Er moet een mandaat worden aangemaakt om te kunnen incasseren bij de debiteur. Een mandaat is een wettelijke betalingsovereenkomst tussen het bedrijf (Creditor) en de klant (Debtor). Het mandaat is een unieke ID die de klant ook identificeert in Uniconta.
De betalingsovereenkomst moet door de debiteur worden ondertekend voordat er kosten in rekening kunnen worden gebracht. Het is aan te raden om contact op te nemen met je eigen bank om er zeker van te zijn dat de overeenkomst correct is opgesteld volgens de geldende regels.
Mandaten aanmaken
Eerst moeten de mandaten worden aangemaakt in Uniconta. Dit kan eenvoudig worden gedaan onder Debiteur.
Hier kunt u een mandaat aanmaken voor één debiteur of een selectie van debiteuren.
Selecteer de debiteuren waarvoor u een mandaat wilt aanmaken en klik vervolgens op de knop 'Mandaten aanmaken'.
Selecteer in het dialoogvenster het formaat en het type schema (Core, B2B) waarmee de mandaten moeten worden aangemaakt.
Onder Debiteuren/Onderhoud/Amandaten kun je alle mandaten beheren.
Hier is een overzicht van de velden.
| Kolom |
Lezen/Schrijven |
Kolom Beschrijving |
Opmerking |
| Account |
R |
Debiteurenrekening waarop het mandaat betrekking heeft |
|
| Naam rekening |
R |
Naam debiteur |
|
| Mandaat |
R |
Een mandaat wordt geïdentificeerd door een uniek ID |
Uniconta genereert het ID automatisch wanneer u op 'Opslaan' drukt.
Als u zelf een mandaat-ID wilt definiëren, gebruik dan het veld 'Alternatief mandaat'. |
| Alternatief mandaat |
R/W |
Alternatieve mandaat-id. Max. 35 tekens |
Handmatig gegenereerd mandaat-ID. Lees meer verderop.
Het veld kan niet worden bewerkt als de status 'Enrolled' is. |
| Status |
W |
Status kan de volgende waarden hebben:
<lege> Status bij het aanmaken van een nieuw mandaat
Ingeschreven Mandaat is ingeschreven
Afgemeld Mandaat is afgemeld Het volgende wordt alleen gebruikt in de oplossing Danish Nets
Register Niet gebruikt
Afmelden Niet gebruikt
Verzonden Niet gebruikt
Fout Niet gebruikt
Veranderen Niet gebruikt |
Dit veld kan automatisch of handmatig worden bijgewerkt |
| Type regeling |
W |
Het volgende type kan worden geselecteerd
- Core
- B2B |
Core: Kan worden gebruikt voor b2b en b2c
B2B: Kan alleen worden gebruikt voor b2b |
| Aangemeld |
W |
Aanduiding wanneer het mandaat is geregistreerd |
Dit veld wordt handmatig bijgewerkt |
| Uitgeschreven |
W |
Geeft de tijd aan waarop het mandaat werd geannuleerd |
Dit veld wordt handmatig bijgewerkt |
| Statusinformatie |
R |
Is een logboek van activiteiten die zijn uitgevoerd op de individuele Mandaat |
Dit veld wordt automatisch bijgewerkt |
| Identificatie van de overeenkomst |
R |
Niet gebruikt |
Deze kolom wordt alleen gebruikt in de oplossing Danish Nets |
| Huidig mandaat |
W |
Niet gebruikt |
Deze kolom wordt alleen gebruikt in de oplossing Danish Nets. |
Mandaat vs Alternatief Mandaat
Uniconta genereert automatisch een unieke mandaat-ID. Voor nieuwe klanten is de automatisch gegenereerde ID een goede keuze, omdat dit zorgt voor een unieke ID.
Er kunnen zich situaties voordoen waarin je zelf een mandaat-id wilt definiëren. Dit kun je doen door een id op te geven in het veld Alternatief mandaat. Het veld Mandaat wordt vervangen door de waarde in Alternatief mandaat.
Opmerking: Er is geen validatie voor unieke ID bij gebruik van het Alternatieve mandaat. Je moet er dus zelf voor zorgen dat de ID uniek is.
Beschrijving van knoppen
Knop - Registreren
De volgende velden worden bijgewerkt met de registratie van een Mandaat
- Ingeschreven datum = datum van vandaag
- Uitschrijfdatum = <leeg>
- Status = 'Ingeschreven'.
- Schematype = <waarde ingesteld in dialoogvenster>
Op
de betaalkaart moet aan het volgende worden voldaan om de update van de knop te accepteren.
- Debiteur moet betalingsformaat 'SEPA' hebben
- Debiteur moet rekeningtype 'IBAN' hebben
- De debiteur moet een geldig IBAN hebben in het veld Bankrekening
- Debiteur moet een geldig SWIFT-nummer hebben
Alleen de geselecteerde mandaten worden bijgewerkt.
LET OP!: Als je de waarschuwing "Een item is niet geselecteerd" krijgt, lees dan de kolom 'Systeeminfo'. Lees meer
hier.
LET OP!Inschrijven kan ook handmatig.
Knop - Afmelden
De volgende velden worden bijgewerkt wanneer een Mandaat wordt geannuleerd. Het is dan niet meer mogelijk om kosten aan te maken voor de klant die aan dit mandaat is gekoppeld.
- Ingeschreven datum = <blanco>
- Geannuleerde datum = de datum van vandaag
- Status = 'Uitgeschreven'.
De update van de knop wordt alleen geaccepteerd als aan de volgende voorwaarden is voldaan.
- Debiteur moet SEPA-betalingsformaat hebben
- Status = 'Ingeschreven'.
Alleen de geselecteerde Mandaten worden uitgeschreven.
Opmerking: U kunt zich ook handmatig afmelden.
Knop - Statusinformatie tonen/verbergen
De statusinformatie kan direct in de kolom worden gelezen, maar voor een beter overzicht kan deze onderaan het scherm worden weergegeven.
Laadmandaat
Alleen gebruikt door de oplossing Danish Nets.
Button - Change
Alleen gebruikt door de Danish Nets oplossing.
Knop - Activeren
Alleen gebruikt door de oplossing Danish Nets.
Wijziging van betalingsovereenkomst tussen schuldeiser en schuldenaar
Hieronder volgt een algemene beschrijving. Het wordt aanbevolen om contact op te nemen met je eigen bank als je de betalingsovereenkomst (Mandaat) wilt wijzigen.
Het kan om verschillende redenen nodig zijn om een betalingsovereenkomst (mandaat) te wijzigen. Als het een B2B-overeenkomst is, moet de schuldenaar zijn bank informeren.
Voor het volgende is de betrokkenheid van de schuldeiser en/of de bank van de schuldenaar vereist
- De crediteur moet de unieke Mandate-Id wijzigen in verband met wanneer een bestaande Incasso-oplossing wordt omgezet naar Uniconta.
- Identiteit schuldeiser is veranderd door fusie of overname
- Schuldeiser heeft naam veranderd
- Debiteur verandert van bankrekening bij zijn bestaande bank
- Debiteur verandert van bank en daarmee van bankgegevens
Annulering betalingsovereenkomst
Hieronder volgt een algemene beschrijving. Het wordt aanbevolen om contact op te nemen met je eigen bank bij het annuleren van een betalingsovereenkomst (Mandaat).
Een betalingsovereenkomst (mandaat) kan door de schuldeiser of schuldenaar worden geannuleerd zonder de banken te informeren, als het een B2B-overeenkomst is, is het meestal vereist dat de schuldenaar zijn bank informeert.
De schuldeiser mag geen incasso's uitvoeren van klanten die de afgelopen 36 maanden niet zijn geactiveerd.