Registratie timer – Uniconta

Tijdregistratie wordt gebruikt om boekingen voor een werknemer te registreren. In het Werknemers-FMIS, bijvoorbeeld onder Project/Onderhoud/Werknemers , moet de individuele werknemer gekoppeld zijn aan een uniconta login in het veld Login ID , anders weet het systeem niet van welke werknemer de urenstaat moet worden weergegeven wanneer het menu-item Project/Templates/Tijdregistratie wordt geselecteerd. Met andere woorden, het timesheet opent het timesheet van de huidige uniconta gebruiker voor de huidige week. Met de knoppen Terug en Vooruit op het lint kun je naar vorige en volgende weken springen.

Tijd kan per dag per project/zaak worden geregistreerd in de urenstaat In de urenstaat kun je alleen tijd selecteren en registreren op projecten die niet zijn geblokkeerd en die de fasen 'Gemaakt', 'Goedgekeurd' of 'In uitvoering' hebben. In het bovenste deel van het scherm worden de uren geregistreerd. Alt+centre in de Uren-lade maakt een nieuwe regel in het tekstveld. In het onderste gedeelte worden de uren opgeteld. De standaardtijd per dag wordt weergegeven en het verschil wordt opgeteld. De standaardtijd wordt alleen weergegeven als aan de werknemer een standaardtijdkalender is toegewezen onder Project/onderhoud/tijd/kalender instellen. De standaardtijd MOET worden ingevuld, d.w.z. het aantal uren per dag dat als standaardtijd staat vermeld, moet worden geregistreerd voordat de urenstaat kan worden goedgekeurd en geboekt. Als je niet genoeg factureerbare tijd hebt om de standaardtijd in te vullen, kun je ofwel

Maak een of meer regels met 'Niet factureerbaar', 'Intern', 'Flex tijd' enz.
Maak een kalender met '0' uur als normale tijd.

LET OP! Vergeet niet dat interne/niet-factureerbare salarissoorten moeten worden ingesteld zonder een vinkje bij 'factureerbaar' op het salaristype en dat de interne projectgroep niet factureerbaar mag zijn.

Registratie per werkruimte en taak

Als er werkruimte en/of taken zijn ingesteld, is het mogelijk om deze te registreren in de timesheet. Houd er rekening mee dat Workspace voorrang krijgt op Task. Dit betekent dat als Werkruimte is geselecteerd op een taak in de taakinstellingen of als er een Standaard werkruimte is ingesteld, je je alleen kunt registreren op taken met dezelfde werkruimte. Werkruimten kunnen worden geblokkeerd, gewaarschuwd of geopend. Lees hier meer. Klaar bericht Tijdregistratie Status = Waarschuwing In Controls krijg je het volgende bericht wanneer de status is ingesteld op Waarschuwing

Als je het klad verwijdert, krijg je het volgende dialoogvenster met Ok/Cancel. Als je op Ok drukt, wordt het klad verwijderd.

Tijdregistratie autoriseren Status = Waarschuwing Er is een nieuwe kolom toegevoegd aan de registratie Goedkeuren timesheet. De kolom 'Waarschuwing bevestigen'. Als de timesheet een waarschuwing heeft, moet je deze bevestigen voordat de timesheet definitief kan worden goedgekeurd.

Als de taak een salaristype heeft en de taak wordt geselecteerd, dan wordt het salaristype naar de regel gedownload. Als er Restbudgetten worden gebruikt, worden deze via de taak opgezocht. Lees hier meer.

Rapporten in de tijdcode

Onder Rapporten kunnen relevante berichten voor de individuele werknemer worden bekeken of geopend.

De urenstaat controleren

Als de conceptregels in de urenstaat zijn ingevuld, moet de urenstaat worden gecontroleerd met de knop Controleren op het lint. Bij het controleren van de urenstaat wordt het volgende gecontroleerd: Het project

Moet aan de lijn worden ingevuld
Project mag niet worden geblokkeerd

Type loon

Moet aan de lijn worden ingevuld
Er moet een Projecttype worden opgegeven op het Salaristype
Als een salaristype is geselecteerd en het veld Intern type is ingevuld, controleer dan of het project op de regel in de urenstaat gelijk is aan het project dat is ingevuld in het veld Intern project bij het salaristype.

Factureerbaar

Het projectteam beslist of een project factureerbaar is of niet
Het projecttype bepaalt of het projecttype, item en/of loonsoort wel of niet wordt gefactureerd.
Als een factureerbaar type moet worden ingesteld als niet-factureerbaar, moet het factureerbare veld worden opgehaald via lay-out en gedeselecteerd.

Rijden

Adres van en tot moet worden ingevuld
Doel moet worden ingevuld. Tekst uit de conceptregel wordt ingevoegd als Doel.
Er moet een tarief worden gespecificeerd op het type rijdend loon
Alleen salarissoorten met Intern type=Rijden kunnen worden geregistreerd in de sectie Rijden.
Als Project is gespecificeerd bij het Salaristype, wordt alleen geregistreerd op dit

Beschrijving van knoppen

Knop	Beschrijving knop
Record toevoegen	Voegt een tijdregistratieregel of een afstandsregistratieregel toe, afhankelijk van of u in het tabblad Tijdregistratie of in de afstandsregistratieweergave onderaan bent (alleen weergegeven als u Afstandsregistratie op tape weergeven hebt geselecteerd).
Record kopiëren	Kopieert het record waarop je de cursor hebt geplaatst.
Record verwijderen	Verwijdert de record waarop je de cursor hebt geplaatst.
Opslaan	De ingevoerde informatie opslaan
Vernieuwen	Werk de informatie in het concept bij.
Lay-out	Lees hier meer over de opties voor het wijzigen/opslaan van lay-outs.
Rijden tonen/verbergen	De knop Rijden tonen wordt alleen gemarkeerd als je een salaristype hebt waarbij het veld Intern type is gevuld met Rijden. Selecteer deze knop als je een kilometerregistratie-afbeelding onderaan het scherm wilt weergeven in verband met de urenstaat. Om de rijregistratieafbeelding weer te sluiten, selecteer je de knop Rijden verbergen. Deze knop selecteert u als u kilometerregistraties tegelijk met uw tijdregistratie wilt aanmaken. Lees meer over het registreren van kilometers in het timesheet in het aparte gedeelte over kilometers in dit artikel.
Rijden toevoegen	Deze knop is alleen gemarkeerd als je eerst de knop Rijden tonen hebt geselecteerd
Datum van vandaag	Selecteer deze knop als je naar het weekoverzicht met de huidige datum wilt springen
Terug naar vorige weken	Selecteer deze knop om naar de wekelijkse drafts van vorige weken te gaan
Doorspoelen	Selecteer deze knop om naar de wekelijkse drafts van volgende weken te gaan
Regelaars	Selecteer deze knop om de regels te controleren die je in de urenstaat hebt ingevoerd. Lees meer over wat er wordt gecontroleerd in de aparte paragraaf Het timesheet controleren in dit artikel. In het veld Systeeminformatie op elke regel in het scherm Tijdregistratie en het scherm Kilometerregistratie kunt u eventuele foutmeldingen zien als het ontwerp niet in orde is. Als je overwerk hebt geregistreerd, kan het systeem automatisch overwerkregels aanmaken in het concept. Lees meer over overwerk in het aparte gedeelte over overwerk in dit artikel.
Rapporten	Hier is het mogelijk om gepersonaliseerde rapporten te bekijken. Dat wil zeggen, rapporten die alleen records tonen die geregistreerd zijn op de werknemer. De rapporten die worden opgehaald zijn: Kilometeradministratie. De kilometers van de werknemer in een geselecteerde periode. Vakantie en Flex. Vakantie- en flextegoed van de werknemer. periode. Productie. Toont de productie van werknemers op factureerbare en niet-factureerbare uren in een geselecteerde periode. Vervolg. Lees hier meer. (Alleen als CRM is ingeschakeld Lees hier meer) Taken. Lees hier meer. (Alleen als taken zijn ingeschakeld Lees hier meer) Planning. Versie-91 Geeft in draaitabelformaat de geplande uren voor de werknemer weer. Vereist dat roosteren is ingeschakeld onder Bedrijf/Onderhoud/ Functies aan/uit zetten. Kalenderplanning. Geeft in kalenderformaat de geplande uren voor de werknemer weer. Vereist dat de planning is ingeschakeld onder Bedrijf/Onderhoud/Aan/uit functies.
Gereed signalering	Wis het concept als je klaar bent met het registreren van de uren van de week. Het concept voor urenregistratie kan alleen worden gewist als er geen fouten in het concept staan. Bekijk de foutmeldingen in het veld Systeeminformatie op elke regel in het concept. Als je geen gereedmelding mag selecteren in de urenstaat, controleer dan het werknemersbestand voor de huidige werknemer. Bij de werknemer moet de datum van de dag voor de eerste tijdregistratie worden ingevoerd in het veld Datum gemeld. Dit veld wordt vervolgens automatisch bijgewerkt telkens wanneer een weekklok wordt gewist. Als je overwerk hebt geregistreerd, kan het systeem automatisch overwerkregels aanmaken in het concept. Lees meer over overwerk in het aparte gedeelte over overwerk in dit artikel.
Opnieuw openen	Deze knop licht alleen op als de urenstaat gewist is en je deze opnieuw wilt openen om wijzigingen aan te brengen en opnieuw te wissen.
Goedgekeurd	Deze knop wordt alleen gemarkeerd als de urenstaat is leeggemaakt en als de werknemer het recht heeft om zijn eigen urenstaten goed te keuren. Als de medewerker zijn eigen uren niet mag goedkeuren, moet de goedkeurder in plaats daarvan het urenbriefje goedkeuren onder Project/Sjablonen/Tijdenbriefje goedkeuren. Als de urenstaat niet goedgekeurd kan worden, controleer dan het werknemersbestand voor de huidige werknemer. Bij de werknemer moet de datum van de dag voor de eerste goedkeuring ingevuld worden in het veld Goedgekeurde datum. Dit veld wordt vervolgens automatisch bijgewerkt elke keer dat een weekstaat wordt goedgekeurd.
Werktijden	Hier kun je werkuren invoeren die verband houden met de nieuwe wet op tijdregistratie die geldt vanaf 01-07-2024. Lees hier meer. Wanneer de knop wordt ingedrukt, kunnen hier werkuren worden geregistreerd. Tik op Toevoegen. Selecteer het registratietype en voer de rest van de informatie in. Na registratie verschijnen de regels hier.
Residueel budget	Het budget voor Project/Werkruimte/Taken wordt hier weergegeven. Het nummerveld toont het verwachte aantal uren dat ontbreekt in het Project/Werkruimte. Regel toevoegen voegt automatisch de volgende waarden van de tijdcode in. Projectnummer Datum (begindatum van het ontwerp) Werknemer Werkgebied Taak Voer in het veld Aantal het aantal uren in tot de taak is voltooid. Als de taak is voltooid, voer je 0 in of verwijder je de regel. Als de taak niet is voltooid in de periode, kan de datum worden verplaatst naar een volgende periode. Als je het item naar een andere medewerker wilt verplaatsen, kun je dat vanaf hier doen. Standaard worden alleen de gegevens getoond van de werknemer waarop de urenstaat van toepassing is. Als je het vinkje weghaalt bij "Huidige werknemer", worden alle budgetposten op de zaak standaard getoond voor alle werknemers in de getoonde periode. Standaard worden alleen budgetposten voor de vorige en volgende maand getoond. Als je "Alle transacties" aanvinkt, worden alle budgetitems op de zaak getoond voor alle medewerkers in alle periodes. Je kunt nu de verwachte bezetting voor de komende periode zien in Planning. Lees hier meer.
Efficiëntiepercentage	De waarde van het veld wordt berekend als: (Factureerbare uren / (Factureerbare uren + niet-factureerbare uren)) OPMERKING! Projectboekingen met salaristypen waarbij het veld Intern type is ingevuld, worden niet meegenomen.
Factureerbare uren	De waarde van dit veld wordt berekend als: Factureerbare uren op alle projecten
Vakantie/Vrije tijd	Deze informatievelden op het lint verschijnen alleen als je salarissoorten hebt aangemaakt waarbij het veld Intern type is ingevuld met Vakantie en Vakantie vrij. Naast de woorden Vakantie en Vrije Vakantie wordt het aantal Vakantie- en Vrije Vakantie-uren weergegeven. Lees meer over vakantie in dit artikel.
Overuren/Flextijd	Deze informatievelden op het lint worden alleen getoond als je een salaristype hebt aangemaakt waarbij het veld Intern type is ingevuld met Overwerk en Flextijd. Naast de woorden Overtime en Flextime wordt het aantal overuren en flexuren getoond.
Kilometerstand	Dit informatieveld op de ribbon verschijnt alleen als je payrolls hebt aangemaakt waarbij het veld Intern type is gevuld met Kilometer. Naast het woord Kilometer wordt het totaal aantal gereden kilometers weergegeven.
Alle velden	Als deze knop is geselecteerd, worden de waarden in alle velden op de huidige regel weergegeven, ongeacht of de velden zichtbaar zijn in de schermafbeelding of niet.

Rijden

Instellen

Als je kilometers wilt kunnen registreren in de urenstaten, moet je eerst een salaristype (en eventueel ook een projecttype) voor kilometers aanmaken, bijvoorbeeld zoals hieronder. Het tarief op het loontype is de kostprijs van het rijden per eenheid (in dit voorbeeld per kilometer). De verkoopprijs is de verwachte verkoopprijs per eenheid. Let op! Als kilometers altijd op een intern project moeten worden geregistreerd, moet het veld Intern project op het salaristype ook worden ingevuld met het interne projectnummer.

Een reis beginnen

Bekijk deze video die laat zien hoe je autorijden registreert: https://www.uniconta.com/da/video/projekt/koerselsregistrering/ Selecteer in de urenstaat de knop Rijden tonen om onderaan de urenstaat een afbeelding met rijen te tonen. Om deze afbeelding weer te verwijderen, selecteer je Rijden verbergen. Om kilometers te registreren, voer je eerst een regel in het timesheet in met het project en de tijd die je aan het werk hebt besteed. Als je bijvoorbeeld een klant hebt bezocht, selecteer je het project van de klant en voer je het aantal uren in dat je aan het bezoek aan de klant hebt besteed. Selecteer vervolgens de knop Kilometerstand bekijken om ook de kilometerstand voor het bezoek te registreren. het bezoek. Selecteer nu de knop Kilometerstand toevoegen om een kilometerregistratie toe te voegen. Een scherm zoals hieronder verschijnt. Het systeem suggereert automatisch dat je van het bedrijfsadres naar het adres van de klant bent gereisd, maar in de velden Van en Naar kun je kiezen tussen Bedrijf, Debiteur, Privé (het adres van de werknemer uit het personeelsdirectory) of Overig. Als Overig is geselecteerd, wordt er handmatig een adres ingevoerd in het adresveld. Je kunt nu ook registreren op bedrijfsadressen. Lees hier meer. Vul in het Doel-veld altijd het doel van de reis in en in het Kenteken-veld het kenteken van het voertuig, want deze velden MOETEN worden ingevuld. Het Doel-veld wordt automatisch gevuld met de tekst van de urenregistratieregel, bijv. als u 2 uur op een project invoert met de tekst "Vergadering betreffende X met Y" in het weekjournaal, en vervolgens een reis aan de regel toevoegt, zal de doeltekst op de reis met dezelfde tekst worden ingevuld. De tekst kan echter eenvoudig worden gewijzigd als u verschillende teksten wilt op de uren en op de reis. TIP! Het veld Registratienummer wordt automatisch ingevuld bij het registreren van een rit als het veld met dezelfde naam is ingevuld voor de medewerker in de Werknemerskaartindex. Als je heen en weer hebt gereisd, vink dan het vakje Retour aan en het systeem zal automatisch zowel de heen- als de terugreis registreren. Indien mogelijk suggereert het systeem hoeveel kilometer er tussen de twee adressen ligt in de velden onder de individuele dagen, d.w.z. de dagen die je hebt geregistreerd om op klanten te zoeken in de urenregistratie. urenregistratie. Met andere woorden, als je de klant zowel op maandag als op donderdag hebt bezocht en dit op dezelfde regel in de urenregistratie hebt geregistreerd, wordt het aantal kilometers voor zowel maandag als donderdag voorgesteld. Als je de klant alleen op maandag hebt bezocht en de andere uren op de zaak alleen vanaf kantoor hebt uitgevoerd, verwijder je gewoon het voorgestelde aantal kilometers voor de dagen waarop je niet hebt gereden. In de onderstaande afbeelding kunt u bijvoorbeeld de 104,7 onder woensdag en donderdag verwijderen als u de klant alleen op maandag en dinsdag hebt bezocht. Als de rijafbeelding is ingevuld, selecteer je de OK-knop. Het systeem maakt dan automatisch rijregels aan in de rijafbeelding onderaan de urenstaat. Kilometers kunnen worden geregistreerd op zowel interne als externe projecten als het veld Intern project niet is ingevuld op het type kilometervergoeding. Lees hier meer hierover. Het onderste deel van de Timecladder, dat de lijnen aanstuurt, is ook veranderd.

Lijnen kunnen niet langer worden gekopieerd
Lijnen kunnen niet langer handmatig worden toegevoegd
De kolom Registratienummer of Van/Tot adres kan niet worden bewerkt

Dit komt omdat de adressen en registratienummers nu zijn verplaatst naar de nieuwe tabel.

Overwerk

Bekijk hier het instellen van salaristypen voor overwerk.

Simulatie. Zoals te zien is bij het instellen van salaristypen, worden overuren berekend met twee verschillende tarieven. Lees hier meer.

OPMERKING: Als er meer dan één overwerkregel is en je verwijdert er één, dan kan het automatische systeem dit niet altijd correct doen als je op Controleren drukt. Hetzelfde geldt als je de overurenregel bewerkt. Het geautomatiseerde systeem probeert de overtollige uren te compenseren volgens de hierboven beschreven logica. Het is daarom aan te raden om alle overwerkregels te verwijderen als er correcties zijn aangebracht.

Totaaloverzicht van de uren van de werknemer

Als je een overzicht wilt zien van de totale uren van de werknemer onder "Urenregistratie", vergeet dan niet om de types in te stellen onder"Salarissoorten".

Het getoonde saldo voor Vakantie, Overwerk en Flextijd is het saldo van de geboekte boekingen op de corresponderende interne salarissoorten voor de laatste goedkeuringsdatum plus de boekingen in het concept. Als de goedkeuringsdatum in het midden van een week ligt, wordt er gerekend tot en met de zondag voor deze datum.

Vakantie en vrije tijd

Op de band in de urenstaat kunnen werknemers hun vakantie- en vakantievrije saldi berekend in uren bijhouden als hiervoor salarissoorten zijn aangemaakt en deze salarissoorten zijn ingevuld met Intern type = Vakantie en Vakantievrij. Opbouw van vakantie en vrije tijd Een werknemer verdient normaal gesproken 2,08 vakantiedagen per maand, wat betekent dat het vakantiesaldo van de werknemer met 15,4 uur per maand moet worden opgewaardeerd. Deze opwaardering van het vakantiesaldo van de werknemer wordt gedaan door een projectboeking met het vakantieloontype van de werknemer in een projectontwerp te plaatsen. Vergeet niet dat het aantal opgebouwde uren met een negatief teken moet worden ingevoerd, omdat vakantie in min wordt opgeslagen en in plus wordt gebruikt. Het is aan te raden om voor dit doel een projectontwerp aan te maken onder Project/Drafts/Drafts , en bij het instellen van het ontwerp aan te geven dat de regels niet verwijderd mogen worden bij het boeken, zodat het ontwerp gewoon elke maand met een nieuwe datum geboekt kan worden. Wanneer nieuwe werknemers beginnen, hoeven ze alleen maar een regel toe te voegen aan dit projectontwerp, en wanneer een werknemer vertrekt, wordt hun regel in het projectontwerp voor vakantieopbouw verwijderd. Een vergelijkbare projectsjabloon kan worden gemaakt voor vakantievrije uren die op dezelfde manier worden toegekend, alleen met het salaristype vakantievrij. Verbruik vakantie/vakantieverlof De werknemer kan zijn vakantie verbruiken door een regel in te voeren in de urenstaat met het interne projectnummer en het salaristype voor vakantie/vakantieverlof en vervolgens het aantal verbruikte uren in te voeren uit het vakantie- of vakantieverlofsaldo. De werknemer voert het getal in met een positief teken, omdat het gespaarde saldo met een negatief teken wordt geboekt. Vakantie- en vakantievrije saldi aan het einde van het jaar De vakantie- en vakantievrije saldi die op de band in de urenstaten staan, zijn alleen een optelsom van vakantie- en vakantievrije uren van 1/1 xx tot datum. Dit betekent dat de vakantie- en vakantievrije saldi aan het einde van het jaar handmatig van het oude kalenderjaar naar het nieuwe kalenderjaar verplaatst moeten worden. Einde jaar. Dit wordt gedaan door in een projectontwerp per werknemer een regel in te voeren, bijvoorbeeld 31/12 2022 met het type vakantiegeld en met het vakantiesaldo van de werknemer in plus als de werknemer eind 2022 vakantie verschuldigd was, en ook een overeenkomstige regel in te voeren met de datum 1/1 2023 en met het vakantiesaldo dat moet worden overgeboekt naar het volgende kalenderjaar. De laatste regel wordt ingevuld met een negatief getal als de werknemer vakantie verschuldigd is. Het projectontwerp wordt vervolgens geboekt. Het is niet noodzakelijkerwijs het volledige vakantietegoed dat moet worden overgedragen naar het nieuwe kalenderjaar, aangezien de Vakantiewet bepaalt dat slechts maximaal 5 vakantiedagen van de in de periode 1/9 21 - 31/8 22 verdiende vakantie die vóór 31/12 2022 had moeten worden gebruikt, mogen worden overgedragen. Het is dus niet noodzakelijkerwijs hetzelfde aantal +/- dat op de twee regels in het projectontwerp per werknemer wordt ingevuld. TIP! De vakantie-/vakantieverlofsaldi van medewerkers kun je vinden door onder Project/Rapportages/Postings de periode 1/1 22 - 31/12 22 en de salarissoorten voor vakantie en vakantieverlof te selecteren. Groepeer vervolgens de boekingen per werknemer en per salaristype en je hebt een lijst met de vakantie- en verlofsaldi van werknemers per 31/12 22.

Foutmeldingen

Niet alle kalenderdagen zijn gedefinieerd. Hier ontbreekt een kalenderinstelling voor de periode waarnaar wordt verwezen. Lees hier meer over het instellen van kalenders.