Heimilt er að geyma skjöl á rafrænu formi í stað pappírsfylgiskjala í stórum þykkum möppum. Í dag er oft skipst á fylgiskjölum á rafrænu formi. Hins vegar, ef þú færð pappírsfylgiskjal, er hægt að skanna það eða taka mynd af því og geyma á rafrænu formi. Uniconta getur geymt rafræn fylgiskjöl fyrirtækisins og fylgiskjölin eru tengd og birt í færslunum. Þetta þýðir að fylgiskjalið er alltaf á tiltækt ef þú þarft á því að halda.
Hvað eru fylgiskjöl á rafrænu formi
- Myndir af fylgiskjölum Myndir af fylgiskjölum, kvittunum, kvittunum og reikningum sem þú hefur tekið með snjallsímanum þínum. Myndir sem þú sendir með tölvupósti frá snjallsímanum beint til Uniconta. Ef þú ert til dæmis með útgjöld á fyrirtækið þegar þú ferðast geturðu tekið mynd af öllum kvittunum eða reikningum og sent beint inn í Uniconta.
- PDF Reikningar, ef tekið er á móti reikningum og gjöldum með tölvupósti frá lánardrottnum, er annað hvort hægt að senda þá inn í Uniconta eða biðja lánardrottinn um að senda þá beint í Uniconta.
- Skönnuð fylgiskjöl Reikningar og gjöld sem berast með bréfi er hægt að skanna og hlaða upp og geyma í Uniconta. Einnig er hægt að senda beint í Uniconta með tölvupósti.
- Hreyfingayfirlit banka Hægt er að senda bankayfirlit sem flutt hefur verið út úr bankanum í Uniconta, lesið það inn í færslubók og bóka það. Ef þú notar utanaðkomandi bókara sem hefur ekki aðgang að bankanum þínum, getur þú flutt út bankaviðskiptin, sent skrána inn í Uniconta, eftir það getur bókarinn þinn hlaðið færslunum beint í færsludagbókina og bókað - og hengt við skönnuð skjöl, sem þú einnig hefur sent inn í Uniconta, á færslurnar.
- Bankayfirlit, önnur Það sem þú móttekur frá reikningsyfirlitum (t.d. frá birgjum) er hægt að áframsenda inn í Uniconta og nota það til að afstemma lánardrottnalykla. Ef gjöld sem áttu að hafa verið uppsöfnuð og hafa ekki verið bókuð, er hreyfingayfirlitið notað sem viðhengt stafrænt skjal fyrir bókun gjalda.
Hægt er að nota öll snið
Uniconta getur hlaðið upp, tengt og birt fylgiskjöl í öllum algengum sniðum fyrir rafræn fylgiskjöl, það er ekki takmörkun á því að það verður að vera ákveðið skráarsnið. Meðal annars snið eins og/frá:- MS-Word
- MS Excel
- CSV, TXT
- JPG, GIF, BMP, PNG
- HTML
- MSG
- EML
Stafræn fylgiskjöl í Uniconta
- Senda tölvupóst eða hlaða inn beint í Uniconta,t.d. senda fylgiskjöl og bankayfirlit úr tölvunni þinni eða snjallsímanum (myndir, aðrar skrár o.s.frv.) inn í Uniconta og er það þá klárt til bókunar og bankaafstemmingar hjá bókara eða endurskoðanda. Þú getur einnig skráð þig inn á Uniconta sjálfur og hlaðið fylgiskjölunum í innhólfið þitt.
- Enginn biðtími á meðan fylgiskjölum er hlaðið upp. Upphleðsla fylgiskjala fer fram í bakgrunni á meðan þú eða bókarinn heldur áfram að vinna. Lestu inn fylgiskjölin, smella á Í lagi og haltu áfram að vinna. Þú þarft ekki að bíða eftir að fylgiskjölin hlaðist upp, þú getur haldið áfram að vinna þar sem fylgiskjölin eru að hlaðast upp í bakgrunni.
- Eitt til margra, margir til eins, margar færslur geta deilt sama fylgiskjali, mörg fylgiskjöl geta deilt sömu færslunni.
- Magnbreyta stafrænum fylgiskjölum eftir upphleðslu þannig að þau séu tilbúin til bókunar. Þegar fylgiskjölin eru hengd við eru upplýsingarnar sjálfkrafa teknar með, t.d. dagsetning, gerð, lykill, upphæð, texti, greiðsludagsetning o.s.frv.
- Margar leiðir til að hlaða upp fylgiskjölum, í raun getur þú alltaf hlaðið upp rafrænu fylgiskjali: hlaða upp af drifinu, senda með tölvupósti beint í Uniconta (meðal annars. ZIP skrár sem eru sjálfkrafa dregnar út), hlaða upp við bókun, jafnvel hlaða upp eftir bókun, eða jafnvel á sama tíma og bankaafstemming.
- Fylgiskjöl og upplýsingar í tölvupósti eru sjálfkrafa fylltar út í fylgiskjals-innhólfið. Tölvupósturinn er skannaður fyrir t.d. reikningsnúmer, upphæð o.s.frv.
- Fjöldaflutningur í færslubókina. Öll fylgiskjöl í innhólfinu er hægt að magnflytja yfir í færslubókina í stað þess að sækja þau í gegnum færslubókina eitt af öðru.
- Bein pörun í færslubók. Ef það hefur t.d. verið flutt inn bankayfirlit í færslubókina og hlaðið upp stafrænum fylgiskjölum í innhólfið þitt, er hægt að para þau beint hvert við annað.
- Einnig er hægt að hengja við stafræn fylgiskjöl eftir bókun, ekki þarf að bíða eftir fylgiskjölum áður en bókað er, auðvelt er að hengja fylgiskjalið við eftir bókun. (undir fjárhagur/færslur velurðu hnappinn „stafrænt fylgiskjal“)
- Skipta út fylgiskjali: Ef rangt fylgiskjal hefur verið hengt við er hægt að leiðrétta það fljótt,auðvelt er að skipta út viðhengdu fylgiskjali ef rangt skjal hefur óvart verið hengt við.
Hvar eru stafræn fylgiskjöl í Uniconta
Fjárhagur/Stafræn fylgiskjöl (Innhólf) Undir Fjárhagur /Stafræn fylgiskjöl (Innhólf) eru óbókuð fylgiskjöl staðsett í eins konar innhólfi þar sem hægt er að skoða fylgiskjölin og stilla margar færibreytur fyrir bókun og greiðslu. Þú þarft ekki að hlaða upp öllum fylgiskjölum í pósthólfið þitt áður en þú hengir þau við færslur. Í bæði Dagbókinni og Bankaafstemmingunni er hægt að hlaða upp fylgiskjölum eitt af öðru sem eru geymd á rafrænu formi, svo sem á drifi eða í skýinu. Hins vegar, ef þú ert með mörg rafræn fylgiskjöl er auðveldast að nota innhólfið. Hnappurinn Stafrænt fylgiskjal í tækjaslánni Hnappurinn Stafrænt fylgiskjal í tækjaslánni er alls staðar sem hægt er að skoða stafrænt fylgiskjal, hengja við, flytja inn eða fjarlægja. Þetta á meðal annars við um færslubókina, bankaafstemminguna, færslurnar þar sem hægt er að forskoða þær og tilgreina úr yfirliti yfir innhólfið. Skoða hnappurinn Hægt er að skoða viðhengd fylgiskjöl í gegnum hnappinn Skoða í tækjaslánni sem er tiltækur í öllum skjámyndum og færslulistum þar sem stafræn fylgiskjöl eru tekin með í færslu. Skýrsla Fjárhagur/Skýrslur/Stafræn fylgiskjöl er yfirlit/skýrsla allra stafrænna fylgiskjala, bókuð og óbókuð. Hægt er að sía listann, leita og raða þeim. Flytja út Hægt er að flytja út fylgiskjöl undir Fjárhagur/Skýrslur/Stafræn fylgiskjöl.Hlaða upp fylgiskjal í Uniconta án þess að bíða
Það eru nokkrar leiðir til að hlaða upp stafrænum fylgiskjölum í Uniconta:- Hlaða inn í innhólfið
- Tölvupóstur í innhólfið
- Upload í gegnum Uniconta Assistant (Farsíma App)
- Upload í gegnum Uniconta Upload (Farsíma App)
- Hlaða upp við bókun
- Hlaða upp í bankaafstemmingu
- Hlaða upp/skipta út eftir bókun