Í öllum skjámyndum sem innihalda lista, yfirlit, efnahagsreikninga, færslubækur o.s.frv. er hægt að bæði flytja út og inn á milli Uniconta og Excel.
Útflutningur er til dæmis notaður til að senda gögn úr færsluyfirlitum, efnahagsreikningum, áminningarlistum o.s.frv. yfir í Excel til frekari vinnslu.
Innflutningur er notaður til dæmis til að flytja inn færslur í bókhaldsdagbókina o.s.frv. Möguleikarnir eru margir.
Horfðu á stutt myndband um hvernig á að uppfæra gögn í Uniconta úr Excel.
Þegar allar (eða þær línur sem óskað er eftir) eru valdar:
Ýttu á Ctrl+C (Afrita) til að afrita á klippiborðið.
Eða smelltu á táknið „Klippa á klippiborð“ í tækjastikunni efst á Uniconta skjánum.
Þetta mun opna Vista sem svargluggann. Veldu staðsetningu og sláðu inn skráarnafn og smelltu á Vista .
Þú ert þá sjálfkrafa kominn aftur í Uniconta, Excel skjalið opnast ekki sjálfkrafa. Opnaðu vistaða Excel skjalið með því að velja það þar sem þú valdir að vista það.
Eins og áður hefur komið fram, ef verið er að afrita gögn úr Excel í Uniconta, verða dálkafyrirsagnirnar að vera innan þeirra sviða/reita sem eru afritaðar í Uniconta. Annars veit Uniconta ekki hvar á að setja gögnin.
Fallið hefur tvær aðferðir: Fyrsta aðferðin er „Uppfæra línu fyrir línu“ og er notuð þegar þú hefur opnað skjá, afritað allar línurnar héðan í Excel og breytt gögnum í Excel. Nú vilt þú afrita gögn aftur í sama skjáinn, sem er enn opinn og inniheldur nákvæmlega þær færslur sem voru afritaðar í Excel. Þetta gerir Uniconta kleift að gera ráð fyrir að lína 1 í skjánum sé jöfn lína 1 í Excel og svo framvegis.
Önnur afritunaraðferðin, „Uppfæra frá lykilgildum“ byggir á „lyklum“. Það er að segja, einn eða fleiri reitir sem auðkenna línuna einstaklega. Í aðalskrám er þetta númerareiturinn (vörunúmer, reikningsnúmer o.s.frv.). Í öðrum skjámyndum er einstaki reiturinn hugsanlega ekki sýnilegur. Í reiðufésbók og pöntunarlínum er einstaki reiturinn „línunúmer“ og hér verður þú að draga reitinn inn í gegnum útlitsvalmyndina og færa hann yfir í Excel. Þegar þú afritar til baka notar Uniconta þennan reit til að bera kennsl á færsluna sem þarf að uppfæra með gögnum úr Excel. Í verðlistum þarf nokkra lykilreiti til að bera kennsl á einstöku línuna (vörunúmer, vöruflokk, afsláttarflokk og magn).
Vandamál við að flytja inn gögn í Uniconta:
Flytja út í Excel
Útflutningur er í raun að afrita gögn í Excel. Það eru tvær leiðir:- Flytja út í opið Excel skjal, afritar aðeins valdar línur.
- Flytja út í nýja Excel skrá, afritar allar línur í skjámyndinni.
Þegar allar (eða þær línur sem óskað er eftir) eru valdar:
Ýttu á Ctrl+C (Afrita) til að afrita á klippiborðið.
Eða smelltu á táknið „Klippa á klippiborð“ í tækjastikunni efst á Uniconta skjánum.
Flytja út í opið Excel skjal
Afritar aðeins valdar línur. Opnaðu Excel-skjalið þar sem gögnin á að líma inn. Gögnin eru límd inn í blaðið þar sem bendillinn er staðsettur þegar þú velur Líma gögn . Ctrl+V (Líma af klippiborði), eða hægrismelltu og veldu Líma úr hægrismelltuvalmyndinni.Flytja út í nýja Excel skrá
Afritar allar línur á skjánum. Smelltu á táknið Flytja út í Excel í tækjastikunni efst á Uniconta skjánum.
Þetta mun opna Vista sem svargluggann. Veldu staðsetningu og sláðu inn skráarnafn og smelltu á Vista .
Þú ert þá sjálfkrafa kominn aftur í Uniconta, Excel skjalið opnast ekki sjálfkrafa. Opnaðu vistaða Excel skjalið með því að velja það þar sem þú valdir að vista það.
Dálkafyrirsagnir eru mikilvægar í Excel
Dálkafyrirsagnir eru afritaðar úr Uniconta í Excel. Þetta er handhægt svo þú getir séð úr hvaða reitum dálkar og gögn koma. En sérstaklega ef þú þarft að fá gögn aftur í Uniconta, því dálkafyrirsagnirnar verða að vera með í innflutningsskránni úr Excel svo að Uniconta geti sett gögn í rétta dálka. Í þessu tilviki hafa fjárhagsfærslur verið afritaðar í Excel, athugið dálkafyrirsagnirnar:
Eins og áður hefur komið fram, ef verið er að afrita gögn úr Excel í Uniconta, verða dálkafyrirsagnirnar að vera innan þeirra sviða/reita sem eru afritaðar í Uniconta. Annars veit Uniconta ekki hvar á að setja gögnin.
Flytja inn úr Excel
Í öllum færsluskjám (drögum og línum) er hægt að flytja inn gögn úr Excel. Það eina sem þarf er að dálkafyrirsagnirnar í Excel skjalinu passi við reitanöfnin/dálkafyrirsagnirnar í Uniconta og að gögnin passi við sniðið í Uniconta. Til að fá réttar dálkafyrirsagnir er auðveldasta leiðin að flytja skjámyndina úr Uniconta yfir í Excel, þannig færðu sjálfkrafa alla uppsetninguna úr Uniconta yfir í Excel með réttum dálkafyrirsögnum. Það er sjálfsagt að Excel skjalið og skjámyndin sem er flutt inn í Uniconta verða að vera af sömu gerð, til dæmis frá bókhaldsfærslu til bókhaldsfærslu, frá birgðafærslu til birgðafærslu, frá pöntunarlínum til pöntunarlína. Hvernig á að gera það:- Afritaðu öll innflutt gögn úr Excel skjalinu, þar á meðal dálkahausana.
- Opnaðu skjáinn í Uniconta sem gögnin á að afrita í.
- Veldu fyrstu línuna/settu bendilinn í fyrstu línuna þar sem gögnin á að setja inn.
- Ýttu á Ctrl+V (Líma) eða veldu klippiborðstáknið /Líma úr Excel efst á tækjastikunni. Og núverandi færslur/línur í Uniconta eru ekki skrifaðar yfir.
Fallið hefur tvær aðferðir: Fyrsta aðferðin er „Uppfæra línu fyrir línu“ og er notuð þegar þú hefur opnað skjá, afritað allar línurnar héðan í Excel og breytt gögnum í Excel. Nú vilt þú afrita gögn aftur í sama skjáinn, sem er enn opinn og inniheldur nákvæmlega þær færslur sem voru afritaðar í Excel. Þetta gerir Uniconta kleift að gera ráð fyrir að lína 1 í skjánum sé jöfn lína 1 í Excel og svo framvegis.
Önnur afritunaraðferðin, „Uppfæra frá lykilgildum“ byggir á „lyklum“. Það er að segja, einn eða fleiri reitir sem auðkenna línuna einstaklega. Í aðalskrám er þetta númerareiturinn (vörunúmer, reikningsnúmer o.s.frv.). Í öðrum skjámyndum er einstaki reiturinn hugsanlega ekki sýnilegur. Í reiðufésbók og pöntunarlínum er einstaki reiturinn „línunúmer“ og hér verður þú að draga reitinn inn í gegnum útlitsvalmyndina og færa hann yfir í Excel. Þegar þú afritar til baka notar Uniconta þennan reit til að bera kennsl á færsluna sem þarf að uppfæra með gögnum úr Excel. Í verðlistum þarf nokkra lykilreiti til að bera kennsl á einstöku línuna (vörunúmer, vöruflokk, afsláttarflokk og magn).
Vandamál við að flytja inn gögn í Uniconta:
- Flestar villur stafa af því að gögn passa ekki við Uniconta hvað varðar snið eða gildi. Til dæmis er ekki hægt að afrita rangar reikningsnúmer, né stafi í upphæðareitum eða óþekkta VSK kóða. Þú verður að fara til baka og leiðrétta, athuga og reyna aftur.
- Þú hefur valið rangan skjá til að afrita á.
- Þú hefur ekki búið til nýja tóma línu á skjánum þar sem gögnin eiga að afritast.
- Lína sem gögn eiga að afrita í er ekki valin.