Gelijkstellingen – Uniconta

Dit artikel beschrijft verschillende opties voor het verrekenen van openstaande posten op debiteuren en crediteuren.

Open record of balansmethode?

Voor elke debiteur of crediteur kun je in het veld Saldo-methode selecteren of er moet worden geëgaliseerd volgens "Openstaande post" of "Saldo". Bij de methode "Open post" worden een of meer bonnen geannuleerd wanneer een betaling wordt ontvangen. Dit gebeurt handmatig of automatisch, bijvoorbeeld door het factuurnummer op de betaling in te voeren. Bij de methode "Saldo" worden posten verrekend met het oudste saldo, ongeacht of een betaling van de betaler een betaling is voor een enkele of meerdere facturen. Dit betekent dat wanneer je "Saldo" uitvoert, er in principe geen verrekeningen zijn. Er is gewoon een som van de posten. Op deze manier hoef je facturen niet te salderen met betalingen. Als je een account hebt met meer dan 10.000 openstaande posten, verandert Uniconta de balansmethode automatisch in "Saldo". Belangrijk! U kunt de methode wijzigen, maar als u dat doet, begint u helemaal opnieuw. Dit betekent dat als u bijvoorbeeld overschakelt van Balance naar Open Mail, Uniconta vanaf dag 1 een automatische egalisatie zal uitvoeren.

Aanbevelingen met betrekking tot egalisatie

Het is niet aan te raden om de 'veel naar veel' methode of automatische vereffening te gebruiken voor 'Diverse' debiteuren of debiteurenrekeningen met veel kleine/niet-specifieke posten. Dit betekent dat je niet veel posten kunt selecteren en verwachten dat ze worden geëgaliseerd. Voor een correcte vereffening is het aan te raden om eerst de betalingspost te markeren en daarna de facturen die overeenkomen met de betaling. Uniconta stopt namelijk met het uitvoeren van de egalisatie wanneer de eerst gemarkeerde post "opgebruikt" is. Lees hier meer tips over hoe je debiteuren en crediteuren op gelijke voet kunt brengen ....

Handmatige egalisatie

Wanneer boekingen op een debiteur of crediteur niet in evenwicht/gesloten zijn, bijvoorbeeld omdat je dit vergeten bent bij het boeken van de betaling, is het mogelijk om dit handmatig te doen via de knop Boekingen openen in het debiteuren- of crediteurenoverzicht. De vereffening kan worden uitgevoerd door een één-op-één-vereffening, d.w.z. waarbij één betaling wordt verrekend met één factuur. Lees er hieronder meer over. De vereffening kan ook worden uitgevoerd door een één-op-veel-vereffening, d.w.z. dat één betaling wordt verrekend met meerdere facturen. Lees hieronder meer hierover. Let op! Bij het egaliseren hoeven de bedragen niet precies overeen te komen. Als ze niet precies overeenkomen, wordt er slechts een gedeeltelijke vereffening uitgevoerd en blijft er na de vereffening een saldo over op een van de posten. Eén-op-één-vereffening Van één-op-één-vereffening is bijvoorbeeld sprake als één betaling wordt verrekend met één factuur.

Selecteer de knop Records openen in het debiteuren- of crediteurenoverzicht van de debiteur waar u boekingen wilt verrekenen
Plaats een vinkje in de kolom Vereffenen naast de betalingsitem/creditnota
Plaats een vinkje in de kolom Verrekenen naast de factuur waarop de betaling moet worden verrekend. In het veld Som op het lint zie je de som van de twee bedragen die je hebt geselecteerd.
Selecteer de knop Equalise entries en de items zullen worden geëgaliseerd en de entries die niet langer open staan zullen van het scherm verdwijnen. Selecteer de knop Update als je dit niet ziet gebeuren.

Eén-op-veel-vereffening / Veel-op-veel-vereffening Eén-op-veel-vereffening is bijv. wanneer één betaling wordt verrekend met meerdere facturen. Veel-op-veel-vereffening is bijv. wanneer meerdere betalingen worden verrekend met meerdere facturen. De egalisatie van één op veel of veel op veel gebeurt op dezelfde plaats en op dezelfde manier als de één op één egalisaties. Maar het wordt aanbevolen om eerst de betalingsitems/alle betalingsitems en creditnota's te selecteren en daarna alle facturen. In het onderstaande voorbeeld worden eerst alle betalingsitems en teruggedraaide rente-items geselecteerd:

Opmerking! Het bedrag van de eerste geselecteerde betaling wordt weergegeven op het lint naast 'Betaling'. De andere geselecteerde items worden getotaliseerd op het lint naast 'Factuur' (of het betalings- of factuuritems zijn, enz.).

Gedeeltelijke egalisatie

Wanneer posten gedeeltelijk zijn geëgaliseerd, kunnen ze nog steeds bekeken worden onder Openstaande posten. In het veld Resterend kun je het resterende bedrag op het individuele record zien. Als je de gedeeltelijke egalisatie wilt annuleren, kun je de knop Egalisaties selecteren en vervolgens de knop Opnieuw openen.

Gedeeltelijke egalisatie van open posten

Versie-94 Onder debiteur en crediteur openstaande posten kun je via lay-out een veld slepen met de naam Gedeeltelijke egalisatie. Bij verrekenen kun je op de facturen een kleiner bedrag invullen dan waarmee de factuur is geopend, zodat de factuur gedeeltelijk wordt verrekend.

Egalisatie annuleren

Als er boekingen zijn op een debiteur of crediteur die abusievelijk zijn geëgaliseerd, d.w.z. niet meer openstaan, kan de egalisatie weer ongedaan worden gemaakt. Dit wordt gedaan zoals hieronder beschreven:

Zoek de huidige debiteur of crediteur in het crediteurenoverzicht onder Debiteur/Debiteur of Crediteur/Crediteur
Selecteer de knop Postings
Plaats de cursor op de record die u opnieuw wilt openen
Selecteer de knop Offsets
Je ziet nu een scherm met een lijst van de items waarmee het huidige item is gecompenseerd, d.w.z. er kunnen meerdere items in de lijst worden weergegeven, bijvoorbeeld een betalingsitem kan worden gecompenseerd met een hele reeks facturen.
Plaats de cursor op het item in de lijst dat u wilt deselecteren
Selecteer opnieuw de knop Openen
Herhaal dit voor de andere items in de lijst als je alle offsets wilt verwijderen.

Is het item geëgaliseerd of niet?

Onder de knop Invoeren op een debiteur of crediteur kunt u in het veld Openen zien of een boeking Open [Aangevinkt] of Gesloten [Uitgevinkt] is.

Met welk item wordt geëgaliseerd?

Als je wilt zien welke facturen bijvoorbeeld zijn verrekend in verband met een betaling. Als je bijvoorbeeld wilt zien welke facturen zijn verrekend in verband met een betaling, kun je dit zien onder de debiteuren/ crediteurenboekingen door de knop Verrekeningen te selecteren.

Offsets opschonen na conversies

Controleer na een conversie of alle offsets naar wens zijn. Lees hier meer hierover. Als oude vergelijkingen moeten worden opgeschoond, bijvoorbeeld na een conversie, en het te tijdrovend wordt geacht om handmatig vergelijkingen te annuleren en nieuwe vergelijkingen aan te maken, dan kan een nulpunt worden aangemaakt. Lees hieronder meer hierover.

Creëer een nulpunt voor compensaties. egalisaties

Als oude verrekeningen moeten worden opgeschoond, bijvoorbeeld na een conversie, en het te tijdrovend wordt geacht om verrekeningen handmatig te annuleren en nieuwe verrekeningen aan te maken, kan een nulpunt worden gecreëerd in het geaccumuleerde saldo van de debiteur/crediteur, bijvoorbeeld per 31-12-20xx. Alle items tot de geselecteerde datum worden geëgaliseerd aan de hand van de volgende procedure:

Vind het saldo op deze datum via de boekingen op debiteur/crediteur (Vergeet niet het filter te wissen). Gebruik 'Filter' om een datumbereik op te geven. Voeg de kolommen 'Bedrag' en 'Bedrag (Valuta)' toe aan uw lay-out en som op onder de boekingen.
Bedrag' en 'Bedrag (Valuta)' worden vanuit een boekhoudjournaal geboekt op de debiteuren/crediteurenrekening met tegengesteld teken met de datum, bijv. 31-12-2022, zodat het saldo op de debiteuren/crediteurenrekening vanaf deze datum opnieuw wordt ingesteld. Gebruik de omnibusrekening als tegenrekening. Voer ook een regel in met hetzelfde bedrag maar zonder het tegenovergestelde teken. Op deze regel moet de datum de dag erna zijn, bijvoorbeeld 01-01-2023. Dit betekent dat een regel die het saldo terugzet en een regel met het nieuwe openstaande saldo (primair saldo) moeten worden ingevoerd en geboekt in het boekhoudjournaal. Opmerking! Het is belangrijk dat de eerste regel in het journaal de regel is die het saldo terugzet.
Selecteer na het boeken van het ontwerp op de debiteur/crediteurrekening de knop Posten openen, selecteer vervolgens de knop Alles heropenen en het item Heropenen tot 0 saldo.
Deze run sluit alle boekingen tot het nulsaldo. Boekingen na het "nulpunt" moeten handmatig worden vereffend. Bij het vereffenen naar nulsaldo wordt er niet daadwerkelijk vereffend, maar worden de posten tot aan het nulsaldo niet meegeteld in de openstaande posten. Dit betekent dat het niet mogelijk is om achteraf op een debiteurenrecord de knop Egalisaties te selecteren en te zien met welk(e) record(s) het huidige record is geregulariseerd. Als je wilt zien wat wat egaliseert, moet je Automatische egalisatie gebruiken in plaats van Heropenen tot 0 saldo.

Beschrijving van knoppen - Open Records

Beschrijving van speciale knoppen in geopende items op het lint

Knoppen	Beschrijving van de knop
Offset vermeldingen	Gebruikt om de items gemarkeerd in het "Offset" veld met elkaar te compenseren.
Gelijkstellingen	Toont met welk(e) item(s) is geëgaliseerd. Bijvoorbeeld bij een gedeeltelijke vereffening waarbij er een resterend bedrag is.
Fysieke bon	Toont de fysieke bon voor het geselecteerde item
Postings op vouchers	Toont boekingen op de bon
Verzenden als e-mail	E-mails versturen met het toewijzingstype Rente/Achterstand/Betalingen/Inning Vergoeding/Inning
Alles heropenen	Opent alle gesloten items tot het laatste punt waar het opgetelde totaal nul is. Je krijgt een bevestiging als je alles opnieuw wilt openen. Als je "alles heropenen" doet, worden alle open records verwijderd en vervolgens hersteld. Hierdoor worden de ingevoerde vervaldatums verwijderd. Er worden dan nieuwe vervaldatums aangemaakt op basis van de betalingstermijnen op de debiteuren- of crediteurenkaart. OPMERKING: Het is niet nodig om alles opnieuw te openen als sommige records correct zijn geëgaliseerd. Je kunt gewoon doorgaan met het egaliseren van de records die open staan.
Automatische egalisatie	Verrekent alle open items. Je krijgt een bevestiging als je alles wilt compenseren. OPMERKING! De knop Automatisch compenseren probeert ALLE openstaande items te compenseren. Het kan op geen enkele manier worden beperkt (met behulp van filtering of het veld "In afwachting"). We kunnen het resultaat van automatisch verrekenen niet garanderen. Automatisch verrekenen is slechts een "poging" om openstaande posten te verrekenen, automatisch verrekenen kan worden gedaan volgens verschillende principes die zijn geselecteerd in het gedeelte "Bedrijfsinformatie" van de boekhouding. Lees hier meer .