Documenten verzenden vanuit Uniconta zonder SMTP en MS Graph

Als u facturen, afschriften en andere documenten vanuit Uniconta via e-mail wilt verzenden, moet u een e-mail instellen. Voor elk type document dat u wilt verzenden, moet u er een instellen. NB! Als u geen e-mail instelt in Uniconta, worden de verzonden documenten verzonden vanuit onze e-mail met de bedrijfsnaam als afzender. We raden je aan om een SMTP- of MS Graph-oplossing in te stellen, maar als je deze optie niet hebt, kun je het volgende gebruiken en worden de documenten vanaf onze server verzonden. Als je een gratis e-mail gebruikt zoals Gmail, TDC, Hotmail, Live, Private of een andere e-mail die niet direct SMTP gebruikt of autorisatie van derden vereist, kun je de beschrijving in dit artikel gebruiken. We bieden geen ondersteuning voor het instellen van e-mail, en voor het instellen van de volgende zaken kan betaalde ondersteuning nodig zijn. Wij bieden geen ondersteuning bij het instellen van SMTP en Graph en technische ondersteuning voor Gmail. Wel hebben we een suggestie hoe u het versturen van facturen e.d. vanuit Uniconta kunt instellen en toch reacties terug kunt ontvangen van uw klanten en leveranciers. Deze opzet minimaliseert het risico dat uw mailings in de spamfolder van klanten en leveranciers terechtkomen. Dit artikel geeft voorbeelden van verschillende e-mailconfiguraties in Uniconta

Als je alleen factuurdocumenten wilt verzenden
1. Geldt voor bedrijven met één tot meerdere gebruikers.
Als je verschillende soorten documenten wilt verzenden, zoals facturen, bankafschriften, herinneringen, enz.
1. Geldt voor bedrijven met één tot meerdere gebruikers.
Als u wilt verzenden vanaf een werknemer
1. Geldt voor bedrijven met één tot meerdere gebruikers.
2. Geldt voor verzendingen via het e-mailadres van de werknemer.
Als u een accountant bent en eigenaar van de boekhouding, maar het e-mailadres van de klant moet worden gebruikt

Voor alle opstellingen geldt het volgende

Onder Bedrijf/Onderhoud/Email instellen moet een e-mail worden ingesteld. Ga naar Bedrijf/Onderhoud/E-mail instellen. Selecteer Toevoegen en kies SMTP (zie voorbeeldafbeelding onder de tabel) Vul de velden in zoals hieronder beschreven. Velden met een * geven aan dat ze moeten worden ingevuld.

Veld	Beschrijving veld
Beschrijving
Aantal *	Voer een getal in. Het nummer is alfanumeriek, dus het kan letters bevatten.
Naam	Voer een naam in, mogelijk 'Standaard'.
Talen	Selecteer 'Standaard' in taal.
Standaard	Vink Standaard aan als deze instelling de enige is of als standaard moet worden gebruikt voor het verzenden van documenten.
E-mail instellen
E-mailadres afzender *	Voer een e-mailadres voor de afzender in. We raden je aan ons e-mailadres in te voeren, mail@unicontamail.com.
Verstuur e-mail van werknemer	Als je wilt dat alle documenten van een medewerker worden verzonden, kun je Send email from employee aanvinken. Als je slechts enkele documenten van een werknemer wilt laten verzenden, moet je dit instellen onder Debiteuren/Onderhoud/E-mail instellen voor de gewenste documenttypes. Beschrijving verderop in het artikel.
CC naar afzender	Het CC-veld moet niet worden ingevuld, omdat het wordt verzonden naar mail@unicontamail.com, een e-mailadres waartoe u geen toegang hebt. Alleen gebruikt met werknemer.
Naam afzender	Voer de naam van de afzender in. Dit kan je eigen naam zijn of de naam van het bedrijf. Als het veld leeg is, gebruik dan de naam van de instelling.
Antwoord naar	Reply to is gevuld met een eigen e-mail waar de klant op kan antwoorden.

Opmerking: Als je alleen deze instelling hebt, ontvangt de eigenaar van de rekeningen altijd een kopie van de verzonden documenten. Als je dit niet wilt, moet je een e-mail instellen onder Debiteuren/Onderhoud/E-mail instellen. Zie handleiding 1.

Handleiding 1: Een zending maken voor factuur

Je moet eerst een e-mailinstelling maken onder Bedrijf/Onderhoud/E-mailinstelling, zoals hierboven beschreven. Maak vervolgens een e-mailinstelling onder Debiteur/Onderhoud/E-mailinstelling. Hier is een voorbeeld van een factuur die Gmail als eigen e-mail gebruikt. Ga naar Accounts Receivable/Onderhoud/Email instellen Selecteer 'Toevoegen' en vul de volgende velden in: Velden met een * geven aan dat ze moeten worden ingevuld.

Veld	Beschrijving veld
Beschrijving
Naam *	Geef je e-mailinstelling een naam, bijv. Factuur
Typen e-mail	Selecteer het type document waarop je de e-mailinstellingen wilt toepassen. Bijvoorbeeld factuur
Taal	Selecteer een taal als je in een andere taal dan de landstaal van het bedrijf wilt verzenden. Hiervoor kan het nodig zijn om meerdere e-mailinstellingen te maken, één voor elke taal, maar ook om Lay-outgroepen in te stellen.
Standaard	Vink Standaard aan als deze verzending de enige is of de verzending die als standaard moet worden gebruikt voor het geselecteerde e-mailtype.
BedrijfSMTP
E-mail instellen *	Hier selecteer je de instelling die je hebt gemaakt onder Bedrijf/Onderhoud/Email instellen
Aanbieder
Aanbieder *	Selecteer hier Standaard. De standaard afzender van Uniconta's mailserver, en de e-mail die wordt verzonden vanaf, is; mail@unicontamail.com
E-mail instellen
E-mail verzenden	Ga naar mail@unicontamail.com. Als je dit hebt ingevoerd in je E-mailinstellingen, onder Bedrijf, hoef je het hier niet in te voeren. Maar je kunt het wel doen.
E-mail van werknemer verzenden	Zie beschrijving in Handleiding 3.
CC naar afzender	Het CC-veld moet niet worden ingevuld, omdat het wordt verzonden naar mail@unicontamail.com, een e-mailadres waartoe u geen toegang hebt. Alleen gebruikt met werknemer.
Naam afzender	Voer de naam van de afzender in. Dit kan je eigen naam zijn of de naam van het bedrijf. Als het veld leeg is, gebruik dan de naam van de afzender die is ingesteld onder Bedrijf/Onderhoud/E-mailinstellingen. Als dit veld ook leeg is, gebruik dan de naam van de instelling.
Antwoord op	Reply to wordt ingevuld met een eigen e-mail waar de klant op kan antwoorden. Als het veld leeg is, gebruik dan Reply to, dat is ingesteld bij Company/Maintenance/E-mail setup.
BCC	BCC, kan worden ingevuld als u een kopie wilt van de verzonden e-mail
Onderwerp e-mail	Voer een onderwerp in voor de e-mail. Als het onderwerp niet is ingevuld, wordt het ingevuld met de bedrijfsnaam op de accounts.
Bericht in e-mail	Schrijf een bericht naar de klant die de factuur moet ontvangen.

Handleiding 2: Meerdere documenttypes verzenden

Veld	Beschrijving veld
Beschrijving
Naam *	Geef je e-mailinstelling een naam, bijv. Factuur of Afschrift of Herinnering enz.
Typen e-mail	Selecteer het type document waarop je de e-mailinstellingen wilt toepassen. Bijvoorbeeld Factuur of Afschrift of Herinnering etc.
Taal	Selecteer een taal als je in een andere taal dan de landstaal van het bedrijf wilt verzenden. Hiervoor kan het nodig zijn om meerdere e-mailinstellingen te maken, één voor elke taal, maar ook om Lay-outgroepen in te stellen.
Standaard	Vink Standaard aan als deze verzending de enige is of de verzending die als standaard moet worden gebruikt voor het geselecteerde e-mailtype.
BedrijfSMTP
E-mail instellen *	Hier selecteer je de instelling die je hebt gemaakt onder Bedrijf/Onderhoud/Email instellen
Aanbieder
Aanbieder *	Selecteer hier Standaard. De standaard afzender van Uniconta's mailserver, en de e-mail die wordt verzonden vanaf, is; mail@unicontamail.com
E-mail instellen
E-mail verzenden	Ga naar mail@unicontamail.com. Als je dit hebt ingevoerd in je E-mailinstellingen, onder Bedrijf, hoef je het hier niet in te voeren. Maar je kunt het wel doen.
E-mail van werknemer verzenden	Zie beschrijving in Handleiding 3.
CC naar afzender	Het CC-veld moet niet worden ingevuld, omdat het wordt verzonden naar mail@unicontamail.com, een e-mailadres waartoe u geen toegang hebt. Alleen gebruikt met werknemer.
Naam afzender	Voer de naam van de afzender in. Dit kan je eigen naam zijn of de naam van het bedrijf. Als het veld leeg is, gebruik dan Afzendernaam, ingesteld onder Bedrijf/Onderhoud/E-mail instellen. Als dit veld ook leeg is, gebruik dan de naam van de instelling.
Antwoord op	Reply to wordt ingevuld met een eigen e-mail waar de klant op kan antwoorden. Als het veld leeg is, gebruik dan Reply to, dat is ingesteld bij Company/Maintenance/E-mail setup.
BCC	BCC, kan worden ingevuld als u een kopie wilt van de verzonden e-mail
Onderwerp e-mail	Voer een onderwerp in voor de e-mail. Als het onderwerp niet is ingevuld, wordt het ingevuld met de bedrijfsnaam op de accounts.
Bericht in e-mail	Schrijf een bericht naar de klant die de factuur moet ontvangen.

Je doet deze oefening voor alle documenttypes die je wilt maken. Bijvoorbeeld Factuur, Bankafschrift en Herinnering.

Handleiding 3: Een verzending van een werknemer maken

Je moet eerst een e-mailinstelling maken onder Bedrijf/Onderhoud/E-mailinstelling, zoals hierboven beschreven. Vervolgens moet je een e-mailinstelling maken per documenttype dat je wilt verzenden onder Debiteuren/Onderhoud/E-mailinstellingen. Je moet ook een e-mail instellen op basis van Handleiding 1 of Handleiding 2. Vervolgens moet u overwegen of u gebruik wilt maken van verzending door medewerkers. Het kan bijvoorbeeld gaan om verkooporders, facturen, enz. Als je werknemers gebruikt in je bedrijf, is het een goed idee om het volgende in te stellen. Ga naar Debiteuren/Onderhoud/Email instellen. Selecteer de gewenste e-mailinstelling en 'Bewerken' en vul de onderstaande velden in:

Veld	Beschrijving veld
E-mail instellen
E-mail van werknemer verzenden	Als de e-mail naar een werknemer moet worden gestuurd, vink Send email from employee (vereist dat je een werknemer aanmaakt onder Company/Employees) aan.
CC naar afzender	Als de medewerker een kopie CC wil, moet het CC-veld worden aangevinkt. Het CC-veld mag alleen worden gebruikt met een medewerker, omdat de CC-mail zonder medewerker een unicontamail.com is, die niet toegankelijk is.
Naam afzender	Als werknemer wordt gebruikt, wordt de naam van de werknemer automatisch ingevuld.
Antwoord naar	Antwoord op moet leeg blijven als je Verstuur e-mail van werknemer aanvinkt, vul anders het veld in met een geldig e-mailadres.
BCC	BCC, kan worden ingevuld als u een kopie wilt van de verzonden e-mail

Leidraad 4: De accountant is de eigenaar van de boekhouding

Veld	Beschrijving veld
Beschrijving
Naam *	Geef je e-mailinstelling een naam, bijv. Factuur of Afschrift of Herinnering enz.
Typen e-mail	Selecteer het type document waarop je de e-mailinstellingen wilt toepassen. Bijvoorbeeld Factuur of Afschrift of Herinnering etc.
Taal	Selecteer een taal als je in een andere taal dan de landstaal van het bedrijf wilt verzenden. Hiervoor kan het nodig zijn om meerdere e-mailinstellingen te maken, één voor elke taal, maar ook om Lay-outgroepen in te stellen.
Standaard	Vink Standaard aan als deze verzending de enige is of de verzending die als standaard moet worden gebruikt voor het geselecteerde e-mailtype.
BedrijfSMTP
E-mail instellen *	Hier selecteer je de instelling die je hebt gemaakt onder Bedrijf/Onderhoud/Email instellen
Aanbieder
Aanbieder *	Selecteer hier Standaard. De standaard afzender van Uniconta's mailserver, en de e-mail die wordt verzonden vanaf, is; mail@unicontamail.com
E-mail instellen
E-mail verzenden	Ga naar mail@unicontamail.com. Als je dit hebt ingevoerd in je E-mailinstellingen, onder Bedrijf, hoef je het hier niet in te voeren. Maar je kunt het wel doen.
E-mail van werknemer verzenden	Zie beschrijving in Handleiding 3.
CC naar afzender	Het CC-veld moet niet worden ingevuld, omdat het wordt verzonden naar mail@unicontamail.com, wat geen e-mailadres is waartoe u toegang hebt. Alleen gebruikt met werknemer.
Naam afzender	Voer de naam van de afzender in. Dit kan je eigen naam zijn of de naam van het bedrijf. Als het veld leeg is, gebruik dan Afzendernaam, ingesteld onder Bedrijf/Onderhoud/E-mail instellen. Als dit veld ook leeg is, gebruik dan de naam van de instelling.
Antwoord op	Reply to wordt ingevuld met een eigen e-mail waar de klant op kan antwoorden. Als het veld leeg is, gebruik dan Reply to, dat is ingesteld bij Company/Maintenance/E-mail setup. Als er een factureringsgebruiker voor de account is, kun je het e-mailadres van deze gebruiker invoeren, zodat deze de mogelijkheid heeft om antwoorden voor klanten te ontvangen.
BCC	BCC, kan worden ingevuld als u een kopie wilt van de verzonden e-mail
Onderwerp e-mail	Voer een onderwerp in voor de e-mail. Als het onderwerp niet is ingevuld, wordt het ingevuld met de bedrijfsnaam op de accounts.
Bericht in e-mail	Schrijf een bericht naar de klant die de factuur moet ontvangen.

Als je meerdere soorten documenten wilt verzenden, doe deze oefening dan voor alle documenttypes.