Wenn man eine Rechnung, einen Kontoauszug, Mahnungen usw. erstellt und diese Dokumente an Kunden und Lieferanten versenden möchte, ist es wichtig, dass der E-Mail-Versand korrekt eingerichtet ist und vielleicht auch ordentlich und präsentabel aussieht.
In Uniconta gibt es zwei Stellen, an denen Sie Ihre E-Mail-Einstellungen einrichten können.
- Unternehmen/Einrichtung/E-Mail-Einstellungen
- Kunde/Einrichtung/E-Mail-Einstellungen
Unter Firma können Sie eine Standardeinstellung erstellen, die dann unter Debitor verwendet werden kann.
In den Einstellungen unter Firma befindet sich auch die Einrichtung der Genehmigungsmail. Lesen Sie mehr über den Genehmigungsablauf hier...
Videos zur E-Mail-Einrichtung
Sofortrechnung inkl. E-Mail-Einrichtung und Layout für Rechnung
E-Mail-Einstellungen erstellen
Lesen Sie hier, um eine E-Mail-Einrichtung ohne Verwendung von SMTP und MS Graph zu erstellen...
Sie können eine E-Mail-Einstellungen für alle Arten von Dokumenten erstellen, die Sie von der Finanzbuchhaltung/dem Unternehmen versenden möchten.
Gehen Sie zu /Kunde/Einrichtung/E-Mail-Einstellungen
Beschreibung der Schaltflächen (Übersicht)
| Schaltflächen | Beschreibung |
| Hinzufügen | Eine neue E-Mail-Einstellungen hinzufügen |
| Bearbeiten | Eine bestehende E-Mail-Einstellungen bearbeiten |
| Kopie | Eine bestehende E-Mail-Einstellungen kopieren |
| Anhänge | Es ist möglich, ein oder mehrere Dokumente an die erstellte E-Mail-Einstellungen anzuhängen.
Die angehängten Dokumente werden zusammen mit dem aktuellen Dokument versendet, für das die E-Mail-Einstellungen eingerichtet ist. Z. B. Lieferbedingungen zusammen mit einer Rechnung. |
Beschreibung der Schaltflächen (E-Mail-Einstellungen)
| Schaltflächen | Beschreibung |
| E-Mail-Host (SMTP) prüfen/E-Mail prüfen | Wenn Sie SMTP in Ihren E-Mail-Einstellungen eingerichtet haben, müssen Sie dies prüfen, bevor Sie speichern dürfen. Klicken Sie auf Prüfen und geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, um zu prüfen, ob die Einrichtung korrekt ist.
Wenn Sie kein SMTP verwenden, können Sie Ihre Einrichtung prüfen, um zu sehen, ob der Inhalt der E-Mail korrekt aussieht und ob von korrekten E-Mails gesendet wird. |
| Assistent | Eine kleine Anleitung zur Einrichtung von SMTP für MS 365 usw. |
Beschreibung der Felder
| Feldname | Beschreibung |
| Name | Benennen Sie die E-Mail-Einstellungen mit einem aussagekräftigen Name.
Es sollte eine E-Mail-Einstellungen pro Dokumenttyp erstellt werden, der von Uniconta gesendet wird. |
| E-Mail-Art | Wählen Sie aus, für welches Dokument in Uniconta diese E-Mail-Einrichtung gelten soll. Wählen Sie zum Beispiel Faktura, hvis e-mail-opsætningen er til salgsfakturaer. |
| Sprache | Wählen Sie ggf. eine Sprache aus, z. B. Dänisch. Hier verwenden alle Debitoren/Kreditoren mit der Sprache Dänisch automatisch diese E-Mail-Einstellungen. Dies gilt für alle ausgewählten Sprachen.
Wenn Sie Standard auswählen, verwenden die Debitoren/Kreditoren, die eine Sprache haben, für die keine E-Mail-Einstellungen erstellt wurden, diese E-Mail-Einstellungen. |
| Standard | Setzen Sie ein Häkchen in das Feld Standard, um anzuzeigen, dass diese E-Mail-Einstellungen verwendet werden sollen, wenn auf dem Debitor/Kreditor nichts anderes angegeben ist.
Setzen Sie nur ein Dokument desselben E-Mail-Typs auf Standard. |
| E-Mail-Einstellungen | Es wird empfohlen, eine Firma-E-Mail-Einstellungen unter Firma/Einrichtung/E-Mail-Einstellungen zu erstellen und einfach über das Feld E-Mail-Einstellungen darauf zu verweisen.
Wenn dieses Feld leer gelassen wird, sendet Uniconta mithilfe der SMTP-Einstellungen in den Feldern unten. Lesen Sie mehr über die Firma-E-Mail-Einstellungen hier. |
| SMTP-Host | Die Felder unter der Überschrift SMTP - Host werden in einem anderen Artikel beschrieben, der hier gelesen werden kann: Einrichtung von SMTP...Wenn diese Felder leer gelassen werden, sendet Uniconta mithilfe der Auswahl im Feld Provider. Lesen Sie mehr über das Feld unten. |
| Provider | Wenn Sie es versäumen, Firma-E-Mail-Einstellungen und SMTP-Host in Ihren E-Mail-Einstellungen einzurichten, verwendet Uniconta automatisch den ausgewählten Provider
Standard Microsoft 365 Emailmananger.com EmailManager.com hat den Vorteil, dass er den „Übermittlername“ (z. B. Firmenname) anzeigen kann, was Microsoft nicht immer tut. Uniconta E-Mail Server (gleich wie Standard) Fallback! Wenn Provider ausgewählt ist, ist die Reihenfolge, in der gesendet wird:
|
| E-Mail Absender | Die E-Mail, die als Absender angegeben ist. Gilt nur für SMTP und Graph.
Wenn kein SMTP oder Graph eingerichtet ist, wird von mail@unicontamail.com gesendet |
| E-Mail vom Mitarbeiter senden. | Bei SMTP oder Graph
Bietet die Möglichkeit, vom angemeldeten Mitarbeiter zu senden. Dies erfordert, dass Sie einen Mitarbeiter unter Firma/Mitarbeiter mit LoginID sowie E-Mail-Adresse erstellen. Dies funktioniert jedoch nur, wenn Sie die SMTP-Einstellungen der Organisation verwenden. Sowie, dass der Mitarbeiter seinen Mail-Code in seinem Profil eingibt. Ohne SMTP oder Graph Hier kann man nicht von einem Mitarbeiter senden, aber man kann dem Mitarbeiter antworten. Dies erfordert, dass Sie einen Mitarbeiter unter Firma/Mitarbeiter erstellen und diesen Mitarbeiter z. B. einem Kunden, Lieferant oder Auftrag zuordnen. Dies erfordert jedoch, dass Sie das Feld Antworten an leer lassen. Wenn kein Mitarbeiter erstellt wurde, wird Antworten an = Eigentümer der Finanzbuchhaltung gesetzt. |
| CC an Absender | Setzen Sie ein Häkchen bei CC, wenn die E-Mail an einen anderen Empfänger oder als Kopie an Ihren eigenen Posteingang gesendet werden soll. |
| Übermittlername | Der Name kann der Firmenname oder eine Person im Unternehmen sein.
Der Name ändert sich, wenn von einem Mitarbeiter gesendet wird, dann ist es der Name des Mitarbeiters. |
| Antworten an | Wenn Sie kein SMTP oder Graph verwenden, sollten Sie eine Antworten an E-Mail-Adresse eingeben, es sei denn, Sie möchten vom Mitarbeiter senden
Wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, wird vom Eigentümer der Finanzbuchhaltung gesendet. |
| Bcc | Setzen Sie ein Häkchen bei BCC, wenn Sie eine Kopie der Mail in Ihrem Posteingang wünschen. |
| Betreff der E-Mail | Der Text im Betrefffeld für die E-Mail selbst. ACHTUNG hier gibt es auch eine Zusammenführungsoption, z.B. 'Rechnung Nr. {DebtorInvoice.InvoiceNumber} ' |
| HTML | Wenn Sie Ihre E-Mail gestalten möchten, müssen Sie HTML verwenden. Setzen Sie hier ein Häkchen, und es ist nun möglich, unseren HTML-Editor zu verwenden und den E-Mail-Text nach Ihren Wünschen zu formatieren. |
| HTML-Editor öffnen | Öffnen Sie den HTML-Editor, wenn ein Häkchen bei "HTML" gesetzt ist, um in die Benachrichtigung für die E-Mail zu schreiben.
Hinweis: Sie können nur eine E-Mail-Einstellungen gleichzeitig geöffnet haben, wenn Sie die E-Mail-Benachrichtigung im 'HTML-Editor' bearbeiten. |
| Unicode | Wenn Unicode markiert ist, wird die E-Mail gezwungen, Unicode zu verwenden.
Dies stellt z. B. sicher, dass dänische Buchstaben (æøå) im E-Mail-Betreff & Text durchkommen. Wenn Empfänger Ihrer E-Mails chinesische Zeichen erhalten, versuchen Sie, Unicode zu deaktivieren und zu sehen, ob dies das Problem behebt. Das Problem kann bei der Verwendung anderer E-Mail-Programme als MS Outlook auftreten. |
| Sonderzeichen entfernen | Setzen Sie hier ein Häkchen, um Sonderzeichen zu entfernen. Dies gilt nur für "Betreff der E-Mail". |
| Felder hinzufügen | Im Betreff der Rechnung und in Text der E-Mail können Unicontas eigene Felder über [Felder hinzufügen] eingefügt werden (im Betreff müssen Felder aus der Benachrichtigung kopiert werden)
Beispiel: Wählen Sie DebtorInvoice im ersten Dropdown-Feld und InvoiceNumber im zweiten Dropdown-Feld. Klicken Sie auf den schwarzen Pfeil rechts neben den Feldern, und Folgendes wird eingefügt: {DebtorInvoice.InvoiceNumber} in den Text selbst. Dies führt dazu, dass die Rechnungsnummer selbst in die E-Mail eingefügt wird. Es ist auch möglich, auf Untertabellen zu verweisen, z. B. Mitarbeiter. Dies geschieht mit dem Aufruf {Debtor.EmployeeRef.Name} und {Debtor.EmployeeRef.Mobil}, um den Namen und die Handynummer des Mitarbeiters anzuzeigen. Der Mitarbeiter muss jedoch dem Kunden auf der Debitorenkarte zugeordnet sein. |
| Text der E-Mail | Wenn Sie HTML verwenden möchten, sollten Sie nicht in dieses Feld schreiben, es sei denn, Sie kennen Ihr HTML. Wenn Sie Standardtext verwenden, schreiben Sie direkt in dieses Feld, und das, was Sie im Feld sehen, wird in die E-Mail geschrieben.
Hinweis: Wenn Sie ein Häkchen bei HTML gesetzt haben und direkt in dieses Feld schreiben, werden Zeilenumbrüche in der E-Mail nicht akzeptiert, und es wird eine lange Zeile in der E-Mail sein, da HTML einen Code für Zeilenumbrüche erfordert. Wenn dies geschieht, entfernen Sie das Häkchen von HTML. |
Beispiel - Fetter Text in der E-Mail-Signatur
Beispiel - Logo/Bild in der E-Mail-Signatur
Sie können Bilder in die E-Mail-Einstellungen mithilfe von HTML einfügen, wie im Screenshot unten gezeigt:
Der Bildtext kann von hier kopiert werden, wobei das x durch den Link zum Bild ersetzt wird:
<img src="x">
Hinweis! Bilder, die in der E-Mail verwendet werden sollen, müssen online verfügbar sein, z. B. auf einer Website/einem Webserver.
Alternativ kann ein Bild über den HTML-Editor öffnen gezogen werden.
Wichtig bezüglich der E-Mail-Einstellungen
Hinweis! Wir empfehlen, dass alle die E-Mail-Einstellungen mit ihrem eigenen SMTP-Server oder der Graph-Einstellung ausfüllen.
Wenn Sie keine Informationen zu Ihrem eigenen SMTP-Server/Graph eingeben, werden E-Mails mit der Absenderadresse versendet. mail@unicontamail.com.
Hinweis! Opretter man ikke en e-mail opsætning, vil følgende ske:
- Absender E-Mail ist: mail@unicontamail.com
- Antworten an E-Mail ist: der Eigentümer der E-Mail der Finanzbuchhaltung.
- Der Benutzer von Uniconta, der das Dokument sendet, erhält eine Kopie der E-Mail CC