Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)
Viðhengi í færslu (innhólf) eru staðirnir í Uniconta þar sem hægt er að setja viðhengi áður en þau eru hengd við skjal.
Innhólfið er þar sem unnið er með fylgiskjalið áður en það er flutt á dagbók. Til dæmis með því að bæta upplýsingum við fylgiskjalið eða keyra það í gegnum samþykktarferli áður en það er flutt á dagbók.
Hægt er að flytja stafræna fylgiskjalið í innhólfið á nokkra vegu.
Þú getur lesið meira um sjálft innhólfið í þessari grein: https://www.uniconta.com/is/unipedia-is/fjarhagur/stafraent-fylgiskjal-sem-rafraent-fylgiskjal/
Við það opnast skjámynd þar sem reiti og veldu Vista og viðhengið verður vistað í pósthólfinu.
Einnig er hægt að flytja skjalið beint í bókhaldsdagbókina. Ef þú vilt gera það skaltu velja Vista og flytja í dagbók .
Ef þú velur að flytja í færslubók birtist skilaboðagluggi þar sem þú verður að velja úr hvaða færslubók þú vilt bóka skjalið, dagsetninguna og hvort upphæðin eigi að vera debituð eða kredituð.
Smelltu á Í lagi þegar valmöguleikarnir sem þú vilt hafa valið eru fylltir út.
Fylgiskjalið úr dæminu hér að ofan hefur nú verið sent í innhólfið.
Uniconta raðar tölvupósti sem kemur inn. Ef PDF-skrá er í tölvupóstinum verða allar skrár aðrar en PDF-skrárnar eytt svo þær lendi ekki í pósthólfinu. Ef engar pdf-skrár eru í tölvupóstinum fara allar skrár inn á nokkrar línur í innhólfinu.
Athugið! Hægt er að senda og taka á móti HTML reikningum í pósthólfinu ef orðið „usecontent“ er skrifað eða bætt við í efnislínu tölvupóstsins.
Hægt er að fylla út "www" reitinn undir fyrirtækjaupplýsingar með heimasíðu fyrirtækisins. Þetta getur hjálpað til við að leysa vandamálið með tölvupóst sem stundum lendir ekki í líkamlegu pósthólfinu.
Draga og sleppa í gegnum táknið í topp tækjaslánni
Einnig er hægt að draga skjöl inn í stafræn fylgiskjöl (Drag and drop) í gegnum táknið fyrir ofan tækjaslánna. Dragðu reikninginn eða skjalið yfir táknið og slepptu.
Við það opnast skjámynd þar sem reiti og veldu Vista og viðhengið verður vistað í pósthólfinu.
Einnig er hægt að flytja skjalið beint í bókhaldsdagbókina. Ef þú vilt gera það skaltu velja Vista og flytja í dagbók .
Ef þú velur að flytja í færslubók birtist skilaboðagluggi þar sem þú verður að velja úr hvaða færslubók þú vilt bóka skjalið, dagsetninguna og hvort upphæðin eigi að vera debituð eða kredituð.
Smelltu á Í lagi þegar valmöguleikarnir sem þú vilt hafa valið eru fylltir út.
Tölvupóstur í innhólfið
Tölvupóstur í innhólfið er venjulega notað ef mynd af fylgiskjali er send í tölvupósti úr farsíma til Uniconta, eða ef þú bókar fyrir aðra og viðskiptavinur þinn sendir þér rafræn fylgiskjöl og hreyfingayfirlit banka sem viðhengi. Hengja má mörg fylgiskjöl við sama tölvupóst. Þegar þú færð greiðslur sendar í tölvupósti geturðu einnig áframsent tölvupóstinn í pósthólfið hjá Uniconta. Það er gagnlegt vinnuflæði að fá viðhengið strax hlaðið upp í innhólfið svo það sé tilbúið til bókunar. Ef það er aðeins eitt fylgiskjal með tölvupóstinum getur þú slegið reikningsnúmer og fjárhæð í meginmál tölvupóstsins en kerfið færir þær upplýsingar sjálfkrafa í viðeigandi reiti í innhólfinu. Til að senda tölvupóst í innhólfið verður þú að nota netfangið sem Uniconta hefur úthlutað fyrirtækinu. Netfangið hjá fyrirtækinu er að finna undir Fyrirtæki / Fyrirtækið mitt. Netfangið verður að vera tilgreint í Til/Til eða afrit. Þegar þú áframsendir stafræn fylgiskjöl með tölvupósti inn í Uniconta getur þú slegið inn ákveðin gildi í „Reikningur“, „Dagsetning“, „Upphæð“ og „Lánardrottinn“ í meginmál tölvupóstsins. Skrifað sem til dæmis „Reikningar“< reikningsnúmer> ", "Upphæð< upphæð> ", þá eru reitirnir fylltir út með innslegnum gildum. Upplýsingar ættu að vera skrifaðar á eftirfarandi hátt:- Efni setningarinnar má ekki innihalda texta og tölur í einu orði.
- Við getum ekki lesið orðið greiðsla.
- Það mega aðeins vera bil á milli orða - t.d. Reikningur - og upphæðar.
- Hver upplýsingabiti er venjulega skrifaður á sinni eigin línu.
Fylgiskjalið úr dæminu hér að ofan hefur nú verið sent í innhólfið.
Uniconta raðar tölvupósti sem kemur inn. Ef PDF-skrá er í tölvupóstinum verða allar skrár aðrar en PDF-skrárnar eytt svo þær lendi ekki í pósthólfinu. Ef engar pdf-skrár eru í tölvupóstinum fara allar skrár inn á nokkrar línur í innhólfinu.
Athugið! Hægt er að senda og taka á móti HTML reikningum í pósthólfinu ef orðið „usecontent“ er skrifað eða bætt við í efnislínu tölvupóstsins.
Hægt er að fylla út "www" reitinn undir fyrirtækjaupplýsingar með heimasíðu fyrirtækisins. Þetta getur hjálpað til við að leysa vandamálið með tölvupóst sem stundum lendir ekki í líkamlegu pósthólfinu.
Draga og sleppa beint frá Outlook í innhólfið
Hægt er að taka tölvupóst beint frá Outlook og draga í innhólfið. Hægt er að opna tölvupóstinn og draga skránna inn í Uniconta án textans í tölvupóstinum. Pósthólfið breytir um lit þegar músinni með viðhenginu er færð yfir pósthólfið og svo sleppirðu bara takinu og viðhengið er flutt í pósthólfið. Athugaðu að tölvupóststextinn er ekki færður í innhólfið þegar þú notar draga/sleppa beint í innhólfið.Hlaða inn í innhólfið
Hlaða inn í innhólfið er venjulega notað til að hlaða upp mörgum viðhengjum í einu ef þú ert með viðhengin á tölvunni þinni eða á netþjóni sem þú hefur aðgang að. Hægt er að velja mörg fylgiskjöl og hlaðið þeim upp samtímis eða hlaðið upp ZIP-skrám með fylgiskjölum. ZIP-skrár eru sjálfkrafa dregnar út ef ZIP-skráin er send í pósthólfið. Ef þú ert bókari eða endurskoðandi og hefur fengið fylgiskjöl ákveðins tímabils frá viðskiptavini til að ljúka uppgjöri þá getur fyrirtækið skannað inn öll skjöl og hlaðið inn í kerfið. Allt getur verið skannað af viðskiptavininum og hlaðið inn. Til dæmis bankayfirlit til afstemmingar.- Veldu Fjárhagur/Stafræn fylgiskjöl (innhólf) og smelltu á Bæta við
- Smelltu á Fletta (Browse) til að velja skrána eða skrárnar, ef hlaða á nokkrum inn í innhólfið á sama tíma:
- Veldu skrár til að hlaða upp. Smelltu á Opna.
- Með því að haka við "Skipta upp í mörg PDF" er hægt að skipta skránni í nokkrar PDF skrár. . Þegar skannað er inn bunka af fylgiskjölum verða þær yfirleitt skannaðar sem PDF-skrár. Ef þessi aðferð er virkjuð verður hverri síðu í pdf skjalinu hlaðið upp sem aðskilið pdf skjal. Þú hefur einnig möguleika á að skipta PDF skjalinu eftir að það hefur verið hlaðið inn í „Efnisleg viðhengi (innhólf)“. Þetta er gert með því að velja skrána og smella á hnappinn „Skipta PDF í margar PDF skrár“.
- Veldu "Vista eingöngu tilvísun í skrá" hleður ekki skrána upp Uniconta. Aðeins tilvísunin er vistuð. Skráin gæti verið staðsett á drifi sem allir í fyrirtækinu hafa aðgang að. Aðrar skrár geta verið læstar þannig að aðrir hafi ekki aðgang að þeim.
- Fylla má út hvaða athugasemd sem er og Vista. Athugaðu að öll fylgiskjöl/línur erfa lýsinguna sem þú slærð inn. Þetta hentar þannig ekki ef þú ert að sækja mörg fylgiskjöl frá mismunandi lánardrottnum með mismunandi dagssetningum og fjárhæðum. Einfaldara er þá að bæta upplýsingunum inn í yfirlitinu eftir að skjölin hafa verið sótt. Upplýsingarnar flytjast svo sjálfkrafa með yfir á dagbók þegar fylgiskjölin er flutt þangað.
- Þú getur unnið í Uniconta á meðan fylgiskjölin hlaðast upp í bakgrunni. Eftir skamma stund eiga öll skjölin að vera kominn inn í Fylgiskjöl (Innhólf) þar sem þú getur bætt inn upplýsingum og fært yfir á dagbók.
- Hægt er að eyða efnislegu skjali úr pósthólfinu með því að smella á hnappinn „eyða“. Hins vegar, í sumum tilfellum þar sem skjal hefur verið notað og færslan hefur síðan verið eytt aftur, gæti það ekki verið mögulegt. Hnappurinn „fjarlægja úr pósthólfi“ er valinn.
Hlaða niður fylgiskjöl á meðan þú bókar eða stemmir af banka
Þú getur sótt fylgiskjöl og tengt beint við línu í dagbók eða bankaafstemmingu frá tölvunni þinni eða gagnaþjóni sem þú hefur aðgang að. Þegar þú hleður beint inn í línu í bókhaldsdagbókinni er viðhengið flutt í pósthólfið og viðhengið er tengt við dagbókina í sama verkflæði. Það er verið að sniðganga samþykktarferlið. Þessi aðferð hentar ef fylgiskjal vantar í innhólfið þegar þú ert að bóka. Ef þú ert með mörg rafræn viðhengi sem þarf að hengja við margar línur í færslubókinni er auðveldara að nota pósthólfið, sem veitir betri yfirsýn yfir innihald viðhengjanna og hvaða viðhengi eru hengd við og hvaða hafa ekki enn verið hengd við. Einnig er hægt að nota hnappinn Tengja efnisleg skjöl við færslubókarlínur í yfirliti færslubókar, þar sem hægt er að tengja efnisleg skjöl við línurnar í færslubókinni. Lestu meira um þennan valkost neðar í þessari grein.Hengja stafrænt fylgiskjal í gegnum dagbók
Ef að fylgiskjölin eru ekki í innhólfinu getur þú sótt þau beint af tölvunni eða af gagnaþjóni. Þegar þú bókar hengjast viðkomandi fylgiskjöl sjálfkrafa við færsluna.- Opnaðu dagbók og bættu við línu.
- Í færslubókinni er smellt á Stafrænt fylgiskjal í tækjaslánni og valið Flytja inn skrá:
- Smelltu á "Fletta" til að velja þá skrá sem á að flytja inn:
- Þegar skrá hefur verið valin getur þú slegið inn viðbótarupplýsingar sem færast svo í dagbókarlínu og smellt að lokum á Vista. Nú hengist fylgiskjalið við dagbókarlínuna og það hak kemur í reitinn Stafrænt fylgiskjal í línunni. Þegar að línan er bókuð uppfærist fylgiskjalayfirlitið sjálfkrafa með skránni sem var hengt við færsluna.
- Þegar að dagbókin er bókuð þá hverfur fylgiskjalið úr innhólfinu en þú getur alltaf skoðað það með því að finna bókuðu færsluna og smella á "Stafrænt fylgiskjal". Ef við gerum ráð fyrir að um kaup sé að ræða, þá finnst kvittunin á reikningi fyrir kostnað, inntaksvirðisaukaskatt, í kassa ef greitt er með reiðufé, eða á reikningi lánardrottins ef keypt er frá birgja.