EU-USt-IdNr.-Prüfung – Uniconta

Diese Funktion kann Folgendes prüfen:

EU-USt-IdNr. über den VIES-Webservice (Europäische Kommission)
EORI-Nummer über den HMRC-Webservice (britische Steuerbehörde)

Nachfolgend finden Sie einen kurzen Überblick über die beiden Prüfungen

VIES – Prüfung der EU-USt-IdNr.

Die Prüfung der USt-IdNr. des Kunden ist eine der Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um Artikel an Unternehmen in anderen EU-Ländern ohne USt zu verkaufen (USt-befreiter EU-Warenverkauf). Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, besteht das Risiko, dass auf den Verkauf deutsche USt berechnet wird, selbst wenn die Artikel von Dänemark in ein anderes EU-Land transportiert werden.

Die USt-IdNr. des Käufers muss immer im VIES-System geprüft werden. Daher reicht es nicht aus, die Prüfung nur durch Meldung über die „zusammenfassende meldung“ vorzunehmen.
Wenn regelmäßig an einen Stammkunden in der EU verkauft wird, wird empfohlen, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mindestens einmal pro Quartal zu überprüfen. Wenn hingegen nicht regelmäßig verkauft wird oder es sich um einen Neukunden handelt, wird empfohlen, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vor jedem einzelnen Verkauf zu überprüfen.

Die Europäische Kommission stellt den VIES-Webservice zur USt-IdNr.-Prüfung auf ihrer Website öffentlich und kostenlos zur Verfügung. In Uniconta haben wir direkten Zugriff auf diesen Webservice. Die VIES-Prüfung kann an verschiedenen Stellen in Uniconta durchgeführt werden – jeder der folgenden Punkte wird weiter unten im Artikel näher erläutert.

Kundenübersicht
Bericht zusammenfassende meldung
Bericht Intrastat

Über VIES können nur Kunden aus EU-Ländern geprüft werden. Um einen Kunden zu prüfen, müssen eine korrekt formatierte USt.-IdNr. und ein ländercode angegeben werden. Siehe die Tabelle am Ende des Artikels, die das USt-IdNr.-Format für alle EU-Länder zeigt.

Hinweis: Kunden mit demselben Ländercode wie das Konto werden nicht geprüft
Hinweis: Um über VIES zu prüfen, muss beim Konto unter Unternehmensdaten eine gültige USt.-IdNr. hinterlegt sein. Dies ist Voraussetzung, um eine VIES-Anfragenummer zur Dokumentation zu erhalten.

HMRC – Prüfung der EORI-Nummer

Die Prüfung der EORI-Nummer ist eine der Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um Handel mit Unternehmen in einem kein Eu-land – einschließlich Großbritannien (GB) – zu betreiben. Ohne eine gültige EORI-Nummer können Artikel nicht von den Zollbehörden freigegeben werden, und es besteht das Risiko von Verzögerung, zusätzlichen Kosten oder dass die Artikel zurückgesendet werden.

Eine gültige EORI-Nummer muss daher immer geprüft werden, wenn mit Kunden oder Lieferant außerhalb der EU gehandelt wird. Es reicht nicht aus, die Nummer nur in der Zollanmeldung ohne Prüfung anzugeben, da ungültige Information dazu führen können, dass die Zollbearbeitung abgelehnt wird.

Wird regelmäßig an einen festen Kunden außerhalb der EU verkauft, wird empfohlen, die EORI-Nummer mindestens einmal pro Quartal zu verifizieren. Wird hingegen nicht regelmäßig verkauft oder handelt es sich um einen neuen Kunden, wird empfohlen, die Nummer vor jedem einzelnen Verkauf oder Import zu verifizieren.

HMRC stellt auf ihrer Website einen öffentlichen und kostenlosen Webservice zur EORI-Prüfung zur Verfügung. In Uniconta gibt es direkten Zugriff, um EORI-Nummern zu prüfen, sodass man schnell und einfach sicherstellen kann, dass die Information korrekt sind. Die EORI-Prüfung kann erfolgen von:

Kundenübersicht

Über den HMRC-Webservice können nur Kunden mit Ländercode = UnitedKingdom geprüft werden. Um einen Kunden zu prüfen, müssen eine korrekt formatierte EORI-Nummer und ein Ländercode angegeben werden. Siehe die Tabelle am Ende des Artikels, die die EORI-Nummer zeigt.

Hinweis: Kunden mit demselben Ländercode wie das Konto werden nicht geprüft.

USt-Prüfungsfelder beim Kunde

Beim Kunden gibt es die oben genannten zwei Felder, die die USt-Prüfung betreffen.

Feldname	Beschreibung
USt.-IdNr Status	<leer> – es wurde keine Prüfung durchgeführt angenommen – USt-IdNr. ist als gültig geprüft nicht genehmigt – USt-IdNr. ist als ungültig geprüft Fehler – USt-IdNr. hat ein ungültiges Format
USt.-IdNr Datum	Das Datum der letzten Prüfung

USt-IdNr.-Prüfungsprotokoll

Es gibt ein Prüfungsprotokoll pro Kunde. Hier kann man sehen, wann die Prüfung der USt-IdNr./EORI-Nummer des Kunden durchgeführt wurde und ob sie gültig ist.

EU-USt-IdNr.
Die geprüfte USt-IdNr. des Käufers in einem anderen EU-Land ist Voraussetzung dafür, dass eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer Verkauf ausgestellt werden kann.
Der Verkäufer trägt hierfür die Verantwortung und das Risiko und hat damit auch die Dokumentationspflicht, dass der Käufer zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung umsatzsteuerlich registriert war.

Außerdem steht dort eine Anfragenummer, die die Dokumentation dafür ist, dass die Prüfung zu diesem Zeitpunkt durchgeführt wurde.

EORI-Nummer
Die geprüfte EORI-Nummer des Käufers ist eine der Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um Handel mit Unternehmen in einem kein EU-land – einschließlich Großbritannien (GB) – zu betreiben. Ohne eine gültige EORI-Nummer können Artikel nicht von den Zollbehörden freigegeben werden, und es besteht das Risiko von Verzögerung, zusätzlichen Kosten oder dass die Artikel zurückgesendet werden.
Der Verkäufer trägt hierfür die Verantwortung und das Risiko und hat damit auch die Dokumentationspflicht, dass der Käufer zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung eine angenommene EORI-Nummer hatte.

Das Protokoll wird im Protokoll gespeichert, und das gilt vielleicht insbesondere für die EU-USt-IdNr.-Prüfung. Man kann sich eine Situation vorstellen, in der die Steuerbehörde darum bittet, eine Rechnung aus einem früheren Geschäftsjahre einzusehen, z. B. im Rahmen einer Prüfung.

Wenn der Käufer zu diesem Zeitpunkt kein Unternehmen mehr betreibt und die USt-IdNr. daher nicht geprüft werden kann, ist es Aufgabe des Verkäufers, dokumentieren zu können, dass die USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung gültig war und geprüft wurde.

Im folgenden Protokoll wurde der Kunde einmal geprüft.
Hinweis: Bei sehr viel Traffic auf den Prüfungsservices kann es vorkommen, dass man einen Fehler erhält, der protokolliert wird.

Nachfolgend eine Beschreibung der Felder

Feldname	Beschreibung
Zeit	Der Zeitpunkt der Prüfung
Bilanz	Kann folgende Werte haben: angenommen nicht genehmigt Fehler
Land	Das Land des Kunden
USt.-Code	Die USt-IdNr., die geprüft wurde. Hinweis: Für Ländercode=GB ist es die EORI-Nummer, die geprüft wird
Name	Der Name des Kunden wird zurückgegeben, wenn die USt-IdNr. gültig ist Hinweis: Die VIES-Datenbank kann Name und Adresse von deutschen und spanisch Kunden nicht ausgeben. Es steht dann <na> (not available)
Adresse	Die Adresse des Kunden wird zurückgegeben, wenn die USt-IdNr. gültig ist Hinweis: Die VIES-Datenbank kann Name und Adresse von deutschen und spanisch Kunden nicht ausgeben. Es steht dann <na> (not available)
Anfragenummer	VIES gibt eine eindeutige Anfragenummer als Dokumentation zurück, dass die Prüfung an diesem spezifischen Tag durchgeführt wurde
Fehler	Hier steht eine Fehlermeldung, wenn Bilanz = Fehler
Benutzerkennung	MitarbeiterID des Mitarbeiter, der die Prüfung durchgeführt hat
Benutzername	Der Name des Mitarbeiter, der die Prüfung durchgeführt hat

USt-IdNr.-Prüfung (Kundenübersicht)

Die EU-USt-IdNr.- und EORI-Nummer-Prüfung kann direkt in der Kundenübersicht durchgeführt werden.

Die Prüfung befindet sich unter Prüfen/USt-IdNr.-Prüfung (EU-handel). Es werden nur die markiert Kunden geprüft. Es wird empfohlen, einen Bereich auf das USt-IdNr.-Datum zu setzen, damit nicht Kunden geprüft werden, die kürzlich geprüft wurden. Dagegen ist nichts einzuwenden, aber man sollte beachten, dass es sich um eine relativ zeitaufwendige Funktion handelt, da jeder Kunde in VIES und/oder im HMRC-Webservice geprüft werden muss.

Nach der bearbeitung der Prüfung erhält man das folgende Dialogfeld

Summe – Anzahl der Kunden, die man zur Prüfung ausgewählt hat
angenommen – Anzahl der Kunden, die über den VIES/HMRC-Webservice geprüft und als gültig erklärt wurden
nicht genehmigt – Anzahl der Kunden, die über den VIES/HMRC-Webservice geprüft, aber als ungültig erklärt wurden
Fehler – wird nur angezeigt, wenn Fehler vorliegen. Das kann daran liegen, dass die USt.-IdNr./EORI-Nummer des Kunden kein gültiges Format hat. Es kann auch am VIES/HMRC-Webservice liegen. Bei VIES kann es sein, dass der Service des jeweiligen Landes technische Probleme hat oder überlastet ist o. Ä. Z. B. kann „EUVatValidationService:MS_MAX_CONCURRENT_REQ“ stehen, woraufhin man erneut versuchen? kann.
Hinweis: Bilanz = Fehler wird beim Kunden nur gebucht, wenn es Probleme mit dem Format gibt. Wenn der Fehler auf Antwortprobleme der Services VIES oder HMRC zurückzuführen ist, wird die Bilanz nicht gebucht.
abgelehnt (VIES) – das sind alle Kunden, die die Anforderungen für eine Prüfung nicht erfüllen. Die Anforderungen sind:
- Der Kunde muss zu einem EU-Land gehören
- Der Kunde muss eine USt.-IdNr. haben, und die USt.-IdNr. muss dem Format des aktuellen Landes entsprechen
- Der Kunde muss einen Ländercode haben
- Der Kunde muss einen Ländercode haben, der entspricht nicht dem Ländercode des Kontos
abgelehnt (HMRC) – das sind alle Kunden, die die Anforderungen für eine Prüfung nicht erfüllen. Die Anforderungen sind:
- Der Kunde muss einen Ländercode = UnitedKingdom haben
- Der Kunde muss eine EORI-Nummer haben, die einem gültigen Format entspricht
- Der Kunde muss einen Ländercode haben, der entspricht nicht dem Ländercode des Kontos

Hinweis: Kunden mit dem Status „nicht genehmigt“ sind diejenigen, die in der VIES/HMRC-Datenbank nicht als gültig verifiziert werden können. Prüfen Sie daher, ob USt-IdNr. und/oder EORI-Nummer korrekt eingetragen sind. Sofern der Eintrag korrekt ist, sollte mit dem Käufer (Kunde) geklärt werden, warum die USt-IdNr./EORI-Nummer ungültig ist.

Die Felder „USt.-Code bilanz“ und „USt.-Code Datum“ werden beim jeweiligen Kunden gebucht, und das Ergebnis der Prüfung wird in das Protokoll geschrieben, das unter Prüfen/USt-IdNr.-Prüfung (Protokoll) eingesehen werden kann. Das Protokoll wird im Abschnitt „USt-IdNr.-Prüfungsprotokoll“ beschrieben.

VIES-Prüfung (zusammenfassende meldung)

Die USt-Prüfungsfelder „USt.-Code Datum“ und „USt.-Code bilanz“ zeigen, ob der jeweilige Kunde geprüft wurde und wann dies zuletzt erfolgt ist.

Wird das Feld „VIES (EU-USt-IdNr.-Prüfung)“ aktiviert, akzeptiert der Bericht nur Kunden mit Bilanz = angenommen, und Kunden, die noch nicht geprüft wurden (Bilanz = ) werden automatisch geprüft.

Wenn man einen oder mehrere Kunden per VIES prüfen möchte, kann dies in der Kundenübersicht erfolgen.

VIES-Prüfung (Intrastat)

Die USt-Prüfungsfelder „USt.-Code Datum“ und „USt.-Code bilanz“ zeigen, ob der jeweilige Kunde geprüft wurde und wann dies zuletzt erfolgt ist.

Wird das Feld „VIES (EU-USt-IdNr.-Prüfung)“ aktiviert, akzeptiert der Bericht nur Kunden mit Bilanz = angenommen, und Kunden, die noch nicht geprüft wurden (Bilanz = <leer>) werden automatisch geprüft.

Wenn man einen oder mehrere Kunden per VIES prüfen möchte, kann dies in der Kundenübersicht erfolgen.

EORI-Nummer-Format

Das Format einer EORI-Nummer. Das Format muss eingehalten werden, um die HMRC-Prüfung nutzen zu können

Land	Format
GB-UnitiedKingdom	GB999999999999 oder GB999999999999999 Hinweis: beginnt mit „GB“, Anzahl der Zeichen muss 12 oder 15 sein

EU-USt-IdNr.-Format

Hier ist eine Liste des USt-IdNr.-Formats jedes einzelnen EU-Landes. Die Formate müssen eingehalten werden, um die VIES-Prüfung nutzen zu können

EU-Land	Format
AT-Österreich	ATU99999999¹
BE-Belgien	BE0999999999 ^2,3 BE1999999999
BG-Bulgarien	BG999999999 oder BG9999999999
CY-Zypern	CY99999999L
CZ-Tschechien	CZ99999999 oder CZ999999999 oder CZ9999999999
DE-Deutschland	DE999999999
DK-Denmark	DK99 99 99 99
EE-Estonia	EE999999999
EL-Griechenland	EL999999999
ES-Spanien	ESX9999999X⁴
FI-Finland	FI99999999
FR-Frankreich	FRXX 999999999
HR-Kroatien	HR99999999999
HU-Ungarn	HU99999999
IE-Ireland	IE9S99999L IE9999999LL
IT-Italien	IT99999999999
LT-Litauen	LT999999999 oder LT999999999999
LU-Luxemburg	LU99999999
LV-Latvia	LV99999999999
MT-Malta	MT99999999
NL-The Netherlands	NLSSSSSSSSSSSS
PL-Poland	PL9999999999
PT-Portugal	PT999999999
RO-Rumänien	RO999999999
SE-Sweden	SE999999999999
SI-Slovenia	SI99999999
SK-Slowakei	SK9999999999
XI-Nordirland	XI999 9999 99 oder XI999 9999 99 999⁵ oder XIGD999⁶ oder XIHA999⁷

1: Die erste Position nach dem Präfix ist immer „U“
2: Die erste Ziffer nach dem Präfix ist immer Null („0“)
3: Das (neue) 10-stellige Format ergibt sich durch das Voranstellen einer Null vor das (alte) 9-stellige Format
4: Das erste und letzte Zeichen können alphanumerisch sein; sie dürfen jedoch nicht beide numerisch sein
5: Identifiziert Filial-enterprise
6: Identifiziert staatliche Institutionen/Ministerien
7: Identifiziert Gesundheitsbehörden
8: Bei allen Buchstaben wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden (case sensitive). Folgen Sie exakt der gezeigten Syntax für die USt-IdNr.