Versie-93 Met Bijlage opvragen in Uniconta kun je een medewerker vragen om een bijlage bij een boeking.
Je kunt de functie gebruiken in zowel boekhoudjournalen als bankreconciliatie.
Wanneer je een voucher aanvraagt, wordt er een e-mail gestuurd naar de geselecteerde medewerker. De medewerker ontvangt vervolgens een e-mail met een link naar de Unicontas Web-based Upload app.
Uniconta's webgebaseerde Upload kan worden gevonden: upload.uniconta.com
In de e-mail heb je twee opties: klik op de knop 'Klik hier om de bijlage te verzenden' of kopieer het scanmailadres onder de knop en stuur een e-mail met de bijlage als bijlage.
Als je ervoor kiest om op de knop te drukken, wordt de Unicontas Upload-app op het web geopend.
In de afbeelding van Uniconta's webgebaseerde Upload app is de e-mail Scan al ingevuld en hoef je alleen nog maar de bijlage bij te voegen, door de bijlage naar de Upload app te slepen of door het bestand te selecteren met de knop 'Bestand selecteren'.
Als je de Upload app op een telefoon of tablet hebt geopend, is het ook mogelijk om de camera te gebruiken om een foto van het document te maken.
Je kunt dan de vereiste velden invullen en op Overdracht klikken om de overdracht af te ronden.
De bijlage wordt nu opgeslagen in de fysieke bijlage (inbox) en is beschikbaar voor de aanvrager.
Zodra de bijlage is opgeslagen in de inbox, kun je ervoor kiezen om met de bijlage te werken vanuit het concept of vanuit de bankreconciliatie. Hier gebruik je de knop "Fysieke bijlage matchen" en het record wordt gematcht met de geselecteerde bijlage.
LET OP! Als je problemen ondervindt met het gewoon ronddraaien en niets willen doen, moet je misschien naar de webinstellingen gaan en "pop-upvensters en omleidingen" toestaan.
In het vak dat verschijnt, selecteer je van welke werknemer je een bijlage wilt aanvragen en is het mogelijk om een opmerking voor de werknemer te schrijven.
Klik op OK en de werknemer ontvangt een e-mail zoals eerder in het artikel beschreven.
Je kunt ook een veld 'Werknemer (bijlage)' toevoegen aan je overzicht. Voeg het veld toe met 'Alt+F' of klik met de rechtermuisknop op een kopje en druk op selecteer velden.
Lees hier meer over velden...
Selecteer de werknemer in het veld en klik op 'Opslaan'.
Met deze oplossing wordt er niet meteen een e-mail verzonden, maar wordt er elke ochtend een herinnering aangemaakt en verzonden totdat het document is ontvangen en gekoppeld aan de posting.
Als je slechts één verzoek wilt verzenden, kies dan de eerste methode.
Als je wilt dat een verzoek wordt verzonden totdat er een bijlage is bijgevoegd, gebruik dan methode twee, waarbij je een werknemer selecteert op de regel.
Er wordt een venster geopend waarin je bijlagen uit de inbox kunt koppelen aan een regel in het geselecteerde klad.
Vergelijk bijlagen met de gewenste regel in het concept en klik op Bijvoegen.
Hetzelfde geldt voor bankafstemming.
Hier heb je de optie om een fysieke bon uit het bankoverzicht te matchen en om bonnen op de bankregels te matchen.
In de e-mail heb je twee opties: klik op de knop 'Klik hier om de bijlage te verzenden' of kopieer het scanmailadres onder de knop en stuur een e-mail met de bijlage als bijlage.
Als je ervoor kiest om op de knop te drukken, wordt de Unicontas Upload-app op het web geopend.
In de afbeelding van Uniconta's webgebaseerde Upload app is de e-mail Scan al ingevuld en hoef je alleen nog maar de bijlage bij te voegen, door de bijlage naar de Upload app te slepen of door het bestand te selecteren met de knop 'Bestand selecteren'.
Als je de Upload app op een telefoon of tablet hebt geopend, is het ook mogelijk om de camera te gebruiken om een foto van het document te maken.
Je kunt dan de vereiste velden invullen en op Overdracht klikken om de overdracht af te ronden.
De bijlage wordt nu opgeslagen in de fysieke bijlage (inbox) en is beschikbaar voor de aanvrager.
Zodra de bijlage is opgeslagen in de inbox, kun je ervoor kiezen om met de bijlage te werken vanuit het concept of vanuit de bankreconciliatie. Hier gebruik je de knop "Fysieke bijlage matchen" en het record wordt gematcht met de geselecteerde bijlage.
LET OP! Als je problemen ondervindt met het gewoon ronddraaien en niets willen doen, moet je misschien naar de webinstellingen gaan en "pop-upvensters en omleidingen" toestaan.
Boekhoudkundige concepten
In boekhoudkundige concepten kun je verzoeken om bijlagen verzenden vanuit de conceptregels. Selecteer de gewenste regel waarin bijlagen ontbreken, selecteer 'Fysieke bijlage' in het menu en selecteer 'Bijlageverzoek verzenden' of 'Ctrl+1'.
In het vak dat verschijnt, selecteer je van welke werknemer je een bijlage wilt aanvragen en is het mogelijk om een opmerking voor de werknemer te schrijven.
Klik op OK en de werknemer ontvangt een e-mail zoals eerder in het artikel beschreven.
Bankafstemming.
Bij bankreconciliatie heb je twee methoden om een voucher op te vragen. Je kunt de gewenste regels die bijlagen missen markeren en 'Fysieke bijlage' selecteren in het menu en 'Aanvraag bijlage verzenden' of 'Ctrl+H'.
Je kunt ook een veld 'Werknemer (bijlage)' toevoegen aan je overzicht. Voeg het veld toe met 'Alt+F' of klik met de rechtermuisknop op een kopje en druk op selecteer velden.
Lees hier meer over velden...
Selecteer de werknemer in het veld en klik op 'Opslaan'.
Met deze oplossing wordt er niet meteen een e-mail verzonden, maar wordt er elke ochtend een herinnering aangemaakt en verzonden totdat het document is ontvangen en gekoppeld aan de posting.
Als je slechts één verzoek wilt verzenden, kies dan de eerste methode.
Als je wilt dat een verzoek wordt verzonden totdat er een bijlage is bijgevoegd, gebruik dan methode twee, waarbij je een werknemer selecteert op de regel.
Stem de fysieke bon af op de post.
Zodra je de bijlageaanvraag hebt verzonden en de werknemer de bijlage heeft teruggestuurd, komt deze terecht in Fysieke bijlagen (inbox). Om de boeking te matchen met de bon, selecteer je het concept waaraan je de bon wilt koppelen en gebruik je de knop 'Fysieke bon matchen'.
Er wordt een venster geopend waarin je bijlagen uit de inbox kunt koppelen aan een regel in het geselecteerde klad.
Vergelijk bijlagen met de gewenste regel in het concept en klik op Bijvoegen.
Hetzelfde geldt voor bankafstemming.
Hier heb je de optie om een fysieke bon uit het bankoverzicht te matchen en om bonnen op de bankregels te matchen.