Hægt er að stofna margar bókhaldsdagbækur með hverju sínu nafni/heiti og tilgangi (daglegar færslur, greiðslur, mánaðarlegar færslur, banki, laun, gjaldmiðlar o.s.frv.). Hverja dagbók er hægt að setja upp sérstaklega m.t.t. meðhöndlunar gagna og innsláttar. Hér að neðan er lýst uppsetningu bókhaldsdagbókanna en ekki sniði þeirra (reitum, röð o.fl.). Þessu er í staðinn lýst í annarri grein. Uppsetning bókhaldsdagbókanna gildir fyrir alla notendur, ólíkt sniðuppsetningum sem gilda fyrir hvern notanda fyrir hvert dagbókarheiti þvert á bókhaldin.
Bókhaldsdagbók má nota í mismunandi tilgangi og því er hægt að setja hana upp til að styðja mismunandi bókunarferla. Til dæmis hvort fylgiskjalsnúmer eigi að hækka sjálfvirkt og hvort vsk kóði megi vera bæði á debet- og kreditfærslu o.s.frv.
Uppsetning dagbóka
Uppsetningu bókhaldsdagbóka er hægt að gera á eftirfarandi stöðum:
- Í tengslum við stofnun dagbókar
- Veldu Fjármál/Dagbækur/settu bendilinn á viðkomandi dagbók og veldu hnappinn uppsetning færslubókar
- Veldu Fjármál/Dagbækur/Tvísmelltu á viðkomandi dagbók til að opna dagbókarlínurnar, veldu flipann Staðalgildi og hnappinn Staðalgildi.
Lýsing á hnöppunum
| Hnappur | Lýsing |
| Vista | Vistaðu breytingar og lokaðu skjámyndinni |
| Hætta við | Hætta við breytingar og loka skjámynd |
| Eyða | Eyða núverandi dagbók. Ef þú eyðir dagbókinni verður færslunum sem bókaðar eru í þessa dagbók vísað í aðra dagbók, t.d. Dag. Ekki er hægt að eyða öllum dagbókum ef bókað hefur verið í bókhaldinu. Það þarf að vera að minnsta kosti ein dagbók eftir í bókhaldinu. |
| Sniðmátar | Lestu um sniðmát hér... |
| Snið | Lestu um snið hér... |
Lýsing á reitunum
| Reitur | Lýsing |
| Dagbók | Dagbókarauðkenni. Má breyta frjálst. Allar bókaðar dagbækur og færslur þeirra breytast samsvarandi. Því er ekkert mál að endurnefna dagbók. |
| Heiti | Heiti dagbókar, nánari lýsing á dagbókarauðkenni. |
| Númeraraðir | Reiturinn er fylltur með númeraröð. Það þarf að tilgreina númeraröð og númeraraðir eru stofnaðar og haldið við undir Fjármál/Viðhald/Númeraraðir.
Margar dagbækur geta deilt sömu númeraröð, t.d. ef þú skiptir bókun fjárhagsfylgiskjala í fleiri dagbækur eftir gerð eða notanda. Athugið! Ef margar bókhaldsdagbækur nota sömu númeraröð og ein dagbók er ekki bókuð strax, en þú fyllir út aðra dagbók, munu færslurnar nota sömu númer. |
| Handvirk úthlutun |
JÁ / reiturinn er valinn Ef þú hefur í uppsetningu dagbókar fyllt út reiti fyrir númeraröð, eins og sýnt er í dæminu hér að neðan, þá verður reiturinn Fylgiskjalsnúmer sýndur í dagbókinni, en reiturinn Fylgiskjalsnúmer verður ekki fylltur út sjálfvirkt heldur þarf að fylla hann út handvirkt.ÁBENDING! Ef þú notar uppsetninguna hér að neðan og slærð inn fylgiskjalsnúmer á fyrstu línu í dagbókinni, þá geturðu með því að velja hnappinn Aðgerðir/Endurtölusetja fylgiskjöl í dagbókinni látið kerfið úthluta fylgiskjalsnúmerum sjálfvirkt á hinar línurnar í dagbókinni.  NEI / reitir eru ekki valdirEf þú velur í uppsetningu dagbókar að haka ekki við reitinn Handvirk úthlutun, þ.e. hefur fyllt út reiti fyrir númeraröð eins og sýnt er í dæminu hér að neðan, þá verður reiturinn Fylgiskjalsnúmer sýndur í dagbókinni og reiturinn Fylgiskjalsnúmer fyllist sjálfvirkt út með næsta númeri úr valinni númeraröð. ÁBENDING! Ef þú notar uppsetninguna hér að neðan og eyðir innsleginni línu í dagbókinni, þá myndast „gat“ í fylgiskjalsnúmeraröðinni. En með því að velja hnappinn Aðgerðir/Endurtölusetja fylgiskjöl í dagbókinni geturðu látið kerfið endurtölusetja fylgiskjölin í dagbókinni þannig að engin göt séu í númeraröðinni. |
| Úthlutun fylgiskjalsnúmers við bókun dagbókar | Ef þú velur þennan reit verður reiturinn Fylgiskjal falinn í dagbókinni og ekki verður hægt að bæta honum við með sniðbreytingum.
Fylgiskjalsnúmerum er úthlutað sjálfvirkt við bókun dagbókar þegar þessi reitur er valinn. Í reitnum Úthlutun fylgiskjalsnúmers hér að neðan geturðu valið hvernig fylgiskjalsnúmerum á að úthluta við bókun. |
| Úthlutun fylgiskjalsnúmers | Reitinn er aðeins hægt að fylla út ef þú hefur valið reitinn Úthlutun fylgiskjalsnúmers undir „Bóka dagbók“.
Í reitnum Úthlutun fylgiskjalsnúmers geturðu valið hvernig fylgiskjölum á að úthluta: Athugið! Ef þú getur ekki valið neitt í reitnum Úthlutun fylgiskjalsnúmers þá er ástæðan sú að þú gleymdir að fjarlægja valið í reitnum Handvirk úthlutun. |
| Lokað | Dagbókin er læst fyrir færslur. Notað ef dagbókin á ekki að vera notuð lengur. Ekki er hægt að eyða dagbók sem hefur verið bókað í, því þarf að læsa henni í staðinn. |
| Sjálfvirk vistun | Ef þetta er valið er dagbókin vistuð sjálfvirkt og jafnóðum |
| Eyða línum eftir bókun | Allar línur eru eyddar þegar þær hafa verið bókaðar. Ef reiturinn er ekki valinn verða línurnar áfram í dagbókinni og telst hún þá „standandi dagbók“, þar sem hægt er að bóka færslurnar aftur og aftur (en með nýrri dagsetningu og nýju fylgiskjalsnúmeri). Þetta er hentugt fyrir færslur sem endurtaka sig með föstu millibili, t.d. launadagbók. |
| vsk kóði fyrir bæði lykil og mótlykil | Hægt er að slá inn vsk kóða bæði fyrir lykil og mótlykil. Hentugt t.d. við tilfærslur fagaðila í lok tímabils, þegar færa þarf færslur af einum fjárhagslykli á annan og báðir eru með vsk kóða. En gildra ef þetta er valið fyrir daglegar færslur, þar sem oftast á aðeins annar lykillinn að vera með vsk kóða. |
| Nota vsk kóða frá viðskiptavini & lánardrottni | Ef þetta er valið er vsk kóðinn frá viðskiptavini & lánardrottni notaður í dagbókinni. ATH! Þegar hakað er hér og þú slærð inn í dagbók þarftu að velja fjárhagslykilinn fyrst og viðskiptavinur/lánardrottinn-lykilinn sem mótlykil. Lestu meira undir bókun viðskiptavina og lánardrottna hér. |
| Reikniaðferð vsk | Ef valið er „Mynda vsk?færslu“ er vsk reiknaður. Þetta er sjálfgefið og ætti alltaf að nota nema sérstakar ástæður séu fyrir næstu tvo valkosti. Ef valið er „Enginn“ er vsk EKKI reiknaður í dagbókinni, en upphæðin sem Uniconta hefði reiknað stendur á færslunni. Upphæðin er ekki flutt á vsk-lyklana. Ef valið er „Innslegin vsk fjárhæð“ er vsk EKKI reiknaður í dagbókinni, en upphæðin sem stendur í reitnum „Innslegin vsk fjárhæð“ stendur á færslunni. Upphæðin er ekki flutt á vsk-lyklana. Síðustu tveir valkostirnir eru hugsaðir í tengslum við innflutning gagna, þar sem vsk hefur þegar verið reiknaður. Athugið! Ekki þarf að slá inn formerki á vsk-upphæðina í reitnum Innslegin vsk fjárhæð þar sem kerfið setur sjálfvirkt sama formerki og notað er á línunni. ATH: Mundu að bóka ekki daglegar færslur án vsk. Athugið! Ef færslurnar í dagbókinni eru hermdar, þá sjást vsk kóðinn og vsk fjárhæðin enn á kostnaðarlínunni, en engar hermdar línur myndast með bókunum á lykilinn, t.d. fyrir innskatt. |
| Stofna nýja línu með upphæð mótfærslu | Hér er hægt að velja hvort ný lína eigi sjálfvirkt að leggja til ójafnvægið í upphæðardálknum þannig að línan jafni dagbókina í 0. |
| Sýna auða dagsetningu við ójafnvægi | Dagsetningarreiturinn á næstu línum er skilinn eftir auður ef ójafnvægi er til staðar og telst þá tilheyra fyrstu línunni hér að ofan sem er með dagsetningu. |
| Hoppa í „Lykill“ við ójafnvægi | Ef reiturinn er valinn hoppar bendillinn framhjá dagsetningu og fylgiskjali og beint í reitinn „Lykill“ á næstu línu ef ójafnvægi er í dagbókinni. Þetta er fljótleg leið til að slá inn færslur í dagbókina án mótlykils. |
| Setja „auðan lykilreit“ á bið | Ef lykilreiturinn er auður er línan á bið, hún er ekki bókuð og engin villa er gefin. |
| Dagbókarlína þarf að vera samþykkt fyrir bókun | Ef þetta er valið getur sjóðdagbókin notað samþykkt. Þá verður dálkurinn „samþykkt“ á öllum línum. Línur verða þá aðeins bókaðar ef þær eru samþykktar. |
| Bæta við tilvísun í stafrænt fylgiskjal við greiðslu | Ef þetta er valið mun stafræna fylgiskjalið úr innhólfinu fylgja reikningnum til greiðslunnar. |
| Bókunarregla dagssetninga | „Dagsetning línu“: Fylgiskjalsdagsetning þarf að vera slegin inn
„Bókunardagsetning = í dag“: Öll fylgiskjöl eru bókuð miðað við tölvudagsetningu. Dagsetningarreiturinn er falinn í dagbókinni. „Bókunardagsetning vinnslu“: Öll fylgiskjöl eru bókuð miðað við valda dagsetningu sem er slegin inn við bókun. Dagsetningarreiturinn er falinn í dagbókinni. |
| Staðfesta „Nota jafnaða upphæð“ | Ef misræmi er á milli upphæðarinnar á línunni og þeirra færslna sem valdar eru með F8 verður spurt hvort nota eigi jafnaða upphæð í stað upphæðarinnar á línunni.
|
| Villuleita hvort númer reiknings hafi verið notað | Ef þetta er valið birtist villuskilaboð þegar dagbókin er villuleituð ef þegar hefur verið bókaður reikningur með sömu upphæð og sama númeri reiknings á sama viðskiptavini/lánardrottni. Villuleitin nær þrjá mánuði aftur í tímann. |
| Samtala pr. dagsetningu þarf að vera núll | Dagbókin þarf að stemma pr. dagsetningu. Ef þetta er ekki uppfyllt fær notandinn villuna „Samtalan pr. dagsetningu er ekki núll“. Lestu meira í spurningar og svör guide okkar hér. |
| Samtala pr. fylgiskjal þarf að vera núll | Dagbókin þarf að stemma pr. fylgiskjal. Ef þetta er ekki uppfyllt fær notandinn villuna „Samtalan pr. fylgiskjal er ekki núll“. Lestu meira í spurningar og svör guide okkar hér. |
| Rakningslyklar | Til ráðstöfunar-lyklar sýna stöðugt stöðu fyrir tilgreinda lykla í dagbókinni eftir því sem bókað er.
„Rakningslykill“ birtist á bókunarlínunni í dálknum „Rakningsstaða“. Sýnir rakningsstaðan ranga stöðu? Lestu meira hér. Allir aðrir rakningslyklar birtast neðst í dagbókinni í fyrirtækisgjaldmiðli. Til ráðstöfunar breytist línu fyrir línu eftir því sem bókað er eða flett í dagbókinni. Til ráðstöfunar-lyklar gilda, eins og önnur uppsetning, aðeins fyrir núgildandi dagbókarheiti. Ef gjaldmiðilslykill (gerð lykils Banki, Viðskiptavinur, Lánardrottinn) er settur sem rakningslykill er hægt að afstemma lykilinn með upphæðum í gjaldmiðli, að því gefnu að skráning upphæðanna fari fram í reitunum Debet (Gjaldmiðill), Kredit (Gjaldmiðill) eða Upphæð (Gjaldmiðill). Athugið: Rakningslyklar virka aðeins saman ef útreikningsgrunnur vsk er Nettóupphæð. |
| Staðalgildi | Gerð lykils, lykill og vsk eru staðalgildi sem fyllast sjálfvirkt út pr. línu í dagbókinni. Hentugt t.d. við bankainnflutning að mótlykill sé alltaf bankalykillinn. Eða við innborganir að gerð lykils sé alltaf Viðskiptavinur.
Staðalgildi er alltaf hægt að yfirskrifa í dagbókinni. |
| Víddir | Birtist aðeins ef víddir hafa verið stofnaðar og virkjaðar. Tillögur að víddum og er alltaf hægt að yfirskrifa í dagbókinni. |
