Þegar þú býrð til reikninga, bankayfirlit, áminningar o.s.frv. og vilt senda þessi skjöl til viðskiptavina og birgja, þá er mikilvægt að tölvupóstsendingin sé rétt sett upp og að hún líti jafnvel vel út og sé snyrtileg.
Í Uniconta eru tveir staðir þar sem þú getur sett upp tölvupóstinn þinn.
- Fyrirtæki/Viðhald/Tölvupóststillingar
- Viðskiptavinur/Viðhald/Tölvupóststillingar
Undir Fyrirtæki er hægt að búa til staðlaða uppsetningu sem síðan er hægt að nota undir Skuldari.
Í uppsetningunni undir Fyrirtæki finnur þú einnig uppsetningu á samþykkistölvupósti. Lestu meira um samþykkisferlið
hér...
Myndbönd um uppsetningu tölvupósts
Fljótleg reikningsuppsetning þar á meðal tölvupóstuppsetning og reikningsuppsetning
Stofna tölvupóststillingu
Lestu hér til að setja upp tölvupóst án þess að nota SMTP og MS Graph...
Þú getur búið til tölvupóstuppsetningu fyrir allar gerðir skjala sem þú vilt senda frá bókhaldi/fyrirtækinu.
Fara í
Viðskiptavinur/Viðhald/Tölvupóststillingar
Lýsing á hnöppum (yfirlit)
| Hnappar |
Lýsing |
| Bæta við |
Bæta við nýrri tölvupóstuppsetningu |
| Breyta |
Breyta núverandi tölvupóstsuppsetningu |
| Afrita |
Afrita núverandi tölvupóstuppsetningu |
| Viðhengi |
Hægt er að hengja eitt eða fleiri skjöl við tölvupóstuppsetninguna sem hefur verið búin til.
Viðhengd skjöl eru send ásamt núverandi skjali sem tölvupóstuppsetningin er sett upp fyrir. T.d. Afhendingarskilmálar, ásamt reikningi. |
Lýsing á hnöppum (tölvupóstvalkostir)
| Hnappar |
Lýsing |
| Athuga tölvupóstþjón (SMTP)/Senda ávísunartölvupóst |
Þegar þú hefur sett upp SMTP í tölvupóststillingunum þínum verður þú að athuga það áður en þú getur vistað. Smelltu á Athuga og sláðu inn netfang til að athuga hvort uppsetningin sé rétt.
Ef þú notar ekki SMTP geturðu athugað stillingarnar þínar til að sjá hvort innihald tölvupóstsins lítur rétt út og hvort réttir tölvupóstar séu sendir. |
| Galdramaður |
Stutt leiðarvísir um uppsetningu SMTP fyrir MS 365 o.s.frv. |
Lýsing á reitum
| Heiti reits |
Lýsing |
| Nafn |
Gefðu tölvupóstuppsetningunni merkingarbært nafn.
Ein tölvupóstuppsetning ætti að vera búin til fyrir hverja skjalategund sem send er frá Uniconta.
Til dæmis, ef bæði reikningur og bankayfirlit skuldara eru send til bæði danskra og sænskra viðskiptavina frá Uniconta, er hægt að búa til fjórar netfangauppsetningar, til dæmis með nöfnunum FakturaDK, FakturaSE, KontoudtogDK og KontoudtogSE. |
| Email Type |
Veldu hvaða skjal í Uniconta þessi tölvupóstuppsetning á að eiga við um. Velja t.d. Reikningur, ef tölvupóstuppsetningin er fyrir sölureikninga. |
| Tungumál |
Veldu valfrjálst tungumál, t.d. dönsku. Hér munu allir skuldunautar/kröfuhafar sem tala dönsku sjálfkrafa nota þessa tölvupóstuppsetningu. Þetta á við um öll tungumál sem eru valin.
Ef þú velur Sjálfgefið, munu þeir viðskiptavinir/lánardrottnar sem hafa tungumál þar sem uppsetning tölvupósts hefur ekki verið búin til nota þessa tölvupóstsuppsetningu. |
| Staðall |
Hakaðu við reitinn Staðlað til að gefa til kynna að þessi netfangsstilling eigi að vera notuð nema annað sé tekið fram hjá skuldara/kröfuhafa.
Stilltu aðeins eitt skjal af sömu tölvupósttegund sem sjálfgefið. |
| Uppsetning tölvupósts |
Mælt er með að búa til netfang fyrirtækja undir Fyrirtæki/Viðhald/Uppsetning netfangs og einfaldlega skoða það í gegnum reitinn Uppsetning netfangs .
Ef þessi reitur er auður mun Uniconta senda með SMTP stillingunum, í reitunum hér að neðan.
Lestu meira um uppsetningu fyrirtækjatölvupósts hér . |
| SMTP-gestgjafi |
Reitirnir undir fyrirsögninni SMTP - Host eru lýstir í annarri grein sem hægt er að lesa hér:
Uppsetning SMTP... Ef þessir reitir eru skildir eftir tómir mun Uniconta senda með því að nota valið í reitnum „Veitandi“ . Lestu um reitinn hér að neðan. |
| Veita |
Ef þú setur ekki upp fyrirtækjatölvupóst og SMTP-hýsingu í tölvupóststillingunum þínum, mun Uniconta sjálfkrafa nota valda þjónustuaðila.
Staðall
Mælt með! Ef Staðlað er valið í reitnum „Þjónustuaðili “ mun kerfið sjálfkrafa nota eigin póstþjón Uniconta og tölvupóstur verður sendur frá mail@unicontamail.com.
Microsoft 365
Einnig er hægt að senda úr Microsoft 365 í reitnum „Þjónustuaðili“.
Tölvupóststjóri.com
Einnig er hægt að senda úr Emailmanager í reitnum Provider.
EmailManager.com hefur þann kost að það getur sýnt „Nafn sendanda“ (t.d. nafn fyrirtækis), sem Microsoft gerir ekki alltaf.
Uniconta tölvupóstþjónn ( sama og venjulegur )
Mælt með! Ef Staðlað er valið í reitnum „Þjónustuaðili “ mun kerfið sjálfkrafa nota eigin póstþjón Uniconta og tölvupóstur verður sendur frá mail@unicontamail.com.
Varatilgangur!
Þegar þjónustuaðili er valinn, þá er röðin sem skilaboð eru send:
- Uppsetning tölvupósts fyrirtækis, SMTP eða Graph
- SMTP uppsetning í tölvupósti skuldara
- Uniconta póstþjónn
- Uniconta MS 365
- Tölvupóststjóri.com
|
| Senda tölvupóst |
Netfangið sem skráð er sem sendandi. Á aðeins við um SMTP og Graph.
Ef SMTP eða Graph er ekki stillt, sendið þá frá mail@unicontamail.com |
| Senda tölvupóst frá starfsmanni. |
Með SMTP eða grafi
Leyfir sendingu frá innskráðum starfsmanni.
Þetta krefst þess að þú býrð til starfsmann undir Fyrirtæki/Starfsmenn með innskráningarnúmeri og netfangi. Hins vegar mun þetta aðeins virka ef notað er SMTP stillingu fyrirtækisins. Og starfsmaðurinn slær inn netfangið sitt í prófílinn sinn.
Án SMTP eða Graph
Hér er ekki hægt að senda skilaboð frá starfsmanni, en þú getur svarað starfsmanninum.
Þetta krefst þess að þú býrð til starfsmann undir Fyrirtæki/Starfsmenn og veljir starfsmanninn til dæmis á skuldara, lánardrottni eða sölupöntun. Hins vegar krefst það þess að þú skiljir reitinn „Svara til“ eftir auðan.
Ef enginn starfsmaður hefur verið stofnaður verður Svara til = eigandi reikningsins stillt. |
| Afrit til sendanda |
Merktu við CC ef þú vilt að tölvupósturinn verði sendur til annars viðtakanda eða í þinn eigin pósthólf. |
| Nafn sendanda |
Nafnið getur verið nafn fyrirtækisins eða nafn einstaklings innan fyrirtækisins.
Nafnið breytist ef það er sent frá starfsmanni, þannig að það verður nafn starfsmannsins. |
| Svara til |
Ef þú ert ekki að nota SMTP eða Graph, ættir þú að slá inn svar við tölvupósti nema þú viljir senda frá starfsmanninum.
Ef reiturinn er ekki fylltur út verður hann sendur frá eiganda reikningsins. |
| Falið myndefni |
Hakaðu við BCC ef þú vilt fá afrit af tölvupóstinum í pósthólfið þitt. |
| Efni pósts |
Textinn í efnisreit tölvupóstsins sjálfs. Athugið að það er einnig möguleiki á að sameina þetta, t.d. 'Reikningsnúmer {DebtorInvoice.InvoiceNumber} ' |
| HTML |
Ef þú vilt geta mótað tölvupóstinn þinn verður þú að nota HTML. Haka skal við hér og er þá möguleiki að nota HTML-editor og sníða texta tölvupósts að vild. |
| Opna HTML ritilinn |
Opnaðu HTML ritilinn, ef hakað er við „HTML“, til að skrifa raunverulegt skilaboð fyrir tölvupóstinn.
Athugið: Þú getur aðeins haft eina tölvupóststillingu opna í einu þegar þú breytir tölvupóstinum í 'HTML ritilinn'. |
| Unicode |
Ef hakað er í Unicode, neyðist tölvupósturinn til að nota Unicode.
Það tryggir t.d. að íslenskir stafir (þæö) berist í tölvupóstsefni og texta. Ef viðtakendur póstsins fá kínversk tákn skal prófa að slökkva á Unicode og sjá hvort það lagar vandamálið.
Vandamálið getur komið fram þegar önnur póstforrit eru notuð en MS Outlook. |
| Fjarlægja þæö |
Setja hak í ´Fjarlægja sérstafi' þæö. Þetta á aðeins við um „Efni pósts“. |
| Bæta við Reitur |
Í efnisflokkuninni „Reikningsefni“ og „Skilaboð í tölvupósti“ er hægt að setja inn eigin reiti Uniconta með því að nota [Bæta við reitum] (í efnisflokkuninni þarf að afrita reiti úr skilaboðum).
Til dæmis: Velja DebtorInvoice í fyrsta fellivali og svo InvoiceNumber í öðru fellivali. Smella á svörtu örina til hægri við reitina og eftirfarandi verður sett inn: {DebtorInvoice.InvoiceNumber} í textann sjálfan. Þetta þýðir að reikningsnúmerið sjálft er sett inn í tölvupóstinn.
Dæmi
Einnig er hægt að vísa í undirtöflur, til dæmis starfsmaður.
Þetta er gert með því að kalla á {Debtor.EmployeeRef.Name} og {Debtor.EmployeeRef.Mobile} til að birta nafn og farsímanúmer starfsmannsins. Hins vegar verður starfsmaðurinn að vera tengdur viðskiptavininum á skuldarakortinu. |
| Meginmál pósts |
Ef ákveðið er að nota HTML, ætti ekki að rita í þetta svæði nema að eigið HTML er þekkt. Ef staðlaður texti er notaður er ritað beint í þennan reit og það sem sést í reitnum kemur fram í tölvupóstinn.
ATH: Ef hakað er í HTML og skrifað beint í þetta svæði, mun línubil ekki vera samþykkt í póstinum, og mun vera ein löng lína í póstinum, þar sem HTML þarf línubilskóða. Fjarlægja skal hakið á HTML ef það gerist. |
Dæmi - Feitletrað letur í undirskrift tölvupósts
Dæmi - Merki/mynd í undirskrift tölvupósts
Hægt er að láta myndir fylgja tölvupóstinum með HTML eins og sést á skjámyndinni hér að neðan:
Hægt er að afrita myndtextann héðan, þar sem x-inu er skipt út fyrir hlekkinn á myndina:
<img src="x">
Athugið! Myndir sem nota á í tölvupósti þurfa að vera aðgengilegar á netinu, t.d. á vefsíðu/vefþjóni.
Að öðrum kosti er hægt að draga mynd inn með Opna HTML ritil.
Mikilvægt varðandi uppsetningu tölvupósts
Athugið! Við mælum með að allir klári uppsetningu tölvupósts með sínum eigin SMTP-þjóni eða Graph-uppsetningu.
Ef þú fyllir ekki út upplýsingar um þinn eigin SMTP-þjón/graf, verða tölvupóstar sendir á sendandafangið
mail@unicontamail.com .
Athugið! Ef þú býrð ekki til tölvupóstuppsetningu, þá gerist eftirfarandi:
- Netfang sendanda ætti að vera: mail@unicontamail.com
- Svar við tölvupósti verður: netfang eiganda reikningsins.
- Uniconta-notandinn sem sendir skjalið mun fá afrit af tölvupóstinum .