Finanzbuchhaltung/Berichte/Physische Belege.
Hier befindet sich ein Bericht über alle physischen Belege, inkl. gebuchte, zugeordnete und nicht zugeordnete.
'Im Posteingang anzeigen' und 'Vom Posteingang entfernen' können verwendet werden, um einen Beleg auszuwählen, der sich nicht im Physische Belege (Posteingang) befindet, und ihn im Posteingang anzuzeigen.
Lesen Sie mehr hier.
Wenn Sie ein Buchungsdatum in Physische Belege (Posteingang) angegeben haben und das Datum anschließend im Buchungsjournal ändern und buchen, wird das Buchungsdatum in der Übersicht Physische Belege automatisch auf das gebuchte Datum aktualisiert.
Schaltflächen im Menüband
Bearbeiten
Es ist möglich, den Inhalt eines physischen Belegs zu aktualisieren, ohne ihn löschen zu müssen. Wenn die Datei korrekt hochgeladen wurde, kann der Beleg vom Server abgerufen werden.
ACHTUNG: Bitte beachten Sie, dass bei vielen hochgeladenen Belegen die Belege im Hintergrund hochgeladen werden, sodass in Uniconta weitergearbeitet werden kann.
Dies bedeutet jedoch, dass, wenn Uniconta unmittelbar nach dem Start der Belegübertragung geschlossen wird, das Risiko besteht, dass die Belege nicht auf den Server hochgeladen werden.
Dann sind keine Belege zugeordnet und der Upload muss daher erneut erfolgen.
Belege abrufen
Alle zugeordneten gebuchten physischen Belege können in eine ZIP-Datei exportiert werden. Das ist so, als würde man die Belegordner unter den Arm nehmen und sie zum Revisor, Buchhalter oder zur Bank bringen.
Hinweis! Wenn ein physischer Beleg im Feld Beschreibung Sonderzeichen wie Anführungszeichen, Schrägstriche usw. enthält, stoppt der Export physischer Belege bei diesem physischen Beleg.
Und zwar mit der Meldung "Ungültige Zeichen im Pfad".
Und jetzt müssen diese Sonderzeichen entfernt werden, bevor der vollständige Export durchgeführt werden kann.
Anstatt einen Ordner auf Ihrem Computer oder einem externen Laufwerk mit einer Kopie der gescannten Belege zu haben, können Sie alle Belege elektronisch in Uniconta aufbewahren und von dort exportieren.
- Wählen Sie Finanzbuchhaltung/Berichte/Physische Belege.
- Verwenden Sie ggf. die Filter-Funktion, um die Übersicht und damit die Belege, die Sie exportieren möchten, einzugrenzen.
Wenn ein Datumsintervall gewünscht wird, geben Sie z. B. 01.01.2018..31.12.2018 ein - Wählen Sie die Schaltfläche Belege abrufen im Menüband.
- Es ist möglich, zwischen zwei Formaten für die Benennung der Dateien zu wählen: Eindeutige ID_Beschreibung oder Buchungsdatum_Beleg_Beschreibung.
- Wählen Sie anschließend die Schaltfläche Lokales Backup.
- Im nächsten Fenster wird automatisch ein Vorschlag für den Dateinamen der zu erstellenden ZIP-Datei angezeigt.
Und hier werden dann Laufwerk und Ordner für den Lagerplatz der ZIP-Datei ausgewählt. - Drücken Sie auf Speichern.
Nun wird fortlaufend angezeigt, welcher Beleg gedruckt wird und mit welchem Dateinamen er erstellt wird. - Danach wird eine ZIP-Datei mit den exportierten Belegen erstellt, die Sie mitnehmen, per E-Mail versenden usw. können.
Jeder physische Beleg wird mit einem Dateinamen erstellt, der dem gewählten Format entspricht.
Wenn ein physischer Beleg vom Typ DIR ist – also ein Ordner – wird der Ordner geöffnet. Und jeder physische Beleg im Ordner wird nun mit einem eigenen Dateinamen gedruckt. Beim Format 'Buchungsdatum_Beleg_Beschreibung' muss so sortiert werden, dass die lfd. Nr. ausgefüllt ist und Ordner aussortiert werden.
Im Posteingang anzeigen
Wenn der Beleg nicht gebucht ist, kann hier zum Posteingang "gesprungen" und der Beleg wird ausgeführt werden.
Genehmigung ausstehend
Wenn eine Buchung mit einem physischen Beleg gebucht wird, ist sie nicht im Posteingang sichtbar. Der Beleg kann hier unter Berichte/physischer Beleg eingesehen werden. Nicht gebuchte Belege, die nicht angenommen/genehmigung ausstehend sind, können sowohl hier als auch im Posteingang eingesehen werden.
Im Bildschirm können die genehmigende Person hinzugefügt/korrigiert/entfernt werden. Hier kann auch eingesehen werden, ob ein Beleg genehmigung ausstehend ist.
Der Mitarbeiter muss korrekt eingerichtet sein, damit die genehmigende Person hinzugefügt werden kann. Lesen Sie hier mehr.