Versie-94Met de nieuwe module is het nu mogelijk om de beveiliging van crediteurenbankgegevens die voor betalingen worden gebruikt, te verbeteren.
Als er wijzigingen worden aangebracht in Bankrekeningnummer, FI Crediteurennummer, IBAN of SWIFT, verandert de status van de bankgegevens in 'In afwachting van goedkeuring' en kunnen ze niet voor betalingen worden gebruikt totdat ze door de juiste persoon zijn goedgekeurd.
Het kan helpen bij het opsporen van verdachte activiteiten of onregelmatigheden in bankgegevens en maakt het mogelijk om passende maatregelen te nemen om de integriteit van bankgegevens te waarborgen en bescherming te bieden tegen fraude.
De module activeren
De module wordt geactiveerd onder 'Functies in-/uitschakelen':
Wanneer je de module activeert, zijn er een aantal functies en schermen die veranderen. Dit wordt allemaal behandeld in dit artikel.
De module instellen
Goedkeuren
Het is belangrijk om te beslissen wie in de organisatie het recht heeft om de bankgegevens van de crediteur goed te keuren.
Standaard heeft de eigenaar van de accounts goedkeuringsrechten wanneer de module is geactiveerd.
Het instellen gebeurt onder 'Gebruikers beheren'. Hier is een nieuw menu-item 'Overige instellingen' toegevoegd.
Vink 'Allow approval of creditor payment information' aan als de werknemer rechten moet hebben om bankgegevens van crediteuren goed te keuren.
Opmerking: Standaard heeft de eigenaar van een account toegang tot alles onder 'Overige instellingen', zelfs als de velden niet zijn aangevinkt. Om de eigenaar als goedkeurder te verwijderen, moet u momenteel deze workaround gebruiken. Er moet een record worden aangemaakt in CompanyUserAccess. Dit wordt gedaan door bijvoorbeeld een waarde te wijzigen onder Gebruikersrechten. Deze kan vervolgens weer worden gewijzigd. Nu kunnen waarden worden gewijzigd onder 'Overige instellingen' voor de eigenaar.
Verkoper
Wanneer de module is geactiveerd, worden alle huidige bankgegevens van crediteuren standaard gedefinieerd als goedgekeurd. Alleen wanneer de bankgegevens worden gewijzigd, is autorisatie vereist.
Opmerking: Het veld 'Bankgegevens goedkeuren' is leeg en krijgt alleen een waarde wanneer je de bankgegevens van de leverancier voor het eerst wijzigt.
De veldgroep 'Betaling' is gewijzigd op de verkoper:
Beschrijving van velden
| Naam veld |
Beschrijving |
| Bankgegevens autoriseren |
Het is een statusveld met de waarde<blanco>, In afwachting en Goedgekeurd:
<blanco>, het veld is blanco zolang je de bankgegevens van de crediteur niet hebt gewijzigd na het activeren van de module. Dit betekent dat de standaard bankgegevens Goedgekeurd zijn.
<In afwachting van> Deze status geeft aan dat er wijzigingen zijn aangebracht in de bankgegevens en dat er autorisatie nodig is voordat ze kunnen worden gebruikt voor betalingen.
<Goedgekeurd> Deze status geeft aan dat de bankgegevens van de crediteur zijn goedgekeurd en kunnen worden gebruikt voor betalingen. |
| Betaalmethode |
Het is mogelijk om de waarde in dit veld te wijzigen.
Hier geef je de standaardbetaalmethode op die voor deze leverancier wordt gebruikt.
De waarde in het veld Betaal-ID verandert afhankelijk van welke betaalmethode is geselecteerd. |
| Betaling ID |
Het is niet mogelijk om de waarde in dit veld te wijzigen. Hier wordt de waarde weergegeven die onder crediteurbankgegevens staat. |
| SWIFT |
Het is niet mogelijk om de waarde in dit veld te wijzigen. Hier wordt de waarde weergegeven die onder crediteurbankgegevens staat.
De SWIFT-code wordt gebruikt voor internationale betalingen. |
Bankgegevens
Er is een nieuw menu-item 'Bankinformatie' toegevoegd aan het leveranciersoverzicht. Het menu-item heeft twee submenu's:
- Bankrekening - opent een scherm met de bankgegevens van de crediteur.
- Autoriseer - Autoriseer bankgegevens. Menu-item is alleen actief als de gebruiker autorisatierechten heeft om goed te keuren.
Als u het menu-item Bankrekening selecteert, wordt het volgende scherm geopend.
Beschrijving van velden - Bankgegevens
Hieronder volgt een beschrijving van de velden
| Naam veld |
Beschrijving |
| Bankgegevens |
|
| Bankrekening |
Het veld is BBAN, het nationale bankrekeningnummer in DK - <Registratienummer> - <Bankrekeningnummer> |
| FI crediteurennummer |
Dit is de 8-cijferige code op de acceptgiro die verwijst naar een bankrekening (FIK of GIRO). |
| FI Masker |
Dit hebben we vandaag ook, maar nu is het alleen het eerste deel, namelijk de Payment ID.
Het is vooral handig bij het gebruik van Uncionta Scan/Paperflow, zodat we alleen het factuurnummer hoeven op te halen.
Opmerking: dit veld kan worden gewijzigd zonder dat autorisatie vereist is. |
| SWIFT |
De SWIFT-code wordt gebruikt voor internationale betalingen. |
| IBAN |
IBAN wordt gebruikt voor internationale betalingen. Het wordt gevalideerd om er zeker van te zijn dat het een geldig IBAN-nummer is. |
| Betalingsmethode |
Het is niet mogelijk om de waarde in dit veld te wijzigen.
Het laat gewoon zien wat je hebt geselecteerd als de standaardbetaalmethode onder Verkoper. |
| Adres |
|
|
Hier kun je je banknaam en adres invoeren.
Banknaam en adres worden automatisch opgehaald wanneer je een geldige bankrekening invoert. Bank en adres worden gevonden aan de hand van het 4-cijferige registratienummer. |
Met de nieuwe module kunnen meerdere betaalmethoden worden opgegeven. In het bovenstaande voorbeeld hebben we alleen de betaalmethode '+71'. We kunnen nu de andere bankgegevens invullen als we die kennen.
Als je op Opslaan drukt en je hebt de rechten om Goed te keuren, dan veranderen de bankgegevens automatisch van status = Goedgekeurd, als je geen rechten hebt, dan heeft de status nog steeds de waarde 'In behandeling'.
Als er wijzigingen worden aangebracht in de bankgegevens, worden deze ook in het logboek geschreven, zodat je kunt bijhouden wie de wijzigingen heeft aangebracht en wie ze heeft geautoriseerd. Alleen wijzigingen in de volgende velden veranderen van status en worden in het logboek geschreven.
Hieronder kun je in het logboek zien dat een gebruiker het FI-verkopersnummer (FIK) heeft gewijzigd en BankAccount heeft toegevoegd
Bulkverificatie van bankgegevens
In het leveranciersoverzicht kun je meerdere bankgegevens van leveranciers tegelijk goedkeuren door ze te selecteren en op Goedkeuren te klikken.
Meldingscentrum
Wijzigingen in bankgegevens worden ook beschreven onder Meldingen.
Voorkeuren (e-factuur)
Als je de module activeert, wordt onderstaand vinkje zichtbaar onder Bedrijf/Onderhoud/Voorkeuren.
Als dit vakje is aangevinkt, worden de bankgegevens van de crediteur bijgewerkt als er een verschil is tussen wat er op de crediteur staat vermeld en wat de leverancier op de ontvangen e-factuur heeft vermeld.
Opmerking: Op deze manier wordt de boekhouder ervan op de hoogte gesteld dat de leverancier van bank is veranderd of op een andere manier zijn betalingsgegevens heeft gewijzigd. Als je dit vakje niet aanvinkt, wordt de boekhouder pas op de hoogte gesteld van de wijziging van de bankrekening wanneer de betaling wordt geweigerd door de bank of wanneer de leverancier de wijzigingen bekendmaakt.
Voorbeeld:
In de e-factuur staat de Leverancier FIK71 betaling of bankoverschrijving toe.
In Uniconta worden de betalingsgegevens van de leverancier zoals hieronder weergegeven geregistreerd voordat de factuur wordt ontvangen.
De leverancier is van bank veranderd - dat wil zeggen een wijziging in het veld Bankrekening. De leverancier wil niet langer via IBAN kunnen betalen. Het FIK71 FI-verkopersnummer is hetzelfde.
De volgende updates zijn doorgevoerd bij het ontvangen van de e-factuur. ontvangst van de e-factuur.
De bankrekening is bijgewerkt en SWIFT/IBAN is verwijderd. Het bankadres is ook bijgewerkt.
Status is ook ingesteld op 'Pending', omdat een wijziging van bankgegevens een goedkeuring vereist.
Het logboek laat ook zien wat er is gebeurd. De gebruikersnaam zal 'e-factuur' zeggen wanneer er via een e-factuur wordt bijgewerkt.
Betalingsvoorstellen
Onder betalingsvoorstel wordt gevalideerd of de bankgegevens van de crediteur zijn goedgekeurd. Als ze niet zijn goedgekeurd, mislukt de betaling met het volgende bericht 'Creditor bank details are not approved'.
De gebruiker kan nog steeds het veld Payment ID wijzigen, maar de betaling wordt geweigerd als deze niet overeenkomt met de geautoriseerde bankgegevens van de verkoper.
Het is mogelijk om de betalingsmethode op het betalingsvoorstel te wijzigen, waarna de geautoriseerde informatie wordt opgehaald uit de bankgegevens van de crediteur.
Uniconta scan en Paperflow
Als je de parameter 'Crediteur automatisch aanmaken' aanvinkt in het gedeelte 'Documentscanner' onder voorkeuren, worden de bankgegevens aangemaakt op de crediteur.