Registreer zelf uw Uniconta-accounts voor Nemhandel.
De voordelen van Nemhandel en OIOUBL
OIOUBL helpt bij het automatiseren en standaardiseren van de processen van e-facturatie, gegevensuitwisseling en zakelijke documenten tussen bedrijven en overheidsinstellingen. Enkele voordelen van OIOUBL zijn:
- Gegevens worden met 100% nauwkeurigheid gelezen omdat OIOUBL een gestructureerd formaat is
- De beveiliging is in orde omdat documenten versleuteld worden verzonden via Nemhandel
- Ontvang facturen van uw leveranciers rechtstreeks in de Fysieke Inbox in Uniconta. Van hieruit kan de factuur worden overgezet naar een inkooporder of worden vergeleken met een reeds aangemaakte inkooporder of eenvoudigweg worden overgezet naar een boekhoudkundig concept.
- Ontvang orders van uw klanten en laat ze automatisch aanmaken als verkooporder in Uniconta
- Ontvang afschriften van je leveranciers rechtstreeks in de Fysieke Inbox
- Met de nieuwe Wet Boekhouden kunnen bedrijven die gebruik moeten maken van een standaard digitaal boekhoudsysteem nu ook e-facturen en andere documenten die via Nemhandel verstuurd kunnen worden, versturen en ontvangen. Dit betekent dat vrijwel alle zakenpartners facturen en eventueel orders via Nemhandel kunnen versturen als de Uniconta-accounts voor Nemhandel zijn aangemeld.
Om OIOUBL-documenten via Nemhandel te kunnen ontvangen, moeten de rekeningen zijn geregistreerd in het Nemhandel Register (NHR) met een CVR-nummer en/of een GLN-nummer en moet de Nemhandel-aanbieder Uniconta zijn.
Het is gemakkelijk om te beginnen, want je kunt je bedrijf direct vanuit Uniconta aanmelden voor Nemhandel. Hieronder staat beschreven hoe u dit kunt doen.
Let op: Het is mogelijk om meer dan één GLN nummer te registreren voor een Uniconta account. Lees meer in de sectie 'Accounts registreren voor Nemhandel (Bedrijfsadressen)'.
Let op: Het is ook aan te raden om te controleren of uw eigen debiteuren e-facturen via Nemhandel kunnen ontvangen. De debiteuren kunnen dan worden bijgewerkt zodat Uniconta e-facturen via Nemhandel kan versturen. Dit levert ook veel administratieve voordelen op. Lees hier meer over het onderwerp.
CVR-nummer of GLN-nummer Registratie in het Nemhandelsregisteret met je CVR-nummer is gratis en zal voor de meeste bedrijven een goede oplossing zijn.
In sommige situaties kan het echter voordelig zijn om je eigen GLN-nummer aan te schaffen en je daarmee te registreren in NHR.
Als u een bedrijf bent dat meerdere registraties op hetzelfde CVR-nummer in NHR nodig heeft, kan het een voordeel zijn om een GLN-nummer aan te schaffen. Het is mogelijk om geregistreerd te zijn met zowel een CVR-nummer als een GLN-nummer.
GLN-nummers kunnen worden gekocht via de standaardisatieorganisatie GS1 Denmark. Het kost een jaarlijks bedrag dat afhankelijk is van de jaarlijkse omzet van het bedrijf.
GLN-nummers zijn 13 cijfers lang.
Voer vervolgens het GLN-nummer in bij Bedrijfsgegevens.
Let op: Als je je bedrijf hebt geregistreerd in NHR, is het zichtbaar voor andere bedrijven en overheidsinstellingen. Je moet er daarom van uitgaan dat facturen en andere documenten die geregistreerd zijn, via Nemhandel worden verzonden. Veel ERP-systemen hebben een systeem dat controleert of de ontvanger is geregistreerd in NHR en zo ja, dan wordt het document via Nemhandel verzonden in plaats van een e-mail met een PDF-document als bijlage.
Eenvoudig handelsregister
Er zijn +90.000 ontvangers geregistreerd in NHR en dit aantal neemt toe, dus er zijn velen die OIOUBL-documenten kunnen verzenden en ontvangen. Zowel openbare als particuliere bedrijven zijn geregistreerd in NHR met hun GLN-nummer (ook EAN-nummer genoemd) of een CVR-nummer. Als gevolg van de boekhoudwet is het potentieel +416.000 bedrijven, d.w.z. alle bedrijven in Denemarken.
Registreer uw rekeningen bij Nemhandel (Bedrijfsgegevens)
Klik onder Bedrijfsinformatie op de knop 'Aanmelden voor Nemhandel'. Controleer vervolgens of het huidige CVR-nummer en GLN-nummer, indien van toepassing, geregistreerd zijn in NHR.
In onderstaand voorbeeld zijn er geen registraties in NHR voor het huidige CVR nummer. Als u op Ok drukt, wordt onderstaand CVR-nummer aangemaakt in NHR en kunnen facturen direct in Uniconta worden ontvangen.
De volgende documenten kunnen in Uniconta worden ontvangen. Lees hier meer over het ontvangen van documenten via Nemhandel. Factuur ontvangen Standaard zult u altijd facturen kunnen ontvangen. daarom kan dit niet worden geabonneerd/geannuleerd. De volgende documenten maken ook deel uit van Standaard: Creditnota, Herinnering, Leverspecificatie (UTS) en kwitanties. De documenten worden direct in Fysieke bijlage (inbox) geladen.
Order ontvangen Order wordt direct aangemaakt als verkooporder wanneer deze wordt ontvangen via Nemhandel.
Bankafschriften ontvangen Bankafschriften worden direct geladen in Fysieke bijlagen (inbox)
Vink 'Ontvang order' en/of 'Ontvang bankafschrift' aan als je dit soort documenten via Nemhandel wilt ontvangen.
In het bovenstaande staat een vinkje bij 'Direct aanmelden'. Door het vinkje weg te halen, kun je kiezen wanneer je de registratie wilt activeren.
In het bovenstaande voorbeeld wordt de inschrijving geactiveerd op 30.06.2024 om 23:50.
Opmerking: Als er een toekomstige activeringstijd wordt opgegeven, kan het tot 24 uur duren voordat de registratie is aangemaakt. Dit komt door de SML batch jobs achter de registratie. De vertraging tussen de activeringstijd en wanneer de registratie daadwerkelijk klaar is voor productie, komt doordat het lookup register (de SML) elke ochtend pas om 5.30 uur wordt bijgewerkt.
Als je een GLN-nummer hebt, vul dit dan in bij Bedrijfsinformatie en het wordt dan geregistreerd in NHR. Hieronder zie je een voorbeeld waarbij het GLN-nummer is ingevoerd.
Als je geregistreerd bent met een CVR-nummer en vervolgens een GLN-nummer krijgt, vul dit dan in bij Bedrijfsgegevens en vervolgens kun je het GLN-nummer registreren in NHR. Je staat nu geregistreerd met een CVR nummer en een GLN nummer. Je kunt dan overwegen om het CVR-nummer te annuleren, maar het is volkomen legaal om met beide geregistreerd te staan.
Registreer uw accounts voor Nemhandel (Bedrijfsadressen)
Het kan nodig zijn om meer dan één GLN-nummer te kunnen aanmaken voor hetzelfde Uniconta-account. Voorbeeld: Een bedrijf met meerdere afdelingen die allemaal aan hetzelfde Uniconta-account zijn gekoppeld, maar elk hun eigen GLN-nummer hebben.
Klik onder Bedrijfsadres op de knop 'Registreer Nemhandel' voor het huidige adres. Controleer vervolgens of het huidige GLN-nummer is geregistreerd in NHR.
De functie is dan dezelfde als beschreven in het gedeelte 'De rekeningen registreren voor Nemhandel (Bedrijfsinformatie)'.
Registraties wijzigen in NHR
Het is ook mogelijk om de registraties in NHR te wijzigen.
Opmerking: Als u op de onderstreping van de GLN drukt, worden de records in NHR in een browservenster weergegeven.
Bovenstaand GLN-nummer is geregistreerd in NHR. Het is mogelijk om deze te wijzigen om Order- en/of Rekeningoverzichten te ontvangen. Het is ook mogelijk om een registratie in NHR te annuleren.
Uitschrijven Als u het vakje Uitschrijven aanvinkt, kunt u zich onmiddellijk uitschrijven. Als u het vakje 'Onmiddellijk uitschrijven' uitschakelt, kunt u een specifiek tijdstip kiezen waarop u zich wilt uitschrijven.
Ingeschreven bij een andere provider
Als je de onderstaande afbeelding krijgt, komt dit omdat het CVR-nummer in NHR is geregistreerd via een andere provider dan Uniconta.
Als u documenten rechtstreeks in Uniconta wilt ontvangen, moet u uw Nemhandel-provider wijzigen in Uniconta.
Hier is een handleiding om dit te doen.
Neem contact op met de huidige provider en laat ze je registratie bij hen deactiveren. Het e-mailadres staat in het dialoogvenster of klik op de link met het CVR-nummer. Er wordt dan een browservenster geopend met de registratie in NHR. Hier vind je aanvullende informatie over de registratie.
Het is aan te raden om een datum en tijd af te spreken voor de deactivering, zodat de omschakeling zo soepel mogelijk verloopt en de beschikbaarheid niet beïnvloedt. Het is aan te raden een vrijdag laat in de avond te kiezen om de impact te minimaliseren.
Zodra de huidige provider de registratie heeft verwijderd of een einddatum voor de registratie heeft ingesteld, is het mogelijk om je aan te melden voor NHR met Uniconta als provider.
Registratie verplaatsen naar een andere account
Wanneer een account wordt geregistreerd in NHR, wordt het automatisch gekoppeld aan het huidige Uniconta-account. In sommige situaties kan het nodig zijn om de registratie te verplaatsen naar een ander account.
In het onderstaande voorbeeld is de registratie gekoppeld aan account 1934. De registratie kan worden verplaatst naar de huidige account door het vakje 'Wijzig registratie naar deze account' aan te vinken en vervolgens op Ok te drukken.
Vermeldingen onder Bedrijfsadressen
Als je 'Registreer Nemhandel' opent onder Bedrijfsinformatie, krijg je een melding als er registraties zijn gedaan onder Bedrijfsadressen.
In het onderstaande voorbeeld zijn de afdelingen Aarhus en Odense elk geregistreerd met hun eigen GLN-nummer.
Als een GLN-nummer wordt vermeld als <Geen>, dan komt dat omdat het nergens in Uniconta voorkomt, maar nog wel geregistreerd staat op het huidige Uniconta-account. Dit gebeurt als u een GLN-nummer in Uniconta verwijdert zonder het eerst via NHR op te heffen.
