Zahlungen zusammenführen bietet die Möglichkeit, Zahlungen zusammenzufassen. Dies kann eine administrative und kostensparende Funktion sein, wenn viele Zahlungen an denselben Kreditor erfolgen.
Einrichtung von Sammelüberweisungen
Unter Kreditor/Einrichtung/Dateiformate für Zahlungsmethoden kann definiert werden, welche Gruppierung für die jeweilige Zahlungsmethode vorgeschlagen werden soll. Die Gruppierung kann im Zahlungsvorschlag jederzeit überschrieben werden.
Gruppieren
- Rechnung - Dies ist die Standardeinstellung. Eine Zahlung pro Rechnung. Diese Gruppierung führt die Zahlungen nicht zusammen.
- Datum - Fasst alle Kreditorenrechnungen mit gleichem Datum der Zahlung zusammen.
- Woche - Fasst alle Kreditorenrechnungen mit gleichem Datum der Zahlung innerhalb derselben Woche zusammen.
- Alle - Fasst alle Kreditorenrechnungen unabhängig vom Datum der Zahlung zusammen.
Bedingungen für Sammelüberweisung
Damit mehrere Zahlungen zusammengefasst werden können, müssen einige Bedingungen erfüllt sein.
Folgende Angaben müssen übereinstimmen, damit die Zahlungen zusammengefasst werden können.
- Bankkontonummer (Inlandszahlungen)
- IBAN und SWIFT (Auslandszahlungen)
- ZahlungsId + Kreditorenkonto für die Kartenarten (+71, +73, +75 und +04)
- Kreditorennummer
- Währung
Hinweis: Bei Sammelüberweisungen werden die Zahlungen bei der Übertragung in den Buchungsstapel aufgeschlüsselt, wenn ein Skonto verwendet wird.
Video / Sammelüberweisungen
Zahlungen zusammenführen
Im folgenden Zahlungsvorschlag sind 19 Zahlungen an verschiedene Kreditoren aufgeführt.
Die Schaltfläche Zahlungen zusammenführen
Sammelüberweisungen werden durch Drücken der Schaltfläche 'Zahlungen zusammenführen' aktiviert. Uniconta wird nun versuchen, die Zahlungen nach den zuvor beschriebenen Bedingungen zusammenzufassen. Es wird empfohlen, alle Zahlungen auszusortieren, die zum jetzigen Zeitpunkt nicht bezahlt werden sollen. Dies kann durch Eingabe eines Fälligkeitsdatums oder durch Verwendung einiger der anderen verfügbaren Filter erfolgen.
Alle Zahlungen werden vor dem Zusammenführen geprüft, und eventuelle fehlerhafte Zahlungen werden in der Gruppe 'Ausgeschlossen' platziert – lesen Sie weiter unten mehr über die Gruppe 'Ausgeschlossen'.
Es erscheint dann der untenstehende Dialog.
Die Gruppierung ist auf den Wert eingestellt, der für die Zahlungsmethode definiert wurde. Die Gruppierung kann bei Bedarf geändert werden.
Sammelüberweisungen können nur für eine Zahlungsmethode gleichzeitig erstellt werden.
Es ist möglich, Sammelüberweisungen aufzuheben, indem Sie erneut auf die Schaltfläche klicken.
Gutschriftsbetrag
Zahlungen (Gutschriftsbetrag/Gutschrift) sind ebenfalls in der Sammelüberweisung enthalten, unabhängig davon, ob alle Bedingungen für die Aufnahme in die Sammelüberweisung erfüllt sind.
Version-95: Eine Zahlung (Gutschriftsbetrag) wird in eine Sammelüberweisung aufgenommen, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind
- Kreditorennummer
- Währung
Spalten sind für die Bearbeitung gesperrt
Ein Teil der Spalten wird für die Bearbeitung gesperrt, wenn Sammelüberweisungen verwendet werden. Dies betrifft die Spalten Datum der Zahlung, Zahlungsformat, Zahlungsmethode, Zahlungscode und SWIFT.
Hinweistext an den Empfänger
Alle Rechnungsnummern, die in der Zahlung enthalten sind, werden in die Zahlungsdatei geschrieben. (Hinweis: Bei einigen Banken/Formaten ist der Platz zum Schreiben aller Rechnungsnummern begrenzt).
Die Schaltfläche 'Alle erweitern'
Diese Schaltfläche wird aktiv, wenn Sammelüberweisungen verwendet werden. Alle Gruppen werden durch Drücken dieser Schaltfläche erweitert.
Die Schaltfläche 'Alle zusammenfalten'
Diese Schaltfläche wird aktiv, wenn Sammelüberweisungen verwendet werden. Alle Gruppen werden durch Drücken dieser Schaltfläche zusammengefaltet.
Die Schaltfläche 'Prüfen'
Prüfen prüft jede einzelne Zahlung in der Gruppe, und sollte eine der Zahlungen fehlerhaft sein, wird sie nicht in die Sammelüberweisung aufgenommen. Die Fehlerbeschreibung finden Sie in der Spalte 'System Info'.
Die Schaltfläche 'Zahlungen in Datei exportieren'
Es wird eine Zahlung pro Gruppe erstellt.
Ergebnis der Sammelüberweisung – Gruppierung 'Alle'
Die Gruppierung 'Alle' fasst die Zahlungen unabhängig vom Datum der Zahlung zusammen. Wenn es innerhalb derselben Gruppe unterschiedliche Daten der Zahlung gibt, wird das früheste Datum der Zahlung für die Sammelüberweisung verwendet.
Die Zahlungen wurden im folgenden Beispiel in fünf Gruppen zusammengefasst.
Die ersten vier Gruppen führen zu sieben Zahlungen in der Zahlungsdatei. Die letzte Gruppe 'Ausgeschlossen' enthält alle Zahlungen, die nicht in die Zahlungsdatei übernommen werden.
Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung der Gruppen. Die Gruppierung erfolgt nach einer Sammelüberweisungs-ID, die sich aus einer Zusammensetzung des eindeutigen Schlüssels zusammensetzt, der die einzelnen Zahlungen in der Gruppe kennzeichnet.
Sammelüberweisung: -
Die Zahlungen in dieser Gruppe werden einzeln behandelt. Das bedeutet, dass vier Zahlungen für die vier Kreditoren erstellt werden.
Sammelüberweisung: 100018-75/0000001167582525-80268556-DKK
Es gibt 5 Zahlungen an Kreditor 100018, die die Bedingungen für die Zusammenfassung zu einer Zahlung erfüllen.
Es wird eine Zahlung in Höhe von 6.050,00 kr überwiesen. Die Zahlung wird ausgeführt am 12.11.2019.
Sammelüberweisung: 1000034-DE11600700700138396700-DEUTDESSXXX-EUR
Es gibt 2 Zahlungen an Kreditor 100034, die die Bedingungen für die Zusammenfassung zu einer Zahlung erfüllen. Es handelt sich um eine Auslandszahlung in Höhe von 3.686,00 EUR, die ausgeführt wird am 12.11.2019.
Sammelüberweisung: 1000052-56780089463654-DKK
Es gibt 5 Zahlungen an Kreditor 100052, die die Bedingungen für die Zusammenfassung zu einer Zahlung erfüllen.
Bei der Überweisung an die Bank wird nur eine Zahlung in Höhe von 1.992,50 kr erfolgen. Die Zahlung wird ausgeführt am 12.11.2019.
Sammelüberweisung: Ausgeschlossen
Alle fehlerhaften Zahlungen werden in der Gruppe 'Ausgeschlossen' platziert. Diese Zahlungen werden nicht in die Zahlungsdatei übernommen.
Zahlungen, die in 'Im Wartezustand' oder 'Bezahlt' einen Haken haben, werden ebenfalls hier platziert. Zahlungen, die sich nicht auf die aktuelle Zahlungsmethode beziehen, werden ebenfalls hier platziert.
Ergebnis der Sammelüberweisung – Gruppierung 'Datum'
Die Gruppierung 'Datum' fasst Zahlungen mit gleichem Datum der Zahlung zusammen – die übrigen Bedingungen für die Zusammenfassung müssen ebenfalls erfüllt sein.
Die Zahlungen wurden im folgenden Beispiel in vier Gruppen zusammengefasst.
Die ersten drei Gruppen führen zu zehn Zahlungen in der Zahlungsdatei. Die letzte Gruppe 'Ausgeschlossen' enthält alle Zahlungen, die nicht in die Zahlungsdatei übernommen werden.
Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung der Gruppen. Die Gruppierung erfolgt nach einer Sammelüberweisungs-ID, die sich aus einer Zusammensetzung des eindeutigen Schlüssels zusammensetzt, der die einzelnen Zahlungen in der Gruppe kennzeichnet. Es ist zu beachten, dass das Datum der Zahlung Teil der Sammelüberweisungs-ID geworden ist.
Sammelüberweisung: -
Die Zahlungen in dieser Gruppe werden einzeln behandelt. Das bedeutet, dass acht Zahlungen für die sechs Kreditoren erstellt werden.
Sammelüberweisung: 1000018-75/0000001167582525-80268556-DKK-20191112
Es gibt fünf Zahlungen an Kreditor 100018 mit Datum der Zahlung 12.11.2019, die die Bedingungen für die Zusammenfassung zu einer Zahlung erfüllen. Es wird eine Zahlung in Höhe von 5.596,00 kr überwiesen. Die Zahlung wird ausgeführt am 12.11.2019.
Sammelüberweisung: 1000052-56780089463654-DKK-20191112
Es gibt vier Zahlungen an Kreditor 100052 mit Datum der Zahlung 12.11.1019, die die Bedingungen für die Zusammenfassung zu einer Zahlung erfüllen. Bei der Überweisung an die Bank wird nur eine Zahlung in Höhe von 1.492,50 kr erfolgen. Die Zahlung wird ausgeführt am 12.11.2019.
Sammelüberweisung: Ausgeschlossen
Alle fehlerhaften Zahlungen werden in der Gruppe 'Ausgeschlossen' platziert. Diese Zahlungen werden nicht in die Zahlungsdatei übernommen. Zahlungen, die in 'Im Wartezustand' oder 'Bezahlt' einen Haken haben, werden ebenfalls hier platziert. Zahlungen, die sich nicht auf die aktuelle Zahlungsmethode beziehen, werden ebenfalls hier platziert.
Ergebnis der Sammelüberweisung – Gruppierung 'Woche'
Die Gruppierung 'Woche' fasst Zahlungen mit gleichem Datum der Zahlung innerhalb derselben Kalenderwoche zusammen – die übrigen Bedingungen für die Zusammenfassung müssen ebenfalls erfüllt sein.
Die Zahlungen wurden im folgenden Beispiel in fünf Gruppen zusammengefasst.
Die ersten vier Gruppen führen zu sieben Zahlungen in der Zahlungsdatei. Die letzte Gruppe 'Ausgeschlossen' enthält alle Zahlungen, die nicht in die Zahlungsdatei übernommen werden.
Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung der Gruppen. Die Gruppierung erfolgt nach einer Sammelüberweisungs-ID, die sich aus einer Zusammensetzung des eindeutigen Schlüssels zusammensetzt, der die einzelnen Zahlungen in der Gruppe kennzeichnet. Es ist zu beachten, dass die Kalenderwoche Teil der Sammelüberweisungs-ID geworden ist.
Sammelüberweisung: -
Die Zahlungen in dieser Gruppe werden einzeln behandelt. Das bedeutet, dass vier Zahlungen für die vier Kreditoren erstellt werden.
Sammelüberweisung: 1000018-75/0000001167582525-80268556-DKK-45
Es gibt 5 Zahlungen an Kreditor 100018 mit Datum der Zahlung in Kalenderwoche 45, die die Bedingungen für die Zusammenfassung zu einer Zahlung erfüllen. Es wird eine Zahlung in Höhe von 6.050,00 kr überwiesen. Die Zahlung wird ausgeführt am 12.11.2019.
Sammelüberweisung: 1000034-DE11600700700138396700-DEUTDESSXXX-EUR-45
Es gibt 2 Zahlungen an Kreditor 100034 mit Datum der Zahlung in Kalenderwoche 45, die die Bedingungen für die Zusammenfassung zu einer Zahlung erfüllen. Es handelt sich um eine Auslandszahlung in Höhe von 3.686,00 EUR, die ausgeführt wird am 12.11.2019.
Sammelüberweisung: 1000052-56780089463654-DKK-45
Es gibt 5 Zahlungen an Kreditor 100052 mit einem Datum in Kalenderwoche 45, die die Bedingungen für die Zusammenfassung zu einer Zahlung erfüllen. Bei der Überweisung an die Bank wird nur eine Zahlung in Höhe von 1.992,50 kr erfolgen. Die Zahlung wird ausgeführt am 12.11.2019.
Sammelüberweisung: Ausgeschlossen
Alle fehlerhaften Zahlungen werden in der Gruppe 'Ausgeschlossen' platziert. Diese Zahlungen werden nicht in die Zahlungsdatei übernommen. Zahlungen, die in 'Im Wartezustand' oder 'Bezahlt' einen Haken haben, werden ebenfalls hier platziert. Zahlungen, die sich nicht auf die aktuelle Zahlungsmethode beziehen, werden ebenfalls hier platziert.
Übertragung in den Buchungsstapel
Uniconta verfolgt, welche Zahlungszeilen bei der Übertragung in den Buchungsstapel zusammengefasst wurden. Hierfür wird das Systemfeld 'Zahlungsreferenz' verwendet.
Hinweis: Es werden alle sichtbaren Transaktionen in den Buchungsstapel übertragen. Es ist daher wichtig, die gewünschten Transaktionen auszuwählen, bevor sie in den Buchungsstapel übertragen werden. Es könnte z. B. nach der Spalte 'Bezahlt' gefiltert werden.
Für die oben genannten Zahlungen wurde eine Zahlungsdatei erstellt. Dies hat zu sieben Zahlungen geführt. Die Spalte 'Bezahlt' zeigt an, dass die Transaktionen in die Zahlungsdatei übernommen wurden.
Die Spalte 'Zahlungsreferenz' ist eine eindeutige ID pro Zahlung.
Im Beispiel werden sieben Zeilen in den Buchungsstapel übertragen. Die Transaktionen, die sich auf die Zahlung beziehen, werden in der Spalte 'Abstimmungen' aufgeführt und gleichen die Rechnungen automatisch bei der Verbuchung aus.