Einrichtung von Mitteilungen bzgl. Kreditorenzahlungen

Hinweistext für den Zahlungsempfänger

Der Hinweistext für den Empfänger einer Kreditorenzahlung kann an verschiedenen Stellen im System eingerichtet werden und wird in folgender Reihenfolge verwendet:

1. Lieferant/Kreditor und das Feld Hinweistext
2. Lieferant/Einrichtung/Lieferantengruppen und das Feld Hinweistext
3. Lieferant/Einrichtung/Dateiformate für Zahlungsmethoden und das Feld Hinweistext.

Der Hinweistext wird auf dem Kontoauszug des Zahlungsempfängers angezeigt. Es ist zu beachten, dass für die meisten Bankformate nur eine begrenzte Anzahl von Zeichen zur Verfügung steht. In der Regel sind es nur 20 Zeichen.
Uniconta passt die Anzahl der Zeichen bei der Erstellung der Zahlungsdatei an.

Für einige Bankformate besteht die Möglichkeit, eine längere Nachricht an den Empfänger zu senden – einen sogenannten erweiterten Hinweistext.

Standard-Hinweistext

Wenn das Feld Hinweistext an den oben genannten drei Stellen leer ist, wird folgende Nachricht an den Zahlungsempfänger gesendet:
(sofern die Informationen verfügbar sind)
Unsere Kontonummer
Rechnungsnummer
Unternehmensname

Beispiel:
Kto:56790, Fak:40011, Uniconta GmbH

Benutzerdefinierter Hinweistext

Der Hinweistext kann mit Buchungskürzeln und automatisch erstellten Texten kombiniert werden.
Es gibt folgende Werte, die in das Feld Hinweistext auf Lieferanten-, Lieferantengruppenebene und/oder auf dem Dateiformat selbst eingefügt werden können.

Rechnungsnummer = %1
Unternehmensname (Absender) = %2
Skontobetrag = %3
Unsere Kontonummer = %4
Buchungskürzel = %5

Das obige Beispiel ergibt folgenden Hinweistext auf den Zahlungen.

Die Hinweistext-Spalte ist bearbeitbar, sodass Sie die Möglichkeit haben, die Nachricht individuell an den Empfänger anzupassen.
NB. Nicht alle Zahlungsarten erlauben das Senden einer Nachricht an den Empfänger. Dies hängt auch davon ab, welche Bank Sie verwenden. Es ist auch unterschiedlich, wie lange Texte an den Empfänger geschrieben werden können. Uniconta sorgt dafür, dass dies alles gesteuert wird.Es ist von Bank zu Bank unterschiedlich, wie viele Zeichen in das Feld geschrieben werden können, aber es sind typischerweise nur 20 Zeichen. Dies kann durch Aktivieren des erweiterten Hinweistextes erweitert werden.

Hinweistext bei Sammelzahlungen

Bei Verwendung von Sammelzahlungen definiert Uniconta einen Standard-Hinweistext für den Empfänger. Es ist nicht möglich, einen benutzerdefinierten Hinweistext zu erstellen.

Der Hinweistext besteht aus den folgenden zwei Informationen, sofern diese verfügbar sind.
Unsere Kontonummer: Dies ist unsere Kontonummer beim Lieferanten.
Rechnungsnummer: Alle Rechnungsnummern, die in der Sammelzahlung enthalten sind, werden aufgelistet.

Beispiel:
Kto:76849, Fak:780001,780002,780003,780004,780005

Wenn keine Rechnungsnummer(n) für die Transaktionen angegeben sind, wird der Unternehmensname (Absender) eingefügt.

Beispiel:
Kto:76849, BikeCompany

Text für den eigenen Kontoauszug

Uniconta schreibt einen Standard-Hinweistext in die Zahlungsdatei, wenn Sie im Feld Unsere Nachricht im Dateiformat für die Zahlungsmethode nichts ausfüllen.

Es wird empfohlen, dies zu verwenden, wenn Sie das Bankabstimmungsmodul in Uniconta verwenden.
Dies ist die Nachricht, die auf Ihrem eigenen Kontoauszug angezeigt wird.

Der Standardtext sieht wie folgt aus: Ref:567 Fak:100101 Kto:50010

Ref = Eine eindeutige Referenz-ID pro Zahlung - eine sogenannte EndToEndId
Fak = Rechnungsnummer
Kto = Kreditorennummer

Die Bankabstimmung sucht nach den Texten 'Ref:', 'Fak:' und 'Kto:'

Es ist von Bank zu Bank unterschiedlich, wie viele Zeichen in das Feld geschrieben werden können, aber es sind typischerweise nur 20 Zeichen.

Wenn die Rechnungsnummer für die Zahlung nicht angegeben ist, wird dieser Abschnitt entfernt, sodass nur Ref:567 Kto:50010 angezeigt wird.

Benutzerdefinierter Text für den eigenen Kontoauszug

Es ist möglich, den Text auf dem eigenen Kontoauszug selbst zu definieren. Es gibt derzeit 5 Werte, die verwendet werden können.

Der Hinweistext kann mit Buchungskürzeln und automatisch erstellten Texten kombiniert werden.
Es gibt folgende Werte, die eingefügt werden können
Rechnungsnummer = %1
Kreditorennummer = %2
Lieferantenname = %3
Belegnummer = %4
ReferenzId = %5

Es ist wichtig, Folgendes zu beachten, um die automatische Bankabstimmung in Uniconta nutzen zu können.
Die Bankabstimmung sucht nach den Texten Ref:, Fak: oder Kto:

Es wird empfohlen, dass Ref:%5 als erster Wert in 'Unsere Nachricht' enthalten ist. %5 ist eine eindeutige Referenz-ID – eine sogenannte EndToEndID. Dies ist eine Referenz-ID, die in der Zahlungsdatei enthalten ist und im Kontoauszug zurückkommt. Auf diese Weise wurde eine 1:1-Beziehung zwischen der Bankbuchung im Kontoauszug und der Transaktion in Uniconta hergestellt.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Texte, die im Zusammenhang mit der Bankabstimmung gültig sind.

Formatierung: "Ref:%5" = "Ref:7385937854" (empfohlen)
Formatierung: "Ref:%5 %3" = "Ref:7385937854 Uniconta GmbH" (empfohlen)
Formatierung: "Kto:%2 %3" = "Kto:6788 Uniconta GmbH"
Formatierung: "Fak:%1 %3" = "Fak:100345 Uniconta GmbH"
Formatierung: "%3 Kto:%2" = "Uniconta GmbH Kto:6788"
Formatierung: "%3 Fak: %1 = "Uniconta GmbH Fak:100345"

Text für den eigenen Kontoauszug bei Sammelzahlungen

Bei Verwendung von Sammelzahlungen druckt Uniconta keine Rechnungsnummern aus, selbst wenn '%1' angegeben wurde.
Es steht eine begrenzte Anzahl von Zeichen zur Verfügung, daher wurde dies getan, um Platz für relevantere Informationen zu schaffen.