In de beschrijving dekt het woord 'Betalingen' ook het begrip incasso. Incasso, wat betekent dat je je vordering debiteert van de rekening van je klant.
In de onderstaande schermafbeelding worden betalingen uitgevoerd. Alle openstaande debiteuren worden getoond.
Hieronder vind je een overzicht van de kolommen.
| Kolom |
Lezen/Schrijven |
Kolom Beschrijving |
Opmerking |
| Betalingsstatus |
R |
Betaalstatus |
De betaalstatus wordt automatisch bijgewerkt, maar kan ook handmatig worden gewijzigd.
Een meer gedetailleerde beschrijving is te vinden in de sectie 'Knop - Status wijzigen'. |
| verzonden |
R |
Verzonden is de datum/tijd waarop de factuur is verzonden. |
|
| Account |
R |
Debiteurennummer |
|
| Naam rekening |
R |
Naam debiteur |
|
| Datum |
R |
Plaatsingsdatum van de invoer |
|
| Vervaldatum |
R |
Datum waarop de betaling verschuldigd is |
|
| Betaaldatum |
W |
Betaaldatum |
De betaaldatum wordt gestart met de vervaldatum en als deze wordt overschreden, wordt de betaaldatum ingevuld met de datum van vandaag. Er wordt rekening gehouden met feestdagen als deze functie is ingeschakeld. Lees hier meer.
De betaaldatum is de werkdag waarop het bedrag wordt geboekt op de rekeningen van jou en je klanten. |
| Tekst |
R |
Posting tekst |
Deze tekst wordt niet uitgevoerd in het betalingsbestand. |
| Factuur |
R |
Factuurnummer |
|
| Bedrag |
R |
Het boekingsbedrag |
|
| Overige |
R |
Resterend bedrag |
Het bedrag dat in rekening wordt gebracht als het termijnbedrag niet is ingevuld |
| Betaling in termijnen |
W |
Termijnbedrag |
Alleen invullen als u niet het volledige bedrag in rekening wilt brengen.
Als er een korting in contanten wordt gebruikt, wordt het bedrag minus de korting in dit veld weergegeven. |
| Type accounttoewijzing |
R |
Type rekeningtoewijzing |
|
| Statusinformatie |
R |
Statusinformatie |
Een chronologisch logboek van alle activiteiten die zijn uitgevoerd voor de huidige invoer |
| Commentaar |
W |
Intern commentaar |
Informatie in dit veld is alleen voor intern gebruik en wordt niet afgedrukt in het betalingsbestand. |
| Aankondiging |
W |
Bericht aan debiteur |
Tekst in dit veld wordt voorgelezen in het betalingsbestand |
| Systeeminformatie |
R |
Systeeminformatie |
In deze kolom wordt informatie ingevoerd die relevant is voor de individuele invoer. Dit kunnen foutmeldingen etc. zijn. |
| Factuurtekst |
R |
Niet gebruikt |
Alleen gebruikt door de Deense oplossing Nets Betalingsservice |
| Betalingsformaat |
W |
Formaat (bestandsindelingen voor betalingsmethoden) |
Een indicatie van welke betalingsmethode is geselecteerd voor elke betaling. |
| Bijlage |
R |
Bijlage nummer |
|
| Betaling |
R |
Betalingsvoorwaarden |
|
| Valuta |
R |
Valuta code |
SEPA Direct Debit staat alleen betalingen in EUR toe |
| Betalingskenmerk |
R |
Een unieke ID voor de betaling |
Er wordt een unieke ID gegenereerd voor de betaling wanneer deze wordt verzonden. |
| Collectieve betalingen |
R |
Een id voor bulkbetalingen |
Collectieve betalingen gebruiken de ID voor groepering |
| Kortingsdatum |
W |
|
Facturen die vóór deze datum zijn betaald, geven aanleiding tot een korting in contanten |
| Contante korting |
W |
Contant kortingsbedrag |
|
| Gebruikte contante korting |
W |
|
Bedrag van de contante korting dat zal worden gebruikt |
Hier is een overzicht van de knoppen in het menu
Knop - Controleer
Als je op deze knop drukt, doorloopt het systeem een reeks validaties voor de individuele items die bij het huidige betalingsformaat horen. Dit omvat het controleren op deadlines of of er een actief mandaat is en een aantal andere validaties. Het resultaat is te zien in de kolom 'Systeeminfo'. Alleen betalingen met een 'Ok' worden verzonden.
Knop - Exporteer
Alle geselecteerde betalingen met status (<Blanco>, Opnieuw verzenden, Stop) worden verzonden. Er wordt automatisch een validatie uitgevoerd voor het verzenden. Lees meer over het aanmaken van bestanden verderop in de beschrijving.
Knap - Invoer
Niet gebruikt
Knop - Betalingen verzamelen
Het is mogelijk om betalingen met dezelfde betaaldatum te verzamelen. Verderop in de beschrijving staat een langere beschrijving van de functie.
Knop - Alle
uitvouwenDe knop wordt geactiveerd bij gebruik van bulkbetalingen.
Knop - Tel alle
opDe knop wordt geactiveerd bij gebruik van bulkbetalingen.
Knop - Status wijzigen
De betaalstatus wordt automatisch bijgewerkt, maar kan ook handmatig worden gewijzigd. In de tabel hieronder staat een beschrijving van de verschillende statusuitkomsten. Het is mogelijk om de status van een boeking te wijzigen, maar er zijn enkele beperkingen - deze worden beschreven in de laatste vier kolommen.
| Status |
Beschrijving |
Wijzigen -> <Blanco> |
Wijzigen -> Opnieuw verzenden |
Veranderen -> Wachten |
Veranderen -> Stop |
| <Blanco> |
Standaardstatus waarbij de lijn op een actie wacht. Alle lijnen kunnen in deze status gewijzigd worden, ongeacht de status van de lijn. Dit zal echter niet altijd gepast zijn. |
Nee, dat kun je niet. |
Nee, dat kun je niet. |
Ja, dat kan |
Nee, dat kun je niet. |
| Verzonden |
De betaling is verzonden (het bestand is aangemaakt) |
Ja, dat kan |
Nee, dat kun je niet. |
Nee, dat kun je niet. |
Ja, dat kan |
| Behandelen |
Niet gebruikt |
Ja, dat kan |
Nee, dat kun je niet. |
Nee, dat kun je niet. |
Nee, dat kun je niet. |
| Uitgeschreven |
Niet gebruikt |
Ja, dat kan |
Ja, dat kan |
Ja, dat kan |
Nee, dat kun je niet. |
| Afgewezen |
Niet gebruikt |
Ja, dat kan |
Ja, dat kan |
Ja, dat kan |
Nee, dat kun je niet. |
| Omgekeerd |
Niet gebruikt |
Ja, dat kan |
Ja, dat kan |
Ja, dat kan |
Nee, dat kun je niet. |
| Fout |
Niet gebruikt |
Ja, dat kan |
Ja, dat kan |
Ja, dat kan |
Nee, dat kun je niet. |
| Ontvangen |
Niet gebruikt |
Ja, dat kan |
Nee, dat kun je niet. |
Nee, dat kun je niet. |
Nee, dat kun je niet. |
| Verschil |
Niet gebruikt |
Ja, dat kan |
Nee, dat kun je niet. |
Nee, dat kun je niet. |
Nee, dat kun je niet. |
| Verzenden |
Niet gebruikt |
Ja, dat kan |
Nee, dat kun je niet. |
Ja, dat kan |
Nee, dat kun je niet. |
| Wachten |
Deze betaalstatus kan handmatig worden ingesteld |
Ja, dat kan |
Nee, dat kun je niet. |
Nee, dat kun je niet. |
Nee, dat kun je niet. |
| Informatie |
Niet gebruikt |
Ja, dat kan |
Ja, dat kan |
Ja, dat kan |
Nee, dat kun je niet. |
| Stop |
Niet gebruikt |
Ja, dat kan |
Nee, dat kun je niet. |
Ja, dat kan |
Nee, dat kun je niet. |
Knop - Overzetten naar concept
De functie zet de geselecteerde boekingen over naar een boekhoudkundig concept. Het onderstaande dialoogvenster wordt weergegeven.
Het dialoogvenster wordt gevuld met de standaardwaarden die je hebt opgegeven bij 'Bestandsindelingen voor betaalmethoden'. In het bovenstaande voorbeeld worden de automatische incasso's overgeboekt naar het 'SEPA'-ontwerp en geboekt op bankrekening 1010.
Lay-out 'Overige velden'
Via Lay-out/Andere velden kun je velden ophalen uit bijvoorbeeld de Mandatentabel. Mandaat, Mandaatstatus en Templatetype worden hieronder ingevoegd. Je kunt dan filteren op actieve mandaten.
Zoeken naar betalingen
Betalingen kunnen worden geselecteerd op vervaldatum met behulp van de onderstaande datumafbakening.
Je kunt gebruikmaken van de verschillende filteropties die beschikbaar zijn in Uniconta. In het bovenstaande is er een kolom die filtert op Betalingsformaat.
NB. Alleen de betalingen waarnaar wordt gezocht, worden uitgelezen in het betalingsbestand.
Tip: Gebruik het commentaarveld om naar betalingen te zoeken. Voer een code zoals 'X' in bij de betalingen die je wilt betalen. Zo kun je ze gemakkelijk filteren.
Status 'In afwachting'
De status 'In afwachting' kan ook worden gebruikt om betalingen te zoeken. Gebruik de knop 'Wijzig status' om de status van de geselecteerde betalingen te wijzigen. Betalingen met de status 'Pending' worden niet opgenomen in de betalingsrun.
Knop - Collectieve betalingen
Met Betalingen innen kun je betalingen per debiteur per betaaldatum innen. Dit kan een administratieve en kostenbesparende functie zijn als je meerdere incasso's hebt voor dezelfde debiteur.
Collectieve betalingen worden geactiveerd door op de knop 'Collectieve betaling' te drukken. Uniconta zal nu proberen de betalingen te innen volgens de eerder beschreven voorwaarden. Het is aan te raden om alle betalingen die u op dit moment niet wilt betalen eruit te filteren. Dit kan met behulp van enkele filters in Uniconta.
Alle betalingen worden gecontroleerd voordat ze worden samengevoegd en onjuiste betalingen worden in de groep 'Deselected' geplaatst - lees hieronder meer over de groep 'Deselected'.
Collectieve betalingen kunnen worden geannuleerd door nogmaals op de knop te drukken.
Kredietnota of vergelijkbaar.
Creditnota's of andere transacties met het tegenovergestelde teken vallen ook onder collectieve betaling.
Knop 'Alles uitvouwen'
Deze knop wordt actief als je collectieve betalingen gebruikt. Alle groepen worden ontplooid door op deze knop te drukken.
Knop 'Alles samenvouwen'
Deze knop wordt actief als je collectieve betalingen gebruikt. Alle groepen worden samengevouwen door op deze knop te drukken.
Knop - 'Toon/verberg statusinformatie'
De statusinformatie kan direct in de kolom worden gelezen, maar voor een beter overzicht kan deze onderaan het scherm worden weergegeven.
Button - 'Show/Hide Text'
Alleen gebruikt door de Deense Nets solutions Betalingsservice.
De knop - 'Controleren'
controleert elke betaling in de groep en als een van de betalingen onjuist is, wordt deze niet opgenomen in de totale betaling. De foutbeschrijving is te vinden in de kolom 'Systeeminfo'.
De betalingen in het bovenstaande voorbeeld zijn gegroepeerd in zes groepen.
De eerste vijf groepen zullen resulteren in zes kosten. De laatste groep 'Deselected' bevat alle betalingen die niet worden uitgevoerd in het betalingsbestand.
Hieronder volgt een beschrijving van de groepen. Groepen worden gegroepeerd op basis van een Collective Payment ID, die een combinatie is van de unieke sleutel (<Debiteurnummer>-<Betalingsdatum>) die de individuele betalingen in de groep kenmerkt.
Collectieve betaling: -
De betalingen in deze groep worden individueel behandeld. Dit betekent dat er twee facturen worden aangemaakt. Eén voor elk van de twee debiteuren.
Eenmalige betaling: 50001-20190807
Debiteur 50001 heeft zeven incasso's met betaaldatum 07.08.2019. Er wordt een incasso van DKK 2.990,50 aangemaakt. De betaling wordt uitgevoerd op d. 07.08.2019.
Eenmalige betaling: 50002-20190729
Debiteur 50002 heeft twee incasso's met als betaaldatum 29.07.2019. Er wordt een incasso van DKK 1.847,27 aangemaakt. De betaling wordt uitgevoerd op 29 juli 2019. 29.07.2019.
Eenmalige betaling: 50002-20190807
Debiteur 50002 heeft vier facturen met betaaldatum 07.08.2019. Er wordt een incasso van DKK 1.322,40 aangemaakt. De betaling wordt uitgevoerd op d. 07.08.2019.
Eenmalige betaling: 50005-20190729
Debiteur 50005 heeft acht incasso's met als betaaldatum 29.07.2019. Er wordt een incasso van DKK 18.452,92 aangemaakt. De betaling wordt uitgevoerd op 29.07.2019.
Opmerking. Houd er rekening mee dat twee van de transacties creditnota's zijn die zullen worden afgetrokken.
Collectieve betaling: Deselected
Alle betalingen die onjuist zijn of op een andere manier niet voldoen aan de selectievereisten, worden in de groep 'Deselected' geplaatst. Deze betalingen worden niet uitgevoerd in het betalingsbestand.
Overboeking naar boekhoudjournaal
Uniconta houdt bij welke betalingsregels zijn geïnd bij het overboeken naar boekhoudjournaal.
In het voorbeeld worden 6 regels overgebracht naar het boekhoudjournaal. De transacties met betrekking tot de betaling staan in de kolom 'Offsets' en zullen automatisch de facturen compenseren bij het boeken.
Bestandsarchief
Alle gegenereerde betalingsbestanden worden gearchiveerd onder Bestandsarchief. Bestandsarchief kan worden geopend via het menu in Betalingsvoorstel.
Hier is een overzicht van de kolommen.
| Kolom |
Lezen/Schrijven |
Kolom Beschrijving |
Opmerking |
| Gemaakt |
R |
Datum waarop het bestand is ontvangen/verzonden |
|
| Schuldeisersnummer |
R |
Schuldeisersnummer |
Unieke identificatie van het bedrijf |
| Exporteer |
R |
Markeren voor ontvangen/versturen |
Bestanden die in Uniconta zijn gemaakt, hebben een markering |
| Bestandsnaam |
R |
De fysieke bestandsnaam |
De bestandsnaam is gestructureerd met de volgende informatie.
SEPA_.<Type schema>_<Uniek bestandsID>_<Boekhoud-ID>_<Unieke tijdstempel> |
| Bestands-Id |
R |
Een unieke bestands-id |
|
| Betalingsformaat |
R |
Formaat (bestandsindelingen voor betalingsmethoden) |
Een indicatie van op welke betaalmethode elk bestand betrekking heeft |
| Status |
R |
De status kan de volgende waarden hebben:
Pending Het bestand is niet gelezen
Ok Het bestand is correct behandeld
Error Een vlag die aangeeft dat er betalingen/verplichtingen zijn die verdere aandacht nodig hebben. |
|
| Statusinformatie |
R |
Is een logboek van activiteiten |
|
Hier is een overzicht van de knoppen in het menu
Knop - Statusinformatie tonen/verbergen
De statusinformatie kan direct in de kolom worden gelezen, maar voor een beter overzicht kan deze onderaan het scherm worden weergegeven.
Knop - Bestand exporteren
De bestanden kunnen worden uitgelezen als je de inhoud wilt bekijken.
Button - Show
Hier kun je de inhoud van de individuele bestanden bekijken.