Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)
Í Uniconta er hægt að lesa inn Stafræn fylgiskjöl áður en þau eru tengd við ákveðna færslu og er það gert undir Stafræn fylgiskjöl (Innhólf).
Innhólfið er þar sem unnið er með fylgiskjalið áður en það er flutt á dagbók. Til dæmis með því að bæta upplýsingum við fylgiskjalið eða keyra það í gegnum samþykktarferli áður en það er flutt á dagbók.
Hægt er að flytja stafræna fylgiskjalið í innhólfið á nokkra vegu.
Þú getur lesið meira um sjálft innhólfið í þessari grein hér.
Við það opnast skjámynd þar sem hægt er að fylla út upplýsingar um skjalið og svo vista.
Fylgiskjalið úr dæminu hér að ofan hefur nú verið sent í innhólfið.
Uniconta raðar tölvupósti sem kemur inn. Ef það er pdf-skrá innifalin í tölvupóstinum, verður öllum skrám öðrum en pdf-skránni eytt þannig að þær komist ekki í innhólfið. Ef engar pdf-skrár eru í tölvupóstinum fara allar skrár inn á nokkrar línur í innhólfinu.
Athugið! Hægt er að senda og taka á móti HTML reikningi í innhólfið og textinn í „Efni“ í tölvupóstinum birtist í „Texti“ í Stafrænu fylgiskjöl (Innhólf).
Hægt er að fylla út "www" reitinn undir fyrirtækjaupplýsingar með heimasíðu fyrirtækisins. Þetta getur lagað vandamálið að lenda stundum ekki í stafræna innhólfinu.
Draga og sleppa í gegnum táknið í topp tækjaslánni
Einnig er hægt að draga skjöl inn í stafræn fylgiskjöl (Drag and drop) í gegnum táknið í efstu tækjaslánni. Draga skal fylgiskjalið (reikninginn) yfir táknið og sleppa.
Við það opnast skjámynd þar sem hægt er að fylla út upplýsingar um skjalið og svo vista.
Tölvupóstur í innhólfið
Tölvupóstur í innhólfið er venjulega notað ef mynd af fylgiskjali er send í tölvupósti úr farsíma til Uniconta, eða ef þú bókar fyrir aðra og viðskiptavinur þinn sendir þér rafræn fylgiskjöl og hreyfingayfirlit banka sem viðhengi. Hengja má mörg fylgiskjöl við sama tölvupóst. Þegar þú færð reikning eða rukkun með tölvupósti geturðu einnig áframsent tölvupóstinn í innhólf Uniconta. Það er gagnlegt vinnuflæði að fá viðhengið strax hlaðið upp í innhólfið svo það sé tilbúið til bókunar. Ef það er aðeins eitt fylgiskjal með tölvupóstinum getur þú slegið reikningsnúmer og fjárhæð í meginmál tölvupóstsins en kerfið færir þær upplýsingar sjálfkrafa í viðeigandi reiti í innhólfinu. Til að senda tölvupóst í innhólfið verður þú að nota netfangið sem Uniconta hefur úthlutað fyrirtækinu. Netfangið hjá fyrirtækinu er að finna undir Fyrirtæki / Fyrirtækið mitt. Þegar þú áframsendir stafræn fylgiskjöl með tölvupósti inn í Uniconta getur þú slegið inn ákveðin gildi í „Reikningur“, „Dagsetning“, „Upphæð“ og „Lánardrottinn“ í meginmál tölvupóstsins. Til dæmi, ef "Reikningur < reikningsnúmer >", "Upphæð < upphæð >", reitir eru fylltir út með gildum. Lesa meira hér. Hér höfum við t.d. móttekið reikning með tölvupósti frá Bókabúð Hafnarfjarðar. Við áframsendum hann á tölvupóstfang fyrirtækisins í Uniconta. Uniconta kannar hvort að pósturinn innihaldi einhverjar upplýsingar um fylgiskjalið. Eftir að tölvupósturinn hefur verið sendur birtist heitið á viðhenginu í reitnum "athugasemd" í Stafræn fylgiskjöl (Innhólf).
Fylgiskjalið úr dæminu hér að ofan hefur nú verið sent í innhólfið.
Uniconta raðar tölvupósti sem kemur inn. Ef það er pdf-skrá innifalin í tölvupóstinum, verður öllum skrám öðrum en pdf-skránni eytt þannig að þær komist ekki í innhólfið. Ef engar pdf-skrár eru í tölvupóstinum fara allar skrár inn á nokkrar línur í innhólfinu.
Athugið! Hægt er að senda og taka á móti HTML reikningi í innhólfið og textinn í „Efni“ í tölvupóstinum birtist í „Texti“ í Stafrænu fylgiskjöl (Innhólf).
Hægt er að fylla út "www" reitinn undir fyrirtækjaupplýsingar með heimasíðu fyrirtækisins. Þetta getur lagað vandamálið að lenda stundum ekki í stafræna innhólfinu.
Draga og sleppa beint frá Outlook í innhólfið
Hægt er að taka tölvupóst beint frá Outlook og draga í innhólfið. Hægt er að opna tölvupóstinn og draga skránna inn í Uniconta án textans í tölvupóstinum. Innhólfið breytir um lit þegar músin með viðhengi er færð yfir innhólfið og þú sleppir því bara og viðhengið er flutt í innhólfið. Athugaðu að tölvupóststextinn er ekki færður í innhólfið þegar þú notar draga/sleppa beint í innhólfið.Hlaða inn í innhólfið
Hlaða inn í innhólfið er venjulega notað til að hlaða upp mörgum viðhengjum í einu ef þú ert með viðhengin á tölvunni þinni eða á netþjóni sem þú hefur aðgang að. Hægt er að velja mörg fylgiskjöl og hlaðið þeim upp samtímis eða hlaðið upp ZIP-skrám með fylgiskjölum. ZIP-skrárnar opnast sjálfkrafa. Ef þú ert bókari eða endurskoðandi og hefur fengið fylgiskjöl ákveðins tímabils frá viðskiptavini til að ljúka uppgjöri þá getur fyrirtækið skannað inn öll skjöl og hlaðið inn í kerfið. Allt getur verið skannað af viðskiptavininum og hlaðið inn. Til dæmis bankayfirlit til afstemmingar.- Veldu Fjárhagur/Stafræn fylgiskjöl (innhólf) og smelltu á Bæta við
- Smelltu á Fletta (Browse) til að velja skrána eða skrárnar, ef hlaða á nokkrum inn í innhólfið á sama tíma:
- Veldu skrár til að hlaða upp. Smelltu á Opna.
- Með því að haka við "Skipta upp í mörg PDF" er hægt að skipta skránni í nokkrar PDF skrár. . Þegar skannað er inn bunka af fylgiskjölum verða þær yfirleitt skannaðar sem PDF-skrár. Ef þessi aðferð er virkjuð verður hverri síðu í pdf skjalinu hlaðið upp sem aðskilið pdf skjal. Þú hefur einnig möguleika á að skipta PDF skrá eftir að skráin hefur verið hlaðið upp í "Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)", það er gert með því að velja skrána og smella á hnappinn "Skipta upp í mörg PDF".
- Veldu "Vista eingöngu tilvísun í skrá" hleður ekki skrána upp Uniconta. Tilvísunin er aðeins vistuð: Skráin getur verið á drifi þar sem allir í fyrirtækinu hafa aðgang að. Aðrar skrár geta verið læstar þannig að aðrir hafi ekki aðgang að þeim.
- Fylla má út hvaða athugasemd sem er og Vista. Athugaðu að öll fylgiskjöl/línur erfa lýsinguna sem þú slærð inn. Þetta hentar þannig ekki ef þú ert að sækja mörg fylgiskjöl frá mismunandi lánardrottnum með mismunandi dagssetningum og fjárhæðum. Einfaldara er þá að bæta upplýsingunum inn í yfirlitinu eftir að skjölin hafa verið sótt. Upplýsingarnar flytjast svo sjálfkrafa með yfir á dagbók þegar fylgiskjölin er flutt þangað.
- Þú getur unnið í Uniconta á meðan fylgiskjölin hlaðast upp í bakgrunni. Eftir skamma stund eiga öll skjölin að vera kominn inn í Stafræn fylgiskjöl (Innhólf) þar sem þú getur bætt inn upplýsingum og fært yfir á dagbók.
- Hægt er að eyða stafrænu fylgiskjali úr innhólfinu með því að smella á „eyða“, en í sumum tilfellum þar sem fylgiskjal hefur verið notað og færslunni hefur í kjölfarið verið eytt aftur, gæti það ekki verið mögulegt. Smella á "Fjarlægja úr innhólfi"
Hlaða niður fylgiskjöl á meðan þú bókar eða stemmir af banka
Þú getur sótt fylgiskjöl og tengt beint við línu í dagbók eða bankaafstemmingu frá tölvunni þinni eða gagnaþjóni sem þú hefur aðgang að. Þegar þú hleður beint inn í línu í færslubók er fylgiskjalið flutt í innhólfið og fylgiskjalið er hengt við færslubókina í sama verkflæði. Þannig ferð þú þá fram hjá innhólfinu og samþykktarferlinu. Þessi aðferð hentar ef fylgiskjal vantar í innhólfið þegar þú ert að bóka. Ef þú ert með mörg fylgiskjöl sem eiga að tengjast mörgum línum í dagbók er alltaf einfaldara að nota innhólfið. Þar færð þú alltaf gott yfirlit yfir innihald fylgiskjala og sérð hvaða fylgiskjöl eru tengd við færslur og hvaða fylgiskjöl á eftir að tengja við færslur. Að öðrum kosti er einnig hægt að smella á Para fylgiskjal og dagbókarlínu í yfirlitinu við færslubækurnar, því hér er hægt að para stafræn fylgiskjöl við línurnar í færslubókinni. Lestu meira um þennan valkost neðar í þessari grein.Hengja stafrænt fylgiskjal í gegnum dagbók
Ef að fylgiskjölin eru ekki í innhólfinu getur þú sótt þau beint af tölvunni eða af gagnaþjóni. Þegar þú bókar hengjast viðkomandi fylgiskjöl sjálfkrafa við færsluna.- Opnaðu dagbók og bættu við línu.
- Í færslubókinni er smellt á Stafrænt fylgiskjal í tækjaslánni og valið Flytja inn skrá:
- Smelltu á "Fletta" til að velja þá skrá sem á að flytja inn:
- Þegar skrá hefur verið valin getur þú slegið inn viðbótarupplýsingar sem færast svo í dagbókarlínu og smellt að lokum á Vista. Nú hengist fylgiskjalið við dagbókarlínuna og það hak kemur í reitinn Stafrænt fylgiskjal í línunni. Þegar að línan er bókuð uppfærist fylgiskjalayfirlitið sjálfkrafa með skránni sem var hengt við færsluna.
- Þegar að dagbókin er bókuð þá hverfur fylgiskjalið úr innhólfinu en þú getur alltaf skoðað það með því að finna bókuðu færsluna og smella á "Stafrænt fylgiskjal". Ef um kostnaðarreikning var að ræða finnur þú fylgiskjalið með færslum á viðeigandi lyklum fyrir kostnað, innskatt, handbært fé eða lánardrottinn.