Viðhengi skjala og minnispunkta

  • Uppfærð
Follow

Að hengja við athugasemdir

Athugasemdir eru bættar við, til dæmis, vöru, viðskiptavinar eða lánardrottin með því að nota Viðhengi/Athugasemd hnappinn eða með flýtileiðinni Alt+N.

Veldu hnappinn Bæta við athugasemd og skrifaðu athugasemdina sem þú vilt í reitinn Athugasemdir , og veldu valfrjálst athugasemdaflokk. Eftirstandandi reitir eru sjálfkrafa fylltir út þegar þú velur hnappinn Vista . Útgáfa-91Hægt er að breyta dagsetningarreitnum.

Geymsla tölvupósta

Útgáfa-92Hægt er að hlaða inn tölvupósti úr pósthólfinu í Outlook eða úr sendum pósti.

Þú getur leitað að tölvupóstum annað hvort í pósthólfinu þínu eða sendum pósti eftir dagsetningu. Veldu tölvupóstinn og smelltu á „Flytja inn“.

 

Fjarlægja athugasemd

  • Veldu hnappinn Viðhengi/Athugasemd
  • Veldu athugasemdina sem á að fjarlægja og veldu Eyða hnappinn.

Skjöl á viðskiptavinum, lánardrottna og vörur

Skjölum er bætt við með því að smella á hnappinn Viðhengdar skrár/skjal eða með flýtileiðinni Ctrl+M.
Þegar þú sendir inn skjal eða viðhengi er það hlaðið inn og vistað á Uniconta netþjóninum.

Horfa á stutt VIDEO um skjalastjórnun viðskiptavina í Uniconta.

Veldu Bæta við hnappinn og kláraðu eftirfarandi 5 skref:

  1. Veldu Skoða
  2. Veldu skjalið sem þú vilt hengja við.
  3. Veldu Opna til að hengja við valið skjal.
  4. Fyllið inn texta og veljið skjalaflokk ef þörf krefur.
    Athugið: Aðeins fyrstu 100 stafirnir í textareitnum eru vistaðir.
  5. Veldu Vista til að klára að hengja skjalið við.

Skjöl á sölu- og innkaupapöntunum

Einnig er hægt að hengja skjöl við sölu- og innkaupapantanir. Í þessu sambandi er hægt að velja hvort þessi skjöl eigi að fylgja tölvupósti sem þú sendir viðskiptavininum, svo sem pöntunarstaðfestingum og reikningum o.s.frv.

  • Veldu pöntunina eða kaupin sem skjalið á að fylgja.
  • Veldu hnappinn Viðhengi/Skjal eða ýttu á Ctrl+O
  • Veldu Bæta við hnappinn og kláraðu eftirfarandi 7 skref:
    1. Veldu Skoða
    2. Veldu skjalið sem þú vilt hengja við.
    3. Veldu Opna til að hengja við valið skjal.
    4. Fyllið inn texta og veljið skjalaflokk ef þörf krefur.
      Athugið: Aðeins fyrstu 100 stafirnir í textareitnum eru vistaðir.
    5. Merktu við reitina Tilboð, Reikningur, Innkaupapöntun o.s.frv. eftir því á hvaða eyðublöðum skjalið á að vera sent.
    6. Ef þú vilt að skjalið sé fest við reikninginn í reikningasafninu skaltu haka við reitinn Vista í reikningasafni .
    7. Veldu Vista til að klára að hengja skjalið við.

Fjarlægja skjal

  • Veldu hnappinn Viðhengi/Skjal
  • Veldu skjalið sem á að fjarlægja og veldu Breyta hnappinn.
  • Veldu Eyða hnappinn

    ATH! Ef þú fjarlægir viðhengi hverfur pappírsklemmutáknið ekki fyrr en þjónninn hefur verið endurnýjaður, en viðhengið hefur verið fjarlægt.

Afrita skjal á milli kerfiseininga

Útgáfa 95: Hægt er að afrita skjal t.d. frá viðskiptavini yfir á sölupöntun.
Það er gert með því að opna Viðhengi á viðskiptavininum og Viðhengi á pöntuninni,
og draga síðan skrárnar frá viðskiptavininum yfir á pöntunina.


ATH: Ef skrá er þegar fyrir hjá viðtakanda þarftu að bíða með að sleppa þar til línan til að setja inn birtist, eins og sýnt er hér:

Þú ræður sjálf(ur) hvort línan er fyrir ofan eða neðan skrána sem fyrir er áður en þú sleppir vinstri músarhnappnum.

 

Stærð skjalanna

Hámarksstærð viðhengis skjals er 20 MB.
Þú getur auðveldlega hengt við mörg skjöl, en þú ættir að vera meðvitaður um að þú hengir þau ekki bara handahófskennt. Til dæmis, ef mörg skjöl eru hengd við reikning sem sendur er til viðskiptavinar með tölvupósti, gæti viðskiptavinurinn ekki getað móttekið þau vegna takmarkana á stærð tölvupósta sem hann má móttaka í tölvupóstkerfi sínu.

ATH! Ef þú sendir reikninga í gegnum OIOUBL og sendir viðhengi með sölupöntunum þínum, þá eru takmörk á því hversu stórar skrárnar mega vera. Lestu meira um þetta hér

Dæmi - Viðhengi sölu- og afhendingarskilmála

Ef þú t.d. Ef þú vilt að skjal með sölu- og afhendingarskilmálum sé sent sjálfkrafa þegar þú sendir reikninga, geturðu til dæmis hengt slíkt skjal við tölvupóstuppsetninguna.

  1. Veldu Viðskiptakröfur/Viðhald/Uppsetning tölvupósts
  2. Veldu tölvupóstsuppsetninguna sem þú vilt hengja skjal við. Til dæmis, veldu tölvupóstsuppsetninguna með tölvupóstsgerðinni = Reikningur til að hengja við viðbótarskjal þegar reikningar eru sendir með tölvupósti.
  3. Veldu hnappinn Viðhengi
  4. Veldu Bæta við hnappinn
  5. Veldu skrá með því að nota „Browse“ hnappinn, settu inn vefslóð o.s.frv. eins og lýst er hér að ofan í öðrum köflum varðandi viðhengi.

Sameina tvö skjöl

Það er hægt að sameina tvær PDF skjöl í viðhengi.

Veldu PDF-skjölin tvö sem á að sameina. Haltu niðri CTRL-takkanum og smelltu á PDF-skjölin tvö með músinni.

Hægt er að velja hvort sameina eigi skjalið til vinstri eða hægri. Ef þú velur vinstri, þá verður skjalið vinstra megin það fyrsta í nýju sameiningunni, en ef þú velur hægri, þá verður hægri hliðin fyrsta skjalið í nýju skránni.

Smelltu á „Tengjast“ og smelltu á „Já“ til að eyða einni af skránum.

Síðan eru tvær skrár sameinaðar, þ.e. skrá 2 og 3, og geymdar í „Einkvæmu auðkenni“ 3.

Notkun tengla

Ef þú hakar við reitinn „Leyfa utanaðkomandi tengla á viðhengi“ undir Fyrirtæki/Upplýsingar um fyrirtækið , þá geturðu tengt viðhengin þín í vafra. Þetta er gert með 128 bita kóða sem Uniconta býr til, einnig þekktur sem GUID (Global Unique Identifier).

Þennan GUID kóða má sjá í reitnum „GUID“.

Til að gera þetta þarf viðhengið að hafa raunverulegan tengil á þetta viðhengi. Eftirfarandi á við um öll viðhengi:

Þú verður að nota tengilinn hér að neðan og á eftir ?-inu verður þú að setja inn „GUID“ kóðann
https://web.uniconta.com/document/ViewAttachment?[GUID-koden]

Tengillinn ætti að líta út eins og tengilinn hér að neðan:
https://web.uniconta.com/document/ViewAttachment?76b53e20-ce61-2385-3187-a63f13216c42

Vista aðeins slóðina að skránni

Þú getur líka valið að Uniconta visti aðeins tilvísunina þegar skrár eru hengdar við.
Það gæti verið að þú hafir þitt eigið drif eða vefslóð þar sem þú geymir skjölin þín og vilt að skjalið sé sótt af tilgreindri slóð í stað þess að vista það og sækja það á Uniconta netþjóninum.

Aðferðin við að hengja við skrár er sú sama og getið er um hér að ofan, en þó verður að haka við reitinn „Vista aðeins slóðina að skránni“ .

Viðhengi með vefslóð

Þú getur líka valið að hengja skjöl eins og myndir af vörum við með því að nota vefslóð á vefsíðu. Í því tilfelli þarftu einfaldlega að framkvæma eftirfarandi þrjú skref:

  1. Sláðu inn eða límdu afritaða vefslóð í vefslóðarreitinn
  2. Fyllið inn texta og veljið skjalaflokk ef þörf krefur.
    Athugið: Aðeins fyrstu 100 stafirnir í textareitnum eru vistaðir.
  3. Veldu Vista til að klára að hengja skjalið við.