Aankoopvergoeding

Inkoopvoordelen worden gebruikt om kosten, zoals vracht en douane, toe te wijzen aan een of meer items op basis van gewicht, aankoopprijs of iets dergelijks. Hierdoor worden de kosten verplaatst naar de voorraad en wordt de kostprijs van het item op de goederenontvangst verhoogd. LET OP! De inkooprekening op de productgroep moet worden ingevuld om de inkooptoeslagen te kunnen boeken. Opmerking! De functie Aankoop toevoegen wordt alleen gebruikt als je de kosten wilt verplaatsen naar de kosten van verkochte goederen in plaats van directe kosten op een vracht/douane rekening. Let op! Bij deelleveringen en vracht op de bestelling blijft de inkooptoeslag op de bestelling staan. Als je niet wilt dat deze opnieuw wordt geboekt, moet deze van de bestelling worden verwijderd.

Instellen

1. Aankoopvergoeding wordt ingeschakeld onder Bedrijf/Onderhoud/ Functies in-/uitschakelen
2. Typen inkoopkostenvergoedingen worden aangemaakt onder Verkoper/Onderhoud/Inkoopkostenvergoedingen. Lees hieronder meer hierover.
3. Toeslagtypes worden gekoppeld aan inkooporders en/of op geboekte inkoopfacturen. Lees hieronder meer hierover.
4. Voer indien nodig de reis uit na het berekenen van de kostprijzen. Lees hier meer over.

Typen aankoopvergoedingen aanmaken

Maak eerst aankooptypes aan door te gaan naar Typen crediteuren-/onderhouds-/inkoopvergoedingen. Klik op F2 of selecteer de knop Record toevoegen om een nieuw type inkooporder aan te maken. Zie de beschrijving van de velden hieronder. Zodra de typen inkoopvergoedingen zijn aangemaakt, moet je ze vervolgens koppelen aan inkooporders en/of inkoopfacturen die al zijn geboekt. Lees hier meer over.

Beschrijving van velden onder typen aankooptoelagen

Naam veld	Beschrijving
Code:	Een code die de appendix kan identificeren.
Naam:	De naam van het gemaakte supplement.
Rekening:	Selecteer op welke rekening het bedrag moet worden geboekt.
Accountnaam:	Wordt automatisch ingevuld op basis van de geselecteerde account.
Percentage/bedrag:	Selecteer of de vergoeding moet worden verdeeld als een percentage of als een vast bedrag.
Bedrag:	Het bedrag als percentage of in de geselecteerde valuta.
Valutacode:	Als de valuta verschilt van de bedrijfsvaluta, selecteer dan hier een valutacode. Als er geen valutacode is geselecteerd, wordt de valuta van het bedrijf gebruikt die is geselecteerd in de bedrijfsgegevens.
Post naar verkoper:	Als je wilt dat de aankoopvergoeding wordt geboekt naar de verkoper, vink dan hier aan.

Inkoopvergoeding bijhouden

Het is mogelijk om naar de boekingen voor een aankoop te kijken om te zien of er een inkooptoeslag op de aankoop zit. In het veld Herkomst staat Aankooptoeslag, gebaseerd op het item dat geboekt is als aankooptoeslag.

Aankooptoeslagen toevoegen aan de kostprijs van een item

Vrachtkosten kunnen bijvoorbeeld worden opgenomen op dezelfde factuur als het artikel of de artikelen, maar de vrachtkosten kunnen ook op een aparte factuur worden ontvangen, misschien zelfs van een heel andere leverancier dan de goederen. Aankoopsupplementen kunnen daarom zowel op een inkooporder worden ingevoerd voordat de inkoopfactuur wordt geboekt, maar ook op een geboekte inkoopfactuur via het inkoopfactuurarchief. Als er meerdere supplementen aan de kostprijs van het artikel moeten worden toegevoegd, bijvoorbeeld zowel vracht als douane, dan moet dit per supplement gebeuren. Aankooptoeslag op een al geboekte factuur Deze oplossing wordt gebruikt wanneer bijvoorbeeld een vrachtfactuur wordt ontvangen nadat de inkoopfactuur met de daadwerkelijke goederen is geboekt. De vrachtfactuur wordt op de normale manier geboekt, maar vervolgens kunnen de vrachtkosten worden gekoppeld aan de geboekte inkoopfactuur waar de goederen zijn gekocht. Deze oplossing verplaatst bijvoorbeeld de vrachtkosten van de winst-en-verliesrekening naar de voorraadrekening in status.

• Post je vrachtfactuur op de normale manier, via een boekhoudjournaal, inkoopfactuur of inkooporder.
• Selecteer Crediteuren/Rapporten/Facturen om het vrachtbedrag te verdelen voor items die zijn gekocht op een andere inkoopfactuur dan de factuur waarop de vracht stond.
• Plaats de cursor op de inkoopfactuur waaraan u de invoegtoepassing wilt koppelen, d.w.z. de inkoopfactuur met de goederenaankoop
• Selecteer de knop Purchase Allowance op het lint
• Selecteer de knop Item toevoegen op het lint en voeg een regel toe voor elke inkoopvergoeding die je wilt koppelen aan de items op de geboekte inkoopfactuur. Het is mogelijk om de inkooptoeslag te verdelen op basis van de items op de inkoopfactuur kostenwaarden, gewicht, volume of doosgrootte. Het is ook mogelijk om te kiezen of de toeslag alleen moet worden toegepast op een enkel artikel. Als je de toeslag wilt verdelen over meerdere artikelen op de inkoopfactuur, maar niet allemaal, voeg dan meerdere inkooptoeslagregels toe met verschillende artikelnummers. Als je de "Kostwaarde" verdeling gebruikt, kun je verdelen op "%" of op "Bedrag". Als je de verdeling "Gewicht", "Volume" of "Doos" gebruikt, kun je alleen "Hoeveelheid" gebruiken. Zie de voorbeelden hieronder.
• Selecteer de knop Kosten boeken

  Toeslag op dezelfde inkooporder als de goederen Deze oplossing wordt gebruikt wanneer bijv. vrachtkosten deel uitmaken van dezelfde inkoopfactuur als de goederen

• Selecteer Crediteuren/Inkooporders en maak een inkooporder aan als deze nog niet is aangemaakt.
• Als de inkoop al is aangemaakt, plaatst u de cursor op de inkooporder waaraan u de invoegtoepassing wilt koppelen
• Selecteer de knop Purchase Allowance op het lint
• Selecteer de knop Item toevoegen op het lint en voeg een regel toe voor elke inkoopvergoeding die je wilt koppelen aan de items op de geboekte inkoopfactuur. Zie hieronder een voorbeeld.
• Sluit het scherm van de winkeltoevoeging
• Afhankelijk van de instelling van het type aankooptoeslag, moet de vracht ook als regel op de inkoopfactuur zelf worden ingevoerd. Dit is belangrijk, vooral als er btw moet worden berekend over de inkoopsupplementen.
• Boek de inkooporder op de normale manier

Inkoopbon voor een inkooporder die nog niet geboekt is Deze oplossing wordt bijvoorbeeld gebruikt wanneer de verzendkosten zijn ontvangen op een aparte inkoopfactuur, maar je de verzendkosten wilt verdelen over de artikelen op een inkooporder die nog niet is geboekt.

• Selecteer leverancier/inkooporders
• Plaats de cursor op de inkooporder waaraan je de add-on wilt koppelen
• Selecteer de knop Purchase Allowance op het lint
• Selecteer de knop Item toevoegen op het lint en voeg een regel toe voor elke inkoopvergoeding die je wilt koppelen aan de items op de inkooporder. Zie hieronder een voorbeeld.
• Selecteer de knop Opslaan op het lint en sluit het winkeluitbreidingsscherm
• Boek de inkooporder op de normale manier wanneer je de inkoopfactuur van de leverancier ontvangt.

Procentuele inkooptoeslagen en extra bestellingen

Als je de toeslag hebt ingesteld op % in plaats van bedrag, dan moet je geen gebruik maken van de functie "aanvullende orders", waarmee je factuurregels van meerdere inkooporders tegelijk kunt kopen. Als je dit doet en je hebt de toeslag op beide inkooporders ingesteld als een percentage, dan wordt er een toeslag in rekening gebracht van twee keer het bedrag dat je verwacht. Als je de toeslag slechts op één inkooporder instelt, wordt het juiste bedrag aan toeslag berekend, maar wordt de toeslag alleen toegepast op de artikelen op één inkooporder. Ons advies is daarom dat je bij het gebruik van procentuele inkooptoeslagen en aanvullende orders de procentuele inkooptoeslag niet invoert op de inkooporders, maar dat je de inkopen boekt met de functie aanvullende orders en de procentuele inkooptoeslag pas invoert en boekt na het boeken van de inkoopfactuur zoals hierboven beschreven onder "Inkooptoeslag op reeds geboekte factuur".

Voorbeeld 1 - Vrachtbedrag verdeeld volgens kostwaarde

Kopen: 4 tafelpoten voor DKK 33 per stuk 1 tafelpoot. Werkblad voor 125 kr. per stuk Een inkooptoeslag, bijvoorbeeld 100 DKK vracht, moet worden toegerekend op basis van de kostprijs van de goederen. Met andere woorden, het duurste artikel krijgt de meeste vracht. De vrachtfactuur wordt ontvangen op een aparte inkoopfactuur en is al geboekt, bijvoorbeeld via een boekhoudjournaal. Add-on type aankoop aanmaken Maak een add-on type aankoop aan zoals hieronder weergegeven: Inkooporder maken Maak een inkooporder en voeg orderregels toe zoals hieronder wordt weergegeven. Lees hier meer over het maken van inkooporders en het invoeren van regels. Link aankooptoelage Selecteer in het overzicht van alle inkooporders de knop Inkoopvergoeding en voeg de inkoopvergoeding toe zoals hieronder wordt weergegeven Boek de aankoop Plaats nu de inkoopfactuur op de normale manier. De factuur ziet er als volgt uit:   Opgenomen financiële posten In verband met het boeken van de inkoopfactuur werden de volgende posten geboekt. Merk op dat de vracht wordt gecrediteerd op de rekening die is gespecificeerd op het type inkooptoeslag en gedebiteerd op de magazijnontvangstrekening die is gespecificeerd op de productgroep van de goederen waaraan de toeslag is toegewezen. Toen de vrachtkosten werden geboekt, zouden ze waarschijnlijk gedebiteerd zijn op rekening 2811 en gecrediteerd op de verkopersoverzichtsrekening (vrachtleverancier), dus met de post hieronder wordt de vracht op de vrachtrekening zowel gedebiteerd als gecrediteerd. Kosten van goederen en posten In de inventaris worden de kostprijsvelden van de betreffende items bijgewerkt met de kostprijs inclusief de aankooptoeslag op de itemkaart, en op het item dat werd geboekt in verband met de aankoop, zal de kostprijs ook de aankooptoeslag bevatten. De velden Nettobedrag, Totaalbedrag en Hoeveelheidsprijs op het item tonen de prijs van het item exclusief de aankooptoeslag, zodat het gemakkelijk is om zowel de kostprijs inclusief als exclusief de aankooptoeslag te zien. Wanneer het artikel wordt verkocht, wordt de kostprijs inclusief inkooptoeslag in mindering gebracht op de voorraad en opgenomen als kostprijs van de omzet.

Voorbeeld 2 - Aankoopvergoeding met ja tegen Post op crediteur

Als je in voorbeeld 1 het vakje Post naar verkoper had aangevinkt bij het maken van het type inkoopvergoeding, maar verder hetzelfde had gedaan als in voorbeeld 1, zou de inkoopvergoeding worden gecrediteerd op de leverancier in plaats van op de vrachtrekening:

Voorbeeld 3 - Vracht verdeeld naar gewicht

Aankoop: 10 stuks van artikel A tegen DKK 8 per stuk en elk artikel weegt 3 kg. = totaalgewicht 30 kg. 5 stuks van artikel B à DKK 5 per stuk en elk artikel weegt 2 kg. = totaal gewicht 10kg. Een aankooptoeslag, bijvoorbeeld een vracht van DKK 50, wordt verdeeld op basis van het gewicht. De aankooptoeslag wordt als volgt berekend: 50 DKK. / 40 kg = DKK 1,25 per kg. De kostprijs per stuk van artikel A is dus: 8 DKK + (3 kg * 1,25 toeslag per kg = 3,75 DKK) = 11,75 DKK. De kostprijs per stuk van artikel B is dus: 5 DKK + (2 kg * 1,25 toeslag per kg = 2,5 DKK) = 7,5 DKK.

Voorbeeld 4 - Verzending op dezelfde inkoopfactuur als de goederen

In dit voorbeeld kopen we een 'Doll' voor 200 DKK plus btw en betalen we 15 DKK aan vracht plus btw. (Vracht wordt in het magazijn aangemaakt als een service met een aparte productgroep waarbij het veld Inkooprekening wordt ingevuld met de vrachtrekening. De vracht is inclusief btw. We voegen dit toe op twee inkooplijnen: Tegelijkertijd wordt een inkoopvergoeding ingevoerd. Het is belangrijk dat het type inkoopvergoeding wordt gemaakt zonder een vinkje in het veld Posten op leverancier. Wanneer de inkoopfactuur is geboekt, worden de volgende financiële boekingen gemaakt: Dit betekent dat we de aankoop van de goederen en de vracht (met btw) hebben geboekt en dat we in hetzelfde journaal de vrachtkosten hebben verplaatst van onkosten naar voorraad.

Voorbeeld 5 - Aankoopkorting op dezelfde inkoopfactuur als de goederen

In dit voorbeeld kopen we 4 paar 'Broeken' voor DKK 484 plus DKK 121 btw, en betalen we 12% douane. Selecteer eerst de inkooporder waar je de douanetoeslag aan wilt toevoegen en selecteer dan 'Aankooptoeslag': De aankooptoeslag wordt geselecteerd door op 'Item toevoegen' te drukken en de gewenste toeslag te selecteren, in dit geval 'Douanekleding'. Wanneer de inkoopfactuur is geboekt, worden de volgende financiële boekingen gemaakt:

Herberekening van kostprijzen

Als de kosten worden toegewezen bij het bijwerken van de inkooporder, wordt de kostprijs van het artikel automatisch bijgewerkt als je dit hebt geselecteerd in je instellingen onder Bedrijf/Onderhoud/Voorkeuren. Als je de kosten NIET toewijst bij het bijwerken van de factuur, d.w.z. je boekt de inkoopsupplement pas nadat de inkoopfactuur met het artikel is geboekt, wordt de kostprijs van het artikel op de artikelkaart niet bijgewerkt. Alleen de kostprijs van het artikel op de inventarisboeking wordt bijgewerkt. Wanneer je een verkooporder aanmaakt, wordt de kostprijs opgehaald zonder de kostentoeslag en wanneer de verkooporder wordt gefactureerd, worden de kosten van verkochte goederen en voorraad geboekt met die kostprijs. Daarom is het erg belangrijk dat je een herberekening van kostprijzen uitvoert. De herberekening haalt dan de kostprijs inclusief de kostprijs op en de kostprijs van verkochte goederen/voorraad wordt bijgewerkt met de nieuwe waarde.

Fout: geen regels om bij te werken

Als je de foutmelding "No lines to update" krijgt, controleer dan het volgende: Zijn er inkooprekeningen ingesteld op de productgroep voor het boeken van de inkoopvergoeding? Als dit niet het geval is, moet dit worden ingesteld, anders wordt geprobeerd de inkooprekening te boeken op de ingestelde leveranciersgroep, wat niet legaal is. Is "BTW" of "Verplichte BTW" ingesteld op de rekening waarop je de inkoopvergoeding wilt boeken? Aangezien de btw niet wordt geboekt via de inkoopvergoeding, mag "btw" niet zijn ingesteld en moet "Verplichte btw" zijn ingesteld op Optioneel.

Toelichting op de inkoopvergoeding

• Diensten worden niet beïnvloed door de verdeling van de aankooptoelage
• Btw kan niet worden berekend over toeslagen, dus om btw te berekenen over de toeslag, bijvoorbeeld vracht, moet de vracht zowel worden geboekt als een post op een factuur aan een leverancier als een inkooptoeslag om de toeslag toe te wijzen aan de kostprijs van een of meer artikelen.
• Denk eraan dat inkoopkostenvergoeding geen onderdeel is van de inkoopfacturatie, het wordt alleen gebruikt om een bedrag toe te wijzen aan posten op een inkooporder/geboekte inkoopfactuur. Als u bijvoorbeeld de kostprijs van vracht op de goederenkaart wilt verhogen EN BTW over vracht wilt boeken, moet u zowel Als u bijvoorbeeld de kostprijs van vracht op de goederenkaart wilt verhogen EN BTW over vracht wilt berekenen, moet u zowel: - Een inkoopregel voor vracht invoeren (waarvan de BTW wordt berekend door Uniconta volgens de BTW-code die is geselecteerd in de accountinstelling) en; - De functie 'inkooptoeslag' gebruiken (waar u het bedrag zonder BTW invoert voor distributie naar het magazijn).

• Vergeet niet dat het artikel 'Vracht' een 'Artikelstype', 'Dienst', heeft en een speciale artikelgroep moet hebben waarbij de 'Inkooprekening' is ingesteld op de vrachtkostenrekening van het rekeningstelsel.
• Procentuele toeslagen mogen niet worden gecombineerd met de functie "Extra bestellingen". Lees hier meer over in een apart gedeelte van dit artikel.