Validierung der EU-USt-IdNr. – Uniconta

!!! HINWEIS – diese Funktionalität wird erst in Version 95 veröffentlicht!!!

Diese Funktion kann Folgendes validieren:

EU-USt-IdNr. über den VIES-Dienst (Europäische Kommission)
EORI-Nummer über den HMRC-Dienst (britische Steuerbehörde)

Nachfolgend finden Sie einen kurzen Überblick über die beiden Validierungen

VIES – Validierung der EU-USt-IdNr.

Die Validierung der USt-IdNr. des Kunden ist eine der Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um Artikel an Unternehmen in anderen EU-Ländern ohne Umsatzsteuer zu verkaufen (umsatzsteuerfreie EU-Verkäufe). Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, besteht das Risiko, dass auf den Verkauf dänische Umsatzsteuer berechnet wird, selbst wenn die Artikel von Dänemark in ein anderes EU-Land transportiert werden.

Die USt-IdNr. des Käufers muss immer im VIES-System validiert werden. Daher reicht es nicht aus, die Validierung nur durch Meldung über die „EU-Verkaufsliste“ vorzunehmen.
Wenn Sie regelmäßig an einen festen Kunden in der EU verkaufen, wird empfohlen, die USt-IdNr. mindestens einmal pro Quartal zu prüfen. Wenn Sie hingegen nicht regelmäßig verkaufen oder es sich um einen neuen Kunden handelt, wird empfohlen, die USt-IdNr. vor jedem Verkauf zu prüfen.

Die Europäische Kommission stellt den VIES-Dienst zur Validierung von USt-IdNrn. auf ihrer Website öffentlich und kostenlos zur Verfügung. In Uniconta haben wir direkten Zugriff auf diesen Dienst. Die VIES-Validierung kann an verschiedenen Stellen in Uniconta durchgeführt werden – jeder der folgenden Punkte wird weiter unten im Artikel näher erläutert.

Kundenübersichten
Berichte: EU-Verkaufsliste ohne Umsatzsteuer
Intrastat-Berichte

Über VIES können nur Kunden aus EU-Ländern validiert werden. Um einen Kunden zu validieren, müssen eine korrekt formatierte USt-IdNr. und ein Ländercode eingegeben werden. Siehe die Tabelle am Ende des Artikels, die das USt-IdNr.-Format für alle EU-Länder zeigt.

Hinweis: Kunden mit demselben Ländercode wie das Konto werden nicht validiert
Hinweis: Um über VIES zu validieren, muss beim Konto unter Unternehmensinformationen eine gültige USt-IdNr. hinterlegt sein. Dies ist Voraussetzung, um eine VIES-Anfragenummer zur Dokumentation zu erhalten.

HMRC – Validierung der EORI-Nummer

Die Validierung einer EORI-Nummer ist eine der Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um mit Unternehmen in Nicht-EU-Ländern zu handeln – einschließlich des Vereinigten Königreichs (UK). Ohne eine gültige EORI-Nummer können Waren nicht vom Zoll freigegeben werden, und es besteht das Risiko von Verzögerungen, zusätzlichen Kosten oder der Rücksendung der Artikel.

Eine gültige EORI-Nummer muss daher beim Handel mit Kunden oder Lieferanten außerhalb der EU immer validiert werden. Die bloße Angabe der Nummer in der Zollanmeldung ohne Validierung ist nicht ausreichend, da ungültige Angaben dazu führen können, dass die Zollabfertigung abgelehnt wird.

Wenn Sie regelmäßig an einen Stammkunden außerhalb der EU verkaufen, wird empfohlen, die EORI-Nummer mindestens einmal pro Quartal zu prüfen. Wenn Sie hingegen nicht regelmäßig verkaufen oder es sich um einen neuen Kunden handelt, wird empfohlen, die Nummer vor jedem einzelnen Verkauf oder Import zu prüfen.

HMRC stellt auf seiner Website einen öffentlichen und kostenlosen Dienst zur EORI-Validierung bereit. Uniconta bietet direkten Zugriff zur Validierung von EORI-Nummern, sodass Sie schnell und einfach sicherstellen können, dass die Angaben korrekt sind. Die EORI-Validierung kann erfolgen über:

Kundenübersichten

Über den HMRC-Dienst können nur Kunden mit Ländercode = UnitedKingdom validiert werden. Um einen Kunden zu validieren, müssen eine korrekt formatierte EORI-Nummer und ein Ländercode eingegeben werden. Siehe die Tabelle am Ende des Artikels zur EORI-Nummer.

Hinweis: Kunden mit demselben Ländercode wie das Konto werden nicht validiert

USt-Validierungsfehler beim Kunden

Beim Kunden gibt es zwei Felder oben, die sich auf die USt-Validierung beziehen

Feldname	Feldbeschreibung
USt-IdNr.-Status	<leer> – es wurde keine Validierung durchgeführt Genehmigt am – USt-IdNr. ist als gültig validiert Nicht genehmigt – USt-IdNr. ist nicht gültig Fehler – USt-IdNr. hat ein ungültiges Format
USt-IdNr.-Datum	Das Datum der letzten Validierung

Protokoll zur USt-IdNr.-Validierung

Es gibt ein Validierungsprotokoll pro Kunde. Hier können Sie sehen, wann die USt-IdNr./EORI-Nummer des Kunden validiert wurde und ob sie gültig ist.

EU-USt-IdNr.
Die validierte USt-IdNr. des Käufers in einem anderen EU-Land ist Voraussetzung für die Ausstellung einer Rechnung ohne dänische Verkaufsumsatzsteuer.
Der Verkäufer ist dafür verantwortlich und trägt das Risiko und hat somit auch die Pflicht, zu dokumentieren, dass der Käufer zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung umsatzsteuerlich registriert war.

Zusätzlich gibt es eine Anfragenummer, die als Dokumentation dient, dass die Validierung zum angegebenen Zeitpunkt durchgeführt wurde.

EORI-Nummer
Die validierte EORI-Nummer des Käufers ist eine der Voraussetzungen für den Handel mit Unternehmen in Ländern außerhalb der EU – einschließlich des Vereinigten Königreichs (UK). Ohne eine gültige EORI-Nummer können Waren nicht vom Zoll freigegeben werden, und es besteht das Risiko von Verzögerungen, zusätzlichen Kosten oder der Rücksendung der Artikel.
Der Verkäufer ist dafür verantwortlich und trägt das Risiko und hat somit auch die Pflicht, zu dokumentieren, dass der Käufer zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung über eine validierte EORI-Nummer verfügte.

Die Historie wird im Protokoll gespeichert, und dies kann insbesondere für die Validierung der EU-USt-IdNr. relevant sein. Stellen Sie sich eine Situation vor, in der die Steuerbehörde verlangt, Rechnungen aus einem früheren Geschäftsjahr einzusehen, z. B. im Zusammenhang mit einer Prüfung.

Wenn der Käufer zu diesem Zeitpunkt nicht mehr tätig ist und die USt-IdNr. nicht validiert werden kann, liegt es in der Verantwortung des Verkäufers nachzuweisen, dass die USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung gültig und validiert war.

Im folgenden Protokoll wurde der Kunde einmal validiert.
Hinweis: Wenn auf den Validierungsdiensten viel Verkehr herrscht, kann es zu einem Fehler kommen, der protokolliert wird.

Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung der Felder

Feldname	Feldbeschreibung
Uhrzeit	Die Uhrzeit der Validierung
Status	Kann folgende Werte haben: Genehmigt Nicht genehmigt Fehler
Land des Debitors	Land des Debitors
USt-IdNr.	Die USt-IdNr., die validiert wurde. Hinweis: Bei Ländercode=GB wird die EORI-Nummer validiert
Name	Der Name des Kunden wird zurückgegeben, wenn die USt-IdNr. gültig ist Hinweis: Die VIES-Datenbank kann für deutsche und spanische Kunden keinen Namen und keine Adresse bereitstellen. Es wird <na> (nicht verfügbar) angezeigt
Adresse	Die Adresse des Kunden wird zurückgegeben, wenn die USt-IdNr. gültig ist Hinweis: Die VIES-Datenbank kann für deutsche und spanische Kunden keinen Namen und keine Adresse bereitstellen. Es wird <na> (nicht verfügbar) angezeigt
Anfragenummer	VIES gibt eine eindeutige Anfragenummer als Dokumentation zurück, dass die Validierung an diesem Tag durchgeführt wurde
Fehlermeldung	Hier steht eine Fehlermeldung, wenn Status = Fehler
Benutzer-ID	Mitarbeiter-ID des Mitarbeiters, der die Validierung durchgeführt hat
Benutzername	Name des Mitarbeiters, der die Validierung durchgeführt hat

USt-IdNr.-Validierung (Kundenübersicht)

Die Validierung der EU-USt-IdNr. und der EORI-Nummer kann direkt in der Kundenübersicht durchgeführt werden.

Die Validierung finden Sie unter Prüfen/USt-IdNr.-Validierung (EU-Handel). Es werden nur die von Ihnen ausgewählten Kunden validiert. Es wird empfohlen, ein Limit für das USt-IdNr.-Datum zu setzen, damit Sie keine Kunden validieren, die erst kürzlich validiert wurden. Daran ist nichts falsch, beachten Sie jedoch, dass es sich um eine relativ zeitaufwändige Funktion handelt, da jeder Kunde in VIES und/oder im HMRC-Dienst geprüft werden muss.

Nach der Verarbeitung der Validierung erhalten Sie folgendes Dialogfeld

Gesamt – Anzahl der Kunden, die Sie zur Validierung ausgewählt haben
Genehmigt – Anzahl der Kunden, die über den VIES/HMRC-Dienst validiert und als gültig erklärt wurden
Nicht genehmigt – Anzahl der Kunden, die über den VIES/HMRC-Dienst validiert, aber als ungültig erklärt wurden
Fehler – Wird nur angezeigt, wenn ein Fehler vorliegt. Es kann auch sein, dass die USt-IdNr./EORI-Nummer des Kunden nicht einem gültigen Format entspricht. Es kann auch am VIES/HMRC-Dienst liegen. Bei VIES kann es sein, dass der Dienst für das jeweilige Land technische Probleme hat oder der Dienst überlastet ist usw.
Abgelehnt (VIES) – Alle Kunden, die die Anforderungen für eine Validierung nicht erfüllen. Die Anforderungen sind wie folgt:
- Kunde muss zu einem EU-Land gehören
- Kunde muss eine USt-IdNr. haben, und die USt-IdNr. muss dem Format des jeweiligen Landes entsprechen
- Kunde muss einen Ländercode haben
- Kunde muss einen Ländercode haben, der sich vom Buchhaltungs-Ländercode unterscheidet
Abgelehnt (HMRC) – Alle Kunden, die die Anforderungen für eine Validierung nicht erfüllen. Die Anforderungen sind wie folgt:
- Kunde muss Ländercode = UnitedKingdom haben
- Kunde muss eine EORI-Nummer haben, die einem gültigen Format entspricht
- Kunde muss einen Ländercode haben, der sich vom Buchhaltungs-Ländercode unterscheidet

Hinweis: Kunden mit dem Status „Nicht genehmigt“ sind diejenigen, die in der VIES/HMRC-Datenbank nicht als gültig verifiziert werden können. Prüfen Sie daher, ob die USt-IdNr. oder EORI-Nummer korrekt eingegeben wurde. Wenn die Eingabe korrekt ist, sollte mit dem Käufer (Kunden) geklärt werden, warum die USt-IdNr./EORI-Nummer ungültig ist.

Die Felder „USt-IdNr.-Status“ und „USt-IdNr.-Datum“ werden beim jeweiligen Kunden aktualisiert, und das Ergebnis der Validierung wird im Protokoll gespeichert, das unter Prüfen/USt-IdNr.-Validierung (Protokoll) eingesehen werden kann. Das Protokoll wird im Abschnitt „Protokoll zur USt-IdNr.-Validierung“ beschrieben.

VIES-Validierung (EU-Verkaufsliste ohne Umsatzsteuer)

Die USt-Validierungsfelder „USt-IdNr.-Datum“ und „USt-IdNr.-Status“ zeigen, ob jeder Kunde per USt-IdNr. validiert wurde und wann dies zuletzt erfolgt ist.

Wenn das Feld „VIES (EU-USt-IdNr.-Validierung)“ aktiviert ist, akzeptiert der Bericht nur Kunden mit Status = Genehmigt, und Kunden, die noch nicht validiert wurden (Status = <leer>), werden automatisch validiert.

Wenn Sie einen oder mehrere Kunden per VIES validieren möchten, können Sie dies in der Kundenübersicht tun.

VIES-Validierung (Intrastat)

Die USt-Validierungsfelder „USt-IdNr.-Datum“ und „USt-IdNr.-Status“ zeigen, ob jeder Kunde per USt-IdNr. validiert wurde und wann dies zuletzt erfolgt ist.

Wenn Sie einen oder mehrere Kunden per VIES validieren möchten, können Sie dies in der Kundenübersicht tun.

EORI-Nummernformat

Das Format einer EORI-Nummer. Das Format muss eingehalten werden, um die HMRC-Validierung nutzen zu können

Land	Format
GB-UnitiedKingdom	GB99999999999999999999999999 oder GB999999999999999999999 Hinweis: muss mit „GB“ beginnen; Anzahl der Ziffern muss 12 oder 15 sein

EU-USt-IdNr.-Format

Hier ist eine Liste des USt-IdNr.-Formats jedes EU-Landes. Die Formate müssen eingehalten werden, um die VIES-Validierung nutzen zu können

EU-Land	Format
AT-Österreich	^{ATU99999999999999991}
BE-Belgien	BE09999999999999 ^2,3 BE199999999999
BG-Bulgarien	BG9999999999999 oder BG999999999999999999
CY-Zypern	CY9999999999999999L
CZ-Tschechien	CZ9999999999999999 oder CZ9999999999999 oder CZ9999999999999999
DE-Deutschland	DE9999999999999
DK-Dänemark	DK99 99 99 99 99
EE-Estland	EE9999999999999
EL-Griechenland	EL9999999999999
ES-Spanien	^{ESX999999999X4}
FI-Finnland	FI99999999999999
FR-Frankreich	FRXX 999999999
HR-Kroatien	HR99999999999999999
HU-Ungarn	HU99999999999999
IE-Irland	IE9S99999999L IE9999999999LL
IT-Italien	IT99999999999999999
LT-Litauen	LT9999999999999 oder LT99999999999999999999
LU-Luxemburg	LU99999999999999
LV-Lettland	LV9999999999999999999
MT-Malta	MT99999999999999
NL-Niederlande	NLSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS
PL-Polen	PL999999999999999999
PT-Portugal	PT9999999999999
RO-Rumänien	RO9999999999999
SE-Schweden	SE9999999999999999999999
SI-Slowenien	SI99999999999999
SK-Slowakei	SK999999999999999999
XI-Nordirland	XI999 9999 99 99 oder XI999 9999 99 ⁹⁹⁹⁵ oder ^XIGD9996 oder ^XIHA9997

1: Die erste Stelle nach dem Präfix ist immer ein „U“
2: Die erste Ziffer nach dem Präfix ist immer eine Null („0“)
3: Das (neue) 10-stellige Format ergibt sich durch das Hinzufügen einer führenden Null zum (älteren) 9-stelligen Format
4: Das erste und das letzte Zeichen können alphanumerisch sein; sie dürfen jedoch nicht beide numerisch sein
5: Identifiziert Zweigstellen
6: Identifiziert staatliche Institutionen/Ministerien
7: Identifiziert Gesundheitsbehörden
8: Bei allen Buchstaben wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Folgt exakt der Syntax, die für die USt-IdNr. angezeigt wird.