Es können mehrere Buchungsjournale mit jeweils eigenem Namen/Bezeichnung und Zweck erstellt werden (tägliche Datensätze, Zahlungen, monatliche Datensätze, Bank, Gehalt, Währung usw.). Jedes Journal kann individuell in Bezug auf die Handhabung von Daten und Eingaben eingerichtet werden. Im Folgenden werden die Journal‑Einstellungen und nicht deren Layout (Felder, Reihenfolge usw.) beschrieben. Dies wird stattdessen in einem anderen Artikel beschrieben. Die Journal‑Einstellungen gelten für alle benutzer im Gegensatz zu Layout-Einstellungen, die pro benutzer pro Journalnamen über die Konten hinweg gelten.
Ein Buchungsjournal kann für verschiedene Zwecke verwendet werden und kann daher so eingerichtet werden, dass es individuelle Buchungsarten verarbeitet. Zum Beispiel, ob die Belegnummer automatisch hochgezählt werden soll, ob ein ust.-code sowohl für Soll- als auch für Habenbuchungen vorhanden sein darf usw.
Opsætning af kladder
Die Einrichtung von Buchungsjournalen kann an folgenden Orten vorgenommen werden:
- In verbindung mit der Erstellung eines Journals
- Wählen Sie Finanzbuchhaltung/Buchungsjournale/platzieren Sie den Cursor auf dem gewünschten Journal und wählen Sie die Schaltfläche Journal‑einstellungen
- Wählen Sie Finanzbuchhaltung/Buchungsjournale/Doppelklicken Sie auf das gewünschte Journal, um die Journalzeilen zu öffnen, wählen Sie die Registerkarte Standardwerte und die Schaltfläche Standardwerte.
Beschreibung der Schaltflächen
| Schaltfläche | Beschreibung |
| Speichern | Änderungen speichern und Bildschirm verlassen |
| Abbruch | Änderungen verwerfen und Bildschirm verlassen |
| Löschen | Löschen Sie das aktuelle Journal. Wenn Sie das Journal löschen, erhalten die in diesem Journal gebuchten Buchungen einen Verweis auf ein anderes Journal, z. B. Tag. Sie können nicht alle Journale löschen, wenn im Konto gebucht wurde. Es muss mindestens ein Journal im Konto verbleiben. |
| Vorlagen | Lesen Sie hier... mehr über Vorlagen |
| Layout | Lesen Sie hier... mehr über Layouts |
Beschreibung der Felder
| Feld | Beschreibung |
| Journal | Journal-ID. Kann frei geändert werden. Alle gebuchten Journale und deren Buchungen werden entsprechend geändert. Es ist also kein Problem, ein Journal umzubenennen. |
| Name | Journalname, eine detailliertere Bezeichnung für die Journal-ID. |
| Nummernserie | Das Feld wird mit einer nummernserie ausgefüllt. Es muss eine nummernserie angegeben werden, und die nummernserie werden unter Finanzbuchhaltung/Einrichtung/Nummernserie erstellt und gepflegt.
Mehrere Journale können sich dieselbe nummernserie teilen, wenn Sie beispielsweise die Buchung von Finanzbelegen in mehrere Journale nach Art oder benutzer aufteilen. Hinweis! Wenn mehrere Buchungsjournale dieselbe nummernserie verwenden und ein Journal nicht sofort gebucht wird und Sie ein anderes Journal ausfüllen, verwenden die Datensätze dieselben Nummern. |
| Manuelle Zuweisung | JA / Feld ist markiert Wenn Sie in den Journal‑Einstellungen die nummernserie-Felder ausgefüllt haben, wie im Beispiel unten gezeigt, wird das Feld Belegnummer im Journal angezeigt, aber das Feld Belegnummer wird nicht automatisch ausgefüllt, sondern muss stattdessen manuell ausgefüllt werden.TIPP! Wenn Sie die folgende Einrichtung verwenden und eine Belegnummer in die erste Zeile Ihres Journals eingeben, können Sie durch Auswahl der Schaltfläche Funktionen/Erneute nummerierung im Journal das System veranlassen, den übrigen Zeilen im Journal automatisch Belegnummern zuzuweisen. 
NEIN / Felder sind nicht markiert TIPP! Wenn Sie die folgende Einrichtung verwenden und eine eingegebene Zeile im Journal löschen, entsteht eine „Lücke“ in Ihrer Belegnummernserie. Durch Auswahl der Schaltfläche Funktionen/Erneute nummerierung im Journal können Sie das System jedoch veranlassen, die Belege im Journal neu zu nummerieren, sodass keine Lücken in der nummernserie vorhanden sind. |
| Zuweisung der Belegnummer während der Buchung des Journals | Wenn Sie dieses Feld markieren, wird das Feld Beleg im Journal ausgeblendet und es ist nicht möglich, es über Layout-Änderungen hinzuzufügen.
Die Belegnummern werden automatisch bei der Buchung des Journals zugewiesen, wenn dieses Feld markiert ist. Im Feld Zuweisung der Belegnummer unten können Sie auswählen, wie die Belegnummern bei der Buchung zugewiesen werden sollen. |
| Zuweisung der Belegnummer | Das Feld kann nur ausgefüllt werden, wenn Sie das Feld Zuweisung der Belegnummer unter 'Journal buchen' markiert haben.
Im Feld Zuweisung der Belegnummer können Sie auswählen, wie die Belege zugewiesen werden sollen: Hinweis! Wenn Sie im Feld Zuweisung der Belegnummer nichts auswählen können, liegt dies daran, dass Sie vergessen haben, die Markierung im Feld Manuelle Zuweisung zu entfernen. |
| Gesperrt | Das Journal ist für Buchungen gesperrt. Wird verwendet, wenn das Journal nicht mehr verwendet werden soll. Es ist nicht möglich, ein Journal zu löschen, in dem gebucht wurde, daher sollte es stattdessen gesperrt werden. |
| Auto Speichern | Wenn dies eingestellt ist, wird das Journal automatisch und fortlaufend gespeichert |
| Zeilen nach dem buchen löschen | Alle zeilen werden gelöscht, sobald sie gebucht wurden. Wenn das Feld nicht markiert ist, verbleiben die zeilen im Journal, was als „stehendes Journal“ angesehen wird, in dem die Datensätze immer wieder gebucht werden können (jedoch mit neuem datum und neuer Belegnummer), was im Zusammenhang mit Datensätzen, die in festen Intervallen wiederholt werden, praktisch ist. Zum Beispiel ein Gehaltsjournal. |
| ust.-code für konto und gegenkonto | Es ist möglich, einen ust.-code sowohl für das konto als auch für das gegenkonto einzugeben. Praktisch im Zusammenhang mit den Umbuchungen des Wirtschaftsprüfers am Periodenende, bei denen Datensätze von einer Sachkonto auf eine andere verschoben werden müssen und beide einen ust.-code haben. Aber eine Falle, die im Zusammenhang mit täglichen Datensätzen zu markieren ist, bei denen meistens nur eines der konten einen ust.-code haben sollte. |
| ust.-code von Kunde & Lieferanten verwenden | Wenn dies eingestellt ist, wird der ust.-code vom Kunde & Lieferanten im Journal verwendet. HINWEIS! Wenn Sie hier ein Häkchen gesetzt haben und in ein Journal eingeben, müssen Sie zuerst die Sachkonto auswählen und das Kunden/Lieferanten-konto als gegenkonto. Lesen Sie mehr unter Kunde- und Lieferantenbuchung hier. |
| Mehrwertsteuer-berechnungsmethode | Wenn „Mehrwertsteuerbuchung generieren“ ausgewählt ist, wird die ust berechnet. Dies ist standard und sollte immer verwendet werden, sofern keine besonderen Überlegungen wie die nächsten beiden Optionen vorliegen. Wenn „Keine“ ausgewählt ist, wird KEINE ust im Journal berechnet, aber der Betrag, den Uniconta berechnet hätte, wird auf dem Datensatz angezeigt. Der Betrag wurde nicht auf die ust-konten übertragen. Wählen Sie „Erfasster ust.-betrag, dann wird KEINE ust im Journal berechnet, aber der Betrag, der im Feld „Erfasster ust.-betrag“ steht, wird auf dem Datensatz angezeigt. Der Betrag wurde nicht auf die ust-konten übertragen. Die letzten beiden sind im Zusammenhang mit dem Import von Daten gedacht, bei denen die ust berechnet wird. Hinweis! Es ist nicht erforderlich, das Vorzeichen des ust-Betrags im Feld Erfasster ust.-betrag einzugeben, da das System automatisch dasselbe Vorzeichen setzt, das in der Zeile verwendet wurde. HINWEIS: Denken Sie daran, keine täglichen Buchungen ohne ust zu buchen.Hinweis! Wenn die Datensätze im Journal simuliert werden, werden der ust.-code und der ust-Betrag weiterhin in der Kostenzeile angezeigt, es gibt jedoch keine simulierten zeilen mit Buchungen auf dem konto für beispielsweise Vorsteuer. |
| betrag der soll-/habendifferenz vorschlagen | Hier kann ausgewählt werden, ob eine neue Zeile automatisch das Ungleichgewicht in der Betragsspalte vorschlagen soll, sodass die Zeile das Journal auf 0 bringt. |
| Leeres datum bei Ungleichgewicht anzeigen | Das Datumsfeld in nachfolgenden zeilen bleibt leer, wenn ein Ungleichgewicht besteht, und gilt als zur ersten Zeile darüber mit einem datum gehörig. |
| Zu ‚konto‘ springen bei Ungleichgewicht | Wenn das Feld markiert ist, springt der Cursor um datum und Beleg herum und direkt zum Feld 'konto' in der nächsten Zeile, wenn ein Ungleichgewicht im Journal besteht. Dies ist eine schnelle Möglichkeit, Datensätze ohne gegenkonto in das Journal einzugeben. |
| 'Leeres konto feld' auf Warten setzen | Wenn das konto-Feld leer ist, wartet die Zeile und wird nicht gebucht und es werden keine Fehler gemeldet. |
| Journalzeile muss vor der Buchung genehmigt werden | Wenn dies ausgewählt ist, kann das Kassenjournal die Genehmigung verwenden. Dann haben alle zeilen eine Spalte „angenommen“. zeilen werden dann nur gebucht, wenn sie angenommen sind |
| Referenz zum Physischen Beleg auf Zahlung hinzufügen | Wenn dies eingestellt ist, folgt der physische Beleg aus dem Posteingang der Rechnung zur Zahlung. |
| Vorgeschlagenes Buchungsdatum | „datum der zeile“: Belegdatum muss eingegeben werden
„Buchungsdatum = heute“: Alle Belege werden pro Computerdatum gebucht. Das Datumsfeld ist im Journal ausgeblendet. „Buchungsdatum für einzelvorgang“: Alle Belege werden pro gewähltem datum gebucht, das bei der Buchung eingegeben wird. Das Datumsfeld ist im Journal ausgeblendet. |
| 'Ausgleichsbetrag verwenden' bestätigen |
Wenn es eine Diskrepanz zwischen dem Betrag in der Zeile und den Datensätzen gibt, die durch Verwendung von F8 ausgewählt werden, werden Sie gefragt, ob Sie den ausgeglichenen Betrag verwenden möchten.
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| Prüfen, ob die Rechnungsnummer verwendet wurde | Wenn dies eingestellt ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn das Journal geprüft wird, wenn bereits eine Rechnung mit demselben Betrag und derselben Rechnungsnummer für denselben Kunde/Lieferanten gebucht wurde. Die Prüfung gilt für drei monate rückwirkend. |
| Summe pro datum muss null sein | Das Journal muss pro datum übereinstimmen. Wenn dies nicht erfüllt ist, erhält der benutzer den Fehler „Die Summe pro datum ist nicht null“. Lesen Sie mehr in unserem Fragen und antworten-Leitfaden hier. |
| Summe pro Beleg muss null sein | Das Journal muss pro Beleg übereinstimmen. Wenn dies nicht erfüllt ist, erhält der benutzer den Fehler „Die Summe pro Beleg ist nicht null“. Lesen Sie mehr in unserem Fragen und antworten-Leitfaden hier. |
| Abstimmkonten | Bestandskonten zeigen den fortlaufenden Saldo für die angegebenen konten im Journal an, sobald gebucht wird.
„Abstimmkonto“ wird in der Buchungszeile in der Spalte „Abstimmsaldo“ angezeigt. Zeigt Ihr Abstimmsaldo einen falschen Saldo an? Lesen Sie hier mehr. Alle anderen Abstimmkonten werden im unteren Bereich des Journals in der Firmenwährung angezeigt. Der Bestand ändert sich Zeile für Zeile, sobald im Journal gebucht oder geblättert wird. Bestandskonten gelten wie alle anderen Einstellungen nur für den aktuellen Journalnamen. Wenn ein Währungskonto (kontoart Bank, Kunde, Lieferant) als Abstimmkonto festgelegt wird, ist es möglich, den kontobetrag in Währung abzustimmen, sofern die Erfassung der Beträge in den Feldern Soll (Währung), Haben (Währung) oder Betrag (Währung) erfolgt. Hinweis: Abstimm konten funktionieren nur zusammen, wenn die Mehrwertsteuer-Berechnungsgrundlage Nettobetrag ist. |
| Standardwerte | kontoart, konto und ust sind Standardwerte, die pro Zeile im Journal automatisch ausgefüllt werden. Praktisch z. B. im Zusammenhang mit dem Bankimport, dass das gegenkonto immer das Bankkonto ist. Oder im Zusammenhang mit Einzahlungen, dass kontoart immer Kunde ist.
Standardwerte können im Journal jederzeit überschrieben werden. |
| Dimensionen | Wird nur angezeigt, wenn Dimensionen erstellt und aktiviert wurden. Vorschlag für Dimensionen und kann im Journal jederzeit überschrieben werden. |
