Einrichtung des Beleg-Genehmigungsablaufs

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Wenn Sie den Beleg-Genehmigungsablauf in Uniconta nutzen möchten, müssen Sie Folgendes in Ihrer Finanzbuchhaltung einrichten:

1) Benutzer erstellen, die genehmigen können

2) Mitarbeiter erstellen, die für den Genehmigungsablauf verwendet werden sollen

3) E-mail einrichtung für den Genehmigungsablauf erstellen

4) Ggf. einrichtung von erinnerungen

5) Test einrichtung

6) Ggf. einrichtung eines automatischen genehmigende person

 

1) Benutzer erstellen

Hinweis: Empfänger von Beleg-Genehmigungs-E-mails müssen Benutzer der Uniconta Finanzbuchhaltung sein.
HINWEIS: Die Genehmigung ist auch ohne Benutzererstellung möglich, wenn ein mitarbeiter erstellt wurde und die Genehmigung nur per E-mail erfolgt. Lesen Sie mehr hier.

 

2) Mitarbeiter erstellen

  • Gehen Sie zu Firma/Mitarbeiter und fügen Sie einen mitarbeiter pro Benutzer hinzu (erstellt unter „benutzer verwalten“) oder wenn Sie jemanden haben, der belege per E-mail genehmigen soll.
  • Füllen Sie mindestens Nummer, Name und E-mail aus (wenn der mitarbeiter genehmigen soll und keinen Uniconta-Benutzer hat).
  • Markieren Sie das Feld „e-mail an genehmigende personen senden“ (bedeutet, dass eine E-mail an die genehmigende person gesendet wird, wenn diese im Posteingang ausgewählt und gespeichert wird)
  • Speichern Sie den mitarbeiter. Lesen Sie hier mehr über mitarbeiter...

 

3) E-mail einrichtung für genehmigende person erstellen

Hinweis: Dieser Schritt ist erforderlich, um den Genehmigungsablauf nutzen zu können. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die mitarbeiter keine Genehmigungs-E-mails erhalten.

  • Gehen Sie zu Firma/Einrichtung/E-mail einrichtung
  • Erstellen Sie einen E-mail versand
  • Verwenden Sie die E-mail im unternehmen, die für den Versand von Genehmigungs-E-mails verwendet werden soll
  • Nummer und Name eingeben.
  • Geben Sie SMTP-Informationen ein oder richten Sie Graph ein, Lesen Sie hier mehr...
  • Klicken Sie auf „SMTP-Host prüfen“ oder „Graph“ und senden Sie eine E-mail an Ihre eigene E-mail.
    • Wenn dies funktioniert, ist alles gut und Sie können speichern und fortfahren.
    • Wenn dies nicht funktioniert, müssen Sie prüfen, ob Sie die richtigen information eingegeben haben, und es erneut versuchen.
  • Nachdem Sie Ihre einrichtung gespeichert haben, müssen Sie unter Firma/Einrichtung/E-mail einrichtung auf die Schaltfläche „genehmigungseinstellungen“ im Menü klicken.
  • Hier wählen Sie aus, welche E-mail Sie zum Senden von Genehmigungs-E-mails verwenden möchten.

 

4) einrichtung von erinnerungen

Wenn Sie möchten, dass eine genehmigungserinnerungen an die genehmigende personen gesendet wird, die die belege, für die sie zuvor Genehmigungs-E-mails erhalten haben, noch nicht angenommen haben, können Sie unter Firma/unternehmensdaten im Feld genehmigungserinnerungen auswählen, an welchen Wochentagen erinnerungen gesendet werden sollen.

Die erinnerungen enthält eine Liste aller belege, die die genehmigende person noch genehmigen muss, und die Person kann dann auf die Links zu den einzelnen belege klicken und diese auf die gleiche Weise wie in den normalen Genehmigungs-E-mails genehmigen/ablehnen.

Version-92 Wenn nicht gewünscht wird, dass pro Beleg eine Genehmigungs-E-mail an den mitarbeiter gesendet wird, kann man sich darauf beschränken, nur genehmigungserinnerungen zu senden.
Dies wird erreicht, wenn das Feld e-mail an genehmigende personen senden unter Firma/unternehmensdaten nicht markiert ist, während gleichzeitig das Feld genehmigungserinnerungen am selben Ort mit den Tagen definiert ist, an denen Sie eine erinnerungen erhalten möchten.

 

5) Test des Versands

  • Gehen Sie zu Finanzbuchhaltung/physischer beleg (Posteingang) und erstellen Sie einen Testbeleg, ggf. indem Sie einfach eine Bilddatei oder ein anderes dokument in den Posteingang ziehen.
  • Wählen Sie eine genehmigende person 1 und klicken Sie auf Speichern
    • Wenn genehmigende person 1 eine E-mail erhält, ist alles in Ordnung.
    • Wenn genehmigende person 1 keine E-mail erhält, müssen Sie die einrichtung erneut durchgehen.

6) Automatische Auswahl der genehmigende person

Wenn Sie möchten, dass belege, die automatisch an den Posteingang gesendet/übertragen werden, mit einer bestimmten genehmigende person versehen werden, kann dies wie folgt eingerichtet werden:

  • Auf dem einzelnen kreditor unter kreditor/kreditor kann das Feld mitarbeiter mit dem mitarbeiter ausgefüllt werden, der automatisch als genehmigende person für belege von diesem lieferant angegeben werden soll.
  • Auf dem einzelnen projekt unter projekt/projekt kann das Feld zuständiger mitarbeiter mit dem mitarbeiter ausgefüllt werden, der automatisch als genehmigende person für belege zu diesem projekt angegeben werden soll.
  • Auf dem einzelnen mitarbeiter unter Firma/Einrichtung/Mitarbeiter können die Felder genehmigende person und genehmigende person 2 mit den genehmigende personen ausgefüllt werden, die automatisch als genehmigende personen für die belege angegeben werden sollen, die dieser mitarbeiter an den Posteingang sendet.
    Hinweis! Die Felder für die genehmigende person werden nur automatisch im Posteingang ausgefüllt, wenn...

    • Der mitarbeiter füllt das Feld mitarbeiter in der Uniconta Scan-App aus, wenn die App zum Senden von belege an den Posteingang verwendet wird
    • Das Feld Login ID ist auf dem mitarbeiter im mitarbeiterstammblatt ausgefüllt, wenn der Beleg vom mitarbeiter in den Posteingang gezogen wird
    • Das Feld Login ID ist auf dem mitarbeiter im mitarbeiterstammblatt ausgefüllt, wenn der Beleg mithilfe des Symbols „Beleg ziehen/ablegen“ in der oberen linken Ecke in den Posteingang gezogen wird
    • Wenn die Felder für die genehmigende person im Posteingang nicht im Voraus ausgefüllt sind. D. h. wenn auf einem physischen beleg eine genehmigende person angegeben ist und Sie anschließend die projekt-Nummer im Posteingang ausfüllen, wird die genehmigende person nicht mit dem zuständiger mitarbeiter aus dem projekt geändert.