Finanzbuchhaltung/Berichte/Buchungen/Belegbuchungen
Wenn ein Finanzbeleg falsch gebucht wurde, ist es mühsam, den Beleg im Buchungsjournal umzubuchen. Abgesehen davon, dass die Umbuchung mühsam ist, besteht auch das Risiko, bei einer manuellen Umbuchung erneut einen Fehler zu machen. Daher gibt es in Uniconta eine Funktion, die einen Beleg storniert und eine Gegenbuchung erstellt. Wenn ein komplettes Buchungsjournal fehlerhaft ist, besteht die Möglichkeit, das gesamte Journal auf einmal zu stornieren. Man kann auch ein Journal oder einen Beleg löschen.
ACHTUNG! Verwenden Sie die Bankabstimmung? Denken Sie daran, Ihren Abgleich zu entfernen, wenn Sie Buchungen in Uniconta ändern / löschen. Lesen Sie mehr in unseren 'Fragen und Antworten' hier.
Alle Stellen mit einer Sachkonto-Buchungsübersicht und der Schaltfläche Belegbuchungen:
Ein Beleg kann über die Schaltflächen 'Beleg stornieren' oder 'Löschen' storniert oder gelöscht werden:
Lesen Sie mehr über 'Datensatz löschen' weiter unten in diesem Artikel.
Beleg stornieren
Wählen Sie z. B. Finanzbuchhaltung/Berichte/Buchungen/Belegbuchungen und wählen Sie den Beleg aus, den Sie stornieren möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Beleg stornieren' im lokalen Menü.
Der Kommentar wird als Buchungstext für die Aufhebung verwendet. Das Aufhebungsdatum ist standardmäßig auf das ursprüngliche Belegdatum gesetzt, aber der Benutzer kann wählen, die Aufhebung an einem neuen Datum zu buchen.
Es wurden nun Gegenbuchungen entsprechend der ursprünglichen Buchung erstellt mit:
- Umgekehrtes Vorzeichen
- Häkchen in den Feldern Korrektur und Storniert
NB! Die Aufhebung darf nur zur Korrektur von Fehlbuchungen verwendet werden, nicht zur Buchung von z. B. Gutschriften. Gutschriften müssen als neuer separater Beleg und mit entsprechender Dokumentation gebucht werden.
NB! Es ist nicht möglich, einen Beleg aus anderen Modulen als der Finanzbuchhaltung zu stornieren. D. h., wenn ein Beleg z. B. aus Aufträgen oder Bestellungen erstellt wurde, kann er nicht storniert werden. Er kann in einer dänischen Finanzbuchhaltung gelöscht werden. Lesen Sie mehr über 'Datensatz löschen' weiter unten in diesem Artikel.
NB! Werden Buchungen mit Referenz zu einem physischen Beleg storniert, wird der physische Beleg in Physischer Beleg (Posteingang) zurückgelegt. Wenn der Beleg nicht in einer neuen Buchung verwendet werden soll, muss der Beleg aus dem Posteingang entfernt werden.
Beleg zur Aufhebung suchen
Öffnen Sie Finanzbuchhaltung/Berichte/Buchungen. Die Liste kann ziemlich lang sein. Sie können den Datensatz vorteilhafterweise über das Feld Suchen oben rechts suchen.
In diesem Beispiel wurden Sonnenschirme bestellt, aber sie wurden im falschen Geschäftsjahr gebucht. Im Suchfeld wird „Sonn“ eingegeben und automatisch werden alle Datensätze angezeigt, in denen der Text „Sonn“ vorkommt:
Es ist eine intelligente Funktion, mit der Sie nach allen Informationen suchen können, die Sie über den Beleg, das Konto, die Nummer, den Betrag, den Text, das Datum kennen.
Je mehr Suchkriterien Sie eingeben, desto mehr wird die Suche auf die vorhandenen Übereinstimmungen eingeschränkt.
Filtern
Achtung! Beachten Sie ggf., dass ein Filter für die Übersicht eingerichtet sein kann, sodass sich die Datensätze außerhalb dieses Filters befinden und nicht in der Liste enthalten sind. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern im Menüband, um den Filter zu überprüfen, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Filter löschen im Menüband, um alle Buchungen anzuzeigen.
Alternativ können Sie auch die Filterfunktion verwenden, um den Beleg zu finden.
Übersicht über stornierte Belege
Unter Finanzbuchhaltung/Berichte/Buchungen kann eine Übersicht über stornierte Belege entweder über die Filterfunktion oder durch Sortieren der Übersicht nach dem Feld Korrektur oder Storniert erstellt werden.
Nachfolgend ist die Liste der Buchungen nach dem Feld Korrektur sortiert (Klicken Sie in der Kopfzeile des Feldes auf den kleinen schwarzen Pfeil rechts neben dem Feldnamen). Danach wird die Liste nach Korrektur bzw. Nicht-Korrektur sortiert.
Buchungsjournal löschen
Finanzbuchhaltung/Berichte/Gebuchte Journale
Es ist möglich, die Datensätze in einem kompletten Buchungsjournal zu löschen. Das geht schneller, als alle Datensätze in einem neuen Journal gegenzubuchen.
Dieses Beispiel zeigt ein gebuchtes Journal zur späteren Löschung:
Das Journal enthält Datensätze, die versehentlich über mehrere Perioden verteilt wurden.
Auf der Registerkarte mit der Übersicht über gebuchte Journale klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen im Menüband, um das Journal zu löschen.
Schreiben Sie Löschen sowie einen Kommentar (obligatorisch) und klicken Sie auf OK.
Nun wird das Journal mit einem Kommentar, einem Datum für die Löschung sowie Gelöscht von (Benutzer) aktualisiert.
Es werden keine Gegenbuchungen auf Datensatzebene wie bei Beleg stornieren erstellt.
NB! Werden Buchungen mit Referenz zu einem physischen Beleg gelöscht, wird der physische Beleg in Physischer Beleg (Posteingang) zurückgelegt. Wenn der Beleg nicht in einer neuen Buchung verwendet werden soll, muss der Beleg aus dem Posteingang entfernt werden.
Dokumentation für gelöschtes Journal
Es wird immer eine Dokumentation für ein gelöschtes Journal geben. Jeder Buchungsjournal-Name hat eine Übersicht über gebuchte Journale mit diesem Namen. Zum Beispiel haben das Journal Täglich, das Journal Gehalt usw. jeweils ihre eigene Übersicht über gebuchte Journale. Jedem gebuchten Journal wird unter der Buchung eine eindeutige interne fortlaufende lfd. Nr. zugewiesen. Alle Journale verwenden die Nummernserie gemeinsam. Diese interne lfd. Nr. kann vom Benutzer weder gelöscht, geändert noch korrigiert werden. Sie wird automatisch von Uniconta zugewiesen. Wenn die Datensätze im Journal gelöscht werden, wird das Journal als gelöscht markiert, aber es wird nicht in der Übersicht über gebuchte Journale gelöscht.
Sie können alle geänderten Datensätze unter Finanzbuchhaltung/Überwachungsaktivitäten/Protokolldatei für geänderte Buchungen einsehen. Hier wird alles über die Änderung angezeigt.
Das Feld 'Aktion' zeigt an, ob Sie einen Beleg storniert, einen Beleg gelöscht oder ein Journal gelöscht haben.
Datensatz löschen
Wenn man einen Datensatz in Uniconta löscht, prüft Uniconta, ob dieser Datensatz an anderer Stelle im System verwendet wird. Wenn der Datensatz an anderer Stelle im System verwendet wird, erhält der Benutzer diese Meldung:
Fehler: Kann einen Datensatz, auf den andere verweisen, nicht löschen
Es ist eine Funktion in Uniconta, die sicherstellt, dass ein Datensatz nicht gelöscht wird, wenn die Quelle noch besteht.
Handelt es sich z. B. um einen physischen Beleg, den der Benutzer löschen möchte, und er erhält diese Meldung, dann liegt es daran, dass ein Datensatz z. B. im Kassenjournal liegt, der diesem physischen Beleg zugeordnet ist. Dann muss der Benutzer zuerst den Journaldatensatz löschen oder die Referenz zum physischen Beleg entfernen.
Erstellt der Benutzer z. B. einen Kunde und danach ein Angebot an diesen Kunde, und will dann den Kunde löschen, dann können sie das nicht. Der Benutzer muss das Angebot zuerst löschen.
Die Schaltflächen zum Löschen sind nicht in allen Ländern verfügbar.
Alle Buchungen löschen
Zum 01.01.2024 trat das neue Buchführungsgesetz in Kraft.
Dies bedeutete, dass die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Finanzbuchhaltungsdaten vom Inhaber der Finanzbuchhaltung auf den Lieferanten des Finanzbuchhaltungssystems überging. In diesem Fall Uniconta GmbH.
Das bedeutet, dass die Funktion „Alle Buchungen löschen“ nicht verwendet werden kann, sobald eine Finanzbuchhaltung fakturiert wurde. Lesen Sie mehr hier.