Onder het menu-item Bedrijf/Onderhoud/Gdpr-instellingen kun je een opschoonactie uitvoeren om inactieve klanten en leveranciers te anonimiseren.
Anonimiseren gebeurt door de boekingen van inactieve klanten/leveranciers te verplaatsen naar een anonieme debiteuren/crediteurenrekening en vervolgens de inactieve debiteuren/crediteuren te verwijderen.
Op deze manier kun je nog steeds alle geboekte boekingen met betrekking tot de inactieve debiteuren/crediteuren zien en afdrukken. De verwijzing naar de debiteur/crediteur op deze boekingen is echter veranderd in een verwijzing naar de "GDPR debiteur/crediteur".
Instellen
Als het menu-item is geselecteerd, moet je eerst een rekeningnummer voor een debiteur (klant) en een crediteur (leverancier) invoeren waarnaar de inactieve klant/leverancierrecords moeten worden verplaatst. Het wordt bijvoorbeeld aanbevolen om een debiteuren- en crediteurenaccount aan te maken met het rekeningnummer en de naam GDPR en deze te gebruiken als de anonieme debiteur/crediteur. Voer in het veld Jaar het aantal jaren in dat een debiteur/crediteur inactief moet zijn voordat deze wordt verwijderd. Je kunt geen aantal jaren invoeren dat korter is dan 5 jaar. Dit komt omdat Denemarken de regel heeft dat boekhoudgegevens minimaal 5 jaar moeten worden bewaard. Als je bedrijf onder de nieuwe btw-regels van de EU valt (One-stop btw) die op 1 juli 2021 van kracht zijn geworden, houd er dan rekening mee dat je je boekhoudgegevens 10 jaar moet bewaren. BELANGRIJK! De 5 jaar worden berekend vanaf de datum van vandaag en 5 jaar terug. Let op! Debiteuren en crediteuren die nog NIET zijn ingevoerd, d.w.z. nieuw gecreëerde debiteuren/crediteuren, worden niet meegenomen in de opschoonrun en wanneer je de opschoonrun start, kun je simulatie selecteren en zo een lijst krijgen van de debiteuren/crediteuren die zullen worden verwijderd voordat je de definitieve opschoning start.
Schoonmaken rijden
Om de eigenlijke opschoning te starten, moet je de setup voltooien zoals hierboven beschreven en vervolgens de knop Opruimen op het lint. TIP! Als je bijvoorbeeld alleen je debiteuren wilt anonimiseren, vul dan gewoon het veld Anonieme debiteur in en laat het veld Anonieme crediteur leeg. Als je de knop Opschonen selecteert, verschijnt er een vraag waarin je ja kunt selecteren om te simuleren. Bij simulatie wordt een lijst weergegeven van de debiteuren/crediteuren die worden opgenomen in de opschoonrun. Als de opschoonrun wordt uitgevoerd zonder Ja voor simuleren te selecteren , wordt de opschoonrun uitgevoerd nadat u in de prompt die verschijnt als u de knop Opschonen weer selecteert, het vakje Simulatie uitschakelt en OK selecteert . Houd er rekening mee dat de opschoonrun op de achtergrond op de server wordt uitgevoerd terwijl u aan andere taken in Uniconta kunt blijven werken. Het kan daarom nodig zijn om Update in het debiteurenregister etc. te zeggen voordat u kunt zien dat de getroffen debiteuren zijn verwijderd. Let op! Notities en bijlagen op de getroffen debiteuren/crediteuren worden verwijderd, dus als u notities of bijlagen wilt bewaren, moet u deze handmatig op een andere manier opslaan VOORDAT u de opschoonrun uitvoert. Let op! Als het veld Aanmaakdatum op uw debiteuren/crediteuren leeg is, of als het veld is ingevuld met een datum die niet ouder is dan het aantal jaren dat u opgeeft in de GDPR-opschoning, wordt de klant/leverancier niet verwijderd. De klant/leverancier wordt niet verwijderd. Het veld Aanmaakdatum wordt automatisch ingevuld wanneer nieuwe debiteuren/crediteuren worden aangemaakt in Uniconta. Bij het converteren naar Uniconta vanuit andere systemen wordt het veld gevuld met de datum van het oudste record. Voorbeeld van een debiteurenfactuur na de opschoning: