Tímaskráning – Uniconta

Tímaskráning er notuð til að skrá færslur starfsmanns. Í starfsmannaskránni, t.d. undir Verk/Viðhald/Starfsmenn þarf að tengja einstaka starfsmann við uniconta innskráningu í reitinn Innskráningarauðkenni, því annars veit kerfið ekki tímadagbók hvers starfsmanns á að birtast þegar valmyndin Verk/Dagbækur/Tímaskráning er valin. Með öðrum orðum, tímaskráningin opnar tímadagbók núverandi uniconta notanda fyrir yfirstandandi viku. Með því að nota Til baka og Áfram í tækjaslánni geturðu farið yfir í fyrri vikur og síðari vikur.

Það er hægt að skrá tímaskráningar á hverjum degi í verk/þátt Í tímaskráningu, er aðeins hægt að velja tíma og skráður á verk sem er ekki lokað og hafa áfangann "Stofnað", "Samþykkt" eða "Í vinnslu". Efri hluti skjámyndar skráir tímana. Alt+enter í Tímadagbókinni stofnar nýja línu í textareitnum. Í neðri hlutanum eru tímarnir lagðir saman. Dagvinnutími á dag er sýndur og mismunurinn talinn. Dagvinnutími er aðeins sýndur ef starfsmaður hefur verið tengdur við hefðbundið tímadagatal undir Verk/Viðhald/Tímaskráning/Setja upp dagatal. Dagvinnutíma VERÐUR að vera fylltur út, þ.e. Skrá þarf fjölda klukkustunda á dag, sem er dagvinnutími áður en hægt er að samþykkja og bóka tímaskráningardagbókina. Ef þú hefur ekki nægan reikningshæfan tíma til að fylla dagvinnutímann geturðu annað hvort:

Stofna eitt eða fleiri ‘ekki reikningshæft, ‘Innri’, ‘Sveigjanlegt’ o.s.frv. verk eða
Stofna dagatal með '0' klukkustundum sem dagvinnutíma.

ATH! Muna að innri/óútskuldanlegir launaflokka þarf að setja upp án þess að haka í ,,reikningshæft“ í launaflokki og innri verkflokkur ætti ekki að vera reikningshæfur.

Skráning á vinnusvæði og verkefni

Ef vinnusvæði og/eða verkefni eru sett upp er hægt að skrá á þau í tímadagbók. Vinsamlegast athugið að vinnusvæði hefur forgang fram yfir verkefni. Þetta þýðir að ef vinnusvæði er valið fyrir verkefni í verkefnauppsetningunni eða ef staðlað vinnusvæði hefur verið stillt, þá er aðeins hægt að skrá verkefni með sama vinnusvæði. Vinnusvæði geta verið lokuð, gefið viðvaranir eða verið opin. Lesa meira hér. Skýrsla tilbúin Tímaskráning Staða = Viðvörun Þegar þú athugar færðu eftirfarandi skilaboð – þegar staðan er stillt á Viðvörun

Þegar þú smellir á Í lagi, munt þú sjá gluggann hér að neðan með Í lagi/Hætta við. Ef þú smellir á Í lagi, verður drögin merkt sem Tilbúin.

Samþykkja tímaskráningu Staða = Viðvörun Nýr dálkur hefur verið bætt við Samþykkja tímaskráningu. Dálkurinn 'Staðfesta viðvörun'. Ef tímablaðið inniheldur viðvörun verður að staðfesta hana áður en hægt er að samþykkja blaðið endanlega.

Ef það er launaflokkur á verkefninu og verkefnið er valið, þá er launaflokkurinn settur á línunni. Ef eftirstöðvar fjárhagsáætlunar eru notaðar er þeim flett upp í gegnum verkefnið. Lesa meira hér.

Skýrslur í Tímaskráningu

Undir Skýrslur er hægt að birta eða nálgast viðeigandi færslur fyrir einstaka starfsmann.

Villuleita tímaskráningu

Þegar dagbókarlínur í tímaskráningarbókinni eru fyllt út skal athuga færslubókina með því að nota hnappinn Villuleita í tækjaslánni. Þegar þú skoðar tímaskráningardagbókina skaltu athuga eftirfarandi: Project

Verður að vera útfyllt á línunni
Ekki má loka á verkinu

Launaflokkur

Verður að vera útfyllt á línunni
Tilgreina þarf tegund verks í Launaflokknum
Ef valin er launaflokk þar sem reiturinn Innri gerð er fyllt út skal athuga hvort verkið á línunni í tímaskráningarbókinni sé jafnt verkinu sem fyllt er út í reitinn Innra verk á launaflokknum.

Reikningshæft

Það er Verkflokkur sem ákveður hvort Verk sé reikningshæft eða ekki
Verktegund ákvarðar hvort Gerð verks, varan og/eða launaflokkurinn eru reikningsfærð eða ekki.
Ef stilla á reikningshæfa tegund sem óreikningshæfa, þá verður að sækja reitinn reikningshæt með sniði og valið fjarlægt

Akstur

Heimilisfang frá og til þarf að fylla út
Tilgangi verður að vera lokið. Texti úr dagbókarlínu er settur inn sem Málefni.
Tilgreina þarf taxta fyrir launaflokkinn fyrir akstur
Einungis má skrá launaflokkinn með Innri gerð = Akstur í kaflann Akstur
Ef Verkið er tilgreint á Launaflokkinn má einungis skrá þetta

Lýsing á hnöppum

Hnappur	Lýsing
Bæta við	Bætir við tímaskráningarlínu eða akstursskráningarlínu eftir því hvort þú ert í tímaskráningarbókinni eða á akstursskráningarskjánum neðst (birtist aðeins ef þú hefur valið Sýna akstur á tækjaslánni)
Afrita færslu	Afritar færsluna sem þú hefur sett bendilinn á.
Eyða	Eyðir færslunni sem þú hefur sett bendilinn á.
Vista	Vistaðu innslegnar upplýsingar
Endurnýja	Endurnýjar upplýsingarnar í dagbókinni.
Útlit	Lestu meira um möguleikana á að breyta/vista útlit hér .
Birta akstur/Fela akstur	Hnappurinn Birta akstur er aðeins virkur ef þú ert með launategund þar sem reiturinn Innri gerð er fylltur út með Akstur. Veldu þennan hnapp ef þú vilt birta skjámynd aksturskráningar neðst á skjánum í tengslum við tímaskráningardagbók. Til að loka skjámyndinni aftur skaltu velja Fela akstur. Þessi hnappur er valinn þegar þú vilt láta stofna akstursskráningar á sama tíma og tímaskráningu þína. Lesa meira um skráningu aksturs í tímaskráningardagbókinni, í sérstökum kafla um akstur í þessari grein.
Bæta við ferð	Þessi hnappur er aðeins auðkenndur ef þú hefur fyrst valið hnappinn Sýna keyrslu .
Í dag	Veldu þennan hnapp ef þú vilt hoppa yfir í vikudagbók með núverandi dagsetningu.
Til baka	Veldu þennan hnapp til að fara í vikulega dagbók fyrri vikna.
Áfram	Veldu þennan hnapp til að fara í vikulega dagbók á næstu vikna.
Villuleita	Veldu þennan hnapp til að athuga línurnar sem þú hefur slegið inn í tímaskráningardagbókina. Lestu meira um það sem er villuleitað í sérstökum kafla Villuleita í tímabók í þessari grein. Í reitnum Kerfisupplýsingar í einstakri línu á skjámynd tímaskráningar sem og skjámynd akstursskráningar má sjá villuboð ef dagbókin er ekki í lagi. Ef þú hefur skráð yfirvinnu getur kerfið sjálfkrafa búið til yfirvinnulínur í færslubók. Lestu meira um yfirvinnu í sérstökum kafla um yfirvinnu í þessari grein.
Skýrslur	Hér er hægt að skoða persónulegar skýrslur. Þetta þýðir skýrslur sem sýna aðeins færslur sem eru skráðar fyrir starfsmanninn. Skýrslurnar sem eru sóttar eru: Km-Bókhald. KM á starfsmann á völdu tímabili. Orlof og Sveigjanlegt. Orlof starfsmanna og sveigjanleg staða. tímabil. Framleiðsla. Sýnir framleiðslu starfsmanna á reikningshæfum og óreikningshæfum klukkustundum á völdu tímabili Tækifæri. Lesa meira hér. (Aðeins ef kveikt er á CRM Lestu meira hér) Verkefni. Lesa meira hér. (Aðeins ef kveikt er á Verkefni Lestu meira hér) Áætlun. Útgáfa-91 Sýnir í Veltitöflu þá tíma sem áætlaðir eru á starfsmann. Krefst þess að tímasetning sé virkjuð hér að neðan Fyrirtæki/Viðhald/Val kerfiseininga. Dagatalsáætlun. Sýnir á dagatalssniði þá tíma sem áætlaðir eru á starfsmanninn. Krefst þess að tímasetning sé virkjuð hér að neðan Fyrirtæki/Viðhald/Val kerfiseininga.
Skrá tilbúið	Skráðu dagbókina tilbúna þegar þú hefur lokið við skráningu vikutíma. Aðeins er hægt að skrá tímaskráningardagbók tilbúna ef engar villur eru í dagbók. Sjá villuboðin í reitnum Kerfisupplýsingar á einstakri línu í færslubókinni. Ef ekki er hægt að velja tilbúið í tímaskráningardagbók, athugaðu starfsmannaskrá fyrir núverandi starfsmann. Á starfsmanni þarf að koma fram dagsetning fyrir fyrstu tímaskráningu í reitnum Skrá tilbúið dagsetning. Þessi reitur er síðan uppfærður sjálfkrafa í hvert sinn sem vikubók er tilbúin. Ef þú hefur skráð yfirvinnu getur kerfið sjálfkrafa búið til yfirvinnulínur í færslubók. Lestu meira um yfirvinnu í sérstökum kafla um yfirvinnu í þessari grein.
Enduropna	Þessi hnappur er aðeins auðkenndur ef tímaskráningarbókin hefur veriðskráð tilbúin og þú vilt opna hana aftur til að gera breytingar og skráð hana tilbúna aftur.
Samþykkja	Þessi hnappur er aðeins notaður ef tímaskráningarbók er tilbúin og ef starfsmaður hefur rétt til að samþykkja eigin tímaskráningarbækur. Ef starfsmaður fær ekki að samþykkja eigin tíma þarf samþykkjandi þess í stað að samþykkja tímaskráningardagbók undir Verk/Dagbækur/Samþykkja tímaskráningar. Ef ekki er hægt að samþykkja tímaskráningardagbók skal athuga starfsmannaskrá fyrir núverandi starfsmann. Á starfsmanni þarf að koma fram dagsetning fyrir fyrsta samþykki í reitnum Samþykkt dagsetning. Þessi reitur er síðan sjálfkrafa uppfærður í hvert sinn sem vikuleg færslubók er samþykkt.
Vinnutími	Hér er hægt að færa inn vinnutíma sem tengjast nýjum tímaskráningarlögum, sem gilda frá og með 01-07-2024. Lesa meira hér. Með því að ýta á hnappinn er hægt að skrá vinnutíma hér. Ýttu á Bæta við. Veldu skráningartegundina og sláðu inn restina af upplýsingunum. Eftir skráningu birtast línurnar hér.
Eftirstöðvar áætlunar	Hér birtist fjárhagsáætlun fyrir verkefni/vinnusvæði/verkefni. Tölureiturinn sýnir áætlaðan fjölda klukkustunda sem vantar fyrir verkefnið/vinnusvæðið. Bæta við línu setur eftirfarandi gildi sjálfkrafa inn úr Tímaskráningu. Verknúmer Dagsetning (Upphafsdagsetning frá dagbók) Starfsmaður Vinnusvæði Verkefni Í talnareitinn skal slá inn fjölda klukkustunda sem vantar áður en verkefninu er lokið. Ef verkefninu er lokið skaltu ýta á 0 eða hægt er að eyða línunni. Ef verkefninu er ekki lokið á tímabilinu er hægt að færa dagsetninguna á næsta tímabil. Ef færa þarf færslur til annars starfsmanns er hægt að gera það héðan. Sjálfgefið er að aðeins færslur fyrir starfsmanninn sem tímaskráning á við birtast. Ef ekki er hakað við "Núverandi starfsmaður" þá birtast allir áætlunarliðir á skránni fyrir alla starfsmenn á tímabilinu sem birtist sjálfgefið. Sjálfgefið er að aðeins kostnaðarliðir fyrir fyrri og næsta mánuð eru sýndir. Ef valið er stillt á „Allar færslur“ þá birtast allir áætlunarliðir á skránni fyrir alla starfsmenn á öllum tímabilum. Áætluð nýting komandi tímabils má nú sjá í Áætlun. Lesa meira hér.
Skilvirkniprósenta	Gildi reitsins er reiknað sem: (Reikningshæfir tímar / (Reikningshæfir tímar + óreikningshæfir tímar)) ATH! Verkfærslur með launaflokkum sem hafa reitinn 'Innri gerð' útfyllta verða ekki teknar með.
Reikningshæfar klukkustundir	Gildi reitsins er reiknað sem: Reikningshæfar klukkustundir í öllum verkefnum
Orlof/Án orlofs	Þessir upplýsingareitir á tækjaslánni birtast aðeins ef búið er til launaflokk þar sem reiturinn Innri gerð er fyllt út með Orlof og án Orlofs. Við hlið orðanna Orlof og Án orlofs birtist fjöldi orlofs- og án orlofsstunda. Lestu meira um orlof í þessarri grein.
Yfirvinna/Sveigjanlegur tími	Þessir upplýsingareitir á borðanum birtast aðeins ef þú hefur búið til launategund þar sem reiturinn Innri gerð er fylltur út með Yfirvinnu. og sveigjanlegur tími . Við hliðina á orðunum Yfirvinna og Sveigjanlegur tími birtist fjöldi yfirvinnu- og sveigjanlegra vinnustunda.
Akstur	Þessi upplýsingareitur á borðanum birtist aðeins ef þú hefur búið til launategundir þar sem reiturinn Innri gerð er fylltur út með Keyrslu . Við hliðina á orðinu Akstur birtist heildarfjöldi ekinna kílómetra.
Allir reitir	Þegar þessi hnappur er valinn birtast gildin í öllum reitum í núverandi línu, óháð því hvort reitirnir eru sýnilegir á skjánum eða ekki.

Akstur

Uppsetning

Ef hægt er að skrá akstur í tímadagbók þarf fyrst að stofna launategund (og hugsanlega líka verktegund) fyrir akstur, til dæmis eins og sýnt er hér að neðan. Taxti fyrir launategundina er kostnaðarverð aksturs pr eining (í þessu dæmi á hvern km). Söluverð er vænt söluverð pr eining. Athugið! Ef akstur þarf alltaf að vera skráður á innra verk, þá þarf einnig að fylla út reitinn Innra verk á launategund með númeri innra verks.

Skráning aksturs

Horfa áþetta myndband sem sýnir hvernig á að taka upp akstur: (á dönsku) https://www.uniconta.com/da/video/projekt/koerselsregistrering/ Í tímablaðinu skal velja hnappinn Sýna keyrslu til að birta mynd neðst á tímablaðinu með keyrslulínum. Til að fjarlægja þessa mynd aftur skaltu velja Fela akstur . Til að skrá akstur skal fyrst slá inn línu með verkinu sem á að hlaða með akstri. Til dæmis, ef þú hefur verið í heimsókn til viðskiptavinar, veldu verkefni viðskiptavinarins og sláðu inn fjölda klukkustunda sem þú varst í heimsóknina. Veldu síðan hnappinn Sýna akstur til að skrá einnig aksturinn sem tengist heimsókninni. Smella síðan á ‘Bæta við akstur‘ til að skrá akstur í tengslum við heimsóknina. Skjámynd eins og sú sem sjá má hér að neðan birtist. Kerfið leggur sjálfkrafa til að ekið hafi verið frá aðsetur fyrirtækisins til aðseturs viðskiptavinarins en í reitunum Frá og Til er hægt að velja á milli Fyrirtækja, Viðskiptavinar, Einka (aðsetur starfsmannsins úr starfsmannabókinni) eða Annað. Ef Annað er valið er aðsetur fært inn handvirkt í aðseturssvæðið. Skráning er nú einnig möguleg á heimilisföngum fyrirtækja. Lesa meira hér. Fyllið alltaf út reitinn Tilgangur með tilgangi ferðarinnar og reitinn Skráningarnúmer með skráningarnúmeri bílsins, þar sem þessir reiti VERÐA að vera fylltir út. Tilgangsreiturinn er sjálfkrafa fylltur út með textanum úr tímaskráningarlínunni, þ.e. ef þú til dæmis slærð inn 2 klukkustundir í verkefni með textanum "Fundur varðandi X með Y" í vikubókinni og bætir síðan við keyrslu í línuna, þá verður tilgangstextinn á keyrslunni fylltur út með sama texta. Hins vegar er auðvelt að breyta textanum ef þú vilt mismunandi texta í tímum og á akstri. Góður punktur! Reiturinn Skráningarnúmer fyllist sjálfkrafa út í tengslum við akstursskráningu ef samnefndur reitur er fylltur út á starfsmann í starfsmannaskrá. Ef þú hefur ekið bæði fram og til baka skaltu haka í reitinn Til baka og þá skráir kerfið sjálfkrafa bæði ú og heimakstur. Kerfið leggur til, ef mögulegt er, hversu marga km. það eru á milli tveggja heimilisfönga í reitunum á einstökum dögum, þ.e. þá daga sem þú hefur skráð þig til að vera í viðskiptavinaleit í tengslum við tímaskráninguna. Þetta þýðir að ef þú hefur heimsótt viðskiptavininn bæði á mánudegi og fimmtudegi og skráð hann í sömu línu í tímaskráningarbókinni, þá er fjöldi kílómetra lagður til fyrir bæði mánudag og fimmtudag. Ef þú hefur aðeins heimsótt viðskiptavininn á mánudaginn og einfaldlega klárað eftirstandandi klukkustundir í málinu frá skrifstofunni, þá eyðir þú einfaldlega ráðlagðan fjölda kílómetra fyrir þá daga sem þú hefur ekki ekið. Einnig er hægt að færa inn fjölda km handvirkt. Sem upphafspunkt eru km færðir inn aðra leiðina. Þegar skjámyndin af keyrslunni er fyllt út er smellt á ‘Í lagi‘ og þá stofnar kerfið sjálfkrafa aksturslínur í aksturskjámyndinni neðst í tímaskráningarbókinni. Hér er hægt að skrá bæði á innri og ytri verk, ef reiturinn innra verk er ekki fylltur út í launaflokki fyrir akstur. Lestu meira um þetta hér. Neðri hluti tímablaðsins, sem eru leiðarlínurnar, hefur einnig verið breytt.

Ekki er lengur hægt að afrita línur
Ekki er lengur hægt að bæta við línum handvirkt
Ekki hægt að breyta í dálknum Skráningarnúmer eða Frá/Til heimilisfang

Þetta er vegna þess að heimilisföngin og skráningarnúmerin hafa nú verið færð yfir í nýju töfluna.

Yfirvinna

Sjá uppsetningu launaflokka fyrir yfirvinnu hér.

Hermun. Eins og sýnt er við uppsetningu launaflokka er yfirvinna reiknuð með tveimur mismunandi töxtum. Lesa meira hér.

ATH: Ef það eru fleiri en ein yfirvinnulína og þú eyðir einni, þá getur sjálfvirkingin ekki alltaf gert það rétt þegar þú smellir á Villuleita. Sama á við ef leiðrétt er í yfirvinnulínunni. Sjálfvirknin reynir að bæta upp fyrir umframvinnutíma samkvæmt þeirri rökfræði sem lýst er hér að ofan. Því er mælt með því að eyða öllum yfirvinnulínum ef þeim hefur verið leiðrétt.

Heildaryfirlit yfir vinnutíma starfsmanna

Ef sjá á heildaryfirlit yfir heildartíma starfsmannsins undir "Tímaskráning", skal muna að setja gerðirnar upp undir "Launaflokkar".

Staða sem sýnd er fyrir frí, yfirvinnu og sveigjanlegan vinnutíma er staða bókaðra færslna á tengdum innri launategundum sem eru fyrir síðasta samþykktardag, auk færslna í færslubókinni. Ef samþykktardagurinn er í miðri viku, þá telst sunnudagurinn á undan þeim degi með í talningunni.

Orlof og án orlofs

Í Tímaskráningu geta starfsmenn fylgst með stöðu orlofs og án orlofs reiknað í klukkustundum, ef launategundir hafa verið stofnaðar fyrir það, og eru þessar launategundir útfylltar með Innri gerð = Orlof og Án orlofs. Úthlutun orlofs og án orlofs  Starfsmaður vinnur sér að jafnaði 2,08 orlofsdaga pr. mánuði sem þýðir að hækka þarf orlofsstöðu launþega um 15,4 klst mánuði. Þessi uppfærsla á orlofsstöðu starfsmanns er gerð með því að bóka verkbókun með orlofslaunategund starfsmanns í verkdagbók. Mundu að fjölda klukkustunda sem úthlutað er verður að færa inn með neikvætt formerki, því frí er vistað í mínus og notkun í plús. Mælt er með að stofna verkefnadagbók undir Verkefni/Færslubækur/Færslubók í þessu skyni og tilgreina í uppsetningu færslubókarinnar að línurnar eigi ekki að vera eyddar við bókun, þannig að hægt sé að bóka færslubókina einfaldlega í hverjum mánuði með nýrri dagsetningu. Þegar nýir starfsmenn byrja þurfa þeir einfaldlega að bæta við línu í þetta verkefnisdrög og þegar starfsmaður hættir er línan hans í verkefnisdröginum fyrir úthlutun frís eytt. Gera má samsvarandi verkdagbók m.t.t orlofslausu stundirnar sem eru úthlutaðar á sama hátt, bara með launategundinni fyrir án orlofs. Neysla frís/frídaga Starfsmaðurinn getur tekið út frí sitt með því að færa inn línu í tímablaðið með innra verkefnanúmeri og launategund fyrir frí/frílaust og færa síðan inn fjölda notaðra klukkustunda úr frí- eða frílausu stöðunni. Starfsmaðurinn slær inn töluna með jákvæðu formerki, þar sem vistaða innistæðan er bókuð með neikvæðu formerki. Eftirstöðvar orlofs og án orlofs um áramót Stöður orlofs og án orlofs sem sýndar er í tímadagbók eru aðeins summa orlof og án orlofs frá d. 1/1 xx til þessa. Þetta þýðir að orlofs- og orlofsstyrkjainneignir verða að vera færðar handvirkt frá gamla almanaksárinu yfir á nýja almanaksárið í tengslum við. áramótum. Þetta er gert með því að slá inn eina línu pr starfsmaður í verkdagbók, t.d. d. 31/12 2022 með orlofs-launategund og með orlofsstöðu launþega í plús ef starfsmaður átti orlof til ársloka 2022, og færa jafnframt samsvarandi línu með dagsetningu 1/1 2023 og með orlofsstöðu sem þarf að millifæra til næsta almanaksárs. Síðasta línan er færð inn með neikvæðri tölu ef starfsmaðurinn er í fríi. Verkefnisdagbókin er síðan bókuð. Það er ekki endilega allt orlofsupphæðin sem þarf að flytja yfir á nýtt almanaksár, þar sem orlofslögin kveða á um að aðeins megi flytja allt að 5 orlofsdaga af orlofi sem aflað var á tímabilinu 1/9 21 - 31/8 22, og sem átti að vera nýtt fyrir 31/12 2022. Þess vegna er ekki endilega sami fjöldi +/- færður inn í línurnar tvær í verkefnadröginum á hvern starfsmann. Góður punktur! Staða orlofs/án orlofs starfsmanna er að finna undir Verk/Skýrslur/Færslur með því að afmarka tímabilið 1/1 22 - 31/12 22 sem og launategundir fyrir orlof og án orlofs. Flokkaðu síðan færslurnar pr starfsmaður og pr launategund og þú hefur lista yfir stöður orlofs og án orlofs starfsmanna pr 31/12 22.

Villuskilaboð

Ekki eru allir almanaksdagar skilgreindir. Dagatalsuppsetning vantar fyrir tímabilið sem skráð er í i. Lestu um dagatalsuppsetningu hér .