Factuurvoorstellen worden gebruikt om een projectfactuur te maken op basis van projectgegevens. Een factuurvoorstel vat de werkelijke uitgaven voor een project samen in een factuurvoorstel.
Factuurvoorstel video's
Video / Factuurvoorstel maken
Video / Factuur op rekening maken
Video / Project creditnota aanmaken
Factuurvoorstellen maken
Factuurvoorstellen kunnen op de volgende locaties worden aangemaakt:
- Project/Project en de knop Facturen/Factuurvoorstel maken
- Project/Rapporten/Voorlopig werk en de knop Factuurvoorstel maken
- Project/Factuurvoorstel/Factuurvoorstel
Het wordt aanbevolen om factuurvoorstellen te maken vanuit het projectstambestand of via het onderhanden werkrapport, omdat sommige informatie al automatisch wordt ingevuld op het factuurvoorstel.
Wanneer het factuurvoorstel wordt gemaakt, kun je beperken welke items van het project je wilt factureren.
Als je een datum invoert in het veld
Datum, wordt dit beschouwd als de factuurdatum en worden alleen projectitems tot en met deze datum gefactureerd.
Type: Hier moet het "Opbrengsttype" worden geselecteerd waarop wordt gefactureerd. Als er geen type is geselecteerd, wordt het eerste factureringstype (Inkomsten) gebruikt dat is ingesteld. Lees
hier meer over projecttypes. Onder projecttypes kun je instellen hoe de projecttypes moeten worden opgeteld op de factuur.
Het is mogelijk om alleen de items met betrekking tot een taak te factureren. Er zijn twee opties. Als er één taak is geselecteerd in het vervolgkeuzemenu Taak, worden alle items van die taak geselecteerd voor facturering. Als er geen taak is geselecteerd in het vervolgkeuzemenu Taak, worden alle items geselecteerd voor facturering. Items kunnen altijd worden geselecteerd of gedeselecteerd onder Itemisation basis. Lees verder in dit document.
Je kunt ervoor kiezen om alles in een werkruimte te factureren. Er zijn twee opties. Als je een werkruimte selecteert in het vervolgkeuzemenu, worden alle items in die werkruimte geselecteerd voor facturering. Als er geen werkruimte is geselecteerd in het dropdownvak, worden alle items geselecteerd voor facturering. Items kunnen altijd worden geselecteerd of gedeselecteerd onder Itemisation basis. Lees verder in dit document.
Er wordt nu een factuurvoorstel aangemaakt met betrekking tot de projectitems.
Facturen op rekening kunnen ook worden aangemaakt vanuit projecten. Lees
hier meer over factuurvoorstellen op rekening.
Bekijk video over
"Order aanmaken / Eindfactuur / Factuur op verbruik"
Lees
hier meer over Projectfacturatie in valuta.
Elke correctie in de prijs wordt overgebracht naar het project als een aanpassing in de "Verwachte verkoopprijs". Aanpassing moet worden ingesteld onder Projecttypen. Lees
hier meer.
Beschrijving van knoppen (factuurvoorstel)
| Knop |
Beschrijving knop |
| Maak |
Maakt een nieuw Factuurvoorstel. Het wordt aanbevolen om deze te maken vanuit Project of Werk in uitvoering. |
| Bewerken |
Bewerk het factuurvoorstel |
| Voorstelregels factureren |
Toont de regels die gefactureerd zullen worden |
| Factuur maken |
Maakt facturen aan op basis van de factuurregels. Een factuur kan worden gesimuleerd en weergegeven, zelfs als de gebruiker niet gemachtigd is om te factureren. De functie kan worden in- of uitgeschakeld onder profielen.
 |
| Afleverbon maken |
Niet actief |
| Geplaatste facturen |
Toont de facturen die op het project zijn geboekt. |
| Contacten |
De contactpersonen van de klant bewerken |
| Debiteur bewerken |
De debiteur van de factuur bewerken |
| Aanpassingen |
Lees hieronder |
| Basis voor plaatsing |
Lees hieronder |
| Goedgekeurd |
Als onder Voorkeuren is ingesteld dat verkooporders moeten worden goedgekeurd, kan de factuur hier worden goedgekeurd. Goedkeuring wordt afgestempeld. |
Beschrijving van velden (factuurvoorstel)
Hieronder volgt een beschrijving van geselecteerde velden op het factuurvoorstel, d.w.z. op de "factuurkop".
| Naam veld |
Beschrijving |
| Afleveradres |
In dit veld kun je een afleveradres selecteren.
Als het veld is ingevuld, wordt het afleveradres uit het afleveradresregister als standaard afleveradres afgedrukt.Je kunt de knop met het pijltje rechts van het veld selecteren om de informatie uit het afleveradresregister te laten kopiëren naar de afleveradresvelden, zodat je deze kunt wijzigen. In dat geval hoef je alleen achteraf de waarde uit het afleveradresveld te verwijderen, anders wordt de informatie uit de onderliggende tabel alsnog afgedrukt.Lees hier welke afleveradressen op facturen worden afgedrukt. |
| Leveringsnaam, Leveringsadres 1 enz. |
In deze velden kunt u handmatig een afleveradres invoeren.
Let op! Als u een afleveradres hebt geselecteerd in het veld Afleveradres, wordt de informatie van hier gebruikt op de afdrukken. |
| Uiteindelijke korting % |
Als een korting moet worden toegepast op de hele bestelling, kan het tarief hier worden ingevoerd.
OPMERKING: Versie-91 Als de bestelling is gefactureerd als een Projectfactuur met een Inkomsttype, is het niet mogelijk om met een eindkorting te factureren. Als dit wordt geprobeerd, verschijnt deze melding.
 |
| Art |
Het veld wordt automatisch gevuld met het type Aconto of Revenue, afhankelijk van of het een aconto-factuurvoorstel of een regulier factuurvoorstel is dat is aangemaakt, als het factuurvoorstel is aangemaakt vanuit het projectbestand of het onderhanden werkrapport.
Let op! Het is niet mogelijk om te wijzigen naar een Aconto-factuurtype als er projectitems worden weergegeven onder de knop Basis voor boeking, d.w.z. als het factuurvoorstel is gemaakt als een regulier factuurvoorstel, kun je het niet wijzigen naar een aconto-factuur. In dit geval moet je het factuurvoorstel verwijderen en in plaats daarvan een on-account factuurvoorstel maken. |
| Goedgekeurd, goedgekeurd en geautoriseerd op |
Deze velden worden gebruikt om aan te geven welke medewerker het factuurvoorstel moet goedkeuren voordat het kan worden geboekt.
Als het factuurvoorstel is goedgekeurd, kun je zien wie het voorstel heeft goedgekeurd en wanneer. Deze velden worden alleen weergegeven als het vakje Verkooporders goedkeuren is aangevinkt onder Bedrijf/Onderhoud/Voorkeuren. |
Beschrijving van knoppen (Factuurregels)
Hieronder zie je een selectie van de knoppen op het lint onder de factuurvoorstelregels.
| Knop |
Beschrijving knop |
| Regel toevoegen |
Voegt een extra regel toe. |
| Naar items |
Een lijst met items toevoegen |
| Factuur kopiëren |
Wordt gebruikt om factuurregels van een eerder geplaatste factuur te kopiëren naar dit factuurvoorstel. Lees hier meer over in een apart gedeelte in dit artikel. |
| Citeerregels kopiëren |
Wordt gebruikt om regels uit een offerte te kopiëren naar dit factuurvoorstel. Lees hier meer over in een apart gedeelte in dit artikel. |
| Kopieer budget |
Wordt gebruikt om regels uit het budget te kopiëren naar dit factuurvoorstel. Lees hier meer over in een aparte sectie in dit artikel. |
| Basis voor detachering |
Wordt gebruikt om te selecteren/deselecteren welke projectboekingen als gefactureerd moeten worden gemarkeerd bij het factureren van dit factuurvoorstel. Het zijn ook de geselecteerde projectitems die de basis vormen voor de factuurvoorstelregels die het systeem automatisch aanmaakt. Lees hier meer over in een apart gedeelte in dit artikel. |
| Aanpassingen |
Wordt gebruikt om eventuele over/onder dekkingen op te splitsen, ook bekend als aanpassingen per werknemer of op meerdere aanpassingstypes. Lees hier meer over in een aparte sectie in dit artikel. |
| Sjablonen |
Je kunt regels op het scherm maken en deze opslaan als sjabloon die je kunt ophalen, zodat je niet steeds dezelfde regels voor factuurvoorstellen hoeft in te voeren.
Lees hier hoe je de sjablonen maakt en gebruikt.
Opmerking! Als je afmetingen gebruikt, moet je sjablonen zonder afmetingen maken, zodat je de afmetingen van de sjabloon niet kopieert naar de factuurvoorstellen die je maakt op basis van de sjabloon. |
Deselecteer of verkrijg nieuwe items in facturatie (op basis van artikelnummering)
Artikelen kunnen worden gedeselecteerd en/of nieuwe artikelen kunnen worden opgehaald bij facturatie. De functie is alleen beschikbaar zolang er geen correcties zijn in het scherm 'Bestelling'.
Tik op 'Posting basis' om de selectie ongedaan te maken en/of projectitems op te halen.
Raak [Projectboekingen toevoegen] aan om alle projectboekingen op te halen die sinds het aanmaken van de factuur zijn geboekt.
Als er items zijn die niet gefactureerd mogen worden, deselecteer dan de items die niet gefactureerd mogen worden.
Tik op 'Herstel order' om records over te zetten naar de Order.
Regeling en routering
In dit scherm kun je invullen hoe je wilt regelen.
Moet het worden uitgevoerd op het project met de aanpassing zoals hierboven aangegeven en/of moet een deel van de aanpassing worden overgedragen naar hetzelfde of een ander project - ook zoals hierboven aangegeven.
Je kunt ook beslissen of de aanpassing moet worden geboekt met bijvoorbeeld werknemer en/of dimensie(s)
Opmerking! Als een controletype niet als standaard is ingesteld, verschijnt er een foutmelding dat 'Type' ontbreekt. Als dit gebeurt, moet het onderstaande scherm worden ingevuld. Als een standaard soort is ingesteld, hoeft de gebruiker dit scherm niet in te vullen. Lees
hier meer onder projecttypes.
Factuurvoorstel op rekening
Voor een correcte boeking en terugboeking van de Aconto-posten in Finance kan onder
Bedrijf/Onderhoud/Voorkeuren worden ingesteld dat het Aconto-nummer wordt geforceerd. Dit betekent ook dat als er Aconto-regels zijn aangemaakt op het Factuurvoorstel, deze gefactureerd moeten worden. Er wordt een foutbericht weergegeven als wordt geprobeerd de rekeningregel(s) in het veld Bedrag te verwijderen of te wijzigen. Als je de rekeningregels wilt verwijderen, moet dit gebeuren via de boekingsbasis. Zie hieronder.
Factuur kopiëren
Hier is het mogelijk om "oude" facturen te kopiëren naar de huidige. Dit maakt het mogelijk om facturering aan klanten te standaardiseren.
OBS. Het wordt afgeraden om hier Credit Note te gebruiken, tenzij de
hier beschreven regels worden gevolgd.
Je kunt kiezen of de regels die door Uniconta Projekt worden gegenereerd bij het kopiëren moeten worden verwijderd of behouden.
Citeerregels kopiëren
Hier is het mogelijk om opgeslagen offertes te kopiëren naar de huidige factuur. Dit maakt het gemakkelijk om precies te factureren wat is geoffreerd.
Je kunt kiezen of de regels die door Uniconta Project worden gegenereerd bij het kopiëren moeten worden verwijderd of behouden. Uren kunnen bijvoorbeeld worden gefactureerd naar verbruik en de rest naar offerte.
Kopieer budget
Hier is het mogelijk om voorcalculaties/projectbudgetten te kopiëren naar de huidige factuur. Dit maakt het eenvoudig om te factureren wat is geoffreerd.
Je kunt kiezen of je alleen de totale regels wilt ophalen die zijn gemaakt in de voorcalculatie of alle regels in de voorcalculatie/projectbegroting.
Als het oorspronkelijke projectbudget is opgeslagen als
"Ankerbudget", is het mogelijk om factuurregels aan te maken op basis van het
"Ankerbudget" en zo de optie te hebben om te werken met een "werkbudget" dat continu kan worden gewijzigd zonder dat dit gevolgen heeft voor de factuur. Selecteer het budget dat is gemarkeerd als "Ankerbudget".
Je kunt kiezen of de regels die door Uniconta Project worden gegenereerd moeten worden verwijderd bij het kopiëren of behouden moeten blijven. Uren kunnen bijvoorbeeld worden gefactureerd op basis van verbruik en de rest op basis van de offerte.
