Nýtt reikningsár, árslok og upphafsstaða

Hvað á að gera í árslok

Það eru mjög fáir hlutir sem þarf að gera í Uniconta í árslok:

• Stofna næsta fjárhagsár
• Upphafsstaða
• Val á yfirstandandi fjárhagsári
• Lokaðu öllum gömlum blæðingum

Ekki er farið yfir afskriftir og afstemmingar hér en aftast í leiðbeiningunum eru góð ráð um hvernig Uniconta léttir þér verkin:

1. Mörg opin fjárhagsár
2. Lokafærslur
3. Skoða hermdar stöður
4. Upphafsstaða á bókhaldslyklinum
5. Prenta út stöður

Stofna næsta fjárhagsár

Ný reikningsár eru búin til undir Fjármál/Viðhald/Rekstrarár.

Velja skal Bæta við fjárhagsár.

Reitirnir Frá dagsetningu og Til dagsetningar eru valdir með fyrsta og síðasta degi fyrir næsta fjárhagsár (12 mánuði).

Gátmerki er sett í reitinn Yfirstandandi ár og smella á Vista til að stofna árið.

Hinum svæðunum er lýst í köflunum hér á eftir.

 

Ef sex mánuðir eru liðnir af nýja tímabilinu verður spurt hvort þú viljir stofna opnunarstöður fyrir nýja árið.

Upphafsstaða

Reikningur til að flytja hagnað ársins

Áður en hægt er að mynda Opnunarfærslur verður að skilgreina bókhaldslykilinn sem á að flytja rekstrarniðurstöðu fyrir árið. Ef notað er sérsniðinn bókhaldslykil þarf að tengja kerfislykillinn “Lykill rekstrarniðurstöðu” við þann lykil sem niðurstaða ársins á að færast á.

Rekstrarniðurstaða ársins er að jafnaði færð í efnahagsreikning á óráðstafað eigið fé:

Upphafsstöður

Upphafsfærslur eru stofnaðar undir Fjármál/Viðhald/Fjárhagsár með því að velja hnappinn Stofna upphafsstöðu.

Í reitunum Staða (Texti) og Óráðstafað eigið fé (Texti) er hægt að færa inn textann sem á að birtast á opnunarfærslunum, á efnahagslyklum og á lyklinum sem rekstrarniðurstaðan ársins er flutt á.

Í reitunum Fylgiskjalsnúmer og Númeraraðir er annaðhvort hægt að velja fylgiskjalsnúmerið sem opnunarfærslurnar eiga að vera bókaðar með, eða númeraröðina sem á að sjálfkrafa að sækja númer.

Ekki þarf að fylla út í þessa reiti til að mynda Opnunarfærslur.

Ef reitirnir eru ekki fylltir út eru opnunarfærslurnar bókaðar með fylgiskjalsnr. 0 og sjálfmyndaður texti.

Dæmi um fyllt svæði:

Þegar opnunarfærslur myndast er rekstrarreikningurinn núllstilltur og rekstrarniðurstaða ársins færist á kerfislykilinn “Lykill rekstrarniðurstöðu” auk þess sem lokastaða síðasta ár á efnahagslyklum færist sem opnunarstöðu nýja ársins. Ef færa á upphafsstöðu efnahagslykils yfir á annan efnahagslykil eins og t.d. 'Áhöld og tæki - Breyting á árinu' til 'Áhöld og tæki - Upphafsstaða', Lesa um Upphafsbókhaldslykla hér að neðan.

Ef notandi hefur ekki stofnað kerfislykil til að flytja niðurstöðu ársins á, verður spurt hvort stofna eigi lykil. Þú velur tiltekinn lykil í bókhaldslyklum.

Góður punktur! Þegar opnunarfærslur fjárhagsárs er gerðar í fyrsta sinn, munu nýjar opnunarfærslur myndast sjálfkrafa ef bókað er á gamlársdag. Ath! Þegar opnunarfærslur hafa verið keyrðar einu sinni keyrast þær sjálfkrafa í hvert skipti sem þú bókar á eldra ár. Þú þarft því ekki að muna eftir því að keyra þær aftur í hvert skipti sem þú bókar á eldra ár t.d. ef bókaðar eru færslur frá bókara/endurskoðanda. Kerfið mun sjá um það.

ATH! Ef breytingar hafa verið gerðar sem krefjast nýrrar opnunarstöðu, verður að endurreikna opnunarstöður. Þetta er gert einfaldlega með því að fara í annað elsta fjárhagsár og 'Keyra opnunarfærslur'. Uniconta mun nú endurreikna núverandi upphafsstöður sem og upphaf allra síðari ára!

Víddir! Ef keyrt er með víddum myndast sjálfkrafa opnun á hverja samsetningu af víddum fyrirtækisins. Þetta á ekki við um allar reikningsgerðir sjálfgefið. Til dæmis eru opnunarfærslur ekki stofnaðar á millifærðum gengismunarreikningum, VSK-reikningum, á yfirfærðum hagnaði ársins og á bankareikningum. Þú getur séð víddir í listanum yfir opnunarfærslur með því að kalla fram víddarreitina (ALT+F). Undir Upplýsingar um fyrirtæki hefur þú möguleika á að tilgreina að opnunarfærslur eftir vídd skuli einnig stofnaðar á þessum reikningsgerðum. Lesa meira um notaðar víddir á bókhaldslyklum hér. Lesa meira um uppsetningu vídda hér.

Magn! Ef 'Magn' er virkt, er það reiknað í upphafi stöðureiknings fyrir magn.

ATH! Ef fleiri en 25.000 upphafsfærslur eru stofnaðar, verða upphafsfærslur aðeins stofnaðar strax á reikningunum í fyrsta skipti. Síðan gerist það á nóttunni. Hámark 1.000.000 upphafsfærslur er hægt að stofna.

Sjá opnunarfærslur

Þá er hægt að sjá opnunarfærslur undir hnappnum Opnunarfærslur og verða þær þá einnig innifaldar í ýmsum útprentunum, eins og t.d. bankayfirliti.

Hægt er að prenta upphafsstöðu undir Fjármál / Skýrslur / Efnahagsreikning. Lestu meira hér .

 

Val á yfirstandandi fjárhagsári

Eftir að nýtt fjárhagsár hefur verið stofnað og opnunarfærslur stofnaðar skal ganga úr skugga um að nýja fjárhagsárið sé með gátmerki í reitnum Yfirstandandi ár og að aðeins eitt fjárhagsár hafi þetta gátmerki. Velja skal Breyta til að breyta þessu svæði.

Reiturinn Yfirstandandi ár ákvarðar:

• Hvaða tölur birtast á bókhaldslyklum í dálkunum ' núverandi ár ' og ' Síðasta ár '
• Hvaða opnunarnúmer birtist í bankaafstemmingu.

ATH: Ef ekki verður stofnuð opnun á nýju ári og samt er valið reitinn Yfirstandandi ár, á nýju ári, þá birtist engar 'Opnanir' í bankaafstemmingu og 'Samtölu' dálkurinn mun ekki stemma.

Lokatímabil í gamla árinu

Til að koma í veg fyrir að bókun verði óvart í gamla fjárhagsárinu er mælt með því að loka gamla árinu.

Veldu Breyta hnappinn og breyttu reitnum Tímabilsstaða, Ár í 'Læst'. Þegar þú stillir árið á Læst eða Lokað eru öll tímabil á árinu talin læst eða lokuð.

Ef þú vilt aðeins loka eða loka tilteknum mánuðum í fjárhagsárinu geturðu í staðinn valið hnappinn Tímabilsstaða á mánuði og síðan valið Lokað í reitnum Tímabilsstaða, Mánuður við hliðina á mánuðunum. Í þennan reit er hægt að velja úr eftirfarandi:

Staða tímabils (lokað) ár og mánuðir
Ekki virkt	Ekki virkt, en ef færsla er stofnuð í dag, eða áður verður færslan samþykkt. Tímabil hafa þenna valmöguleika sjálfgefið.
Opið	Opið fyrir færslur
Lokað	Lokað fyrir færslur, en þú getur breytt stöðunni fyrir árið/tímabilið.
Læst	Alveg læst fyrir bókanir og ekki er hægt að breyta stöðu ársins/tímabilsins á öllum. ATH! Lokað tímabil er aðeins hægt að enduropna með Uniconta hjálp.

Hvers vegna er staða tímabils bæði ár og mánuðir?

• Hægt er að stilla árið á 'Opið' en tímabilin sem 'Ekki virkt'. Þannig er aðeins hægt að bóka færslur í tímabilunum ef færsla er bókuð frá og með dagsetningunni í dag eða áður.
• Þú getur stillt árið á Opið en fyrri tímabil á Lokað. Þetta gerir þér kleift að loka fyrir færslur í lokuðum VSK tímabilum.
• Þú getur stillt árið á Lokað eða Lokað, sem þýðir að öll tímabil ársins eru lokuð eða lokuð, þannig að þú þarft ekki að loka eða loka hverju tímabili fyrir sig.

Loka eldri tímabilum (valkvæmt)

Nokkrar tillögur að lokun eldri tímabila:

• Forðist að bóka eftir að reikningurinn er skilað til endurskoðanda: Ef þú hefur skilað bókhaldinu til endurskoðanda og hefur hafið nýtt ár, þá er hagnýtt að stilla tímabilin í gamla árinu á Lokað. Það er ekkert verra fyrir uppgjörsaðilann en að það sé bókað á sama fjárhagsár sem er verið að gera uppgjör fyrir.
• Forðastu að bóka í gömlum tímabilum: Eftir að þú hefur lokað fjárhagsári geturðu lokað eða lokað tímabilunum í lokuðu árinu til að forðast frekari bókun í gamla árinu.
• Loka sama ársfjórðungi fyrra árs: Ef þú ert ekki að loka ári, þá ef þú hefur hafið nýjan ársfjórðung í fjárhagsári, ættir þú að stilla sama ársfjórðung fyrra árs á Lokað.
• Lokað ár: Þegar fjárhagsári hefur verið lokað og skilað inn, ætti að loka árinu fyrir frekari bókhald.

Mörg opin fjárhagsár

Að sjálfssögðu er hægt að bóka nýtt ár á meðan þú klárar síðasta ár. Hægt er að vinna samtímis í mörgum fjárhagsárum Í byrjun janúar er hægt að skrifað út reikninga á nýtt fjárhagsár þó enn eigi eftir að færa kostanaðarreikninga á fyrra ár.

Endurskoðandinn eða bókarinn geta þannig unnið í fyrra ári á sama tíma og unnið er á nýja árinu.

Lokafærslur

Þegar endurskoðandi eða bókari hefur lokið við ársuppgjör og þarf að færa lokafærslur í gegnum færslubók eins og önnur fylgiskjöl.

Bóka lokafærslur í dagbók, sjá leiðbeiningar. Mælt er með því að herma færslubókina með lokafærslunum til að tryggja að allt stemmi við uppgjörið frá endurskoðandanum.

Lesa meira um útprentun á stöðu hér.

Eyða gömlum fjárhagsárum

Ef þú vilt eyða gömlu fjárhagsári verður þú að gera eins og lýst er hér að neðan.

Athugið! Ef það eru opnar færslur á viðskiptavininum og lánardrottinum birtast skilaboðin „Ekki er hægt að eyða árinu. Það eru opin færslur á viðskiptavini eða lánardrottni á þessu fjárhagsári“, þannig að viðskiptavina- og lánardrottnafærslur verða að jafna út áður en gömlu fjárhagsári er eytt.

Innheimt er viðbótarleyfi ef meira en 11 ára bókhaldsgögn eru geymd í Uniconta. Því er mælt með því reglulega að hreinsa upp gömul fjárhagssár.

• Veldu fjármál/viðhald/fjárhagsár
• Staðsetja bendilinn í elsta árinu og smella á Eyða fjárhagsári í tækjaslánni. ATH!
• Rita orðið "Eyða" og smella á Í lagi
• Fjárhagsári er núna eytt.
• Endurtaktu ofangreind atriði ef það á eftir að eyða fleiri árum.

Þegar elsta fjárhagsárinu er eytt er fjárhags-, viðskiptavina- og lánardrottnafærslum á þessu fjárhagsári einnig eytt. Opnunarfærslur eru búnar til sjálfkrafa þannig að stöður bæði í Fjárhag, Viðskiptavinum og Lánardrottnum eru enn þær sömu þótt færslum sé eytt.

Ef þú vilt líka hreinsa upp reikningana er mælt með því að keyra GDPR hreinsun á viðskiptavini/lánardrottna. Lesa meira um það í þessari grein hér.

Ef þú notar eignaeininguna og hefur bókað eignafærslu á fjárhagsárinu sem er eytt, þá eru þessar færslur færðar í eignaopnunarfærslurnar. Þetta þýðir að þessar færslur er þá aðeins hægt að skoða undir Primo entry hnappinum í kerfinu. Þannig er enn hægt að sjá hvenær kerfið var keypt o.s.frv. Lesa meira um opnunarfærslur á eign hér.

Lýsing á tækjaslá Fjárhagsárs

Valmyndaratriði	Lýsing
Bæta við fjárhagsári	Gerir þér kleift að stofna nýtt fjárhagsár.
Breyta	Breytir stofnuðu fjárhagsári. Meðal annars: T.d. er hægt að breyta yfirstandandi ári, hvort tímabilið sé opið eða lokað og svo og breyting á upphafs- og lokadagsetningum fjárhagsárs. Lesa meira um þetta hér fyrir neðan. Athugið! Aðeins er hægt að eyða fjárhagsárum sem eru eldri en 7 ára og aðeins ef engar færslur eru á fjárhagsárinu.
Staða tímabila á mánuði	Að breyta mánaðarlegri blæðingastöðu
VIlluleita stöður tímabila	Ef samtölutaflan kannar samtölur GLTransSum (bókhaldslykils) ætti samtölutaflan að tilkynna um villur, verður endurútreikningur tímabilsins keyrður sjálfkrafa.
Eyða fjárhagsári / Eyða færslum	Með þessum hnapp er hægt að eyða gömlum fjárhagsárum. Lesa meira um þetta hér að ofan undir Eyða gömlum fjárhagsárum.
Keyra opnunarfærslur	Velja þetta til að keyra Opnunarfærslur. Lesa meira hér að ofan.
Fjarlægja opnunarfærslur	Ef opnunarfærslum er eytt verða nýjar opnunarfærslur ekki lengur sjálfkrafa stofnaðar við bókun á gamlársdag. Nýjar opnunarfærslur geta alltaf verið stofnaðar aftur, þannig að þær stofnist sjálfkrafa. Ef byrjað er á elsta ári fyrst mun Uniconta endurreikna núverandi upphaf sem og á öllum síðari árum.
Upphaflegar færslur	Hér má sjá fyrstu færslurnar.

Leiðrétta upphafs- og lokadagsetningar reikningsárs ef um villur í tímabilum er að ræða

Þar sem Uniconta heldur sjálfkrafa utan um upphafsfærslur er auðvelt að breyta upphafs- og lokadegi fjárhagsárs, jafnvel eftir að þú hefur bókað og búið til upphafsfærsluna.

Uniconta mun þá búa til nýjar opnunarfærslur og eyða þeim gömlu sjálfkrafa.

Ef þú hefur búið til tímabilin rangt, til dæmis ef þú hefur búið til ár í tveimur hlutum, þá verður þú að gera pláss fyrir að breyta tímabilinu.

Aðferð:

• Farið í Fjármál/Viðhald/Fjárhagsár og veljið Breyta hnappinn.
• Tímabilstaðan fyrir ár og mánuði verður að vera 'Opið' áður en dagsetningum nýja fjárhagsársins er breytt. Slá inn nýja frá og til dagsetningar og smella Vista.
• Reikningsár breytist ofan frá og niður (nýjasta reikningsárið fyrst).
• Dagsetningar frá og til fjárhagsársins eru breyttar sérstaklega, fyrst til dagsetning og vistun, síðan leiðrétt frá dagsetning og vistun.

Dæmi um villu í fjárhagsári með lausn:

Reikningsár nr. 1 (01.10.2025 - 31.12.2025, hefði átt að vera 01.01.2026 - 31.12.2026):

• Rétt fyrst Til dags. (til 31.12.2026)
• Vista
• Leiðréttu síðan Frá dagsetningu (til 01.01.2026)
• Vista

Fjárhagsár nr. 2 (01.01.2025 - 30.09.2025, hefði átt að vera 01.01.2025 - 31.12.2025):

• Réttur til dagsetningar (til 31.12.2025)
• Vista

 

Upphafsstaða á bókhaldslyklinum

Valið er ákveðna lykla í bókhaldslyklunum fyrir stöðu í upphafi árs Þegar keyrðar eru Opnunarfærslur flyst staða af skilgreindum lyklum yfir á þann lykil sem valinn var fyrir upphafsstöðu. Þetta þýðir að sjálfkrafa mun opnunarstaðan flytjast frá einum lykli til annars fyrir keyrslu opnunarfærslna. Þannig flytjast stöður af tilgreindum lyklum yfir á aðra lykla þegar þú keyrir Opnunarfærslur og þú þarft ekki að handfæra stöður af VSK lyklum, birgðum o.s.frv.

Að neðan sjáum við lykla undir Áhöld, tæki og hugbúnaður þar sem staða á lykli 7320 Breyting á árinu flyst yfir á lykil 7310 sem upphafsstaða. Breytingar á árinu eiga ekki að færast á milli ára og þess vegna nettum við þann reikning út í hvert skipti sem við opnun nýtt. Því þarf að hreinsa þessa lykla í upphafi hvers árs og millifæra á reikning 7310.

Staðan á lykli 7340 Afskrift ársins flyst sem opnunarstaða næsta árs lykil 7330 Afskriftir upphafsstaða þegar opnunarfærslur eru keyrðar.

 

Aðalreikningar og VSK-reikningar

Þegar VSK-reikningar eru tæmdir reglulega, annað hvort handvirkt í sjóðfærslubókinni eða með VSK-uppgjörum, er yfirleitt ekki æskilegt að hafa upphafsreikning á VSK-reikningum, þar sem allir VSK-reikningar eru núverandi stöður.

Ef reikningarnir eru fluttir inn úr öðru kerfi þar sem virðisaukaskattsreikningar eru venjulega ekki greiddir með sömu aðferð, þá verða oft opnunarreikningar sem gæti þurft að breyta.

Villuboð fyrir fjárhagsár

Villuboð í færslubók - "Fjárhagsári er ekki til"

Ef upp kemur villan "Villa: Fjárhagssár er ekki til" er verið að reyna að bóka á ár sem er ekki til. Breyta dagsetningunni í færslubókinni eða stofna fjárhagsárið sem vantar.

Villuboð í færslubók "Dagsetningin er ekki í opnum mánuði"

Ef þú færð villulýsinguna „Villa: Dagsetning er ekki í opnum mánuði“, þá ertu að reyna að bóka í tímabili sem er annað hvort „Óvirkt“, „Lokað“ eða „Lokað“. Breyttu dagsetningunni í færslubókinni í annað eða opnaðu núverandi tímabil undir Fjármál / Viðhald / Fjárhagsár. Ef þú þarft að bóka í framtíðinni verður þú að breyta stöðunni úr „Óvirkt“ í „Opið“.

Villuboð í færslubók "Fjárhagstímabili" er ekki opið "

Ef þú færð villulýsinguna „Villa: Fjárhagstímabil er ekki opið“, þá ertu að reyna að bóka í tímabili sem er annað hvort „Lokað“ eða „Lokað“. Breyttu dagsetningunni í færslubókinni í annað eða opnaðu núverandi tímabil undir Fjármál / Viðhald / Fjárhagsár. Ef þú þarft að bóka í framtíðinni verður þú að breyta stöðunni úr „Óvirkt“ í „Opið“.