Zusammenfassende Meldung

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Der Bericht "Zusammenfassende Meldung" wird verwendet, um EU-Verkäufe in Elster melden zu können.

Die Information werden aus den Rechnungszeilen entnommen und können bei Bedarf vor der Meldung bearbeitet werden.

Hinweis! Es werden nur Rechnungszeilen gebucht, die mit USt.-Codes gebucht wurden, die den USt.-Verfahren 19, 33, 34 oder 35 zugeordnet sind, und dies nur, wenn der Verkauf gleichzeitig an einen EU-Kunden erfolgt.
D.h. es müssen Lagerbuchungen im Zusammenhang mit der Verkaufsrechnung gebucht werden, damit der Bericht Datensätze finden kann.

Hinweis! Grundsätzlich entscheidet das Land, in das die Artikel geliefert werden, ob ein Rechnungsbetrag in diesen Report aufgenommen werden muss.
Wenn z.B. an einen Kunde in Deutschland fakturiert wird, die Artikel aber in ein EU-Land geliefert werden, muss ein Kundenkonto sowohl für den Rechnungskunden als auch für den Lieferkunden eingerichtet werden. Auf dem Lieferkunden müssen Land und USt.-Idnr ausgefüllt werden, da diese informationen für den Report verwendet werden.
Gleichzeitig ist es wichtig, dass das Feld Konto für Lagerbuchungen unter Unternehmen/Einrichtung/Voreinstellungen mit dem Wert 'Lief.- an Konto' ausgefüllt ist, damit der Bericht sehen kann, dass die Artikel an einen Kunde in der EU geliefert wurden.
Dieses Feld kann jedoch in 'Rech.- an Konto' geändert werden, wenn z.B. Statistiken auf Rechnungs-Kontoebene erstellt werden sollen, und kann dann wieder zurückgeändert werden.

Hinweis! Es wird davon abgeraten, im Zusammenhang mit der Fakturierung von Kunden in der EU einen "Einmal-Kunde" zu verwenden, da die USt.-Idnr von der Kundenkarte die USt.-Idnr ist, die im Bericht verwendet wird. D.h. wenn man die USt.-Idnr des Kunden von Mal zu Mal ändert, wenn fakturiert wird, dann ist es die USt.-Idnr, die auf dem Kunde steht, wenn der Bericht erstellt wird, die in der Datei enthalten ist, es sei denn, es wird manuell eine USt.-Idnr in die Liste eingegeben, bevor die Datei erstellt wird.

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Einrichtung

Es gibt ein paar Einrichtungen, die vorhanden sein müssen, bevor das Berichtswesen durchgeführt werden kann:

  1. Kunden, mit denen innerhalb der EU gehandelt wird, müssen eine Umsatzsteuernummer (USt.-Idnr) und einen Ländercode haben.
  2. Es müssen USt.-Codes mit einer oder mehreren der USt.-Verfahren 19, 33, 34 oder 35 erstellt werden, falls solche nicht bereits vorhanden sind.
  3. Es müssen Verkaufsrechnungen an Kunden mit USt.-Idnr und Ländercode in der EU gebucht werden, und die Rechnungen müssen Rechnungszeilen mit Artikel oder Services enthalten. Diese müssen mit USt.-Codes gebucht werden, die den USt.-Verfahren 19, 33,34 oder 35 zugeordnet sind.

Datei für Zusammenfassende Meldung erstellen

  • Wählen Sie Finanzbuchhaltung/Berichte/Umsatzsteuer/Zusammenfassende Meldung
  • Markieren Sie „USt.-Code prüfung (EU-Handel)“, wenn Sie alle Umsatzsteuer-Identifikationsnummern im Zusammenhang mit Kontrollen validieren lassen möchten.
    Es ist freiwillig, ob Sie die Registrierstelle (USt.-IdNr) gegen das VIES (VAT Information Exchange System) validieren möchten.
    Bei vielen Transaktionen kann die Validierung sehr lange dauern. Die Validierung wird jedoch lokal zwischengespeichert, was bedeutet, dass dieselbe US.-IdNr nur einmal validiert wird.
    Wenn Sie sich gegen eine Validierung über VIES entscheiden, riskieren Sie natürlich, dass der Import bei Elster fehlschlägt.
    Standardmäßig ist das Feld nicht angekreuzt.Wenn regelmäßig an einen Stammkunden in der EU verkauft wird, wird empfohlen, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mindestens einmal pro Quartal zu überprüfen. Wenn hingegen nicht regelmäßig verkauft wird oder es sich um einen Neukunden handelt, wird empfohlen, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vor jedem einzelnen Verkauf zu überprüfen.
    Wenn Sie einen oder mehrere Kunden über VIES validieren möchten, können Sie dies in der Kundenübersicht tun. Lesen Sie den Artikel „Validierung der EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“

    Die Felder zur Umsatzsteuer-Validierung „Umsatzsteuer-Nr. Datum“ und „Umsatzsteuer-Nr. Status“ zeigen an, ob die Umsatzsteuer-Nr. des jeweiligen Kunden validiert wurde und wann dies zuletzt geschehen ist.

    Wenn das Kontrollkästchen „USt-Id-Validierung (EU-Handel)“ aktiviert ist, akzeptiert der Bericht nur Kunden mit dem Status „Genehmigt“, und Kunden, die noch nicht validiert wurden (Status == <blank>) werden automatisch validiert.

  • Wählen Sie das gewünschte Datumsintervall und wählen Sie die Schaltfläche Suchen
  • Es wird nun eine Liste mit Ihren Buchungen im ausgewählten Datumsintervall angezeigt

    Hinweis! Einige der Informationen auf den Buchungen können bearbeitet werden, bevor der Bericht abgeschlossen wird.
    Es kann u.a. der Wert im Feld Artikelart (Artikel=Leer), geändert werden, so dass der Betrag als Artikel- bzw. Leistungswert eingesetzt wird. Siehe Beschreibung unten zu Korrekturen, wenn Sie ohne Verwendung von Artikelnummern auf einigen der Rechnungszeilen an Ihre EU-Kunden buchen.
    Es ist auch möglich, eine andere Ust.-Idnr in der Datei im Feld anzugeben USt.-IdNr. (Datei) als die, die sich auf dem Kunde im Kunden-Verzeichnis befindet.Der USt.-Code entscheidet, ob der Betrag als Artikel oder Service aufgefasst wird, wie es auch in der Umsatzsteuervoranmeldung der Fall ist. Zuvor war es die Artikelart, die dies entschied, aber dies war nicht so zweckmäßig, da viele Artikel als Services erscheinen, wenn keine Lagerverwaltung für die Artikel durchgeführt werden soll.

  • Wählen Sie die Schaltfläche Komprimieren , um die Datensätze zu komprimieren, bevor die Datei erstellt wird
  • Wählen Sie die Schaltfläche datei erstellen , um die datei zu erstellen
  • Laden Sie die Datei auf Elster (BOP Online Portal) im Formular hoch

Korrektur von Datensätzen bei der Buchung ohne Artikelnummern

Wenn Sie z.B. Gutschriften an EU-Kunden gebucht haben, bei denen Sie sich entschieden haben, keine Artikelnummer auf der Zeile der Gutschrift anzugeben, weil Sie die Artikel nicht auf Lager zurückerhalten möchten, oder wenn Sie aus anderen Gründen Rechnungszeilen an EU-Kunden ohne Artikelnummern gebucht haben, sollten Sie diese Zeilen überprüfen, um sicherzustellen, dass als Artikel oder Services im Bericht korrekt kategorisiert wurden.

Im Feld Artikelart (Artikel = Leer) können Sie Artikel oder Service auswählen, so dass der Betrag aus der Rechnungszeile als Artikelbetrag oder Servicebetrag eingesetzt wird, abhängig von Ihrer Wahl.

Zusammenfassende Meldung für ein anderes Unternehmen erstellen

Wenn Sie beispielsweise als externer Buchhalter für ein anderes Unternehmen melden müssen, müssen Sie Ihre eigene USt.-IdNr in das Feld „Registrierstelle (USt.-IdNr)“ auf dem Bildschirm eingeben, auf dem Sie die Zusammenfassende Meldung erstellen.
Wenn dies nicht geschieht, wird ein Fehler angezeigt, wenn Sie sich auf der Website von Elster versuchen, die Datei hochzuladen.

Beschreibung der Felder

Feldname Beschreibung
Datum Hier wird das Rechnungsdatum für den Datensatz angezeigt
Land Das Land auf der Buchung beschreibt, mit welchem EU-Land gehandelt wird. Wenn mit dem eigenen Land gehandelt wird, werden diese aussortiert
Konto Kontonummer des Kunden, der die Rechnung erhalten hat
Kontobezeichnung Name des Kunden
USt.-IdNr. (Kunde) Die USt.-Idnr (Umsatzsteuernummer) des Unternehmens, mit dem gehandelt wird. Der Wert wird aus dem Kundenstamm entnommen.

Hinweis! Bei Kunden aus Österreich muss die USt.-Idnr im Kundenverzeichnis mit ATU vor der eigentlichen Umsatzsteuernummer eingegeben werden, damit die Datei beim Hochladen akzeptiert wird.
USt.-IdNr. (Datei) Die USt.-Idnr., die in der Datei eingetragen wird, die in Elster gemeldet werden muss. Es ist möglich, manuell eine USt.-Idnr in dieses Feld einzugeben.

Die USt.-Idnr schwedischer Kunden wird automatisch so geändert, dass sie in diesem Feld auf 01 endet, wenn die Länge der USt.-Idnr 10 beträgt, damit die Datei hochgeladen werden kann.

Wenn das Kontrollkästchen „USt.-Code prüfung (EU-Handel)“ aktiviert ist, wird die USt.-IdNr in dieser Spalte anhand des VIES-Systems überprüft
USt.-IdNr Datum Datum der letzten VIES-Validierung
USt.-IdNr Status
  • <leer> – Es wurde keine VIES-Prüfung durchgeführt
  • Genehmigt – die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wurde als gültig bestätigt
  • Nicht genehmigt – die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wurde als ungültig erkannt
  • Fehler – Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat ein ungültiges Format
Rechnungsnummer Die Nummer der Rechnung, die der Kunde erhalten hat.
Artikelart (Artikel = Leer) Dieses Feld kann nur für Zeilen ohne Artikelnummer im Bericht verwendet werden. Das Feld wird verwendet, um zu definieren, ob der Betrag aus der Rechnungszeile als Artikelbetrag oder als Servicebetrag angegeben werden soll.
Warenwert, Leistungswert und Betrag (EU Dreiecksgeschäft) Buchungsbetrag in der Standardwährung, wobei der aktuelle Kurs angewendet wird. Der Wert des Datensatzes basiert auf dem Nettobetrag der Auftragszeile.

Es gibt drei Arten von Betragsfeldern. Das erste beschreibt den Betrag für die Artikel, die verkauft wurden, der zweite beschreibt den Betrag für den Service, der verkauft wurde, und schließlich den EU Dreiecksgeschäft-Betrag.

Hinweis! Es ist der "Code" der UST.-Verfahrens auf dem USt.--Code, der auf der Zeile verwendet wird, der entscheidet, ob der Betrag als Artikel oder als Service ausgewiesen wird.

Das Feld Betrag (EU Dreiecksgeschäft) wird erst ausgefüllt, wenn die Schaltfläche Komprimieren ausgewählt wird, wenn das Feld EU Dreiecksgeschäft markiert ist.
EU Dreiecksgeschäft Das Feld wird automatisch für Datensätze markiert, bei denen ein USt.-Code mit dem USt-Verfahren 33 verwendet wurde. Das Feld kann jedoch auch manuell ausgefüllt werden.

Die Markierung, dass die Transaktion Teil eines EU Dreiecksgeschäfts ist, führt dazu, dass der Artikelbetrag als EU Dreiecksgeschäft-Betrag notiert wird und eventuelle Servicebeträge entfernt werden, wenn die Schaltfläche Komprimieren ausgewählt wird.
Artikel und Artikelname Artikelnummer und Artikelname der Artikels oder Services.

Wenn keine Artikelnummer auf der Rechnungszeile verwendet wurde, wird stattdessen der Text aus der Rechnungszeile im Feld Artikelname angezeigt.

USt. USt.-Code, der in der Auftragszeile verwendet wurde
Systeminfo Die Spalte wird mit informationen von Uniconta ausgefüllt. Dies können informationen im Zusammenhang mit der Validierung oder der Komprimierung sein.

 

Beschreibung der Schaltflächen im Menü

Schaltfläche Beschreibung
Suchen Wählen Sie die Schaltfläche, nachdem Sie das gewünschte Datumsintervall eingegeben/ausgewählt haben, um relevante Daten zu suchen
Buchung ignorieren Transaktionen, die nicht an Elster gemeldet werden sollen, können aus der Liste entfernt werden, indem der Datensatz markiert und diese Schaltfläche ausgewählt wird.
Prüfen Bei der Prüfung Ihrer Buchungen wird geprüft, ob die Buchung Fehler oder Mängel enthält, die dazu führen, dass die Datei nicht hochgeladen werden kann. Eventuelle Fehler können im Feld Systeminfo gesehen werden, z.B. "Artikel und Service können nicht beide leer sein" oder "Die Umsatzsteuernummer des Kunden muss unter 12 Zeichen liegen".
Komprimieren Die gesuchten Datensätze müssen komprimiert werden, bevor eine Datei erstellt werden kann.

Alle Buchungen, die den Handel mit derselben Umsatzsteuernummer enthalten, werden automatisch zu einer Buchung komprimiert. Das Ergebnis der Komprimierung wird dann angezeigt.
Datei erstellen Wählen Sie diese Schaltfläche, um eine Datei zu erstellen, die dann hochgeladen werden kann. Denken Sie daran, dass die Datensätze komprimiert werden müssen, bevor eine Datei erstellt werden kann.

Die Buchungen werden in eine CSV-Datei (semikolonseparierte Datei) ausgelesen, die dann in das Formular auf Elster (BOP) hochgeladen werden kann.

Hinweis! Wenn Sie die Zusammenfassende Meldung im Auftrag eines anderen Unternehmens melden müssen, geben Sie bitte Ihre eigene USt.-IdNr in das Feld „Registrierstelle (USt.-IdNr)“ ein, bevor Sie die Datei erstellen.
VIES Protokoll Für jeden Kunden gibt es ein Validierungsprotokoll. Dort kann man sehen, wann die Validierung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bzw. der EORI-Nummer des Kunden durchgeführt wurde und ob diese gültig ist