Zunächst eine Übersicht über die Einrichtung, die erforderlich ist, um Zahlungsdateien erstellen zu können.
Im folgenden Video sehen Sie, wie diese Einrichtungen vorgenommen werden, und Sie können mehr über die einzelnen Punkte weiter unten lesen.
- Erstellen Sie ein neues Konto für die Bank und wählen Sie den Kontotyp Bank, wie unten gezeigt;
- Erstellen Sie einen Journal für die neue Bank, ggf. 2 Stück, einen für Zahlungen (Kreditoren) und einen für Abstimmungen. Lesen Sie mehr hier;
- Gehen Sie zur Bankabstimmung und auf 'Kontoauszug importieren' und richten Sie Formate für die neue Bank ein. Lesen Sie mehr hier;
- Gehen Sie zu Kreditorzahlungen/Dateiformat und richten Sie ein neues Dateiformat ein, wie unten gezeigt;
- Gehen Sie zum Lieferanten und ändern Sie alle Zahlungsformate auf die neue Bank. Lesen Sie mehr hier.
Video / Einrichtung der Kreditorzahlung
Video / Einrichtung der Kreditorenzahlung
Einrichtung des Bankkontos
Es müssen ein oder mehrere Bankkonten erstellt werden. Bankkonten werden unter Finanzbuchhaltung/Bankabstimmung eingerichtet und verwaltet.
Hinweis: Bankkonten müssen in der Kontenübersicht den Kontotyp "Bank" haben, damit sie verwendet werden können.
Hier wurde ein Bankkonto für die Danske Bank erstellt.
IBAN und SWIFT müssen ausgefüllt werden, wenn Zahlungen ins Ausland erfolgen sollen.
Hinweis: Wenn Sie folgende Meldung erhalten: The Bank Identification ID is mandetory for '[Bankname]'
Müssen Sie zu Finanzbuchhaltung/Bankabstimmung gehen, die aktuelle Bank auswählen, diese bearbeiten und die Identifikations-ID eingeben.
Auswahl des Dateiformats
Es muss ein Dateiformat für die Zahlungsmethode Danske Bank erstellt werden. Dies erfolgt unter Kreditor/Einrichtung/Dateiformate für Zahlungsmethoden.
Beschreibung der einzelnen Felder
| Feldname | Beschreibung |
| Formatierung | Geben Sie einen gewünschten Namen für die Formatierungseinstellungen ein, z. B. DB, wenn Sie die Danske Bank verwenden |
| Name | Wenn Sie beispielsweise DB in das Feld Formatierung geschrieben haben, können Sie hier Danske Bank schreiben, d. h. einen ausführlicheren Text für die Formatierungseinstellungen selbst. |
| Standard | Markieren Sie dieses Feld, wenn das Zahlungsformat Ihr Standardformat sein soll. Das heißt, das Format, das Sie bei der Zahlung Ihrer Kreditoren verwenden möchten, es sei denn, ein anderes Format wird für den einzelnen Kreditor ausgewählt. |
| Zahlungsformat | Hier kann zwischen den verschiedenen Zahlungsformaten in Uniconta gewählt werden. Derzeit gibt es folgende Formate.
Danske Bank (DanskeBank_CSV) und Nordea (Nordea_CSV) haben ihr eigenes Ausgabeformat. Die anderen Banken sind mit einer der drei Bankzentralen (BankData, BEC_CSV oder SDC) verbunden. CSV wird verwendet, um eine eindeutige Zahlungsreferenz zu erstellen, die im Zusammenhang mit Zahlungen zusammenführen verwendet wird. Die ISO20022-Formate werden in diesem Dokument nicht behandelt. |
| Gruppieren | Gruppieren wird für Zahlungen zusammenführen verwendet.
Kurz gesagt, es bietet die Möglichkeit, Zahlungen an denselben Kreditor nach verschiedenen Prinzipien zusammenzufassen. 'Faktura' erstellt eine Zahlung pro Faktura. Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt Zahlungen zusammenführen. |
| Bankkonto | Wird mit dem Bankkonto in der Kontenübersicht ausgefüllt, von dem Ihre Kreditorzahlungen abgebucht werden sollen. |
| Journal | Wird mit dem Buchungsjournal ausgefüllt, in den die Kreditorzahlungen übertragen werden sollen, wenn Sie die Zahlungen buchen möchten.
Das Feld kann leer gelassen werden, und der Journal wird einfach bei der Übertragung von Zahlungen in den Journal ausgewählt. |
| Banktag | Wenn Ihre Kreditorzahlungen beispielsweise an einem Samstag fällig sind, können Sie das System hier so einrichten, dass das Zahlungsdatum automatisch auf den ersten Banktag vor oder nach dem Fälligkeitsdatum geändert wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier. |
| Erweiterter Hinweistext | Markieren Sie das Feld, wenn Sie lange Hinweistexte mitsenden möchten. Hinweis! Viele Banken erheben zusätzliche Gebühren für lange Hinweistexte. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier. |
| Nachricht | Benutzerdefinierte Einrichtung der Nachricht an den Empfänger einer Zahlung. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier. |
| Unsere Nachricht | Benutzerdefinierte Einrichtung der Nachricht für Ihren eigenen Kontoauszug. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier. |
| Optionen | Derzeit gibt es nur weitere Optionen für die Zahlungsformate XML ISO20022. |
Einrichtung auf dem Kreditor und Eingabe im Zusammenhang mit Einkaufsrechnungen
Es wird empfohlen, die Zahlungsinformationen für den einzelnen Kreditor unter Kreditor/Kreditor und der Schaltfläche Bearbeiten auszufüllen. Die Felder Zahlungsmethode, SWIFT und IBAN werden verwendet, um anzugeben, wie der einzelne Kreditor bezahlt werden soll.
Zahlung per Kontoüberweisung auf ein dänisches Bankkonto
Wenn Ihr Lieferant per Kontoüberweisung bezahlt werden soll, füllen Sie die Felder wie folgt aus:
Das Feld IBAN wird mit der dänischen Bankkontonummer ausgefüllt.
Die ersten 4 Zeichen geben die Zulassungsnummer der Bank an und die restlichen Zeichen bilden die Kontonummer.
Die Kontonummer kann wie oben gezeigt angegeben werden, aber die folgenden Beispiele werden ebenfalls akzeptiert.
Beim Auslesen in die Zahlungsdatei werden alle alphanumerischen Werte entfernt.
Die einzigen Anforderungen sind folgende:
- Die Zulassungsnummer steht vor der Kontonummer
- Die Zulassungsnummer muss immer 4 Ziffern haben
- Die Kontonummer wird als alle Ziffern gelesen, die nach der Zulassungsnummer kommen. Uniconta fügt automatisch vorangestellte Nullen ein.
Beispiele, die gültig sind:
- 66107051101114
- 6610 7051101114
- 6610-7051101114
- 6610/7051101114
- Regnr: 6610 Kontonummer: 7051101114
- 6610567689
- 6610-567689
- 6610 567689
- 6610/567689
- Regnummer: 6610 Konto: 567
Es kann auch eine ausländische Bankkontonummer angegeben werden, die keine IBAN ist. Hier ist es erforderlich, dass der SWIFT-Code ausgefüllt ist. Für eine ausländische Bankkontonummer gibt es keine Anforderungen an die Registrierungsnummer und die Länge der Kontonummer.
Technische Info:
Das Lieferanten Bankkonto ist auch das, was wir BBAN (Basic Bank Account Number) nennen.
Das Feld IBAN ist ein alphanumerisches Freitextfeld.
Zahlung per Kontoüberweisung auf ein ausländisches Bankkonto
Wenn Ihr Lieferant per Kontoüberweisung bezahlt werden soll, füllen Sie die Felder wie folgt aus:
Bei Banküberweisungen ins Ausland muss eine IBAN-Nummer und ein SWIFT-Code angegeben werden.
Die einzigen Anforderungen sind folgende:
- Der SWIFT-Code wird in das Feld SWIFT eingefügt.
- Die IBAN-Nummer wird in das Feld IBAN eingegeben
Das Format wird im Zusammenhang mit der Erstellung der Zahlungsdatei validiert.
Zahlung mit IBAN / Einzahlungsschein
Wenn Ihr Lieferant per Kontoüberweisung bezahlt werden soll, füllen Sie die Felder beispielsweise wie folgt aus.
Nachfolgend finden Sie eine Erläuterung des Werts im Feld IBAN, der auf dem Kreditor auf verschiedene Arten ausgefüllt werden kann.
Zunächst eine kurze Übersicht über den Aufbau einer OCR-Zeile:
| Karte | Uniconta unterstützt die folgenden Kartenarten 71, 73, 75 und 04. |
| IBAN | Die Zahlungsidentifikation, die auf der +71-Karte 15 Ziffern lang ist, ist eine eindeutige Identifikation der Einzahlung. Die letzte Ziffer ist eine Prüfziffer, die modulusberechnet ist, und diese Ziffer wird nicht eingegeben, sondern automatisch vom System berechnet.
Die IBAN ist typischerweise eine fortlaufende Nummer, wie z. B. eine Rechnungsnummer. Die Debitorennummer ist auch oft in der IBAN enthalten. Im obigen Beispiel werden die ersten 9 Ziffern für die Debitorennummer verwendet. Die nachfolgenden fünf Ziffern sind für die fortlaufende Rechnungsnummer reserviert und sind in diesem Beispiel der einzige variable Wert. |
| FI-Kreditorennummer | Ist eine eindeutige Nummer, die einem Unternehmen von der Bank zugewiesen wird, damit die Bank erkennen kann, auf welches Bankkonto die Zahlung eingezahlt werden soll. Die Kreditorennummer ist 8-stellig – die erste Ziffer ist 8.
Die Kreditorennummer kann sowohl mit als auch ohne vorangestelltes + eingegeben werden, aber es muss mindestens ein Leerzeichen zwischen der Zahlungs-ID selbst und der FI-Kreditorennummer vorhanden sein. Beispiele, die gültig sind:
|
Wenn Ihr Lieferant mit einem FIK-71-Einzahlungsschein bezahlt werden soll und Sie die Zahlungsmethode +71 gewählt und die FI-Kreditorennummer in das Feld IBAN eingegeben haben, müssen Sie nur die Zahlungs-ID selbst bei der Buchung der Einkaufsrechnung eingeben, z. B. wie hier in einem Buchungsjournal gezeigt:
Die OCR-Zeile auf der Kreditorenrechnung ist unten dargestellt. Die Rechnungsnummer ist '123'.
Hier ist ein weiteres Beispiel, bei dem die Zahlungs-ID eine Reihe vorangestellter Nullen aufweist. Es ist nicht erforderlich, die vorangestellten Nullen einzugeben, da das System sie selbst einfügt:
Wenn das Feld IBAN auf dem Kreditor leer gelassen wird, muss die gesamte Zahlungs-ID bei der Buchung der Einkaufsrechnung eingegeben werden. Es ist nicht erforderlich, die vorangestellten Nullen anzugeben, da das System sie selbst einfügt.
In diesem Beispiel steht die Rechnungsnummer als erster Teil der IBAN.
Sie können auch die gesamte OCR-Zeile von der PDF-Rechnung in das Feld IBAN kopieren, sodass Sie sie auch nicht eingeben müssen.
Einrichtung der automatischen Erstellung der Zahlungs-ID
Um die Benutzerfreundlichkeit bei der Erfassung von Kreditorenrechnungen und Kreditorzahlungen weiter zu optimieren, wurde die Möglichkeit eingeführt, eine Einrichtung auf dem Kreditor vorzunehmen, sodass die Zahlungs-ID bei der Buchung von Einkaufsrechnungen nicht manuell eingegeben werden muss.
In unserem Beispiel haben wir einen Kreditor, der Rechnungen mit der unten stehenden OCR-Zeile sendet. Der einzige Wert, der sich ändert, ist die Rechnungsnummer. Die Rechnungsnummer wurde daher durch das Zeichen 'n' ersetzt. In unserem Beispiel besteht die Rechnungsnummer aus 5 Ziffern '00123'. Die letzte Ziffer '5' ist eine Prüfziffer, die das System selbst berechnet.
Uniconta fügt automatisch die Rechnungsnummer ein, die auf dem Rechnungsposten angegeben ist, und fügt die Prüfziffer hinzu.
Im folgenden Beispiel haben wir einen Lieferanten, der eine Rechnung mit der Rechnungsnummer 7519258 gesendet hat. Die erste Ziffer in der Rechnungsnummer ist nicht Teil der Zahlungs-ID, wie hier unten zu sehen ist. Die siebenstellige Rechnungsnummer wird im Zusammenhang mit der Registrierung eingegeben - Uniconta sorgt dafür, dass die erste Ziffer im Zusammenhang mit der Erstellung der Zahlungs-ID entfernt wird.
Hier ist ein Beispiel, wie die Rechnung in einem Buchungsjournal erfasst wird.
Beachten Sie, dass im Feld IBAN nichts ausgefüllt ist. Sie müssen sich nur daran erinnern, die Rechnungsnummer einzugeben, da sie zur Erstellung der OCR-Zeile verwendet wird.
Die FIK-Maske kann auch für Zahlungsmethode 5 und Zahlungsmethode 6 verwendet werden.
Karte +73
Die Kartenart +73 hat keine Zahlungs-ID in Form einer Nummer, da man bei dieser Kartenart den Namen des Einzahlers erhält. Die OCR-Zeile kann wie folgt aussehen. 
Im Feld IBAN auf dem Kreditor wird die Lieferantennummer angegeben.
Hier ist ein Beispiel, wie die Rechnung in einem Buchungsjournal erfasst wird.
Karte +75
FIK75 ähnelt sehr FIK71. Der Unterschied besteht darin, dass die Zahlungs-ID 16 Ziffern lang ist und eine Nachricht an den Empfänger geschrieben werden kann.
Es gibt die gleichen Möglichkeiten für die FIK-Maske usw., die für FIK71 durchgegangen wurden.
In diesem Beispiel ist nur eine Rechnungsnummer in der IBAN angegeben.
Die FIK-Maske sieht auf dem Kreditor wie folgt aus.
Karte +04
Giro 04 hat eine feste Zahlungs-ID und diese kann vorteilhafterweise auf dem Kreditor eingegeben werden, wie oben gezeigt.
Beachten Sie, dass es nicht notwendig ist, vorangestellte Nullen anzugeben.
In diesem Beispiel ist die feste IBAN 65375998 und die Prüfziffer ist 5.
Hier ist ein Beispiel, wie die Rechnung in einem Buchungsjournal erfasst wird. Beachten Sie, dass die IBAN leer ist, da die IBAN vom Kreditor im Zusammenhang mit der Zahlung abgerufen wird.
