Mandaten (Mastercard) – Uniconta

Opmerking: Zoek op het woord 'Mastercard' in Unipedia om alle artikelen over Mastercard Leverandørservice en Betalingsservice te vinden.

Er zijn vier artikelen die je moet lezen om aan de slag te gaan met deze oplaadoplossingen.

Overzicht mandaat

Onder Debiteuren/Onderhoud/Amandaten kun je alle mandaten beheren. Er moet een mandaat worden aangemaakt om incasso's te kunnen uitvoeren. Een mandaat is een betalingsovereenkomst tussen het bedrijf (Creditor) en de klant (Debtor). Het mandaat is een unieke ID die ook de klant identificeert in Uniconta. Let op! Wat in Uniconta mandaten wordt genoemd is hetzelfde als wat Betalingsservice een klantnummer noemt.

Mandaten creëren

Mandaten kunnen direct worden aangemaakt vanuit het debiteurenoverzicht onder Debiteur/Debiteur . Vanaf hier kan een mandaat worden aangemaakt voor een enkele debiteur of een selectie van debiteuren. Selecteer de debiteuren waarvoor u een mandaat wilt aanmaken en selecteer de knop Mandaten aanmaken op het lint. Let op! Bestaande Mastercard-oplossingen die worden overgezet naar Uniconta moeten anders worden behandeld. Lees meer hierover verderop in de tekst.

Als bij het instellen van het bestandsformaat voor de betaalmethode is geselecteerd dat debiteurenrekening = mandaat-ID, worden de mandaten automatisch aangemaakt wanneer klanten zich aanmelden en de informatie van Mastercard wordt ontvangen. Deze informatie wordt continu ontvangen van Mastercard, maar wordt alleen geïmporteerd in de rekeningen in Uniconta wanneer de knop Importeren is geselecteerd onder Debiteur/Report/Betalingsvoorstel.

Mandaten importeren

Bij het converteren van een leveranciers- of betaaldienstoplossing van een ander systeem naar Uniconta, d.w.z. dat er al betaalafspraken bestaan tussen het bedrijf en de klanten, kunnen deze betaalafspraken als volgt in Uniconta worden geïmporteerd:

De betalingsovereenkomsten worden geïmporteerd via Tools/Data/Load data naar het mandaatbestand genaamd DebtorPaymentMandataClient. Let op! Rekeningnummer en Mandaatnummer moeten worden ingevuld met hetzelfde nummer voor deze import. Daarnaast wordt het overeenkomstnummer geïmporteerd als dit bekend is, d.w.z. als de klant al een betalingsovereenkomst heeft.
Importeer het huidige mandaat-ID naar de mandaatmap als het mandaat-ID en de debiteurenrekeningen niet eerder gelijk zijn geweest, zodat deze bij BS gewijzigd kunnen worden, zodat mandaat-ID's in de toekomst gelijk zijn aan het klantnummer in Uniconta. Dit wordt gedaan door de knop Mandaat laden te selecteren op het lint op het mandaatoverzicht. Lees verder de beschrijving van het bestandsformaat dat kan worden geladen etc. onder de beschrijving van de knop Laad mandaat. Als de vorige mandaat-ID's zijn geladen, selecteer dan de knop Wijzigen op het lint op het mandaatoverzicht. Lees verder onder de beschrijving van de knop Wijzigen.
Bestel een 0603-bestand bij Mastercard (doe dit door Mastercard te bellen of via hun klantenportaal). Wanneer dit bestand wordt ontvangen en geïmporteerd via het betaalvoorsteloverzicht, zal Uniconta de informatie in de mandateringenlijst van Uniconta vergelijken met het ontvangen bestand en eventuele wijzigingen registreren.

Mandaat of alternatief mandaat?

Uniconta genereert automatisch een uniek mandaat-ID. Voor nieuwe klanten is de automatisch gegenereerde ID een goede keuze, omdat deze zorgt voor een unieke ID.

Er kunnen zich situaties voordoen waarin u zelf een mandaat-ID wilt definiëren, en dit kan door een ID in te voeren in het veld Alternatief mandaat. Als de parameter 'Gebruik debetrekening als mandaat-ID' onder 'Bestandsindelingen voor betaalmethoden' is geactiveerd, wordt de debetrekening in het veld ingevoegd. Het veld Mandaat wordt vervangen door de waarde in Alternatief mandaat.

Opmerking: Er is geen validatie voor unieke ID bij gebruik van het Alternatieve mandaat. Je moet er dus voor zorgen dat de ID uniek is.

Betalingsovereenkomsten maken

Zodra er een mandaat is aangemaakt, kan er een betalingsovereenkomst met Mastercard worden opgezet. Dit kan op verschillende manieren. Deze worden hieronder allemaal beschreven, maar voor betalingsdiensten zal dit meestal via internetbankieren van de klant zijn en voor leveranciersdiensten zal dit meestal via een webformulier zijn.

Creëer een betalingsovereenkomst rechtstreeks vanuit Uniconta
Maak een betalingsovereenkomst aan via de bank van de klant
Betalingsovereenkomst aanmaken via een webformulier
Leverancierservice aanmelden via e-mail of op facturen
Plaats een aanmeldlink op je website

Creëer een betalingsovereenkomst rechtstreeks vanuit Uniconta Betalingsovereenkomsten kunnen direct vanuit Uniconta worden aangemaakt. Lees hieronder meer hierover, afhankelijk van of je gebruik maakt van betaalservice of leveranciersservice. Betalingsservice De betalingsautorisatie kan in overleg met uw klant direct vanuit Uniconta worden aangemaakt. Er wordt gebruik gemaakt van een zogenaamde aanlevering 0605. Let op! Mastercard stelt het volgende: Wanneer de debiteur contact met u opneemt, moet u het aanmaken van de betalingsautorisatie kunnen documenteren. De overeenkomst is niet geldig als de aanmaak niet kan worden gedocumenteerd. Leverancierservice De betaalautorisatie kan in overleg met uw klant direct vanuit Uniconta worden aangemaakt. Hiervoor wordt een zogenaamde aanlevering 0510 gebruikt. Let op! Mastercard stelt het volgende: wanneer de debiteur contact met u opneemt, moet u het aanmaken van de betalingsautorisatie kunnen documenteren. De overeenkomst is niet geldig als de aanmaak niet kan worden gedocumenteerd. Betalingsovereenkomst aanmaken via de bank van de klant De klant kan de betalingsmachtiging door zijn bank laten aanmaken. Uniconta ontvangt automatisch de aanmaak van de machtiging van Mastercard. Betalingsovereenkomst aanmaken via internetbankieren van de klant De klant registreert de betalingsovereenkomst met informatie van de betaalkaart. Uniconta ontvangt automatisch de aanmaak van het Mandaat van Mastercard. Deze registratievorm is alleen mogelijk voor Betalingsservice. Betalingsautorisatie aanmaken via webformulier De klant kan de betalingsautorisatie aanmaken via een registratielink, die wordt aangemaakt via Mastercard Connect Nordics. Lees de instructies bij Mastercard.

Wijziging van betalingsovereenkomst

De bank van de klant is altijd verantwoordelijk voor het wijzigen van de betalingsautorisatie van de klant naar Mastercard. Dit is van toepassing ongeacht hoe de betalingsmachtiging, d.w.z. het mandaat, werd gecreëerd. Betalingsautorisatie annuleren De klant kan te allen tijde zijn bank of rechtstreeks aan de Kredietgever laten weten dat hij de betalingsautorisatie wil annuleren. Zodra Mastercard de annulering heeft geregistreerd, kunnen betalingen niet meer worden uitgevoerd. Annulering van een betalingsautorisatie wordt van kracht voor betalingen met een betaaldatum vanaf en met inbegrip van de bankwerkdag nadat de annulering van de klant door Mastercard is geregistreerd. Als de annulering aan de bank is meegedeeld, stuurt de bank de annulering naar Mastercard. Als de klant rechtstreeks bij de crediteur annuleert, moet de crediteur de annulering naar Mastercard sturen. Als de zakelijke relatie met de klant wordt beëindigd, moet de crediteur ook de betalingsautorisatie van de klant annuleren. Klant verandert van bank Als de klant van bank verandert, moet de nieuwe bank de betalingsmachtiging wijzigen.

Beschrijving van velden

Kolom	Lezen/Schrijven	Kolom Beschrijving	Opmerking
Account	R	Debiteurenrekening waarop het mandaat betrekking heeft
Naam rekening	R	Naam debiteur
Mandaat	R	Een mandaat wordt geïdentificeerd door een uniek ID	Uniconta genereert het ID automatisch wanneer u op 'Opslaan' drukt. Als u zelf een mandaat-ID wilt definiëren, gebruik dan het veld 'Alternatief mandaat'.
Alternatief mandaat	R/W	Alternatieve mandaat-id. Max. 35 tekens	Handmatig gegenereerd mandaat-ID. Lees meer verderop. Als de parameter 'Debetrekening als mandaat-ID gebruiken' onder 'Bestandsindelingen voor betaalmethoden' is geactiveerd, wordt de debetrekening hier ingevoegd. Het veld kan niet worden bewerkt als de status 'Enrolled' is.
Huidig mandaat	W	Wordt gebruikt om de mandaat-ID voor een actief mandaat bij Mastercard te wijzigen. Wanneer de wijziging bij Mastercard is voltooid, wordt de nieuwe mandaat-ID uit het Mandaat-veld gebruikt voor de huidige debiteur en niet de mandaat-ID die u in dit veld hebt ingevoerd (de oude mandaat-ID).
Status	R	Status kan de volgende waarden hebben: <lege> Status bij het aanmaken van een nieuw mandaat Aanmelden Mandaatregistratie is ter goedkeuring naar Mastercard gestuurd Afmelden Mandaat annulering is ter goedkeuring naar Mastercard gestuurd Gevoegde Mandaat is geautoriseerd en geactiveerd bij Mastercard. Uitgeschreven Mandaat is uitgeschreven en dus gedeactiveerd bij Mastercard. Verzonden Registratie/Uitschrijving is verzonden naar Mastercard voor verwerking. Error Er is een fout geregistreerd bij Mastercard tijdens de registratie of annulering. Wijziging Mandaat ID is verzonden naar Mastercard.	Dit veld wordt automatisch bijgewerkt. Opmerking voor Betalingsservice Totaaloplossing: Als status = Niet aangemeld of Fout, wordt de status automatisch ingesteld op <blanco> in verband met Controleren/exporteren van automatische incasso's.
Overeenkomstnummer	R	Technisch akkoordnummer dat wordt gebruikt voor communicatie met Mastercard. Uitgegeven door Mastercard. Dit veld moet worden ingevuld bij het aanmaken van mandaten als er een bestaande overeenkomst is met de debiteur, d.w.z. als de mandaten worden overgezet vanuit een ander systeem.	Dit veld wordt alleen gebruikt in verband met Automatische incasso
Aangemeld	R	Geeft aan wanneer het mandaat is aangemeld bij Mastercard	Dit veld wordt automatisch bijgewerkt
Uitgeschreven	R	Aanduiding wanneer het mandaat bij Mastercard is geannuleerd	Dit veld wordt automatisch bijgewerkt
Statusinformatie	R	Logboek van activiteiten uitgevoerd op het individuele mandaat	Dit veld wordt automatisch bijgewerkt

Beschrijving van knoppen

De knoppen op het mandaatoverzicht worden hieronder beschreven.

Knop	Beschrijving knop
Aanmelden	Het mandaat wordt ingeschreven en de status wordt gewijzigd in 'Inschrijven'. Let op! Alleen de geselecteerde Mandaten zullen worden geregistreerd wanneer de knop wordt geselecteerd en de registratie naar Mastercard wordt gestuurd, die de registratie zal verwerken. Mastercard zal dan een antwoord terugsturen en de status zal veranderen in 'Enrolled' als alles goed is gegaan. Betalingen kunnen dan worden verzonden. SupplierService: Het is mogelijk om direct vanuit Uniconta betaalovereenkomsten met uw klanten aan te maken. Het is aan te raden om u vertrouwd te maken met de regels van Mastercard voordat u deze functionaliteit gebruikt. Hier volgt een uittreksel van de richtlijnen van Mastercard: Regels voor het aanmaken van betaalovereenkomsten bij gebruik van de 0510 levering. De crediteur moet het aanmaken van de betalingsautorisatie op verzoek van de debiteur kunnen documenteren. De overeenkomst is niet geldig als de aanmaak niet kan worden gedocumenteerd. Betalingsservice: Het is ook mogelijk om je aan te melden voor Betalingsservice.
Afmelden	Het mandaat wordt geannuleerd en de status wordt gewijzigd in 'Geannuleerd'. Alleen de geselecteerde mandaten worden geannuleerd. Let op! Het is dan niet meer mogelijk om kosten aan te maken voor de klant die aan dit mandaat is gekoppeld.
Lastenmandaat	Deze functie moet alleen worden gebruikt om mandaten te hernoemen en alleen als u veel mandaten hebt om te hernoemen, anders is het gemakkelijker om het handmatig te doen. Leveranciersdienst - bestandsformaat Bestandsformaat - kolommen moeten puntkomma gescheiden zijn: Kolom 1 = Debiteurenrekeningnummer (Uniconta) Kolom 2 = Huidige Mandaat-ID Automatische incasso - bestandsformaat Bestandsformaat - kolommen moeten puntkomma gescheiden zijn: Kolom 1 = rekeningnummer debiteur (Uniconta) Kolom 2 = huidige mandaat-ID Kolom 3 = Mastercard-overeenkomstnummer In dit voorbeeld zijn het debiteurenrekeningnummer en mandaat-ID hetzelfde. In het volgende voorbeeld is het bestand geladen en is het huidige mandaat verzonden naar Mastercard.
Verander	Alle mandaten waarbij de kolom 'Huidig mandaat' is ingevuld, worden naar Mastercard verzonden wanneer deze knop wordt geselecteerd. Houd er echter rekening mee dat alleen mandaten met status '-' of 'Enrolled' kunnen worden verzonden. Voor Betalingsservice stuurt Mastercard geen retourbestand ter bevestiging dat de wijziging is voltooid. Wel kan een zogenaamd '603-bestand Alles actief' worden besteld. Dit bestand bevat alle actieve mandaten en bij het uitwisselen van informatie met Mastercard via de knop Importeren onder Debiteur/Report/Betalingsvoorstel worden de mandaten in Uniconta bijgewerkt met de actuele status. Het wordt aanbevolen om dit bestand bij Mastercard te bestellen. Mastercard kan dit bestand één keer per maand automatisch aanmaken op een afgesproken dag. De snelste manier is om Mastercard te bellen en te vragen het bestand aan te maken, waarna het dezelfde avond nog in Uniconta wordt geladen.
Activeer	Mandaten kunnen met deze knop direct in Uniconta worden geactiveerd als het mandaat al bij Mastercard is geregistreerd. Het zal meestal in verband staan met de conversie van een Mastercard oplossing conversie van een Mastercard-oplossing van een ander systeem naar Uniconta dat u deze functie wilt gebruiken. Gids voor het activeren van mandaten Mandaten aanmaken in Uniconta Lees hier meer over onder de beschrijving van mandaten Activeer mandaten Het is belangrijk dat alleen mandaten worden geactiveerd die al bij Mastercard zijn geregistreerd. mandaten die niet zijn aangemaakt met een debetrekening als mandaat-ID krijgen een automatisch gegenereerd mandaat-ID. Dit moet gewijzigd worden zodat het overeenkomt met het mandaat-ID waarmee de klant geregistreerd is bij Mastercard. Dit zal meestal een debetrekening zijn als de vorige oplossing een C5 was. Het mandaat-ID waarmee de klant geregistreerd is bij Mastercard wordt ingevuld in het veld 'Alternatief mandaat'. Als u veel klanten hebt, kunt u Data Manipulation gebruiken, dat u kunt vinden onder Tools. Het mandaat wordt dan geactiveerd door op de knop 'Activeren' te drukken. Betalingsservice: Voor Betalingsservice zijn er twee manieren om een machtiging te activeren:1) Het is aan te raden om deze activatie te gebruiken. Vraag Mastercard om een 603 aanlevering met daarin alle actieve mandaten. Hierbij hoeft u het veld 'Identificatie van de overeenkomst' niet in te vullen. Uniconta zal dan alle mandaten activeren wanneer het bestand van Mastercard is ontvangen. Vergeet niet om onder Betalingsvoorstel op Importeren te drukken (Lees hier meer)2) Er is ook nog deze optie. Als u in het veld 'Identificatie van de overeenkomst' een door Mastercard uitgegeven overeenkomstnummer invult, kunt u het mandaat direct vanuit Uniconta activeren - door op de knop 'Activeren' te drukken. Deze oplossing zal niet valideren als het mandaat actief is bij Mastercard. Hiervoor is een 603-levering nodig, zoals beschreven in punt 1. Supplier Service:Voor Supplier Service zijn er ook twee manieren om een mandaat te activeren:1) Activeer het mandaat rechtstreeks vanuit Uniconta - door op de knop 'Activeren' te drukken. Deze oplossing valideert niet of het mandaat actief is bij Mastercard. Hiervoor is een Elektronisch debiteurenoverzicht nodig, zoals beschreven in punt 2. 2) U kunt Mastercard ook een Elektronisch Debiteurenoverzicht laten sturen, dat de toevoegingen en annuleringen van mandaten bevat (dit kost Mastercard een vergoeding). Uniconta zal dan alle mandaten activeren wanneer het bestand van Mastercard wordt ontvangen. Vergeet niet om onder Betalingsvoorstellen op Importeren te drukken (Lees hier meer)
Statusinformatie tonen/verbergen	De statusinformatie kan direct in de kolom worden gelezen, maar voor een beter overzicht kan deze onderaan het scherm worden weergegeven.