In allen Bildschirmmasken mit Listen, Übersichten, Bilanzen, Entwürfen usw. können Daten zwischen Uniconta und Excel exportiert und importiert werden.
Der Export wird z. B. verwendet, um Daten aus Buchungsübersichten, Bilanzen, Mahnlisten usw. zur Weiterverarbeitung nach Excel auszulesen.
Der Import wird z. B. für Importe von Buchungen in die Buchungsjournale usw. verwendet. Die Möglichkeiten sind vielfältig.
Sehen Sie sich ein kurzes VIDEO darüber an, wie Sie Daten in Uniconta von Excel Aktualisieren von Excel können.
Exportieren nach Excel
Exportieren nach ist in Wirklichkeit eine Kopie der Daten nach Excel. Es gibt zwei Möglichkeiten:
- Exportieren nach in eine offene Excel-Datei kopiert nur markierte Zeilen.
- Exportieren nach in eine neue Excel-Datei kopiert alle Zeilen in der Bildschirmmaske.
In diesem Beispiel wird ein Bilanzauszug nach Excel exportiert. Die Bilanz wird generiert und auf dem Bildschirm angezeigt.
Drücken Sie Strg+A (Alles markieren), um alle Zeilen zu kopieren.
Drücken Sie Strg+Mausklick pro Zeile, um die Zeilen einzeln auszuwählen. Ausgewählte Zeilen werden gelb markiert (in diesem ausgewählten Farbschema Blau).
Wenn alle (oder die gewünschten) Zeilen markiert sind:
Drücken Sie Strg+C (Kopie), um sie in die Zwischenablage zu kopieren.
Oder klicken Sie auf das Symbol Verwenden in die Zwischenablage in der Werkzeugleiste oben in der Uniconta-Bildschirmmaske.
Exportieren nach in eine offene Excel-Datei
Kopiert nur markierte Zeilen. Öffnen Sie die Excel-Datei, in die die Daten eingefügt werden sollen. Die Daten werden in die Datei eingefügt, in der sich der Cursor befindet, wenn Sie Daten einfügen wählen. Strg+V (Aus der Zwischenablage einfügen) oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Einfügen im Kontextmenü.
Exportieren nach in eine neue Excel-Datei
Kopiert alle Zeilen in der Bildschirmmaske. Klicken Sie auf das Symbol Exportieren nach Excel in der Werkzeugleiste oben in der Uniconta-Bildschirmmaske.
Danach öffnet sich die Dialogbox Speichern unter. Wählen Sie den Speicherort und geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf Speichern.
Danach kehren Sie automatisch zu Uniconta zurück, die Excel-Datei wird nicht automatisch geöffnet. Öffnen Sie die gespeicherte Excel-Datei, indem Sie sie dort auswählen, wo Sie sie gespeichert haben.
Spaltenüberschriften sind in Excel wichtig
Spaltenüberschriften werden von Uniconta nach Excel kopiert. Das ist praktisch, damit Sie sehen können, aus welchen Feldern die Spalten und Daten stammen. Aber vor allem, wenn Sie Daten wieder zurück nach Uniconta bekommen sollen, denn die Spaltenüberschriften müssen in der Import-Datei von Excel enthalten sein, damit Uniconta die Daten in den richtigen Spalten platzieren kann.
In diesem Fall wurden Finanzbuchungen nach Excel kopiert, beachten Sie die Spaltenüberschriften:
Wie oben erwähnt: Wenn Sie Daten von Excel nach Uniconta kopieren möchten, müssen die Spaltenüberschriften mit dabei sein und in dem Bereich/den Zellen enthalten sein, die nach Uniconta kopiert werden. Andernfalls weiß Uniconta nicht, wo die Daten platziert werden sollen.
Importe von Excel
In allen Eingabe-Bildschirmmasken (Journalen und Zeilen) können Daten von Excel importiert werden. Dies erfordert lediglich, dass die Spaltenüberschriften in der Excel-Datei mit den Feldnamen/Spaltenüberschriften in Uniconta übereinstimmen und dass die Daten mit dem Format in Uniconta übereinstimmen.
Um die korrekten Spaltenüberschriften zu erhalten, ist es am einfachsten, die Bildschirmmaske von Uniconta nach Excel zu exportieren, damit erhalten Sie automatisch die gesamte Einrichtung von Uniconta nach Excel mit den korrekten Spaltenüberschriften.
Es versteht sich von selbst, dass die Excel-Datei und die Bildschirmmaske, in die in Uniconta importiert wird, von der gleichen Art sein müssen, z. B. Buchungsjournal zu Buchungsjournal, Lagerjournal zu Lagerjournal, Auftragszeilen zu Auftragszeilen.
So machen Sie es:
- Kopieren Sie alle Importe-Daten aus der Excel-Datei, inkl. Spaltenüberschriften.
- Öffnen Sie die Bildschirmmaske in Uniconta, in die die Daten kopiert werden sollen.
- Markieren Sie die erste Zeile/platzieren Sie den Cursor in der ersten Zeile, in die die Daten eingefügt werden sollen.
- Drücken Sie Strg+V (Einfügen) oder wählen Sie das Zwischenablage-Symbol/Einfügen von Excel oben in der Werkzeugleiste.
Und bestehende Einträge/Zeilen in Uniconta werden nicht überschrieben.
Aktualisieren von Excel
Wenn Sie über das Menü in der oberen Leiste aus Excel einfügen, besteht auch die Möglichkeit zu „Aktualisieren“. D. h. die Zeilen werden nicht eingefügt, sondern mit der Zeile zusammengeführt, mit der sie in der Bildschirmmaske übereinstimmen. Danach können Sie auf „Speichern“ klicken und haben Ihre Daten per Kopieren/Einfügen aus Excel aktualisiert.
Die Funktion hat zwei Methoden: Die erste Methode ist „Zeilenweise Aktualisieren“ und wird verwendet, wenn Sie eine Bildschirmmaske geöffnet, alle Zeilen von dort nach Excel kopiert und Daten in Excel geändert haben. Dann möchten Sie nun die Daten zurück in dieselbe Bildschirmmaske kopieren, die noch geöffnet ist und genau die Einträge enthält, die nach Excel kopiert wurden. Dadurch kann Uniconta davon ausgehen, dass Zeile 1 in der Bildschirmmaske gleich Zeile 1 in Excel ist usw.
Die zweite Kopiermethode, "Aktualisieren mit übereinstimmenden Schlüssel" basiert auf „Schlüsseln“. D. h. ein oder mehrere Felder, die die Zeile eindeutig identifizieren. In Hauptstammdaten ist es das Nummernfeld (Artikelnummer, Kontonummer usw.). In anderen Bildschirmmasken ist das eindeutige Feld möglicherweise nicht sichtbar. In Kassenjournalen und Auftragszeilen ist das eindeutige Feld „Zeilennummer“, und hier müssen Sie das Feld über das Layout-Menü einziehen und es mit nach Excel nehmen. Wenn Sie dann zurückkopieren, verwendet Uniconta dieses Feld, um den Eintrag zu identifizieren, der mit Daten aus Excel aktualisiert werden soll. In den Preislisten sind mehrere Schlüsselfelder erforderlich, um die eindeutige Zeile zu identifizieren (Artikelnummer, Artikelgruppe, Rabattgruppe und Anzahl).
Probleme beim Importe von Daten nach Uniconta:
- Die meisten Fehler sind darauf zurückzuführen, dass die Daten in Format oder gültigem Wert nicht mit Uniconta übereinstimmen. Sie können beispielsweise keine falschen Kontonummern, auch keine Buchstaben in Betragsfeldern oder unbekannte Mehrwertsteuercodes, einkopieren. Sie müssen zurückgehen, korrigieren, kontrollieren und es erneut versuchen.
- Sie haben die falsche Bildschirmmaske zum Kopieren ausgewählt.
- Sie haben keine neue leere Zeile in der Bildschirmmaske erstellt, in die die Daten kopiert werden sollen.
- Es wurde keine Zeile markiert, in die die Daten kopiert werden sollen.