Hægt er að stofna margar dagbækur með mismunandi nöfnum og tilgangi (daglegar færslur, greiðslur, mánaðarlegar færslur, banki, gjaldmiðlar o.s.frv.) Hverja dagbók er hægt að sérsniða m.t.t. meðhöndlunar gagna og innsláttar. Uppsetningu dagbóka er lýst hér að neðan, ekki snið þeirra (reitir, röð o.s.frv.). Þessu er lýst í staðinn í annarri grein. Uppsetning dagbóka gildir fyrir alla notendur óháð einstaklingsbundnu sniði. Uppsetning virkar þannig ekki fyrir dagbók með sama nafni í öðru fyrirtæki.
Dagbækur geta haft mismunandi tilgang og hægt er að setja þær upp til að þjóna þeim tilgangi sem best. T.d. hvort fylgiskjalsnúmerum sé úthlutað sjálfkrafa og hvort VSK kóðar eigi við o.s.frv.
Uppsetning dagbóka
Uppsetning dagbóka er hægt að gera á eftirfarandi stöðum:- Í tengslum við stofnun dagbóka
- Veldu Fjárhagur/Dagbækur/ settu bendilinn á viðkomandi færslubók og smella á Setja upp dagbók í tækjaslánni.
- Veldu Fjárhagur/Dagbækur/Tvísmelltu á viðkomandi færslubók þannig að færslubókarlínurnar opnast, veldu flipann Staðalgildi og hnappinn Staðalgildi.
Lýsing á hnöppum
| Hnappur | Lýsing |
| Vista | Vistaðu breytingar og lokaðu skjámyndinni |
| Hætta við | Hætta við breytingar og loka skjámynd |
| Eyða | Eyða núverandi dagbók. Ef þú eyðir dagbókinni verður færslunum sem settar eru í þessa dagbók vísað í aðra dagbók, t.d. Dagbók. Ekki er hægt að eyða öllum dagbókum ef þau hafa verið bókuð í fyrirtækið. Það þarf að vera að minnsta kosti ein dagbók eftir í fyrirtækinu. |
| Sniðmát | Lestu um sniðmát hér... |
| Snið | Lestu um snið hér... |
Lýsing á reitum
| Reitur | Lýsing |
| Dagbók | Heiti. Hægt að skrá og breyta handvirkt. Allar bókaðar dagbækur og færslur þeirra breytast í samræmi við það. Ef nafni dagbókar er breytt eftir að það er búið að bóka færslur þá mun nafnið breytast allstaðar í kerfinu. Eða með öðrum orðum – breytingar á nafni dagbókar mun ekki valda vandræðum í kerfinu. |
| Heiti | Dagbókarnafn, sem gefur til kynna tilgang dagbókar. |
| Númeraröð | Reiturinn er útfylltur með númeraröð. Tilgreina þarf númeraröð og númeraraðir eru stofnaðar og viðhaldið undir Fjárhagur/Viðhald/Númeraraðir. Margar dagbækur geta haft sömu númeraraðir, ef þú t.d. skiptir bókun fjárhagsfylgiskjala í nokkrar færslubækur eftir tegund eða notanda. Athugið! Ef margar dagbækur nota sömu númeraröð og dagbók er ekki bókuð jafnóðum og önnur dagbók er fyllt út, munu færslurnar nota sömu númeraröð. Þú ættir ekki að nota pantana- og innkaupanúmeraröðina fyrir dagbókarfærslurnar. Ekki ætti heldur að breyta númeraraðarheiti dagbókar eftir að dagbók hefur verið tekin í notkun. |
| Handvirk úthlutun | JÁ
Ef búið er að fylla út númeraraðarreitina í uppsetningu dagbókarinnar, eins og sýnt er í dæminu hér að neðan, þá birtist reiturinn Fylgisskjalsnúmer í færslubókinni, en reiturinn Fylgiskjalnúmer fyllist ekki út sjálfkrafa en verður þess í stað fyllt út handvirkt. ÁBENDING! Ef þú notar þessa uppsetningu og slærð inn fylgiskjalsnúmeri í fyrstu línu dagbókar geturðu, með því að velja hnappinn Aðgerðir/Endurtölusetja fylgiskjöl, látið kerfið úthluta fylgiskjalsnúmerum sjálfkrafa á aðrar línur í dagbókinni. Nei
Ef í uppsetningu dagbókar tekst ekki að haka við reitinn Handvirkt úthlutun, þ.e. hafa fyllt út númeraraðarreitina, eins og sýnt er í dæminu hér að neðan, þá birtist reiturinn Fylgiskjalsnúmer í dagbókum og reiturinn Fylgiskjalsnúmer fyllist sjálfkrafa út með næsta númeri úr valdri númeraröð. Góður punktur! Ef þú notar þessa uppsetningu og eyðir innskeytri línu í dagbók verður "gat" í fylgiskjalsnúmeraröðinni þinni. Hins vegar, með því að velja smella á Aðgerðir/Endurtölusetja fylgiskjöl í tækjaslá dagbókarlína, er hægt að láta kerfið endurnúmera fylgiskjöl í dagbókinni þannig að ekki verði eyða í númeraröðinni.
 |
| Úthlutun fylgiskjalsnúmers við bókun | Ef hakað er í þennan reit verður reiturinn Fylgiskjal falinn í færslubókinni og ekki er hægt að bæta honum við með breytingum á sniði. Fylgiskjalsnúmerið er úthlutað sjálfkrafa við bókun færslubókarinnar þegar hakað er við þennan reit.. Í reitnum Úthlutun fylgiskjalsnúmers hér að neðan er hægt að velja hvernig á að úthluta fylgiskjalsnúmerum við bókun. |
| Úthlutun fylgiskjalsnúmers | Aðeins er hægt að fylla út reitinn ef þú hefur hakað við reitinn Úthlutun fylgiskjalsnúmer undir 'Bóka dagbók'. Í reitnum Úthluta fylgiskjalsnúmeri geturðu valið hvernig fylgiskjölunum á að úthluta: Núllstaða er valin ef fylgiskjalsnúmerið á að breytast þegar staðan í færslubókinni fer í 0. Aðeins eitt fylgiskjalsnúmer er valið ef bóka á alla færslubókina með sama númeri. Pr. lína er valin ef fylgiskjalsnúmerið á að breytast fyrir hverja línu í dagbókinni. Athugið! Ef þú hefur ekki leyfi til að velja neitt í reitnum Úthluta fylgiskjalsnúmeri er það vegna þess að þú hefur gleymt að fjarlægja hakið í reitnum Handvirkt úthlutun. |
| Lokað | Dagbókin er lokuð fyrir færslur. Notið ef ekki á að nota dagbókina oftar. Það er ekki hægt að eyða dagbók sem hefur verið notuð til bókunar en hægt að loka henni í staðinn. |
| Sjálfvirk vistun | Ef hakað er í sjálfvirk vistun mun dagbókin vera stöðugt vistuð sjálfkrafa |
| Eyða línum eftir bókun | Allar línur eyðast úr dagbók við bókun. Ef ekki er hakað í reitinn eru línurnar áfram til staðar í dagbókinni og hún verður “standandi dagbók” þar sem hægt er að bóka sömu færslur ítrekað með nýrri dagssetningu og fylgiskjalsnúmerum. Þetta hentar vel fyrir fasta liði eins og laun og húsaleigu. |
| VSK kóði fyrir bæði lykil og mótlykil | Hægt er að slá inn VSK kóða fyrir bæði lykil og mótlykil. Hentar við lokun tímabila þar sem flytja á færslur á milli lykla þar sem báðir lyklar hafa VSK kóða ólíkt því sem á við í venjulegum færslum þar sem almennt annar lykillinn hefur VSK kóða. |
| Nota VSK kóða viðskiptavinar/lánardrottins | Ef hakað er við þennan valkost er VSK kóði viðskiptavinar/lánardrottins notað í dagbókinni. ATH! Eftir að texti hefur verið skráður í dagbókinni, verður að velja fjárhagslykil fyrst og síðan nota viðskiptavin/lánardrottin sem mótlykil. Lesa meira um bókun á viðskiptavin/lánardrottin hér. |
| Reikniaðferð VSK | Ef valið er "Mynda vsk-færsla" þá er VSK reiknaður. Þetta er staðlað og ætti alltaf að nota ef það eru engin sérstök atriði eins og næstu tveir valkostir. Ef valið er "Ekkert" er VSK EKKI reiknaður í færslubókinni, en upphæðin sem Uniconta hefði reiknað út kemur fram á færslunni. Upphæðin hefur ekki verið flutt á VSK-reikninga. Veljið "Færð inn VSK-upphæð", þá verður VSK EKKI reiknaður í færslubókinni, en upphæðin sem kemur fram í reitnum "Færð VSK-upphæð" verður á færslunni. Upphæðin hefur ekki verið flutt á VSK-reikninga. Tvær síðastnefndu eru ætlaðar í tengslum við innflutning gagna, þar sem virðisaukaskattur hefur verið reiknaður. Nóta! Ekki er nauðsynlegt að slá inn merki VSK-upphæðar í reitinn Færð VSK-upphæð þar sem kerfið setur sjálfkrafa sama merki og notað er á línunni. ATH: Mundu að bóka ekki daglegar færslur án virðisaukaskatts. Nóta! Ef færslurnar í færslubókinni eru hermdar birtist VSK-kóðinn og virðisaukaskattsupphæðin áfram á kostnaðarlínunni, en engar hermilínur með færslum á lyklunum fyrir til dæmis Innskatt. |
| Stofna nýja línu með upphæð mótfærslu | Hér er hægt að láta kerfið stofna ný línu sjálfkrafa fyrir mótfærslu í stað fyrir að bóka á mótlykil í sömu línu. |
| Næsta lína án dags. ef færsla er ekki jöfnuð | Dagssetningareiturinn í næstu línum verður tómur ef dagbókin er ójöfn og telst þá ójöfnuðurinn tilheyra fyrstu línu fyrir ofan með dagssetningu. |
| Fara í ójafnaðan lykil | Ef hakað er í reitinn færist bendilinn í reitinn "Lykill" í næstu línu ef það er ójöfnuður í dagbókinni. Þetta er fljótlega leið til að slá færslur inn í dagbókina án mótlykils. |
| Setja færslu á bið ef enginn lykill er valinn | Ef reiturinn “Lykill” er tómur bókast línan ekki og þú færð ekki villumeldingu. |
| Dagbókarlína þarf samþykkt | Haka skal við þennan valkost ef samþykkja þarf dagbókarlínur. Allar dagbókarlínur munu þá vera með samþykktar dálki. Línan getur aðeins verið bókuð eftir samþykkt. |
| Tengja stafrænt fylgiskjal við greiðslu | Haka þarf við þennan valkost ef stafrænt fylgiskjal frá innhólfi á að tengjast við greiðsluna. |
| Bókunarregla dagssetninga | ’Færa inn dagssetningu’: Dagssetning fylgiskjals skal slegin inn. ’Dagurinn í dag’: Öll fylgiskjöl bókast á kerfisdagssetningu tölvunnar. Dagssetningarreiturinn birtist ekki í dagbókarlínum. ’Valin dagssetning’: Öll fylgiskjöl bókast á valda dagssetningu sem er slegin inn við bókun. Dagssetningarreiturinn birtist ekki í dagbókarlínum. |
| Staðfesta ‘Nota upphæð jöfnunar’ | Ef misræmi er milli upphæðar í línunni og færslu sem valdar eru með F8 er spurt hvort nota eigi jöfnuðu upphæðina.
 |
| Kanna hvort reikningsnúmer er bókað | Ef þetta er stillt birtast villuboð þegar hakað er við dagbók ef reikningur með sömu upphæð og sama reikningsnúmer hefur þegar verið bókaður á sama lánardrottinn. |
| Áskilin jöfnun hver dagssetning | Dagbók skal stemma per dagsetningu Ef þessu er ekki fullnægt fær notandinn villuna „Summan á dagsetningu er ekki núll“. . |
| Áskilin jöfnun hvert fylgiskjal | Dagbókin skal stemma við hvert fylgiskjal. Ef þessu er ekki fullnægt fær notandinn villuna „Summan á dagsetningu er ekki núll“. . |
| Rakningslykill | Stöðulykill sem sýnir hlaupandi stöðu á gefnum lykil í dagbók eins og hún lítur út eftir bókun. ’Afstemmingarlykill' birtist á bókunarlínunni í dálkinum 'Afstemmingarstaða'. Sýnir afstemmingarstaða þín ranga stöðu? Lesa meira hér. Allir aðrir afstemmingarlyklar birtast neðst í færslubókinni í fyrirtækjagjaldmiðli. Uppsöfnuð staða breytist línu fyrir línu eftir því sem fært eða flett er í dagbókinni. Stöðulyklar gilda aðeins í viðkomandi dagbók. Ef gjaldmiðlalyklar (lyklagerð Banki, Viðskiptavinur, Lánardrottinn) er stilltur sem afstemmingarlykill er hægt að afstemma lyklaupphæðina í gjaldmiðli, ef upphæðirnar eru skráðar í reitina Debet (Gjaldmiðill), Kredit (Gjaldmiðill) eða Upphæð (Gjaldmiðill). Lestu meira hér undir „Bókun í erlendum gjaldmiðli“. ATH: Rakningslykill virkar aðeins ef VSK grunnur er nettó fjárhæð. |
| Staðalgildi | Gerð lykils, lykill og virðisaukaskattur eru sjálfgefin gildi sem sem fyllast sjálfkrafa út í öllum dagbókarlínum. Þetta er hentugt við innlestur úr banka þar sem hægt að er setja banka sem sjálfgefin mótlykil eða við innborganir þar sem að gerð lykils er alltaf viðskiptavinur. Hægt er að yfirskrifa sjálfgefin gildi í dagbókarlínum ef þau eiga ekki við. |
| Víddir | Birtist eingöngu ef víddir eru uppsettar og virkar. Alltaf er hægt að yfirskrifa sjálfgefin víddargildi í dagbókarlínum. |