Að byrja nota Verkbókhald og Tímaskráningu

Follow

Velkomin í leiðbeiningar um uppsetningu Verkbókhalds og Tímaskráningu

Áður en hægt er að nota Verk/Tímaskráning kerfiseininguna verður að velja hana undir: Fyrirtæki/Viðhald/Val kerfiseininga. Lesa meira hér. Áður en hafist er handa þarf að hafa eftirfarandi í huga:
  1. Á að nota ‘Verk í vinnslu’ í fjárhagskerfinu?
  2. Verður krafist ‘Áfangareikninga’?
  3. Á að nota ‘Núll reikninga’?
  4. Hvernig á að setja upp Verktegundir?
  5. Á að skrá tíma í vikulega færslubók með frídögum og sveigjanlegum tíma sem og samþykki vikulegra færslubóka?
  6. Ætlar þú að nota ‘Launaflokka’?
  7. Ætlar þú að nota efnisnotkun?
  8. Ætlar þú að nota forritið ‘Uniconta Starfsmenn’ fyrir tímaskráningu?
  9. Ætlar þú að nota ‘Viðmiðunar’ tíma og dagatöl?
  10. Þurfa tímaskráningar að vera samþykktar af öðrum?
 

1) Verður verk í vinnslu nauðsynlegt í Fjárhag?

Ef Já:
  • Setja verður upp fjárhagslykla í safni bókhaldslykla. Lesa meira hér.
  • Setja verður upp Verkflokka með samþættingu við Fjárhag. Lesa meira hér
Dæmi um nauðsynlega fjárhagslykla:  
Lykilnúmer Heiti lykils Gerð lykils Útreikningur VSK
1002 VÍV-verk Tekjur U24
1003 Reikningsfært verk Tekjur U24
1004 Leiðrétting verks Tekjur U24
5010 Verkbókhald Yfirskrift (Haus)
5012 VÍV Efnahagur
5014 Áfangareikningur Efnahagur
5099 SAMTALA VERKS Samtala 5010..5098
  Ef Nei:
  • Stofna ætti verkflokka án samþættingar við Fjárhag. Lesa meira hér.
 

2) Á að nota Áfangareikning?

Ef Já:
  • Setja verður upp fjárhagslykla í safni bókhaldslykla. Lesa meira hér.
  • Vöruflokk fyrir reikningsfærslu lykils verður að setja upp undir vöruflokkum. Lesa meira hér.
Dæmi um vöruflokk:  
Flokkur Heiti Standard Sölulykill Virðisaukaskattur
Verk-reikn Reikningsfærsla verks Ómerkt 5014 U24
  Setja verður upp þjónustuvöru áfangareiknings í birgðakerfinu. Lesa meira hér. Dæmi um atriði í Áfangareikningi:
Vara Vöruheiti Gerð vöru Kostnaðarverð Söluverð Einingu Flokkur Verktegund
Verk-Áfangareikningur Vara fyrir Áfangareikning Þjónusta Verk-reikn 81
Ef Nei:
  • Ekki gera neitt

3) Viltu nota Núll reikninga?

Yfirleitt er skynsamlegt að nota ‘núll reikninga’ ef áfangareikningur er einnig í notkun. Ef Já:
  • Fjárhagslyklar fylgja stillingum undir öðrum Verkflokkum, Aðlögun og Leiðréttingu reikninga. Lesa meira hér.
  • Setja þarf upp vöruflokk fyrir Núllreikning undir vöruflokkum (Stofna eigin uppsetningu án lykiluppsetningar). Lesa meira hér.
  • Setja skal upp Númeraröð. Lesa meira hér.
  • Notkun núllreiknings. Lesa meira hér.
  Setja verður upp þjónustuvöru núllreiknings í birgðakerfinu. Lesa meira hér. Dæmi um þjónustuvöruna Núllreikningur: ATH: Velja þarf ‘Leiðrétting’ sem verktegund. Sjá atriði 4
Vara Vöruheiti Gerð vöru Kostnaðarverð Söluverð Einingu Flokkur Verktegund
NúllReikn Þjónusta við núllreikning Þjónusta Verk-reikn 991
Ef Nei:
  • Ekki gera neitt
 

4) Hvernig á að setja upp verkflokka?

Verktegundir eru nauðsynlegar til að verk/tímaverk virki. Þetta er bókhaldslykill kerfisins. Lesa meira hér.  
Tegund Heiti Gerð Samtala Vörunúmer til reikningsfærslu
05 Tímar*** Yfirskrift (Haus)
10 Ráðgjöf Vinnulaun
11 Ráðgjafavinna Vinnulaun
40 Verkefnastjórn Vinnulaun
45 Tímar Samtals Samtala 10..40
60 Efni*** Yfirskrift (Haus)
65 Vörur Efni
79 Efni samtals Samtala 60..78
80 Reikningar*** Yfirskrift (Haus)
81 Áfangareikningar Áfangareikningur Verk-Áfangareikningur
85 Ýmsir reikningar Tekjur
99 Samtals Samtala 80..98
991 Leiðrétting / Aðlögun Aðlögun
9991 Innri vinna Vinnulaun
9992 Innri vinna Vinnulaun
9993 Innri vinna Vinnulaun
9999 Samtala alls Samtala 10..999
  ATH: Mun vera notaður Áfangareikningur? (Sjá hér að ofan) Ef já, verður að stofna verktegundina „Áfangareikningur“. Sjá nr. 81 hér að ofan. ATH: Þarf leiðréttingu (Upp og niður), Núllreikning og eða endurgjöf? Ef já, þá verður að stofna reglugerðategund af gerðinni „Leiðrétting“. Sjá nr. 991 hér að ofan.  

5) Mun tímaskráning fara fram í vikulegri færslubók með frídögum og sveigjanlegum tíma auk samþykkis þar um?

Ef Já:
  • Kveikja/slökkva á "Tímaskráning" undir Fyrirtæki/Viðhald/Val kerfiseininga. Lesa meira hér.
  • Sjá uppsetningarnúmer 9991 til 9993 undir Verktegundir (innri vinnutími.)
  • Þar að auki verður að setja upp launaflokka þar sem klukkustundir eru skráðar. Lesa meira hér.
Ef Nei:
  • Þá verður að slökkva á "Tímaskráning" undir Fyrirtæki/Viðhald/Val kerfiseininga. Lesa meira hér.
 

6) Verður efnisnotkun notuð?

Ef Já:
  • Þá verða vörur að vera stofnaðar undir Birgðir. Lesa meira hér.
Ef Nei:
  • Ekki gera neitt
 

7) Verða leiðréttingar (endurmat og niðurfærsla) notaðar?

Ef Já:
  • Þá verður að setja upp leiðréttingarflokk undir Verk/Viðhald/Verkflokkar. Lesa meira hér.
Ef Nei:
  • Ekki gera neitt
 

8) Verður Uniconta starfsmannaforritið notað við tímaskráningu?

Ef Já:
  • Þá þarf að setja upp Uniconta og Appið. Lesa meira hér.
Ef Nei:
  • Ekki gera neitt.
 

9) Verða dagvinnutímar og dagatöl notuð?

Ef Já:
  • Þá þarf að setja upp Uniconta dagatöl. Lesa meira hér.
Ef Nei:
  • Ekki gera neitt.

10) Verður tímaskráning samþykkt af öðrum?

Ef Já:
  • Þá verður að setja upp samþykktaraðgerðina. Lesa meira hér og hér.
Ef Nei:
  • Ekki gera neitt.
Verk/tímaskráning er nú tilbúin til notkunar Starfsmenn, Launategundir og svo Verk er nú hægt að stofna, þar sem hægt er að skrá tíma og aðrar vörur.