Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)

Ábendingar

Stafræna innhólfið er staðurinn þar sem rafrænu fylgiskjölin enda þegar t.d. sent er á netfangið sem tilgreint er í reitnum Stafræn fylgiskjöl tölvupóstur undir Fyrirtæki/Fyrirtækið mitt. Lesa meira undir fyrirtækjaupplýsingar. Þegar fylgiskjal er hengt við færslu eða eitthvað annað er það fjarlægt úr innhólfinu.

Athugið! Stafrænt innhólf er ekki ætlað til að geyma fylgiskjöl. Hugmyndin er að tengja stafrænu fylgiskjölin við færslur sem tengjast bókuninni, þar sem þau eru fjarlægð úr innhólfinu. Að öðrum kosti færir þú fylgiskjalið úr innhólfinu í skjalasafnið annars staðar í kerfinu, færir fylgiskjalið á annað fyrirtæki í Uniconta eða eyðir fylgiskjalinu ef það á alls ekki að bóka og/eða vista það.

Fylgiskjal sem aðeins er hægt að skoða af ákveðnum aðilum er hægt að færa í fyrirtækisskjöl með hnappinum Afrita/Flytja viðhengi. Fyrirtækisskjöl geta verið takmörkuð með notendaréttindum þannig að þau séu aðeins sýnileg völdum notendum á fyrirtækinu.

Ef það eru einhver fylgiskjöl sem þú vilt ekki flytja til annarra hluta Uniconta ætti að fjarlægja þau úr innhólfinu með því að nota hnappinn Fjarlægja úr innhólfinu. Hægt er að skoða og birta viðhengin undir Fjármál/Skýrslur/Áþreifanleg viðhengi . Lestu meira hér . Einnig er hægt að eyða viðhengjunum úr pósthólfinu með því að nota Eyða hnappinn.

Myndbönd um pósthólfið

Flytja viðhengi í pósthólfið:

Tengja viðhengi í pósthólfinu við færslur:

Að senda stafræn skjöl í pósthólfið:

Færa viðhengi úr pósthólfinu:

Færa skjal í skjalamöppu (dæmi með lýsingu á færslu)

Pósthólfið er notað til að skrá gögn um efnisleg skjöl sem hafa verið send eða hlaðið inn í Uniconta. Lestu meira um hvernig viðhengi eru safnað í pósthólfið

Eftir innlestur er gögnum bætt annaðhvort við innhólfið eða í færslubækurnar. Öll gögn sem skráð eru í innhólfið eru flutt í færslubókina (nema reiturinn "Í bið" sé merktur í línuna.)

Stafræn fylgiskjöl eru fjarlægð úr Innhólfinu við bókun. En aðeins eftir að smellt er á 'Endurnýja'. Ekki skal eyða fylgiskjalinu úr innhólfinu fyrr en smellt er á 'Endurnýja'.

EKKI er hægt að flytja sama skjal tvisvar. Ef EKKI er hægt að flytja skjalið er merkt við reitinn „Í bið“ eða skjalið er þegar í óbókaðri dagbók. Sjá reitinn "Flutt á dagbók" sem ætti að vera hakaður.

Til að auðvelda skráningu er hægt að draga skjámyndina af skjalinu til. Til dæmis yfir á annan skjá. Smellið á 'Skoða' eða F7 til að skoða fylgiskjalið. Fylgiskjalið sem birtist er fylgiskjalið sem bendillinn er í.

Innhólfið samstillir skjáinn sjálfan þegar bendillinn er færður. Þetta gerir þess kleift að fletta í lista yfir fylgiskjölin og um leið birta það. Hægt er að bæta við gögnum í hverri línu.

Innhólfið sýnir skjölin sem hafa verið hlaðin upp og hafa ekki verið bókuð. Hægt er að tengja fylgiskjölin við færslubók en þau hafa enn ekki verið bókuð. Sjá reitinn "Flutt á dagbók". Ef fylgiskjalið hefur verið flutt í færslubókina er þetta svæði hakað.

Skráning gagna í Innhólfinu

Þegar þú sendir rafræn viðhengi með tölvupósti á reikninga þína geturðu bætt viðhengisgildum í texta tölvupóstsins: "Reikningar", "Dagsetning", "Upphæð", "Kröfuhafi", "Verkefni", "Tegund" og "Vinnusvæði". Skrifað sem til dæmis „Reikningar“< reikningsnúmer> „Upphæð“< upphæð> „, þá verða reitirnir fylltir út með innslegnum gildum.“ Lesa meira hér

Lýsing á reitum

Reitur	Lýsing
Einkvæmt kenni	Einstakt auðkenni fyrir fylgiskjalið. Notað til að bera kennsl á fylgiskjal í Uniconta.
Fært í drög	Þegar viðhengi hefur verið flutt í drögin er viðhengið enn í pósthólfinu, en þessi reitur er hakaður við.
Lánardrottnalykill	Lykill lánardrottins sem færist í reitinn Mótlykill í dagbókarlínu þegar að fylgiskjöl eru flutt á dagbók. Það er snjallt, þannig að þú ert strax með lánardrottinn þinn í færslubókarlínunni.
Útgjaldareikningur	Fyllt út ef kostnaðurinn á að vera bókaður á reikning í bókhaldslykli.
Tegund	Hægt að fylla út á móti verki. Ef Tegund er stillt á „Gjaldalykil“ í bókhaldslyklum fyllist reiturinn sjálfkrafa út.
Vinnusvæði	Hægt að fylla út á móti verki. Lesa meira hér.
Reikningur	Reikningsnúmerið er sent í bókhaldsdagbókina og er notað við bókun greiðslna (uppgjör), bókun lista, leit o.s.frv.
Fylgiskjal	Ef þú fyllir út „ bókunardagsetning og skjal “ á efnislega skjalinu og vistar það, þá verður skjalið sjálfkrafa tengt við bókaða skjalið. Ef þú vistar og ýtir á uppfæra, þá hverfur viðhengið úr yfirlitinu. Leitað er 30 daga fram í tímann og 60 daga aftur í tímann miðað við stofnunardag skjalsins.
Upphæð	Debet upphæðir skal slá inn án formerkis. Kredit upphæðir með mínus formerki.
Samþykkjandi (nafn) eða samþykkjandi (innskráningarnúmer)	Ef viðhengið verður að vera samþykkt áður en það er flutt inn í dagbókina er annað hvort nafn eða innskráningarkenni samþykkjanda tilgreint.
Samþykkt	Þetta gefur til kynna hvort viðhengi hefur verið samþykkt.
Birtingardagur	Bókunardagsetning sem á að flytja í bókunardagbókina.
Dagsetning skjals	Dagsetning á skjalinu, þ.e. reikningsdagsetning. Þessi dagsetning er oftast aðeins færð inn ef reikningurinn á að vera bókaður á öðrum degi en reikningsdagsetningunni, til dæmis ef reikningsdagsetningin er 15/7/2024, en reikningurinn á að vera bókaður 1/8/2024, þar sem reikningar fyrir júlí kunna að hafa verið lokið og lokaðir. Það er dagsetning skjalsins sem myndar grundvöll fyrir útreikning á gjalddaga/greiðsludegi. Það er að segja, ef dagsetning skjalsins er = 15/7 2024 og greiðslufrestur lánardrottins er nettó 8 dagar, þá verður gjalddaginn reiknaður sem 23/7 24, jafnvel þótt færslan sé bókuð með 1/8 24 sem dagsetningu.
Greiðslureikningur	Ef þú vilt bóka inneignarnótu beint á greiðslureikning skaltu velja reikningsnúmerið hér. Athugið: Tvær línur eru búnar til í færslunni, ein fyrir færsluna og hin fyrir greiðsluna.
Innkaupanúmer	Ef hafa á fylgiskjal sem stafrænt fylgiskjal í færslum innkaupapöntunar er fært inn innkaupanúmer í reitinn Innkaupanúmer. Ef þú sérð það ekki skaltu setja reitinn Innkaupanúmer inn á skjámyndina með því að nota Snið á tækjaslánni. Athugið! Ef innkaupanúmer er fært inn/valið í þennan reit eru gildin úr reitunum Dagsetning fylgiskjals og Reikningur sjálfkrafa afrituð í reitina Reikningsdagsetning og Reikningsnúmer á innkaupapöntuninni, ef þau eru ekki þegar fyllt út í innkaupapöntuninni. Sjá meira í hlutanum Hengja stafrænt fylgiskjal við innkaupapöntun hér að neðan í þessari grein.
Sendandi	Sendandi er fylltur út með upplýsingum um netfangið eða starfsmanninn sem sendi inn viðhengið. Athugið! Ef sendandi sést ekki í reitnum getur það verið vegna þess að viðhengið var sent í gegnum forritið Upload en reiturinn Starfsmaður var ekki fylltur út í forritinu sem hlaðið var upp þegar viðhengið var sent inn.
Tilvísun	Fyllt út í tengslum við lyftilínur með Uniconta Scan eða Paperflow. Þegar skjali er lyft fær reiturinn gildi.
Greiðsla	Útgáfa-94: Notað til að tilgreina greiðsluskilmála fyrir skjalið. Ef greiðsluskilmálar eru valdir í reitnum verða þeir notaðir við millifærslu í færslubókina. Ef enginn greiðsluskilmálar eru tilgreindir verður sá greiðsluskilmáli sem valinn var hjá lánardrottni notaður.
Gjalddagi	Útgáfa-94: Notað til að tilgreina gjalddaga á skjalinu.

Lýsing á hnöppum

Afrita

Það er hægt að afrita Stafrænt fylgiskjal og það getur verið hagkvæmt ef tilgreina þarf nokkra samþykkjendur fyrir sama fylgiskjalið. Eins og t.d. greiðsluseðil Við afritun eru eftirfarandi reitir endurstilltir: samþykkt, samþykkjandi, reikningur, innkaupanúmer, verk, lánardrottnalykill, upphæð, Ljóslestur og flytja á dagbók.

Eyða

Hægt er að eyða fylgiskjölum úr innhólfinu ef t.d. fylgiskjal var sent í innhólfið fyrir mistök.

Vinsamlegast athugið þó að ef skjal hefur verið flutt úr pósthólfinu í bókunardagbók án þess að dagbókin hafi verið bókuð, er ekki hægt að eyða skjalinu. Eyðið línunni í drögunum eða fjarlægið fyrst tengilinn á viðhengið í línunni í drögunum, og svo er hægt að eyða viðhenginu í pósthólfinu á eftir. Athugið einnig að viðhengi í pósthólfinu eru sjálfkrafa fjarlægð úr pósthólfinu þegar til dæmis færslan í bókunardagbókinni er bókuð. Það er, þegar fylgiskjalið hefur verið tengt bókuðu skjali, birtast þau ekki lengur í innhólfinu. Með öðrum orðum, þú átt ekki að eyða fylgiskjölum handvirkt í innhólfinu þínu nema þau hefðu aldrei átt að vera hlaðin innhólfinu í fyrsta lagi.

Fjarlægja úr innhólfinu

Stafræn fylgiskjöl eru merkt með því hvort þau eigi að birtast í innhólfinu eða ekki. Þegar bókuð er færslubók með stafrænum fylgiskjölum sem viðhengi, þá er fjarlægt þetta gátmerki að skjalið eigi að birtast í innhólfinu.

"Fjarlægja úr innhólfinu": Þetta gerir kleift að fjarlægja það úr innhólfinu. Eftir það er skjalið aðeins í skjalasafninu Fjármál/Skýrslur/Efnisleg skjöl.

Undir Fjármál/Skýrslur/Viðhengi er einnig hægt að birta skjal aftur í pósthólfinu með því að nota hnappinn „Sýna í pósthólfi“. Lesa meira hér.

Möppur í innhólfi

Pósthólfið inniheldur möppur þar sem þú getur sett efnisleg skjöl áður en þau eru birt og hverfa úr pósthólfinu. Þegar þú opnar efnisleg viðhengi (innhólf) birtast öll viðhengi í möppunni 'Allt'. Það er, öll fylgiskjöl sem eru í möppunum: Innhólf, Bíður samþykktar, Samþykkt, Hafnað, Bið, osfrv.

Eigin möppur (sýndar sem Möppur notanda 1-5 á þessum skjá) er hægt að búa til með því að smella á möpputáknið á listanum 'Möppur'. ATH! Ekki er hægt að eyða möppu ef fylgiskjöl eru í henni.

Annað hvort er hægt að:

draga fylgiskjöl af listanum í möppu sem þú vilt, eða;
Reiturinn 'Mappa' er valinn (lesa um Snið hér) og mappan valin úr fellivalmyndinni. Sjá skjámynd hér:

Ekki er hægt að breyta heitum þessara mappa.

Þú getur notað 'Birta möppur' í tækjaslánni til að birta eða fela þessar möppur.

Flytja stafræn fylgiskjöl á dagbók

Hægt er að flytja stafræn fylgiskjöl beint úr innhólfinu í færslubók. Ný færslubókarlína er stofnuð fyrir hvert stafrænt fylgiskjal. Smella á Flytja á dagbók í tækjaslánni.

Fyrir flutning er athugað hvort sum fylgiskjölin séu þegar til og ef það finnur samsvörun er flutningurinn rofinn svo mögulega sé hægt að eyða afritinu. Þessari athugun er stjórnað af færibreytunni "athuga hvort reikningsnúmerið sé notað" í dagbók sem valið hefur verið að flytja á.

Næst er slegið inn:

Drög	Bókhaldsdagbókin þar sem efnislega skjalið er geymt.
Dagsetning	Dagsetning á línum í færslubókinni. Ef ekkert er tilgreint er notuð bókunardagsetningin úr stafræna fylgiskjalinu.
Upphæð	Debet eða Kredit. Ef Debet er valið er upphæðin flutt úr stafræna innhólfinu í Debet dálkinn í dagbókinni og kostnaðarlykill er færður sem lykill og lánardrottinn eða greiðslulykill sem mótlykill. Ef Kredit er valið er upphæðin flutt úr stafræna innhólfinu í kreditdálkinn í dagbókinni og kostnaðarlykilinn er færður sem mótlykill og lánardrottinn eða greiðslulykill sem lykill.
Flytja	Allt, Valin færsla eða samþykkt. Ef reiturinn Samþykkt birtist ekki í innhólfi Stafrænna fylgiskjala er hægt að setja hann inn með því að hanna skjáinn í gegnum hnappinn 'Snið' í tækjaslánni.
Úthluta skjalanúmeri	Ef færslubókin sem fylgiskjalið er flutt í er ekki sett upp með sjálfvirkri úthlutun fylgiskjalsnúmers er hægt að haka við í þennan reit og láta bæta fylgiskjalsnúmeri við.

Fara í færslubókina og smella á 'Bóka dagbók'. Færslurnar eru nú bókaðar og birtast nú fylgiskjölin í bókuðum færslum.

Ath: Smella á 'Endurnýja' eftir bókun þar sem fylgiskjalið er enn í innhólfinu. Eftir 'Endurnýjun' hverfur það.

Bóka beint

Hægt er að bóka fylgiskjöl beint án þess að fara í gegnum dagbók. Smella á Bóka beint í tækjaslánni.

Veldu hvaða dagbók á að nota. Færslulínur sem þegar eru í færslubókinni verða ekki fyrir áhrifum. Valin færslubók mun birtast í Fjármál/Skýrslur/Bókaðar færslur.

Flytja í innkaup

Ef fylgiskjalið er rafræn skrá er hægt að flytja fylgiskjalið beint í innkaup. Lesa meira hér

Útgáfa-94 Öll skjöl geta stofnað/uppfært innkaup. Að lágmarki þarf að fylla út viðskiptareikninga til að hægt sé að stofna innkaup. Reitirnir sem eru uppfærðir í innkaupunum eru: Reikningsnúmer, Reikningsdagsetning, Gjalddagi, Reikningsupphæð, Gjaldmiðill, Verkefni, Greiðslumáti, Greiðslukenni, Kostnaðarreikningur, Dim1, Dim2, Dim3, Dim4 og Dim5 .

Ef það eru nú þegar innkaup sem tilheyra innkaupareikningnum sem berast í innhólfið, þá er reiturinn Innkaupanúmer settur inn og þetta Innkaupanúmer er valið/fært inn í þennan reit. Þegar innkaupin eru bókuð verður fylgiskjalið úr innhólfinu með þessu innkaupanúmeri sjálfkrafa tengt við fjárhagsfærslurnar og hverfur úr innhólfinu.

Ef þú ert með marga innkaupareikninga í innhólfinu þínu sem tilheyra sömu innkaupapöntun, þá verður mögulegt í fyrirspurnarglugganum sem birtist þegar innkaupareikningurinn er bókaður að velja á milli þessara stafrænu skjala í fellilistanum hægra megin við reitinn Stafræn fylgiskjöl. Ef þú velur hnappinn með örinni hægra megin við reitinn Stafræn fylgiskjöl , geturðu valið stafræn fylgiskjöl úr innhólfinu þar sem þú hefur valið sama söluaðila og í innkaupapöntuninni og sem einnig hafa sama innkaupapöntunarnúmer í innhólfinu og í innkaupapöntuninni, eða þar sem reiturinn innkaupanúmer í innhólfinu er tómur.

Ef þú velur ekki stafrænt fylgiskjal velur kerfið sjálfkrafa fyrsta stafræna fylgiskjalið í innhólfinu, þar sem innkaupanúmerið er það sama og innkaupin sem þú ert að bóka.

Kanna hvort fylgiskjal er bókað

Kanna hvort fylgiskjalið er bókað áður eða sé í Stafræn fylgiskjöl (innhólf) nokkrum sinnum. Aðgerðin athugar hvort sama fylgiskjal sé þegar til fyrir lánardrottinn. Nýr flipi opnast ef það er samsvörun sem sýnir sams konar fylgiskjal.

Stofna umslag

Hægt er að safna saman fylgiskjölum í umslagi með því að nota hnappinn Stofna umslag í tækjaslánni.

Veldu Stofna umslag
Velja skrárnar sem bæta á við umslagið
Smella á 'Næst' og nefna skal umslagið í neðra vinstra horninu
Smelltu á 'Ljúka'
Umslagið er nú ný lína í fylgiskjalalistanum og hægt er að velja það og tengja við bókunarlínu í færslubók. Lesa meira hér.

Stærð skjalanna

Skrár sem eru stærri en 1 MB verða þjappaðar sjálfkrafa. Ef þú notar Uniconta Upload skaltu gæta þess að aðeins taka með það sem skiptir máli. Skerið myndina og gætið þess að það sé nóg ljós svo að hvíti pappírinn verði ekki grár.

Lestu meira um hversu stór skjölin sem þú getur hlaðið upp má vera hér: https://www.uniconta.com/da/unipedia/vedhaeftede-filer/#5

Ef myndin er flutt með tölvupósti úr farsíma skaltu ekki minnka stærð myndarinnar.

Haltu alltaf upprunalegri stærð, því að minnka/þjappa mun lækka gæðin.

Pdf verkfæri

Skipta pdf-skjali í mörg pdf-skjöl

Það er hægt að skipta upp PDF í stafræna innhólfinu. Til dæmis ef 30 blaðsíðna fylgiskjali á að skipta í 30 mismunandi fylgiskjöl (gert í 30 línum í stafræna innhólfinu), er hægt að gera það á tvo mismunandi vegu. Báðum er lýst hér á eftir:

Með hnappnum ‘Skipta í mörg pdf’
Með hnappnum ‘Bæta við’

Dæmi með ‘Skipta í mörg pdf’:

Dæmi með hnappnum ‘Skipta í mörg pdf’:

Fara í fjármál/efnisleg skjöl (pósthólf)
Færa viðkomandi PDF yfir í Stafræn fylgiskjöl (innhólf)
Smella á ‘Vista’ áður en skipt er til að vista gögn sem þegar hafa verið færð inn
Velja fylgiskjalið sem skal skipta upp.
Smella á PDF-verkfæri/Skipta í mörg pdf. Nú sérðu yfirlit yfir skjalið, með mörgum síðum
Það eru nokkrar mismunandi leiðir til að skipta PDF
- Ef skipta á öllum síðum er smellt á hnappinn neðst, Skipta (eitt PDF per síðu), og öllum síðum verður skipt.
- Ef þú vilt skipta PDF-skjölunum í tvö PDF-skjöl og hafa 10 síður, smellirðu á síðuna sem ætti að vera fyrsta síða í seinni PDF-skjalinu. T.d. ef þú velur síðu 6 í 10 blaðsíðna skjalinu, þá verður því skipt í 1-5 og 6-10.
- Einnig er hægt að rita 1,2,3,4,5-10 í textareitinn fyrir ofan skjölin og skipta skjölunum í 5 skjöl, síða 1 og síða 2 og síða 3 og síða 4 og síður 5-10.

Smelltu á Skipta (eitt PDF per síðu) eða Split
Upp kemur spurning hvort "Eyða eigi færslunni?"

Ef Já er valið, verður upprunalega PDF eytt á sama tíma og tvö ný skjöl eru búin til.
Ef valið er Nei verður upprunalega PDF áfram í innhólfinu, en nýju skjölin tvö eru búin til, þannig að það verða því 3 skjöl. Þetta kann að skipta máli ef á að nota upprunalega fylgiskjalið fyrir eitthvað annað, eða aðeins að eyða því síðar.

Dæmi um skiptingu með hnappinum 'Bæta við' :

- Fara í fjármál/efnisleg skjöl (pósthólf)
- Smella á Bæta við
- Haka skal í Skipta upp í mörg PDF
- Smella á Fletta
- Velja skránna
- Fylla út aðrar upplýsingar í forminu.
- Smella á Vista
- Fylgiskjalinu er nú sjálfkrafa skipt þannig að hver síða í PDF er orðin lína í innhólfinu.

Sameina PDF skjöl

Í stafrænum fylgiskjölum er nú hægt að sameina tvö PDF skjöl. Þetta er gert með því að setja eitt PDF inn í hitt. Þar sem aðeins er hægt að tengja skrá við eitt færsluskjal er hægt að nota þennan eiginleika til að sameina PDF skjöl í eina skrá svo hægt sé að tengja mörg PDF skjöl. Getur þú hengt 2 eða fleiri skrár við fylgiskjal? Já þú getur. Fyrst verður að sameina skrárnar undir Fjárhagur/Stafræn fylgiskjöl (innhólf) með því að nota einn af þessum tveimur hnöppum: – Sameina tvö pdf skjöl (virkar aðeins fyrir pdf skjöl) – Stofna umslag (fyrir öll skjöl) Síðan er hægt að velja sameinuðu skrárnar og hengja þær við fylgiskjalið.

Undir Stafræn fylgiskjöl (Innhólf) er hægt að velja PDF fylgiskjöl sem á að sameina. Þú gerir þetta með því að halda niðri [Ctrl] og velja PDF viðhengin með músinni.

Smella síðan á hnappinn Sameina PDF skjöl.

Svo opnast nýr gluggi með tveimur völdum PDF skjölum. Velja á milli Vinstri Sameina og Hægri Sameina

Vinstri sameina þýðir að þetta verður fyrsta skjalið í sameiningunni og hægri hliðinni verður bætt við lok vinstra skjalsins.

Ef þú velur Hægri Sameina þýðir það að hægra skjalið verður fyrsta skjalið í sameiningu og vinstra skjalinu verður bætt við enda hægra skjalsins.

Hér er smellt á "Sameina" neðst í hægra horninu.

Afrita/Flytja viðhengi undir Stafræn fylgiskjöl (Innhólf)

Hægt er að afrita eða færa viðhengi í efnislegum viðhengjum (innhólf) yfir í viðskiptavin, lánardrottin, sölupöntun, innkaupapöntun og tilboð. Og viðhengið verður nú sett inn sem viðhengi á völdum stað.

Velja skjalið sem á að afrita eða flytja. Aðeins má velja eitt fylgiskjal.

Valið er 'Afrita/Flytja viðhengi' í tækjaslánni.

ATH! Fylgiskjal sem er afritað/flutt í innkaupapöntun birtist ekki í færslunum. Sjá næstu lýsingu í þessari grein undir 'Innkaupanúmer'.

Velja skal hvort eigi að afrita eða flytja.

Með afritun er skjalið áfram í innhólfinu og það er hægt að afrita / flytja það í aðrar möppur.

Þegar það er flutt hverfur skjalið úr innhólfinu.

Velja nú gerðina - Hægt er að velja Viðskiptavin, Lánardrottinn, Sölupöntun, Innkaupapöntun og Tilboð.

Það fer eftir vali á gerðinni, er hægt að fletta upp skránni sem var valin t.d. Viðskiptavinar.

Byrja á því að slá inn nafn viðskiptavinar eða reikning og Uniconta mun nú hefja leit í skránni.

Velja viðskiptavininn sem afrita á fylgiskjalið í.

Fylgiskjalið er nú afritað/flutt í skránna sem var valin.

Í dæminu afritum við til viðskiptavinarins Storevangskolen og við getum nú fundið fylgiskjalið í gegnum aðgerðina Viðskiptavinur/Viðskiptavinur/Viðhengi – velja Skjalið.

Flytja til fyrirtækis

Hægt er að flytja fylgiskjöl í stafræna fylgiskjöl (innhólf) til annars fyrirtækis.

Velja/tilgreina fylgiskjalið sem á að flytja. Aðeins má velja eitt fylgiskjal.

Í listanum skal velja fyrirtækið sem flytja á fylgiskjalið í.

Hengja við stafræn fylgiskjöl í tengslum við innlestur á skrá til bókunar færslubókar

Hvert fylgiskjal hefur einkvæmt kenni sem birtist m.a. í innhólfinu og í listanum yfir stafræna fylgiskjöl:

Ef þú flytur bankayfirlit inn á dagbók getur þú bætt dálk fyrir einkvæmt kenni í skránna sem þú lest inn.

Dagbókin parar þá fylgiskjölin sjálfkrafa við línurnar og notar til þess einkvæmt kenni fylgiskjals. Ef einkvæm kenni fylgiskjala liggja fyrir við innlestur skráar er einfaldara og fljótlegra að slá það inn í dálk í skránni heldur en að para línu fyrir línu eftir að skráin hefur verið lesin inn.

Sniðug, einföld og fljótleg aðferð. Athugaðu að þú þarft að aðlaga sniðmát fyrir innlestur skráar þannig að kerfið viti í hvaða dálki einkvæma kennið er. Ef einkvæmt kenni fylgiskjala við einhverjar línur liggur ekki fyrir getur þú fært inn þau kenni sem er þekkt, og parað hinar línurnar eftir innlestur.

Tengja stafrænt fylgiskjal við línu í dagbók

Meðan unnið er í dagbók er hægt að velja línu frá innhólfinu, sem verður síðan hengt við línuna í dagbókinni

Opnaðu dagbók og bættu við línu.
Smelltu á Stafrænt fylgiskjal í tækjaslá dagbókar
Til að hengja við fylgiskjal úr innhólfinu skaltu velja Hengja við. Við það opnast Innhólfið:
Vinstra megin birtast fylgiskjölin í innhólfinu, hægra megin birtist svo forskoðun á fylgiskjalinu. Í listanum sýnir dálkurinn "Meðfylgjandi" hvaða Stafræn fylgiskjöl eru þegar tengd en ekki bókuð.
Veldu fylgiskjal eða möppu með mörgum fylgiskjölum til að hengja við og smelltu á hengja við-hnappinn. Nú hengist fylgiskjalið við dagbókarlínuna og það hak kemur í reitinn Stafrænt fylgiskjal í línunni. Ef ekkert hefur verið slegið inn í dagbókarlínuna flytjast upplýsingarnar úr innhólfinu. Það sem hefur verið slegið inn í dagbókarlínu áður en fylgiskjalið er hengt yfirritast ekki með upplýsingum fylgiskjals úr innhólfinu.

Hengja við stafræn fylgiskjöl við margar línur í dagbók

Ef bankayfirlit eru til dæmis flutt inn í færslubókina eða færslubókarlínur færðar inn handvirkt og stafræn fylgiskjöl hlaðið upp rafrænt eru nokkrar færslubókarlínur og fjöldi stafrænna fylgiskjala sem þarf að passa saman eftir á.

Það er sérstök skjámynd fyrir þetta, þar sem þú ert með stafrænt fylgiskjal hér að ofan (þú hefur flutt inn, sent tölvupóst eða vistað) og neðst ertu með færslubókarlínur sem þú hefur flutt inn úr banka eða slegið inn handvirkt. Þannig er einfalt og fljótlegt að para línur og fylgiskjöl.

Veldu Fjármál/Bókhald og hnappinn Tengja efnisleg skjöl við færslubókarlínur á borðanum:
Efst (Stafræn fylgiskjöl): Merktu við fylgiskjal. Síðan, neðst (Færslubókarlínur): Veldu færslubókarlínuna sem efnislega skjalið á að vera tengt við. RÁÐ! Ef nauðsyn krefst skaltu velja Skoða viðhengi á tækjaslánni og draga stafræna fylgiskjalið á annan tölvuskjá. Þá er hægt að hoppa frá línu til línu með stafrænum fylgiskjölum á efri hluta fylgiskjals skjámyndarinnar, en myndin af stafræna fylgiskjalinu breytist á öðrum skjá án þess að þurfa að opna/loka skjánum með mynd af stafræna fylgiskjalinu.
Þegar þú hefur valið fylgiskjal og dagbókarlínu – smelltu á Hengja við í tækjaslánni. Nú eru fylgiskjalið og dagbókarlínan pöruð.
Haltu áfram að merkja og hengja við þangað til að þú hefur parað öll fylgiskjöl sem við viðeigandi dagbókarlínur.

Stafrænt fylgiskjal hengt við innkaupapöntun

Ef þú vilt hafa stafræna fylgiskjalið þitt tengt innkaupapöntun, þannig að þegar þú bókar innkaupareikninginn, þá verður fylgiskjalið við bókunina, þá á línunni í stafrænu innhólfinu skaltu fylla út reitinn Innkaupanúmer með innkaupanúmerinu og /eða Lánardrottnalykli hjá lánardrottni.

Þegar þú bókar innkaupareikninginn þinn í gegnum innkaupapantanir geturðu valið í reikningsskjámyndinni hvaða viðhengi úr Innhólfinu á að tengja við fjárhagsfærsluna í tengslum við bókun innkaupareikningsins. Í fellilistanum geturðu valið á milli stafrænna fylgiskjala þar sem reiturinn Lánardrottnalykill er fylltur út með sama lánardrottni og valinn var í innkaupapöntuninni og þar sem reiturinn Innkaupanúmer í innhólfinu er annaðhvort tómur eða er fyllt með núverandi innkaupapöntunarnúmeri.

Þegar innkaupareikningurinn er bókaður verður valið fylgiskjal úr innhólfinu hengt við færsluna og fjarlægt úr innhólfinu.

Tengja stafrænt fylgiskjal við bókaða færslu

Ef viðhengi hefur verið bókað án þess að hafa verið tengt við viðhengið, eða ef bæta á við viðbótarviðhengjum, má bæta því við síðar:

Finndu færsluna sem þú vilt að efnislegt skjal tengist við, t.d. undir Fjármál/Skýrslur/Færslur.
Velja Færslur fylgiskjals í tækjaslánni
Velja Stafrænt fygliskjal/Hengja við í tækjaslánni (Athugið að það eru tveir hnappar sem kallast Stafrænt fylgiskjal. Velja verður þann með örinni sem undirvalmyndin er til staðar með)
Við það opnast listi yfir stafræn fylgiskjöl í innhólfinu
Veljið viðhengið sem á að tengja við gildandi færslu og veljið hnappinn Viðhengi
Velja ef færslan á að tengjast öllum færslum í færslunni.
Veldu hvort þú vilt skipta út núverandi viðhengi eða bæta við nýju viðhengi.

ATH! Þegar fylgiskjölum er bætt við færslur eru samþykki fyrir núverandi stafrænu fylgiskjai afturkallað.

Samþykki stafrænna fylgiskjala

Stafræn fylgiskjöl (innhólf) er hægt að setja upp þannig að ákveðnir notendur, valdir sem "Samþykkjandi 1" eða "Samþykkjandi 2", geti samþykkt fylgiskjal. Þú getur líka notað sjálfgefin gildi til að þvinga fram samþykki áður en flutt er í drög. Hægt er að tilgreina bæði samþykkjanda 1 og samþykkjanda 2. Athugið! Þetta er ekki stigskipt samþykki, þ.e. samþykkjandi 2 getur samþykkt skjalið á undan samþykkjanda 1. Ef óskað er eftir stigskiptu samþykktarferli verður það að gera handvirkt með því að tilgreina aðeins samþykkjanda 1, og þegar samþykkjandi 1 hefur samþykkt skjalið verður fyrst að tilgreina samþykkjanda 2 á skjalinu.

Hægt er að samþykkja fylgiskjöl frá:

- Fjárhagsleg/efnisleg skjöl (pósthólf)
- 'Samþykkja' virknin er undir 'Notandastillingum' efst í Uniconta valmyndinni. Lesa meira hér.
- Tölvupóstinum. Lesa meira hér.

Fyrirtæki/Starfsmenn. Lesa meira hér.

Starfsmaður getur stillt fylgiskjal á „Samþykkt“, „Hafnað“ eða „Í bið“. Eftir því hvað er valið færist fylgiskjalið í möppu sama nafns í innhólfinu svo endurskoðandinn geti séð hvað gerðist.

Stafræn fylgiskjöl hafa tvo dagsetning/tími reiti fyrir „Samþykkt þann“. Við samþykki getur samþykkjandi bætt við athugasemd í ferlinu sem er vistuð í reitnum „Athugasemd“. Ekki er hægt að bæta við athugasemd þegar sent er í fyrsta skipti. Ef þú vilt bæta við athugasemd verður þú að nota „Endursenda póst til samþykkjanda“, lesið meira hér að neðan.

Endursenda póst til samþykkjanda

Hnappurinn „Endursenda póst til samþykkjanda“ gerir þér kleift að endursenda beiðni um samþykki. Þetta gerir bókaranum kleift að biðja starfsmann um samþykki og skrifa viðbótarskilaboð í tölvupóstinum. Ef þú skrifar skilaboð er tölvupósturinn merktur með „háum“ forgangi.

Með því að smella á "Endursenda póst til samþykkjanda" færðu möguleika á að slá inn athugasemd til samþykkjanda

Samþykkjandi fær tölvupóst, en með miklum forgangi, þar sem innsláttur athugasemd má sjá efst í tölvupóstinum.

Þegar fylgiskjalið er samþykkt getur samþykkjandi skrifað athugasemd til bókara.

Þessi athugasemd er vistað í athugasemdarreitnum á samþykkta fylgiskjalinu.

Tölvupóstur þessi er sendur til samþykkjanda, óháð því hvort starfsmaður er með hak í „Endursenda póst til samþykkjanda“. Lesa meira hér.

Athugið! Af öryggisástæðum er ekki hægt að eyða stafrænu fylgiskjali sem hefur verið samþykkt samdægurs og það var fært inn. Það er hægt að gera það daginn eftir í fyrsta lagi.

Bíður samþykktar

Lestu um samþykki sem bíður hér . Lestu meira um að setja upp starfsmenn til notkunar með [Bíður eftir samþykki] hér.