Relevante koppelingen E-economische ontvangstbewijzen importeren
Het is toegestaan om documenten in elektronisch formaat op te slaan in plaats van papieren documenten in grote dikke ringbanden op de plank. Tegenwoordig worden documenten vaak in elektronische vorm uitgewisseld. Maar als u een papieren document ontvangt, kan het worden gescand of gefotografeerd en opgeslagen in elektronische vorm. Uniconta kan de elektronische bonnen van uw bedrijf opslaan en de bonnen worden bijgevoegd en weergegeven op postings. Dit betekent dat u het document altijd bij de hand hebt als u het nodig hebt.
Wat zijn bijlagen in elektronisch formaat
- Foto's van bijlagen Foto's van vouchers, bonnetjes en facturen die je met je smartphone hebt gemaakt. Stuur de foto's als e-mail rechtstreeks vanaf uw smartphone naar Uniconta. Als je bijvoorbeeld bedrijfsuitgaven hebt als je op reis gaat, kun je alle kleine bonnen of kwitanties fotograferen en direct naar Uniconta sturen.
- PDF-bestanden Facturen, als u facturen en rekeningen per e-mail ontvangt van leveranciers, kunt u deze doorsturen naar Uniconta of de leverancier vragen deze rechtstreeks naar Uniconta te sturen.
- Gescande documenten Facturen en facturen die je per post ontvangt, kun je scannen en uploaden en opslaan in Uniconta. U kunt ze ook rechtstreeks per e-mail naar Uniconta sturen.
- Bankafschriften Bankafschriften die je hebt geëxporteerd van je bank kun je doorsturen naar Uniconta, laden in het boekhoudjournaal en boeken. Als je een externe boekhouder gebruikt die geen toegang heeft tot je bank, kun je de banktransacties exporteren, het bestand naar Uniconta sturen, waarna je boekhouder de boekingen direct in het boekhoudjournaal kan laden en boeken - en de gescande documenten die je ook naar Uniconta hebt gestuurd bij de boekingen kan voegen.
- Bankafschriften, andere Alle andere bankafschriften die u ontvangt (bijvoorbeeld van leveranciers) kunnen worden doorgestuurd naar Uniconta en worden gebruikt om leveranciersrekeningen aan te sluiten. Als er kosten zijn gemaakt die nog niet zijn geboekt, wordt het bankafschrift gebruikt als elektronische bijlage bij de boeking van de kosten.
Alle formaten kunnen worden gebruikt
Uniconta kan bijlagen uploaden, bijvoegen en weergeven in alle gangbare formaten voor elektronische bijlagen, u bent niet beperkt tot een specifiek bestandsformaat. Formaten zoals/van kunnen onder andere worden gebruikt:- MS Word
- MS Excel
- CSV, TXT
- JPG, GIF, BMP, PNG
- HTML
- MSG
- EML
Elektronische bijlagen in Uniconta
- E-mail of upload documenten naar Uniconta. Stuur bijvoorbeeld documenten en bankafschriften vanaf uw pc of smartphone (afbeeldingen, andere bestanden, enz.) naar Uniconta en ze zijn klaar voor de boekhouding en bankafstemming door uw boekhouder of accountant. Je kunt ook zelf inloggen op Uniconta en de documenten uploaden naar je inbox.
- Geen wachttijden terwijl documenten worden geüpload. Het uploaden van documenten gebeurt op de achtergrond terwijl jij of je boekhouder verder werkt. Upload de documenten, klik op OK en ga verder met je werk. Je hoeft niet te wachten tot de documenten zijn geladen voordat je verder kunt gaan, want het gebeurt op de achtergrond.
- Eén op veel, veel op één, meerdere items kunnen hetzelfde document delen, meerdere documenten kunnen dezelfde entry delen.
- Bewerk fysieke ontvangstbewijzen in bulk na het uploaden om ze klaar te maken voor het posten. Wanneer bijlagen worden bijgevoegd, wordt informatie zoals datum, type, rekening, bedrag, tekst, betaaldatum, enz. automatisch opgenomen.
- Veel manieren om documenten te uploaden, in feite kun je altijd een elektronisch document uploaden: downloaden van een schijf, verzenden via e-mail rechtstreeks naar Uniconta (inclusief ZIP-bestanden die automatisch worden uitgepakt), uploaden tijdens het posten, uploaden zelfs na het posten, of zelfs tijdens bank reconciliatie.
- E-mailbijlagen en informatie worden automatisch ingevuld in de bijlageninboxen gescand op bijv. factuurnummer, bedrag enz.
- Massaoverdracht naar de boekhoudlade. Alle bijlagen uit de inbox kunnen in één keer in bulk worden overgezet naar de boekhoudlade in plaats van ze één voor één op te halen uit de boekhoudlade.
- Direct koppelen in de boekhoudlade. Als je bijvoorbeeld een bankafschrift hebt geïmporteerd naar de boekhoudlade en fysieke ontvangstbewijzen hebt geüpload naar de inbox, kun je ze direct aan elkaar koppelen.
- Fysieke bonnen kunnen ook worden bijgevoegd NA het posten, je hoeft niet te wachten op bonnen voor het posten, de bon kan eenvoudig worden bijgevoegd na het posten (selecteer onder financiën/postings de knop "fysieke bon").
- Bijlagen vervangen: Als je de verkeerde bijlage hebt toegevoegd, kan dit snel worden gecorrigeerd. Het is eenvoudig om een bijlage te vervangen als je per ongeluk de verkeerde hebt toegevoegd.
Waar vind ik fysieke bijlagen in Uniconta?
Financiën/Fysieke documenten (Postvak In) Onder Financiën/Fysieke ontvangsten (Postvak In) vind je de niet-geposte ontvangsten in een soort postvak waar je de ontvangsten kunt bekijken en de vele parameters voor posten en betalen kunt instellen. Je hoeft niet alle bijlagen te uploaden naar de inbox voordat je ze toevoegt aan boekingen. In zowel het Boekhoudjournaal als de Bankreconciliatie kun je bijlagen die in elektronisch formaat zijn opgeslagen, bijvoorbeeld op een schijf of in de cloud, één voor één uploaden. Als je echter veel elektronische ontvangstbewijzen hebt, is het het gemakkelijkst om de inbox te gebruiken. Fysieke bevestigingsknop in het lint De knop voor fysieke bijlagen in het lint is overal waar een fysieke bijlage kan worden bekeken, bijgevoegd, geïmporteerd of verwijderd. Dit is inclusief de boekhoudlade, bankafstemming en boekingen, waar ze kunnen worden bekeken en geselecteerd in een overzicht van de inbox. Toon knop Bijlagen kunnen worden bekeken via de knop Bekijken in het lint, die te vinden is in alle schermen en invoerlijsten waar fysieke bijlagen zijn opgenomen in een invoer. Rapporteer Financiën/Rapporten/Fysieke bonnen is een overzicht/rapportage van alle fysieke bonnen, geboekt en niet geboekt. Het overzicht kan optioneel worden gefilterd, doorzocht en gesorteerd. Exporteer Bijlagen kunnen worden geëxporteerd onder Financiën/Rapporten/Physieke bijlagen.Bijlagen uploaden naar Uniconta zonder wachttijd
Er zijn verschillende manieren om fysieke bijlagen te uploaden naar Uniconta:- Uploaden naar je inbox
- E-mail naar inbox
- Uploaden via Uniconta Assistant (Telefoon App)
- Uploaden via Uniconta Upload (telefoonapp)
- Uploaden tijdens het posten
- Uploaden tijdens bankafstemming
- Uploaden/vervangen nadat je hebt gepost