuell ausbuchen, um z.B. Salden auf den Abschreibungen des Jahres usw. zu verschieben.

Hier ist ein Beispiel aus der Bilanz, Einrichtung von gemieteten Räumlichkeiten, wo der Saldo auf die jahre (5112 und 5113) auf Konto 5111 übertragen wird, Saldo anschaffung eröffnungsbilanz, als Eröffnungsbilanzposten im nächsten jahr. Die jahre dürfen ja nicht weitergeführt und mit den Bewegungen des nächsten jahres vermischt werden. Daher müssen diese konten eröffnungsbilanz jedes jahr bereinigt und auf Konto 5111 übertragen werden.

Saldo auf 5117, die jährlichen abschreibungen, wird als Eröffnungsbilanzposten im nächsten jahr auf Konto 5116, abschreibung eröffnungsbilanz, geführt.

 

Eröffnungsbilanzkonten und Umsatzsteuerkonten

Bei der periodischen Leerung von Umsatzsteuerkonten entweder manuell im Kassenbuch oder durch Umsatzsteuer Abrechnungen wird man typischerweise kein Eröffnungsbilanzkonto auf Umsatzsteuerkonten wünschen, da alle Umsatzsteuerkonten laufende Salden sind.

Wenn die Finanzbuchhaltung aus einem anderen System importiert wurde, in dem Umsatzsteuerkonten normalerweise nicht nach derselben Methode geleert werden, gibt es oft Eröffnungsbilanzkonten, die ggf. geändert werden sollten.

Fehlermeldungen bzgl. geschäftsjahre

Fehlermeldung im Buchungssatz "das geschäftsjahr ist nicht vorhanden"

Wenn Sie die Fehlerbeschreibung "Fehler: das geschäftsjahr ist nicht vorhanden" erhalten, versuchen Sie, in einem jahr zu buchen, das nicht vorhanden ist. Korrigieren Sie das Datum im Buchungssatz oder erstellen Sie das fehlende geschäftsjahr.

Fehlermeldung im Buchungssatz "Das Datum liegt nicht in einer offenen monatsansicht"

Wenn Sie die Fehlerbeschreibung "Fehler: Das Datum liegt nicht in einer offenen monatsansicht" erhalten, versuchen Sie, in einer periode zu buchen, die entweder "nicht aktiv", "gesperrt" oder "abgeschlossen" ist. Korrigieren Sie das Datum im Buchungssatz auf ein anderes oder öffnen Sie die aktuelle periode unter Finanzbuchhaltung / einrichtung / geschäftsjahre. Wenn Sie in die Zukunft buchen müssen, ändern Sie den status von "nicht aktiv" auf "offen"

Fehlermeldung im Buchungssatz "Die Finanzperiode ist nicht offen"

Wenn Sie die Fehlerbeschreibung "Fehler: Die Finanzperiode ist nicht offen" erhalten, versuchen Sie, in einer periode zu buchen, die entweder "gesperrt" oder "abgeschlossen" ist. Korrigieren Sie das Datum im Buchungssatz auf ein anderes oder öffnen Sie die aktuelle periode unter Finanzbuchhaltung / einrichtung / geschäftsjahre. Wenn Sie in die Zukunft buchen müssen, ändern Sie den status von "nicht aktiv" auf "offen"