Fysieke bijlagen

Financiën/Rapporten/Physieke bijlagen. Hier vind je een overzicht van alle fysieke bijlagen incl. geposte, aangehechte en niet-aangehechte. Met 'Toon in Postvak In' en 'Verwijder uit Postvak In' kun je een bijlage selecteren die niet in Fysieke bijlagen (Postvak In) staat en deze weergeven in het Postvak In. Lees hier meer. Als je een boekingsdatum hebt ingesteld in Fysieke ontvangsten (Inbox) en vervolgens de datum wijzigt in het boekhoudjournaal en boekt, wordt de boekingsdatum in het overzicht Fysieke ontvangsten automatisch bijgewerkt naar de boekingsdatum.

Knoppen op het lint

Bewerk

Het is mogelijk om de inhoud van een fysieke bijlage bij te werken zonder deze te verwijderen. Als het bestand correct is geüpload, kan de bijlage worden opgehaald van de server. LET OP: Als u veel bijlagen uploadt, worden de bijlagen op de achtergrond geüpload zodat u verder kunt werken in Uniconta. Dit betekent echter dat als u Uniconta afsluit direct nadat het overzetten van bijlagen is gestart, u het risico loopt dat de bijlagen niet worden geüpload naar de server. Dan worden er geen bijlagen toegevoegd en moet het uploaden opnieuw worden gedaan.

Fysieke bonnen exporteren

Alle bijgevoegde geboekte fysieke bonnen kunnen worden geëxporteerd naar een ZIP-bestand. Het is alsof je de bijgevoegde mappen onder je arm neemt en ze meeneemt naar je accountant, boekhouder of bank. Opmerking! Als een fysieke bijlage in het veld Tekst speciale tekens bevat - zoals aanhalingstekens, schuine strepen en dergelijke - stopt de export van fysieke bijlagen bij deze fysieke bijlage. En met de melding "Ongeldige tekens in het pad". En nu moet je deze speciale tekens verwijderen voordat je de totale export kunt uitvoeren. In plaats van een map op uw computer of externe schijf met een kopie van de gescande documenten, kunt u alle documenten elektronisch opslaan in Uniconta en ze van daaruit exporteren.

• Selecteer Financiën/Rapporten/Fysieke bonnen.
• Gebruik de filterfunctie om het overzicht te beperken en dus ook de bijlagen die je wilt exporteren. Als je een datumbereik wilt, schrijf je bijvoorbeeld 01-01-2018..31-12-2018.
• Selecteer de knop Fysieke bijlagen exporteren in het lint.
• Je kunt kiezen tussen twee formaten voor het benoemen van de bestanden: Unique id_text of Posting date_attachment_text.
• Selecteer vervolgens de knop Lokale back-up.
• Het volgende venster stelt automatisch een bestandsnaam voor het aan te maken ZIP-bestand voor. en selecteer vervolgens het station en de map om het ZIP-bestand te plaatsen.
• Druk op Opslaan. Nu kun je zien welke bijlage wordt afgedrukt en met welke bestandsnaam.
• Er wordt dan een ZIP-bestand gemaakt met de geëxporteerde bijlagen, dat je kunt meenemen, e-mailen enz. Elke fysieke bijlage wordt gemaakt met een bestandsnaam, afhankelijk van het geselecteerde formaat. Als een fysieke bijlage van het type DIR is - d.w.z. een envelop - dan wordt de envelop geopend. Elk fysiek document in de envelop wordt nu afgedrukt met zijn eigen bestandsnaam. Voor het formaat 'Accounting_Date_Appendix_Text' moet je sorteren zodat het boekhoudnummer moet worden ingevuld en de enveloppen worden uitgesorteerd.

Tonen in inbox

Als het document niet is gepost, kun je hier naar de inbox "springen" en kan het document worden verwerkt.

In afwachting van goedkeuring

Wanneer een boeking wordt geboekt met een fysieke bijlage, is deze niet zichtbaar in de inbox. De bijlage is hier te zien onder rapporten/fysieke bijlage. Ongeboekte bonnen die niet zijn goedgekeurd/wachten op goedkeuring zijn zowel hier als in de inbox te zien. In het scherm kun je goedkeurders toevoegen/wijzigen/verwijderen. Hier kun je ook zien of een bijlage op goedkeuring wacht. De medewerker moet correct zijn ingesteld om de goedkeurder te kunnen toevoegen. Lees hier meer.